Projektmanagement

liefert Überblick über Projektverlauf und -fortschritt

Teil der Quartals, Jahres und Projektschlussberichte

auch für Budget ...

Darstellung des Statusses

monatlicher Kurzbericht des Projektleiters

enthält Status des Projektes und evtl. Probleme

Mit dem Termin-Trend-Diagramm werden Trends zur Terminverschiebung abgebildet. 

• wird bei der Projektplanung festgelegt
• zu jedem Berichtspunkt wird das Projekt neu durchdacht
• alle Meilensteine werden geprüft

klar definiertes Ereigniss oder Ergebnis mit Termin 

Bei einer Konsensentscheidung kann jeder sagen: "Auch wenn es nicht ganz das ist, was ich will, so kann ich diese Entscheidung akzeptieren und werde ihre Durchsetzung unterstützen."

1. Verantwortung tragen
2. Zugesagtes einhalten
3. eine Grenzen erkennen (lassen)
4. Unterstützungbedarf deutlich äußern
5. rat hoeln
6. rechtzeitig "rot schießen"
7. termine ernst nehmen
8. Gruppen-/Projektleiter akzeptieren
9. Konflikte bewältigen
10. Konsensentscheidungen herbeiführen

1. Überfallartige Konfrontation mit einer Entscheidungsforderung
2. schlechte Vorbereitung, keine Zeit
3. unklare Aufgabenstellung
4. fehlendes Wissen, lückenhafte Information
5. mangelnde Unterstützung
6. geschönte Risikoanalysen, vertuschte Fehler
7. falsche Art mit Fehlern umzugehen
8. Mißgunst, Neid...
9. Fremdbestimmung, Hineinregieren
10. Interessenkonflikte

• Klare Aufgabenstellung
• Aufgabengerechter Verantwortungszuschnit
• gründliche Planung und sorgfältige Vorbereitung
• rechtzeitige Vorinfos
• erprobte Methoden, Werkzeuge, Hilfsmittel
• Expertennachweis, -unterstützung
• ehrliche und uneingeschränkte Risiko- und Konsequenzanalyse
• Bereitschaft Fehler und Fehlentscheidungen einzugestehen
• fachliche und charakterliche Qualifikation
• Teamgeist und Teamarbeit

• Zweck und Ziele der Besprechung genau definieren
• Teilnehmer zweckmäßig festlegen und rechtzeitig vorinformieren
• gründliche Vorbereitung der Teilnehmer sicherstellen
• Unterlagen und Agenda min. drei Tage vorher verteilen
• störungsfreien Besprechungsort
• Moderator und Protokollierer bestimmen
• Pausen
• Erledigung von vorvereinbarten Tätigkeiten hartnäckig nachfragen
• Endtermin einhalten
• Ergebnisprotokoll spätestens drei Tage später verschicken

Was kann schon heute vorbereitet werden, um den lezten Arbeitschritt möglichst früh zu beginnen?

Was kann man jetzt schon für den letzten Meilenstein tun?

Vorgehensweisen, welche zur Zielerreichung der vorgegebenen Ziele¹ benötigt werden

¹ also Projekte

• Festgeschriebene Ziele
• Vernünftiges Budget
• passend qualifiziertes Team
• Geklärte Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
• genügend Handlungsfreiraum
• Transparenz für alle und über alles
• Rückendeckung von "oben"
• sehr gute Arbeits- und Besprechungsvorbereitung
• effektives Berichtswesen
• gute und offene Kommunikation nach oben und unten

1. Starke Position des Projektleiter.
2. Projektgruppe zweckmäßig besetzen.
3. Gruppenselbstverständnis fördern
4. Prozess und Sachverantwortung übernehmen
5. Projekt offiziell einrichten
6. PM-Werkzeuge gezielt auswählen
7. Etappen- und Gesamtziele eindeutig fixieren
8. jederzeit Transparenz sicherstellen
9. für Regelmäßigkeiten sorgen
10. auf Zeitfresser achten
11. Vereinbarungen nachhaltig einfordern

1. Projektleiter in der Aufbau-Organisation verankern.
2. Aufgaben und Kompetenzen umfassend definieren und klarstellen.
3. Spezielle Projektleiter-Karriere ermöglichen.
4. Projektleiter-Kompetenz fördern, ihn in Prozess-Tools schulen und trainieren, ihn aus- und weiterbilden
    

• Gruppenfindung und -bildung fördern
• Regeln für Zusammenarbeit definieren
• Vertrauen und Konsensfähigkeit ausbauen
• Sozialereignisse zelebrieren
• Gemeinsame Identität schaffen

• Prozessarbeit erkennen lernen
• Zusammenarbeit von Spezialisten förderm
• Sachverantwortung übernehmen. Aussagen rechtzeitig absichern. 
• Eigene Kompetenzgrenzen sehen, verdeutlichen, offenlegen. Aus eigener Initiative Unterstützung holen.
• Getroffene Entscheidungen konsequent vertreten.
• Fehler/Fehlentscheidungen unverzüglich aufdecken. Keinesfalls vertuschen.  

• Projektauftrag explizit erteilen lassen
• Projektleiter und Projektgruppe offiziell nomieren
• Projektumgebung über das Vorhaben informieren
• Priorität nach Innen und Außen deutlich machen
• Ressourcenbedarf  klarstellen, -bereitstellung vereinbaren und einfordern

• Ergebnisliste führen
• Ziele immer wieder thematisieren
• Überblick verschaffen, einzelne Ziele im Kontext zum Gesamtziel darstellen

• Protokolle
• Tätigkeiten vereinbaren
• Vereinbartes Berichtswesen durchhalten
• aktuellen Sachstand eindeutig beschreiben
• Risiken und Konsequenzen offen und uneingeschränkt darstellen
• Planung regelmäßig aktualisieren
• Projektakten zentral führen, für jeden zugänglich aufbewahren

• Statusbesprechungstermine im voraus vereinbaren
• Besprechungen nicht ausfallen lassen, nur in einem geringen Rahmen verschieben
• Routine-Umfragen durchführen, präsent sein
• Rückmeldungen konsequent anfordern
• Projektberichte termingerecht liefern
• to-complete-progranosen monatlich liefern

• unklare Projektziele
• überzogene Projektziele, Perfektionismus
• Zielverschiebungen
• hoher nachträglicher Änderungsaufwand
• nicht-zweckmäßig personelle Besetzung
• schwacher PL
• Wechsel von Schlüsselpersonen
• (zu) spät erkannte Sackgassen
• fehlende Disziplin
• Prioritätsregeln
• ungenügende Methodenunterstützung, Tools
• keine Ziellinie

Ohne klar definierte Ziele ist Projektmanagement nicht sinnvoll möglich. 

Zwischen den Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität bestehen Konflikte. Daher müssen diese vorab klar definiert werden.

1. Projektidee
2. Zieldefinition
3. Machbarkeitsstuffe
4. Grobgliederung
5. Feinstrukturierung
6. Projektplanung
7. Projektüberwachung
8. Projektkontrolle