SB Projektmanagement 2

Anhaltspunkte für die Prioritäten in der Tagesplanung: In leistungsstarken Phasen sollte man die wichtigsten Aufgaben erledigen, in leistungs-schwachen die Routinearbeiten. 

Auf den ersten Blick mag es tatsächlich häufig scheinen, als seien alle Aufgaben gleichrangig, d. h., es fällt schwer, spontan Prioritäten zu setzen. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich aber, dass man Aufgaben immer in eine Rangfolge bringen und / oder gegebenenfalls von anderen erledigen lassen (= delegieren) kann. 

Die ABC-Analyse hilft bei der Entscheidung über die Wichtigkeit von Aufgaben: A-Aufgaben sind sehr wichtig, B-Aufgaben weniger wichtig und C-Aufgaben unwichtig. 

Das Eisenhower-Prinzip beruht auf der Feststellung, dass man leicht unter den Druck gerät, dringende Aufgaben zu lösen, selbst wenn sie nicht besonders wichtig sind. Um sich dem Diktat der Dringlichkeit zu entziehen, wird jede Aufgabe in Hinblick auf Wichtigkeit und Dring-lichkeit bewertet und entsprechend behandelt. 

A] Prioritäten zu setzen, hat unter anderem folgende Vorteile:

• Wer immer zuerst die wichtigsten Aufgaben erledigt, kann sich darauf konzentrieren und muss nicht wegen etwas Wichtigerem unterbrechen.

• Es ist von vornherein klar, welche Aufgaben man selber erledigen muss und welche von anderen erledigt werden könnten. Dies erleichtert das sinnvolle Delegieren, d. h., dass die richtige Person zur richtigen Zeit mit den richtigen Aufgaben betraut wird.

• Selbst wenn man nicht alle Aufgaben wie geplant erledigen konnte, hat man dennoch ein Erfolgserlebnis: Die wichtigsten Pendenzen sind vom Tisch! Diese in der Aktivitätenliste löschen zu können, wirkt motivierend.

B] Anstelle der Dimension «Dringlichkeit» zwischen Informations- und Aufgaben-E-Mails unterscheiden; «Wichtigkeit» als zweite Dimension beibehalten. 

Hinweise an Sebastian:

• Erledige die wichtigsten Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen. Als Morgen-mensch am besten am Morgen und frühen Vormittag.

• Verlagere Routinetätigkeiten auf leistungsschwache Zeiten. Wahrscheinlich sind diese bei dir am frühen Nachmittag beobachtbar.

• Halte einen bestimmten Tagesrhythmus ein, um die Leistungshochs nutzen zu können. Für dich könnte das heissen: abends früh ins Bett gehen, morgens relativ früh an der Arbeitsstelle eintreffen und – nach der Tagesplanung – dich sogleich an die wichtigen Auf-gaben machen

A] Diese Aussage ist falsch: Führungsaufgaben dürfen nicht delegiert werden.

B] Diese Aussage ist falsch: Anspruchsvolle Aufgaben, die weder über- noch unterfordern und zeitlich bewältigbar sind, sind ein wichtiges Motivationsinstrument in der Mitarbeiterfüh-rung. 

Bestimmt fällt Ihnen einiges auf, was Urs hätte besser machen können. Selbst haben Sie aber sicher auch schon ähnliche Stresssituationen erlebt. Wie gehen Sie damit um? Wie wappnen Sie sich dagegen?

In diesem Kapitel beleuchten wir zunächst die typischen Ursachen und Auswirkungen von zeitbedingtem Stress. Anschliessend geben wir Ihnen Anregungen zur Selbstorganisation, dank denen Sie Ihre Zeitplanung konsequenter umsetzen, zeitliche Belastungen besser bewältigen und unnötige Stresssituationen verhindern können. 

eine hektische und kräftezehrende Zeit, die sie stark belastet oder überfordert. «Megastress» ist nicht nur ein Modewort, sondern ein ernsthaftes Problem der heutigen Gesellschaft geworden. Immer mehr Menschen stossen an die Grenzen ihrer Belastbarkeit

um sich körperlich und seelisch entwickeln zu können. Dadurch lernen wir, uns in ungewohnten Situationen zu behaupten. 

Positiv empfundenen Stress nennt man auch Eustress (griechisch «eu» für gut, schön). Span-nung erzeugt Kraft für aussergewöhnliche Leistungen. Eine Herausforderung beflügelt uns, macht uns besonders aufmerksam, leistungsstark und ausdauernd. Wir erleben das Glücks-gefühl, alles sei ganz einfach und gehe fast wie von selbst. 

Auf der anderen Seite können Belastung und Belastbarkeit aus dem Gleichgewicht geraten. Wird dieses über einen längeren Zeitraum nicht wiederhergestellt, kann es uns krank machen. Man spricht bei negativ empfundenem Stress darum auch von Distress (lateinisch «dis» für schlecht, krankhaft). Eine andauernde Überbelastung bzw. Überforderung blockiert unser Leistungsvermögen, weil wir uns ständig in erhöhter Alarmbereitschaft befinden und uns nicht mehr entspannen können. Dasselbe geschieht bei einer andauernden Unterbelastung bzw. Unterforderung.

Stress wird auch beim Menschen von äusseren Belastungen (d. h. Stressoren) ausgelöst, die ihn je nachdem anspornen oder belasten. Nicht ein bestimmter Umstand führt somit zu einem Stressgefühl, sondern unsere subjektive Bewertung dieses Umstands: Wie gut oder schlecht kann ich damit fertigwerden? 

Stressoren sind Stress auslösende Faktoren, die auf uns einwirken.

Diagramm S173 folgt

Lärm, Hitze, Kälte, intensives Licht, Luftdruckveränderungen, gesundheitsgefährdende Arbeit usw. 

Schmerzen, Hunger, Durst, Schlafentzug usw. 

Zeitdruck, Über- oder Unterforderung, Angst vor Arbeitsplatz-verlust, Prüfungsangst, finanzielle Sorgen, unvereinbare Wertvorstellungen usw. 

Ablehnung durch andere, Konkurrenzdenken, Einsamkeit, Bezie-hungsprobleme, Doppelbelastung Familie / Beruf usw. 

- alltägliche Ärgernisse

- Dauerbelastungen

Alltägliche Ärgernisse: (engl. «daily hassles»): Kurzzeitige, vergleichsweise geringfügige Belastungen, die jedoch zu einem anhaltenden Stressgefühl führen können, z . B. ein ver-legter Autoschlüssel, Verspätung, Verkehrsstau, Termindruck, eine gehässige Kunden-reklamation usw. 

Länger andauernde, oft unterschwellige Belastungen, z . B. Angst vor dem Arbeitsplatzverlust oder vor Ausgrenzung, Prüfungsangst, Konflikte, chronische Arbeitsüberlastung, Über- oder Unterforderung usw. 

subjektive Bewertung

Wie gut oder schlecht kann ich mit diesem Stressor fertigwerden? Jeder Mensch interpre-tiert eine vermeintliche Belastung individuell anders und reagiert dementsprechend darauf. Das bedeutet: Was den einen total stresst, macht dem anderen nichts aus. 

Was uns einmal nicht stört, kann uns ein anderes Mal stark belasten. 

Beispiel: • Unterschiedliches Erleben: Rebekka fühlt sich rasch unsicher beim Smalltalk. Dementsprechend stressig sind Apéros mit Kunden oder Messebesuche für sie. Ralph hingegen geniesst solche Anlässe, weil er gerne auf fremde Menschen zugeht und sich mit ihnen unterhält.

• Unterschiedliche Situationen: Vera wurde von einem Kollegen schon mehrmals mit lästigen Ein-zelfragen in ihrer Arbeit unterbrochen, was sie heute zunehmend nervt. Meist ist sie jedoch gerne bereit, bei Problemen sofort zu helfen. 

 der Veranlagung, Erziehung, von persönlichen Werten, früheren Erfah-rungen in ähnlichen Situationen und erlernten Bewältigungsstrategien. 

Wenn man glaubt, mit einem Stressor nicht fertigzuwerden, und die Situation demzufolge als bedrohlich einstuft, löst dies zunächst körperliche Stresssymptome aus. Der Körper macht sich auf eine Notsituation gefasst, in der er entweder fliehen oder angreifen will. Er reagiert mit einer höheren Adrenalinausschüttung, mehr Hautwiderstand, einem höheren Fett- und Zuckergehalt im Blut, mit der Aktivierung des vegetativen Nervensystems, einem schnelleren Herzschlag usw.

Wenn der Körper kurzzeitig in eine solche Alarmbereitschaft gerät, entstehen in der Regel keine gesundheitlichen Risiken. Eine länger andauernde körperliche Anspannung überträgt sich auf unsere Gedanken, Gefühle und unser Verhalten. Sie kann schwerwiegende körper-liche Beschwerden und psychische Beeinträchtigungen hervorrufen, wenn die Erholungs-möglichkeit ausbleibt. 

- Physisch (Körper)

- Kognitiv (Gedanken)

- Emotional (Gefühle)

- Verhalten

n • Übelkeit, Magenbeschwerden, Verdauungsstörungen

• Kloss im Hals, trockener Mund, Stottern, Schweissausbrüche

• Herzklopfen, Herzrhythmusstörungen, Schwindelgefühl

• Muskelverspannungen, Zittern, Zähneknirschen, Atemnot

• Hautkrankheiten, Erkältungen, Infektionen

• Genick-, Kopf-, Rückenschmerzen, Migräne

• Müdigkeit, Schlafstörungen 

• Leere im Kopf (Blackout), Vergesslichkeit, Denkblockaden

• Konzentrationsprobleme

• Grüblerische Gedanken, Entscheidungsschwierigkeiten

• Selbstzweifel, Misserfolgserwartungen 

• Albträume, Angstgefühle, Unsicherheit, Panikattacken

• Hilflosigkeit, Selbstmitleid, Resignation, Bitterkeit, Traurigkeit

• Ungeduld, Nervosität, Reizbarkeit, Aggression

• Wut, Ärger, Zorn, Launenhaftigkeit 

• Hektisches Sprechen, unruhiges Hin- und Hergehen, Fusswippen

• Unorganisiertes, unkoordiniertes Arbeiten

• Angriffig, gereizt, kleinlich gegenüber Mitmenschen

• Ausreden, Beschuldigungen, sozialer Rückzug

• Betäubungsmittelkonsum (Zigaretten, Alkohol, Medikamente)

• Appetitlosigkeit, übermässiger Appetit 

Unter dem Burn-out (engl. für «Ausbrennen») versteht man einen gravierenden Erschöp-fungszustand, der sich durch Zynismus (Spott, Verhöhnung), Apathie (Teilnahmslosigkeit, Gleichgültigkeit), Lethargie (Trägheit, Passivität) und Depressionen (Niedergeschlagenheit, Trübsinn) ankündigt. Besonders anfällig dafür sind leistungsorientierte, engagierte Mitarbei-tende, die ihr Erholungsbedürfnis stark vernachlässigen. Erzielen sie trotz ihrer Anstrengung nicht den erhofften Erfolg, geraten sie in einen Teufelskreis. Sie leisten noch mehr und erholen sich noch weniger, bis sie schliesslich zusammenbrechen.

S175 folgt

- 1. Stressbewältigung, auch «Coping» (engl. für Bewältigen) genannt: Die persönliche Ein-stellung gegenüber Stresssituationen ändern und dadurch die eigene Belastbarkeit gezielt verbessern. Bezogen auf das Zeitmanagement sind es vor allem die bewussten Erholungs-und Entspannungsphasen, die bewusste Bewegung und Ernährung.

- 2. Stressprävention: Sich besser organisieren, um Stressoren gezielt zu reduzieren oder wenn möglich zu beseitigen. Im Zeitmanagement helfen vor allem Massnahmen gegen die typischen Zeitfallen, ein effizientes Gesprächs- und Sitzungsmanagement sowie ein gut organisierter Arbeitsplatz.

- 3. Externe Hilfe: Professionelle therapeutische Begleitung holen, wenn man krank gewor-den ist oder ein Burn-out erlitten hat, um die verlorene körperliche und geistige Stabilität und das Selbstvertrauen wiederherzustellen. 

Diagramm S176 folgt