Prozess- und Changemanagement

Vorgehensschritt     |      Fragestellung      |      Aufgaben
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Erheben.                        Wo stehen wir?    Ist-Prozesse ermitteln
 

Analysieren               Wohin wollen wir?     Ist-Prozesse mit den definierten Zielen vergleichen und Schwastellen untersuchen.
                                                                    Ursachen ermitteln.
Modellieren   Welche Alternative gibt es?   Neue Prozesse def. Test, Sims machen. Prozesse prüfen.
Bewerten  Welches ist die beste Lösung?  Prozessalternativen vergl. und beurteilen.
                                                                    Prüfen, ob / wie mit der Prozesslös. die def. Ziele erreicht werden.

Strategische Ebene:
Prozesslandkarte -> Überblick über alle Hauptprozesse

Operative Ebene (Sicht Kunde)
Kontextdiagramm -> Umgebung eines Hauptprozesses aufzeigen, Leistungsanalyse
Prozesshierarchiediagramm -> Aufgliederung der Hauptprozesse und der darin enthaltenen Subprozesse.

Operative Ebene (interne Sicht)
Flussdiagramm (Aufgabenfolgeplan) -> Zeitlich-logische Schrittfolge der fachlichen Aufgaben
Ereignisgesteuerte Prozesskarte (EPK) -> Zeitlich-logische Schrittfolge der fachlichen Aufgaben, ARIS-Methode
Spaghetti-Diagramm -> Zeitlich-logische Schrittfolge der fachlichen Aufgaben, wenn die Zuteilung zu Stellen / ROllen optimiert werden soll.

Veränderungsbedarf -> Warum das Ganze, was ist das Ziel?
Veränderungsbereitschaft -> Will ich das, was habe ich davon von?
Veränderungsfähigkeit -> Kann ich das, bin ich dem Neuen gewachsen?

Startegie
Unternehmerische Ausrichtung, Geschäftsmodell (Business Model)

Organisation (Prozesse und Strukturen)
Systemtheorie das Unternehmen als komplexes soziales System.
Aufbauorganisation und Prozessorganisation.

Kultur
"Wie man Dinge tut", Wir-Gefühl
Werte, Symbole (Logo)

Technologie
Arbeitsmittel, Arbeitsweisen, digitalisierte Arbeitsprozesse

Mensch (Mitarbeitende)
Funktion, Rolle, Anforderungen

Handelt es sich um eine ungeplante oder um eine geplante Veränderung?

Handelt es sich um eine isolierte oder um eine bereichsübergreifende Veränderungen?

Handelt es sich um eine inkrementelle oder um eine radikale Veränderungen?

Handelt es sich um eine disruptive Veränderung? (z.B. Digitale Transformation)

Unbeständigkeit (Volatility)
sprunghafte Entwicklungen -> agil bleiben

Ungewissheit (Uncertainty)
Entwicklungen noch unklar -> Informationen zusammentragen

Komplexität (Complexity)
Verschiedene Einflussfaktoren -> klare Visionen, Ziele, Werte und Prinzipien.

Mehrdeutigkeit (Ambiguity)
widersprüchlich -> Experimentierfreude, kreative Lösungsansätze

Die angestrebten Veränderungen wirken sich auf mehrere Veränderungsdimensionen im Unternehmen direkt aus (Strategie, Organisation, Technologie, Kultur und Menschen). Sie sind für die Zukunftssicherung des Unternehmens relevant.

Das Vorhaben ist komplex und erfordert steuernde Massnahmen auf der Sachebene und begleitende Massnahmen auf der Beziehungsebene.

Schock / Überraschung
Verneinung / Ablehnung
Rationale Einsicht
Emotional Akzeptanz / Krise
Ausprobieren / Lernen
Erkenntnis / neu erlernte Kompetenz
Integration / stete Wieterentwicklung

Zufriedenheit, geniessen
Verleugnung, festhalten
Verwirrung, loslassen
Erneuerung, anpacken

Gefühl für die Dringlichkeit erzeugen
Führungskoalition aufbauen
Vision und Strategie entwickeln
Vision des Wandels kommunizieren
Mitarbeiter auf breiter Basis befähigen
Schnelle Erfolge erzielen (Quick Wins)
Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen einleiten
Neue Ansätze in der Kultur verankern

Initialisierung: Veränderungsbedarf, Auswirkungen und Rahmenbedingungen klären.

Diagnose: Ausgangslage und Auswirkungen vertieft analysieren, Zukunftsbild und Vorgehensstrategie entwickeln, Kernteam bestimmen.

Planung: Veränderungskonzept entwerfen, Rollenverteilung im Kernteam und die weiteren Gremien bestimmen.

Durchführung: Veränderungskonzept kommunizieren, Veränderungsmassnahmen und begleitende Massnahmen umsetzten, Fortschritte überprüfen.

Veränderungen im Alltag festigen, weitere Veränderungen anstossen, Kernteam auflösen.

Leader
• Positive persönliche Haltung und Einstellung vorleben.
• Zielbild, Sinn und Notwendigkeit der Veränderung auf den Führungsbereich herunterbrechen und erläutern.
• Allgemeine Chancen und konkrete Perspektiven aufzeigen.
• Zwischenziele für das Team definieren und Fortschritte würdigen. • Das Erreichen der Veränderungsziele im Team sicherstellen.
• Missachtungen oder Fehlverhalten im Team sanktionieren.

Change Agent
Als Botschafter/ Träger der Veränderung wirken.
• Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung schaffen.
• Hintergründe und Sinn der Veränderung vermitteln.
• Ziele und Vorgehen des Veränderungsvorhabens erläutern.
• Informationsanlässe und Schulungen organisieren.

Facilitator (Vermittler oder Moderator)
• Mitarbeitende im Veränderungsprozess begleiten.• Workshops zu den Auswirkungen für das Team moderieren.
• Konflikte aufdecken, ansprechen und konstruktiv lösen.
• Den fairen, verständnisvollen Umgang untereinander sicherstellen.

Sich orientieren, Forming
Zurückhalten, Höflichkeit
Unsicherheit über das Ziel und die Aufgaben

Sich auseinandersetzen, Storming
Meinungsverschiedenheiten, Abgrenzungen

Sich finden, Norming
Nüchternheit, Harmonie, Konsens

Produktiv sein, Performing
Vertautheit, kratives Zusammenarbeiten

Informieren: Vorhaben, Zielbild, Vorgehen, Erwartungen und Chance mündlich und schriftlich kommunizieren.
Informationsveranstaltung des Kernteams
Kick-off Meeting im Team

Austausch fördern: Gelegenheiten zum Austausch mit/im Team bieten.
Jour fixe
Teamsitzungen
Einzelgespräche
Lose Gesprächsrunden