SB Projektmanagement 2

Im Hauptteil stellen Sie das eigentliche Thema Ihrer Präsentation vor. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Kernbotschaft: Was wollen Sie dem Publikum unbedingt vermitteln? Berücksichtigen Sie bei der inhaltlichen Vorbereitung eine Faustregel, die für alle Präsenta-tionen gilt: Platzieren Sie Ihre Kernbotschaft bereits in den ersten Minuten Ihrer Redezeit, wenn die Aufmerksamkeit der Zuhörenden am grössten ist. 

Durch Ihre Ausführungen muss sich ein roter Faden ziehen. Begründen Sie Ihre Kernbot-schaft mit Argumenten, Beispielen usw. Überlegen Sie sich auch, wie Sie das Gesagte visuell unterstützen können, indem Sie z. B. Schlagworte projizieren, Grafiken oder Bilder zu Ihren Erläuterungen einsetzen. 

wie Sie Ihre Ausführungen dem Publikum verständlich machen wollen. Es geht also um die Frage nach der «Verpackung» der zentralen Aussagen.

- Einfach und klar

- Gut gegliedert

- Prägnant

- Anregend 

Verwenden Sie bei Ihrer Präsentation eine möglichst gut verständliche und somit einfache Sprache.

• Halten Sie sich an das Prinzip KISS «keep it short and simple». Brillieren Sie mit einer kurzweiligen, anschaulichen Präsentation, nicht mit möglichst vielen Fachausdrücken, Fremd- oder Modewörtern.

• Richten Sie sich auch sprachlich nach dem Zielpublikum.

• Sprechen Sie das Publikum direkt an. Vermeiden Sie Konjunktivsätze (Möglichkeitsformen, wie z. B. «ich würde meinen …, ich hätte …»). 

• Bauen Sie Argumentationsketten so logisch auf, dass sie auch das Publikum nachvollziehen kann.

• Fassen Sie Ihre Schlussfolgerungen kurz zusammen, bevor Sie zum nächsten Punkt überleiten.

• Visualisieren Sie die Abfolge Ihrer Präsentationspunkte. 

• Halten Sie sich an das Sprichwort: «In der Kürze liegt die Würze!»

• Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, vermeiden Sie unnötige Abschweifungen, die vielleicht Sie interessant finden, das Publikum jedoch langweilen. 

• Wecken Sie die Neugierde Ihres Publikums mit einem unkonventionel-len, witzigen, spannenden oder provokanten Einschub.

• Hilfreich ist, wenn das Publikum Ihre Aussagen an Erfahrungen oder Erlebnisse anknüpfen kann. Machen Sie daher Beispiele. 

Der Schlussteil hat nicht nur eine abrundende Funktion; er bietet Ihnen auch die Gelegenheit zu einem eindrücklichen Abschluss Ihrer Präsentation. Fassen Sie Ihre Kernaussagen noch-mals zusammen. Holen Sie dabei nicht zu weit aus, sondern bleiben Sie prägnant. Bedanken Sie sich schliesslich beim Publikum für seine Aufmerksamkeit

Welchen Präsentationsstil Sie wählen, hängt vom Thema, vom Ziel, vom Zielpublikum und auch von den Hilfsmitteln ab, die Ihnen zur Verfügung stehen. Geht es um eine Informations-veranstaltung, ist eine faktenorientierte Präsentation mit klar strukturiertem Aufbau die geeignete Form. 

sie aktiv miteinbeziehen, indem Sie beispielsweise eine Diskussion einbauen. Das-selbe gilt auch für Präsentationen, die ein interaktives Ziel verfolgen. 

Vera arbeitet bei einer Versicherung und hält eine Präsentation zum Thema «Sicher auf dem Board». Im Publikum sitzen ausschliesslich begeisterte Snowboard-Fans. Vera hält zwar eine klar strukturierte Präsentation, die Stimmung ist aber – anders wie bei ihren sonstigen Fachvorträgen – betont locker. Als Einstieg zum Thema wählt sie einen faszinierenden Filmausschnitt über Freeboarder.

Einige Wochen später hält Vera eine Präsentation vor Ärzten zum gleichen Thema. Als Einstieg wählt sie nicht den Freeboarderfilm, sondern schafft die notwendige Betroffenheit mit einer Statistik über Snowboard-Unfälle und die damit zusammenhängenden Versicherungskosten. Sie bleibt in ihren Ausführungen betont sachlich. 

Diagramm S 121 folgt

Achten Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten darauf, welches Ambiente dem Anlass ent-spricht. Wählen Sie möglichst einen gut erreichbaren Ort, der gross genug für die erwartete Teilnehmerzahl ist. 

Als Sitzordnung wird für Präsentationen vor einer Kleingruppe meist die «U-Form», für Gross-veranstaltungen die «Kino-Bestuhlung» gewählt.

Prüfen Sie rechtzeitig, welche Hilfsmittel und elektronischen Geräte sich für Ihre Präsentation eignen oder vor Ort vorhanden sind. 

Hinweis: Die Einsatzmöglichkeiten von Präsentationsmedien und Hilfsmitteln behandeln wir in Kap. 12.7, S. 124. 

Die zeitliche Organisation einer Präsentation umfasst zum einen den Termin, den Tageszeit-punkt und die Länge Ihrer Präsentation sowie die Planung von Pausen. Unter Umständen müssen Sie auch das Verpflegungsangebot organisieren (Getränke, Pausen- oder Apérohäpp-chen usw.). 

Genauso wichtig ist, dass Sie das Zeitbudget Ihrer Präsentation einhalten. Für die Zuhören-den ist es besonders ärgerlich, wenn Sie sich nicht an die eigenen Vorgaben halten und die Präsentationszeit überziehen. Achten Sie deshalb beim Einüben der Präsentation genau dar-auf, wie lange Sie brauchen. Kalkulieren Sie besser ein Zeitpolster für Unvorhergesehenes während der Präsentation ein, wie z. B. für spontane Fragen aus dem Publikum. 

• Thema und Ziel der Präsentation

• Name der präsentierenden Personen

• Zeitpunkt und Dauer

• Ort (mit Zusatzinformationen, wie Anfahrtsweg, öffentliche Verkehrsverbindungen, vor-handene Parkplätze usw.)

• Erwartungen an die Teilnehmenden (z. B. welche Unterlagen sie mitbringen oder wie sie sich auf die Präsentation vorbereiten sollen) 

Selbst erfahrene Referentinnen schreiben ihre Rede wörtlich nieder oder machen dazu aus-führliche Notizen und üben sie mehrmals ein. Wenn Sie in Ihrer Präsentation sattelfest sein wollen, kommen Sie nicht um wiederholte 1:1-Proben herum. Sie verschaffen sich zusätzli-che Sicherheit, wenn Sie die ersten und die letzten Sätze Ihrer Präsentation auswendig lernen.

Besonders vor wichtigen oder grösseren Anlässen empfiehlt es sich zudem, eine Hauptprobe vor Ort abzuhalten, damit Sie sich auch innerlich optimal einstimmen können. Machen Sie sich mit dem Raum und der Sitzordnung vertraut, sofern Sie die Gelegenheit dazu haben, und klären Sie nochmals alle technischen und organisatorischen Fragen ab. Nutzen Sie die Haupt-probe auch dazu, den Einsatz der Präsentationsmedien zu üben, damit Sie diese später kom-petent bedienen können. 

Die Vorbereitung hilft, sich auf die Präsentation einzustimmen, die Durchführung ist der eigentliche «Moment der Wahrheit». In jedem Fall sollten Sie am Tag der Präsentation genü-gend Zeit reservieren, damit Sie frühzeitig vor Ort sind. Nutzen Sie diese Zeitreserve, um sich mit den Räumlichkeiten vertraut zu machen, die Präsentationsmedien betriebsbereit zu machen und die Hilfsmittel bereitzulegen. Und wenn die Stunde schlägt, heisst es, sich mit der vollen Präsenz auf die Präsentation und auf das Publikum einzustellen. 

• Stellen Sie ein Glas Wasser in Griffnähe, damit Sie bei Bedarf trinken, Ihre Stimme lösen und sich eine Kurzpause gewähren können.

• Suchen Sie den Blickkontakt mit dem Publikum, bevor Sie Ihre Präsentation beginnen.

• Begrüssen Sie das Publikum ausdrücklich.

• Starten Sie auf jeden Fall pünktlich und warten Sie nicht, bis alle Teilnehmenden da sind. Lassen Sie sich durch zu spät Eintreffende nicht aus der Ruhe bringen.

• Beginnen Sie Ihre Ausführungen so, wie Sie es auswendig gelernt haben. 

• Sprechen Sie möglichst frei, setzen Sie jedoch einen «Spickzettel» mit den wichtigsten Stichworten ein. Er hilft Ihnen, falls Sie einmal den roten Faden verlieren sollten.

• Setzen Sie kurze Sprechpausen ein, dies zugunsten des Publikums, damit es das Gesagte «verdauen» kann, aber auch zu Ihren Gunsten, um sich immer wieder kurz zu sammeln.

• Korrigieren Sie Versprecher nur kurz (keine Entschuldigungen) und fahren Sie dann ruhig fort.

• Reagieren Sie auf «Blackouts» (Denkblockaden) möglichst natürlich. Knüpfen Sie an das bereits Gesagte an, z. B. mit der Frage: «Wo bin ich stehen geblieben? Ah ja …»

• Benutzen Sie die Hilfsmittel (wie Laserpointer, Kugelschreiber, Folien- oder Zeigestifte usw.) für ihren eigentlichen Zweck, nicht aber als «Spielzeug» gegen Ihre Anspannung.

• Wenn Sie bei einer Präsentation vor wenig Publikum «Seitengespräche» feststellen, suchen Sie unbeirrt den Blickkontakt mit den Sprechenden.

• Wenn Sie durch kritische Fragen aus dem Publikum in eine schwierige Situation geraten, beantworten Sie diese kurz und sachlich und fahren Sie in Ihren Ausführungen fort. Begin-nen Sie auf keinen Fall, sich zu rechtfertigen, und lassen Sie sich nicht in einen Schlagab-tausch von Argumenten verwickeln.

• Fahren Sie bei unvermittelten technischen Pannen, wie z. B. einem Computer- oder Inter-netabsturz, wenn möglich ohne Medieneinsatz fort. Beheben Sie solche Pannen nicht selbst, um währenddessen das Publikum warten zu lassen. 

• Schliessen Sie Ihre Ausführungen so, wie Sie es auswendig gelernt haben.

• Bedanken Sie sich ausdrücklich beim Publikum für die Aufmerksamkeit und übergeben Sie das Wort, z. B. der Tagungsleiterin, dem Diskussionsleiter usw.

• Falls Sie offene Fragen oder eine Diskussionsrunde vorgesehen haben, kündigen Sie diese nicht nur an, sondern berücksichtigen Sie dafür auch genügend Zeit.

• Sofern Sie vom Publikum ein Spontanfeedback einholen wollen, müssen Sie dafür eben-falls Zeit reservieren. 

Mit einer gezielten Auswertung Ihrer Präsentation haben Sie die Chance, aus Ihren Erfahrun-gen zu lernen und Verbesserungsansätze für eine nächste Präsentation zu finden. Wie bei einer Gesprächsauswertung halten Sie nochmals Rückschau auf die gesamte Präsentation, bewerten Sie sie nach den für Sie wichtigen Kriterien und ziehen Sie Ihre Lehren daraus.

Am besten gelingt diese Selbstreflexion, wenn Sie bei der Vorbereitung der Präsentation für Sie wichtige Beurteilungskriterien formuliert haben, wie z. B. zum Zeitmanagement, zum Einsatz der Präsentationsmedien und der Hilfsmittel, zur Erreichung des Präsentationsziels usw.

Werten Sie die Präsentation wie folgt aus:

• Richten Sie Ihr Augenmerk zunächst auf jene Aspekte, die Ihnen aus Ihrer Sicht beson-ders gut gelungen sind, und anerkennen Sie Ihre Leistung.

• In einem nächsten Schritt analysieren Sie, was Ihrer Meinung nach nicht geklappt hat.

• Ziehen Sie Ihre Schlussfolgerungen aus der Analyse und formulieren Sie konkrete Ver-besserungsmassnahmen.

• Holen Sie wenn immer möglich von einer vertrauten Person das Feedback ein; so erhalten Sie zu Ihrer Selbsteinschätzung zusätzlich eine Fremdeinschätzung

Neben der Auswertung gilt es auch, die Präsentation organisatorisch abzuschliessen. Über-geben Sie die Räumlichkeiten und die geliehenen Präsentationsmedien oder Hilfsmittel. Ver-fassen Sie, sofern gewünscht, eine Zusammenfassung oder ein Protokoll der Präsentation

- Präsentationsdauer

- Thema

- Raumverhältnisse

- Zielpublikum

Für eine Kurzpräsentation von zehn Minuten eignen sich Film-sequenzen oder andere aufwendige Einspielungen kaum. Beschränken Sie sich besser auf wenige Folien.

Überlegen Sie sich bereits bei der inhaltlichen Vorbereitung, was Sie visuell unterstützen müssen. Beachten Sie dabei als Faustregel: Weniger ist oftmals mehr! «Ersticken» Sie Ihre Kernbotschaft nicht mit einer «Folienschlacht», die zudem die Auf-merksamkeit des Publikums von Ihnen ablenkt. 

den Raumverhältnissen, wie z. B.:

– Sichtdistanz: Alle Teilnehmenden müssen problemlos lesen können, was Sie visuell präsentieren, sonst geht die Aufmerksamkeit verloren.

– Lichtverhältnisse: Berücksichtigen Sie die Lichteinstrahlung und verdunkeln Sie einen Raum, um die an die Wand projizierten Bilder für alle sichtbar zu machen.

– Technische Infrastruktur: Prüfen Sie im Voraus, ob im Präsentationsraum die notwen-digen Strom-, Fernseh- oder Internetanschlüsse vorhanden sind.

– Sitzordnung: Verwenden Sie nur Medien, die alle Teilnehmenden ohne grösseres Stühlerücken direkt sehen können. 

Überlegen Sie sich, welche Präsentationsmedien für die betreffende Zielgruppe am besten geeignet sind. Dabei gibt es keine Faustregel, sondern stützen Sie Ihre Entscheidung auf Ihr persönliches Gefühl und Ihre Erfahrungen mit der Wirkung bestimmter Medien ab. 

Diagramm S124 folgt.

Die Abgabe von Kopien (soge-nannte Handouts), die Folienpräsentation über den Beamer oder Videosequenzen beson-ders gut. Sie können bzw. müssen die zu präsentierenden Inhalte vorbereiten, wenn Sie diese Medien einsetzen. 

das Whiteboard, das Flipchart, die Pinnwand, der Projektor oder der Visualizer einsetzen. Diese Medien ermöglichen es Ihnen, Stichworte zu Ihren Ausführungen, zu den Wort-meldungen oder Diskussionsbeiträgen aus dem Publikum laufend zu notieren, zu ergänzen und zu verändern. 

• Als Dokumentation einer Beamerpräsentation einsetzen, damit auch die hinteren Reihen die Inhalte gut lesen können

• Genügend Exemplare und einige als Reserve mitbringen

• Platz für eigene Notizen berücksichtigen 

• Stand-by-Modus wählen, wenn Beamer nicht gebraucht wird

• Datensuche im Stand-by-Modus, nicht online

• Technische Handhabung proben und Datenübertragung Computer– Beamer überprüfen

• Bildqualität im Präsentationsraum prüfen (Lichtverhältnisse, Projektionswand, Sitzordnung)