SB Projektmanagement 2

• Sprechen Sie zum Publikum und nicht zur Leinwand, zum Flipchart oder ins Manuskript. 

• Schauen Sie bei kleineren Gruppen jeden Einzelnen an. Verändern Sie Ihr Blickfeld, wenn Sie in grösseren Gruppen einzelne Personen anschauen wollen. 

• Nutzen Sie den Raum, der Ihnen zur Verfügung steht, aber gehen Sie nicht permanent umher. • Halten Sie, je nach Gruppengrösse, die erforderliche soziale oder öffentliche Distanzzone zwischen Ihnen und dem Publikum ein. 

Die äussere Erscheinung gehört zum ersten Eindruck, den das Publikum von Ihnen gewinnt. Allgemeine Regeln für die äussere Erscheinung gibt es nicht, ausser dieser: Denken Sie daran, dass die Zuhörenden auch Zuschauende sind. Ausschlaggebend ist, dass Sie sich selbst wohlfühlen; dann strahlen Sie automatisch mehr Persönlichkeit aus.

Die äussere Erscheinung ist zu einem grossen Teil von der Kleidung abhängig und die Klei-dung ist Ausdruck der Persönlichkeit. Dabei gilt die bekannte Regel «better overdressed than underdressed» (sinngemäss: lieber etwas zu elegant als zu wenig elegant). Gepflegt soll nicht nur die Kleidung sein, sondern auch das Schuhwerk; achten Sie darauf, dass die Accessoires (Krawatte, Schmuck, Brille), das Parfum und das Make-up unaufdringlich wirken. Wählen Sie ausserdem eine dem Anlass entsprechende Kleidung aus. 

Beispiel: Zum Dienstjubiläum Ihres Mitarbeitenden passt ein flippiges, extravagantes Outfit nur bedingt. Hin-gegen mag diese Kleidung bei der Lancierung eines Trendprodukts sehr angebracht und passend sein

Zur äusseren Erscheinung zählen auch Ihre Umgangsformen, aufgrund deren man auf Ihre Bildung und Erziehung schliessen wird. Dabei geht es weniger darum, sämtliche Benimm-regeln zu beherrschen, als vielmehr um ein höfliches, respektvolles Verhalten Ihren Zuhörenden gegenüber. Ob bei der Begrüssung oder bei der Verabschiedung, beim Pausen-gespräch oder bei der sachlich harten Diskussion während der Präsentation. 

Aufnahmefähigkeit und die Behaltens-leistung der Zuhörenden beträchtlich. Wesentlich dabei ist jedoch, dass das Gezeigte das Gehörte unterstützt: Das Publikum muss das sehen können, was Sie ihm mitteilen. 

• Was will ich mit der Darstellung aussagen? (Inhalt)

• Wozu dient die Darstellung? (Ziel)

• Wen soll die Darstellung erreichen? (Zielpublikum)

• Welche Hilfsmittel stehen mir zur Verfügung? (Präsentationsmedium) 

• Weckt das Interesse und lenkt die Aufmerksamkeit des Publikums

• Erhöht die Verständlichkeit der Äusserungen und ermöglicht eine bessere Aufnahme und Verarbeitung der Informationen im Gehirn

• Hilft bei der Konzentration auf das Wesentliche

• Bringt Abwechslung in die Präsentation 

das richtige Mass an optischer Unterstützung für das finden, was Sie zu sagen haben. 

Gestaltungsgrundlagen für Texte, Grafiken und Symbole, Tabellen und Diagramme sowie für Folien

Diagramm S131 folgt

Buchstaben sind auch eine Form der visuellen Darstellung. Achten Sie deshalb bei textlichen Aufzeichnungen auf folgenden Grundsätze zum Schriftbild und zur Anordnung:

• Gross- und Kleinbuchstaben sind besser lesbar als nur GROSSBUCHSTABEN.

• Druckschrift ist besser lesbar als

• Besonders bei längeren Texten ist gerade Schrift besser lesbar als kursive (schräge) Schrift.

• Text analog zu unseren Lesegewohnheiten anordnen: von links oben nach rechts unten. 

Grafiken und Symbole dienen dazu, Informationen schnell und einprägsam zu übermitteln. Das Zielpublikum soll eine Mitteilung auf einen Blick erfassen können. Achten Sie bei grafi-schen Darstellungen und Symbolen auf den Grundsatz «Weniger ist mehr»:

• Setzen Sie nicht zu viele verschiedene Farben und Formen ein.

• Überladen Sie eine grafische Darstellung nicht, setzen Sie Text nur stichwortartig ein.

• Beschränken Sie sich auf möglichst einfache Darstellungsformen.

• Ein einheitliches Layout (Erscheinungsbild) dient der Strukturierung, deshalb bei gleicher Bedeutung die gleichen Farben oder Formen verwenden.

• Verwenden Sie eindeutige Symbole, wie z. B. «++» für besonders positiv, bekannte Pikto-gramme (international standardisierte Bildsymbole, wie z. B. der Totenkopf als Symbol für «Gift»), die Farbe Rot für Achtung, Gefahr, negativ

Tabellen und Diagramme sind herkömmliche Darstellungsformen für Zahlenwerte. Wenn Sie die folgenden beiden Beschriftungsregeln einhalten, erleichtern Sie dem Publikum das Lesen von Tabellen und Diagrammen:

• Beschriften Sie in Tabellen die Spalten- oder Zeilenköpfe und geben Sie die verwendete Masseinheit (%, CHF, Std., km usw.) an.

• Beschriften Sie alle Diagrammelemente: Achsen, Skalierungen (Massstab für die Unter-teilung einer Achse), Legenden. 

Tabellen stellen eine Reihe von Zahlenwerten zusammenhängend dar, wie das Beispiel in Abb. 13-7 zeigt. Man kann sich aufgrund einer Tabelle rasch einen Überblick verschaffen, sich jedoch nicht die einzelnen Zahlen merken.

Tabelle S132 folgt

Mit Diagrammen zeigen Sie die Verhältnisse einzelner Zahlen zueinander auf, wie z. B. als Vergleichswerte, als Entwicklungsverläufe über eine bestimmte Zeit hinweg, als Anteile an einem Ganzen usw.

• Das Kurvendiagramm eignet sich für die Darstellung von Entwicklungsverläufen (Trends), wie z. B. Umsatz- oder Kostenentwicklung, Fluktuationsraten usw.

• Das Säulendiagramm eignet sich für die Gegenüberstellung von zwei oder mehreren absoluten Grössen, wie z. B. Umsatz oder Kosten (in CHF), Fluktuation (Anzahl Mitarbei-tende) usw. Das Balkendiagramm ist eine Alternative zum Säulendiagramm; die Werte werden waagrecht (als Balken) dargestellt.

• Das Kreisdiagramm eignet sich für die Darstellung des Ganzen (100%) und seiner Anteile, wie z. B. die Umsatz- oder Kostenanteile der verschiedenen Produktgruppen, der Anteil an Austritten am Gesamt-Personalbestand usw. Das Kreisdiagramm wird auch als Kuchendiagramm bezeichnet. 

Diagramm S133 folgt

• Grundsätzlich nur eine Kernbotschaft oder einen Gedanken pro Folie vermitteln.

• Stichwörter formulieren, keine ganzen Sätze. Auf «Kleingeschriebenes», wie Fussnoten, Einschübe oder Kommentare, verzichten.

• Bildmaterial sparsam und gezielt einsetzen. Das Auge des Betrachters nicht mit zu vielen Bildern überreizen.

• Folien nicht überfrachten, als Grundregel beachten: maximal sieben Zeilen Text pro Folie und maximal sieben Wörter pro Zeile einsetzen

• Querformat für Folien verwenden.

• Schriftgrösse der projizierten Bildfläche bzw. der Distanz zu den Lesen-den anpassen (Standardschriftgrösse ist 24 Punkt).

• Schriftabstand mindestens zweizeilig. 

• Hohe Kontraste bei der Farbwahl beachten (also z. B. nicht Gelb oder Pastellfarben auf einem weissen Hintergrund verwenden, nicht rote Schrift bei einem grünen Hintergrund usw.).

• Beruhigende, augenfreundliche Farben für den Hintergrund wählen (also z. B. ein mattes Hellblau, Hellgrün oder Hellgelb, nicht die Farben Türkis, Giftgrün oder Orange).

• Farben sparsam einsetzen, maximal vier Farben gleichzeitig. 

Der ausgefeilte Aufbau der Präsentation und die gekonnte, wirkungsvolle Umsetzung wirken nur begrenzt, wenn die Persönlichkeit des Präsentierenden nicht überzeugt. In diesem Zusammenhang verbindet man «Persönlichkeit» eng mit dem Charisma oder der Ausstrah-lung einer Person. Charisma scheint eine mystische Gabe zu sein; jeder möchte es, wenige haben es. Aber was ist Charisma eigentlich? Das Wort «Charisma» stammt aus dem Griechi-schen und steht für eine Gottesgabe, die einem Menschen besondere Befähigungen verleiht. 

Wir nehmen die besondere Ausstrahlung eines charismatischen Menschen wahr, ohne sie genau erklären oder begründen zu können. Charismatische Menschen begeistern und faszi-nieren; sie ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, sobald sie den Raum betreten. 

• Selbstbewusstsein aufbauen: Selbstbewusste Menschen stehen zu ihren Stärken und Schwächen und sind dennoch – oder gerade deshalb – von sich selbst überzeugt. Ihre Ziele vertreten sie eigenständig und sie können auch einmal gegen den Strom schwim-men, wenn sich dies für sie lohnt.

• Umwelt optimistisch und positiv wahrnehmen: Alles hat zwei Seiten. Optimistische Personen verstehen es, auch in Umbruchsituationen oder schwierigen Zeiten die Hoff-nung auf eine Änderung nicht zu verlieren und aktiv an der Zukunft mitzuarbeiten. Dabei hilft auch, wenn man auch einmal über sich selbst lachen kann.

• Zu sich selbst und zu den eigenen Gefühlen stehen: Energien werden dann freigesetzt, wenn Bauch, Herz und Kopf einer Person involviert sind. Charismatische Persönlichkeiten stehen zu ihren Gefühlen und überzeugen andere, weil sie so sind, wie sie sind. 

• Inneres Gleichgewicht finden: Wer sein Gleichgewicht gefunden hat, lässt sich nicht so leicht aus der Ruhe bringen. Die persönliche Balance wird mit dem Wechselspiel von Anspannung–Entspannung aktiv beeinflusst. 

• Stellen Sie sich mental auf eine gute, erfolgreiche Präsentation ein. • Befassen Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Zielpublikum.

• Lassen Sie die Präsentation vor Ihrem geistigen Auge ablaufen, fühlen Sie sich in mögliche kritische oder schwierige Situationen ein.

• Besichtigen Sie die Räumlichkeiten, nehmen Sie sie «für sich ein».

• Entspannen Sie sich bewusst (z. B. durch genügend Schlaf, eine Kurz-Meditation oder durch einen Spaziergang an der frischen Luft). 

• Atmen Sie tief durch.

• Freuen Sie sich auf die Möglichkeit, Ihre Gedanken mitzuteilen.

• Nutzen Sie Ihren Handlungsspielraum, wenn Sie präsentieren

• Reflektieren Sie selbstkritisch, aber wohlwollend Ihre Leistung.

• Wägen Sie die positiven und negativen Aspekte ab, die Ihnen in Ihrer Präsentation aufgefallen sind oder die Sie als Feedback von Ihrem Publikum entgegennehmen.

• Lernen Sie aus den Erfahrungen. 

Rhetorik ist die Kunst des Redens und die Kunst, durch Reden zu überzeugen. 

• Verbal: Atem, Stimmbildung, rhetorische Stilmittel

• Nonverbal: Körpersprache, Kleidung und Umgangsformen

• Visualisierung: Darstellung von Texten, Grafiken und Symbolen, Tabellen und Diagram-men sowie von Overhead-Folien

• Persönlichkeit: Ausstrahlungskraft (Charisma) und persönliche Einstellung 

• Beeinflusst verbalen Ausdruck

• Öffnet Körperhaltung

• Beeinflusst die Wirkung auf Dritte

• Entspannt bei Stress 

• Macht die Präsentation lebendig

• Beeinflusst die Wirkung auf Dritte

• Verleiht der Persönlichkeit Ausdruck 

• Erzeugen Spannung

• Erhöhen die Aufmerksamkeit

• Schaffen Nähe zum Publikum 

• Beeinflusst die Wirkung auf Dritte

• Beeinflusst die Atmung

• Baut die Brücke zum Publikum 

• Signalisieren Respekt

• Möglichkeit zur Selbstdarstellung 

• Unterstützt die Gedächtnisleistung

• Weckt Interesse

• Gewichtet und lenkt Aufmerksamkeit

• Lockert Präsentation auf 

der Inhalt und die Art und Weise der Präsentation mit der Persönlichkeit der präsentierenden Person übereinstimmen. 

A] Sprechpausen helfen sowohl dem Publikum als auch der präsentierenden Person, sich zu kon-zentrieren, die Ausführungen zu strukturieren und einen Gedankengang abzuschliessen, bevor ein neuer kommt.

B] Die Visualisierung muss das Gesagte unterstützen. Sie darf es nicht übertrumpfen. Der Mensch hat eine beschränkte Aufnahmefähigkeit von äusseren Reizen, sodass eine überladene Präsenta-tion mehr verwirren als helfen kann. Das richtige Mass ist entscheidend und im Zweifelsfall gilt deshalb: Lieber weniger und das Richtige, als mehr.

C] Scheinbare Widersprüche durch die Provokation immer auflösen und mit Provokationen nie-manden persönlich angreifen. 

A] Kurvendiagramm, um den Entwicklungsverlauf der Absatzzahlen hervorzuheben, oder evtl. ein Säulendiagramm (Gegenüberstellung der absoluten Zahlen der einzelnen Monate) 

B] Säulen- oder Balkendiagramme, in denen die zehn Verkaufsfilialen einander gegenüberge-stellt werden 

C] Kreis- oder Kuchendiagramm, das die Marktanteile der Anbieter am Gesamtmarkt (100%) veranschaulicht 

A] Rhetorische Stilmittel (Rhetorik)

B] Visualisierung (Rhetorik)

C] Körpersprache (Rhetorik) und Ausstrahlung / Temperament (Persönlichkeit)