01 Beschaffung/Evaluation

? eindimensionale Verfahren? mehrdimensionale Verfahren

? die eindimensionalen Verfahren stützen sich bei der Entscheidungsfindung nur auf eine Gruppe von gleichartigen Bewertungskriterien z.B. nur auf Kosten oder nur auf Leistungsmerkmale? monetäre Bewertung (statische und dynamische Verfahren) ? Einfache Nutzwertbestimmung

? die mehrdimensionalen Verfahren versuchen möglichst alle Gesichtspunkte, welche die Lösungausmachen zu erfassen und darzustellen. Es werden monetäre Aspekte mit dem sogenannten Nutzwert der Lösung verknüpft.? Nutzwertanalyse ? Kosten- / Nutzenverfahren1

? Lücken in der Analyse und der Interpretation der Benutzerwünsche ? Realitätsfremde Einschätzung von Zielen? Die Auswahl potentieller Offertsteller ? Unsicherheit über den Wahrheitsgehalt von Informationen? Bewertungsschwierigkeiten 1

? Ausarbeitung Pflichtenheft? Erstellung der Bewertungsdokumente ? Auswahl möglicher Offertsteller? Einholen von Offerten ? Bewertung? Erstellen eines Evaluationsberichtes ? Fällen eines internen Entscheides? Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss 1

? dadurch dass mehrere Alternativen geprüft werden, kann überhaupt eine Lösung als die Beste Lösung erkoren werden. Risiken werden minimiert? ganzheitliches Vorgehen drängt subjektive Einflüsse zurück, das wichtige wird in den Vordergrund gerückt? durch den frühzeitigen Einbezug der Benutzer wird die Motivation der Betroffenen gefördert und die Akzeptanz und Richtigkeit der Lösung ist besser? es werden gute Voraussetzungen für die Vertragsverhandlungen geschaffen ? unliebsame Überraschungen durch Kosten und Terminüberschreitung können somit weitgehendverhindert werden 1

? Richtlinien der Informatikstrategie ? Umweltparameter? politische Aspekte ? Unternehmenskultur1

? die unternehmensstrategische Reichweite des Entscheides ? die fast irreversible Bindung an den Lieferanten bzw. Hersteller? der starke Einfluss auf die eigene Organisation durch Anpassung der Abläufe und Strukturen, Umschulungen usw.1

? zwischen 2 und 20% der Gesamtkosten ? zwischen vier bis längstens neun Monate, zügige Abwicklung ist gefragt!

? klare Formulierung des Auftrages und der generellen Zielsetzungen ? angemessene Projektorganisation? Bereitstellung personeller und finanzieller Ressourcen ? evtl. eine abgeschlossene Vorstudie

? Zielsetzung und Auftrag ? Projektorganisation? Terminplan ? Berichtswesen? Vorhandene Unterlagen ? Pflichtenheft? Bewertungsdokumente ? Korrespondenz? Evaluationsbericht

? Ausgangslage, Problemstellung ? Generelle Ziele, welche mit der geplanten Beschaffung erreicht werden sollen? Lösungsumriss, Abgrenzung ? Kurze Angaben zur Projektorganisation? Randbedingungen (Richtlinien, Informatikstrategie, Umwelt) ? Budget für die Evaluation? Ecktermine (Meilensteine) ? Weiteres Vorgehen

? es ist eine funktionelle Organisation zu vereinbaren z.B. für die Form und den Umfang der Informationen (Berichtswesen) und Bestimmungen über die Geheimhaltung, Kontakt mit externen Stellen,Personaleinsatz

? damit soll die Belastung der einzelnen Mitarbeiter des Evaluationsteams sichtbar gemacht werden.

? Fachliteratur ? Messebesuche? Kontakte zu Anbietern

? erste Eindrücke ? Prospekte? Vorführungen ? Referenzen2

? Ausgangslage inklusive Lösungsabgrenzung ? IST-Situation mit Stärken und Schwächen? Mengengerüst ? Zielsetzungen? Anforderungen und Lösungsansätze ? Erste Kosten-/Nutzenvorschau? Weiteres Vorgehen (z.B. Termine)

? Anforderungskatalog

? Es werden die wesentlichen Ziele, sowie Anforderungen und Wünsche an das künftige Systemfestgehalten.

? Grundlage für die Einladung möglicher Lieferanten zur Offerteingabe ? Es bildet die Basis für den Aufbau und die Substanz der Offerten, eine einfache Bewertung der Angebotesowie für Vertragsverhandlungen.

? gleichzeitig werden die Bewertungsdokumente (z.B. Kriterienkatalog) erstellt, da die Anforderungen im Projekt den Entscheidungskriterien im Kriterienkatalog entsprechen.

? Ausgangslage künftiger Anwender stellt sich dem Offertsteller vor mit seiner Ausgangssituation im Zusammenhang mitder geplanten Beschaffung. Es soll ein Überblick über die Organisation und das Umfeld das von diesem Vorhaben betroffen ist vermittelt werden? Istzustand die vom Beschaffungsprojekt betroffenen Arbeitsabläufe und wichtigsten Ausprägungen und technischeHilfsmittel festhalten. Konzentration auf das wirklich wichtige unter Anwendung der 80:20 Regel. ? Zielewas soll mit der geplanten Beschaffung erreicht werden. Ausgangspunkt für die Formulierung dieser Ziele ist der Auftrag zur Durchführung der Evaluation. Die dort festgehaltenen Ziele undRandbedingungen gilt es hier zu konkretisieren. Es wird unterschieden zwischen nutzenrelevanten und systemischen Zielen, wobei die letzteren aus den nutzenrelevanten abgeleitet werden, man spricht voneinen multiplen Zielsystem. Der Formulierung der Ziele ist ein hoher Stellenwert beizumessen. Aus den Zielen werden die Kriterien abgeleitet, somit sind sie auch massgebend für die Kriterienhierarchie.? Anforderungen es gibt Wunsch und Muss Anforderungen, Unterteilung nach Applikationssoftware, Systemplattform,Anbieter. Die Anforderungen entsprechen exakt den Kriterien des Kriterienkataloges ? Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeitengibt Auskunft, welche und wie viele Daten verarbeitet werden sollen ? Aufbau und Inhalt der OfferteVorgaben für den Offert Aufbau, zwecks Erhalt vollständiger und transparenter Offerte ? AdministrativesAngaben über Vertraulichkeit, Evaluationsschwerpunkte, Rückfragen, Termine, Abgabe der Offerte ? Fragenkataloggeschlossene Fragen, welche mit ja/nein oder Zahlen (Zeiten, Mengen, Beträgen) beantwortbare sind