Selbstmanagement Grundlagen

SMART

• Specific (spezifisch)
• Measurable (messbar)
• Achievable (erreichbar)
• Result-oriented (resultat-orientiert)
• Time-related (termingebunden)

Planungshorizont, Zielebene und Zeitplan aufeinander abstimmen

• Verbindliche Termine setzen
• Schriftlich planen
• Ziele regelmässig überprüfen

Die ALPEN-Methode

• Aufgaben notieren (To-Do Liste)
  • Alle geplanten Aktivitäten
  • Fixe Termine
  • Unerledigte Aufgaben vom Vortag
• Länge (Zeitdauer) abschätzen
  • Realistisch
  • Erfahrungswerte
  • Ehrgeizig
• Pufferzeiten reservieren
  • Für unerwartete Aktivitäten (Telefon, kurze Besprechung usw.)
  • 60% der Zeit planen à 40% Zeitreserve
• Entscheidungen treffen über Prioritäten
  • Wichtig?
  • Dringend?
  • Minimumprinzip?
  • Maximumprinzip?
• Nachkontrolle machen:
  • Unerledigte Aufgaben auf nächsten Tag übertragen
  • Rechenschaft ablegen über Unerledigtes (Warum? Konsequenzen für nächsten Tag?)

Maximumprinzip: Befriedigendes Ergebnis in möglichst kurzer Zeit

Minimumprinzip: In zur Verfügung stehender Zeit, maximales Ergebnis

• Zeitpläne vollpacken (keine Pufferzeiten)
• Unterbrechungen
• Multitasking
• Pendenzen aufschieben
• Operative Hektik
• Nicht „Nein“ sagen können
• Routineaufgaben (nicht immer Prio 1)
• Informationsprobleme
• Unpünktlichkeit
• Unordnung

• Pareto-Prinzip
• ABC-Analyse
• Eisenhower-Prinzip

• In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht
• Umgekehrt: In den übrigen 80% der Zeit werden nur 20% der Ergebnisse erreicht
• Frage: Muss alles perfekt sein?

Die ABC-Analyse geht davon aus, dass die anfallenden Aufgaben unterschiedlich stark zur Zielerreichung beitragen.

• A-Aufgabe
  • Sehr wichtig für Zielerreichung
  • Muss selbst erledigt werden
  • Dringend (Keine Verschiebung möglich)
• B-Aufgabe:
  • Durchschnittlich wichtig für Zielerreichung
  • Muss nicht selbst erledigt werden
  • Kann auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden
• C-Aufgabe:
  • Unwichtig für Zielerreichung
  • Muss nicht selbst erledigt werden
  • Können problemlos auf späteren Zeitpunkt verschoben werden

Wenn Zweifel auftauchen, welchen Stellenwert eine Aufgabe hat, folgende Punkte beachten:

• Beitrag zur Zielerreichung
• Auswirkung auf andere Aufgaben
• Tragweite der Nichterledigung
• Nutzen der Erledigung

• Hilft, die Prioritäten bei der Aufgabenerledigung richtig zu setzen

• Stützt sich auf die Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit

Die Erfüllung einer Aufgabe an eine andere Person übertragen, zusammen mit den dafür notwendigen Kompetenzen und der Verantwortung. Die Delegation kann dauerhaft oder einmalig sein.

• Entlastung (mehr Zeit für entscheidende Pendenzen)
• Zeitgewinnung für Führungsaufgabe
• Motivation der Mitarbeiter (bei interessanten Aufgaben à Fördern)
• Das Können und die Erfahrung der Mitarbeitenden nutzen

Dagegen spricht im Grunde nichts.

Häufige Ausreden sind z.B.:

• Erklärung kostet mehr Zeit als eingespart wird
• Keine Zeit für Kontrollen
• Aufgaben nicht zumuten
• Mitarbeitende nicht überfordern
• Aufgabe macht mir Spass

• Eisenhower: Dringende aber nicht wichtige Aufgaben delegieren
• Manche Routineaufgaben sind delegierbar
• Meine Position nicht nutzen, um ungeliebte Aufgaben zu delegieren, sondern anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgaben delegierten (=motivierend)
• Führungsaufgaben dürfen prinzipiell nicht delegiert werden

• Erwartungen der Mitarbeitenden
• Aufgaben Kompetenzen und Verantwortung (AKV)
• Klare Aufträge erteilen
• Delegationskriterien beachten

Motivierte Mitarbeitende wünschen sich interessante und herausfordernde Aufgaben, bei denen die Mitarbeitenden zeigen können was sie können. Ausserdem haben sie klare Erwartungen, wie eine Führungsperson delegieren sollte:

• Fehler machen dürfen: Aus Fehlern lernt man. Nicht beim kleinsten Abweichen korrigierend eingreifen, dadurch fühlt sich der Mitarbeitende bevormundet.
• Handlungsspielraum: Klare Aufgabe stellen, aber nicht alle Details haargenau vorgeben. Herausfordernd ist die Aufgabe nur, wenn der Weg selbst gefunden werden muss.
• Zuversicht: Den Mitarbeitenden die Aufgaben zutrauen. Wenn nicht, setzen sie sich auch nicht voll ein.
• Feedback: Ehrliches Feedback geben. Darf kritisch sein, jedoch immer fair.
• Anerkennung: Erfolg verdient Anerkennung.

Wenn eine Aufgabe konsequent delegiert wird, werden auch die Kompetenzen und Verantwortung übertragen. à AKV-Prinzip oder organisatorisches Kongruenzprinzip:

• Aufgabe: Aufforderung oder Verpflichtung, eine bestimmte Anforderung zu bewältigen
• Kompetenz: Entscheidungskompetenz, Anordnungskompetenz, Ausführungskompetenz, Verfügungskompetenz
• Verantwortung: Pflicht zur vereinbarungsgemässen Aufgabenerfüllung. Für das Ergebnis einstehen (positiv & negativ)

6 W-Fragen

Jeder Mensch hat seine Hochs und Tiefs im Zeitverlauf.

Der Biorhythmus misst 3 verschiedene Kräfteebenen:

• Körperrhythmus
• Geistesrhythmus
• Biothermische Schwankungen (ca. 30 Tage)

Tegesplanung:

• Wichtige Aufgaben in leistungsstarken Phasen erledigen
• Routineaufgaben in leistungsschwachen Phasen erledigen
• Tagesrhythmus beibehalten