Projektmanagement

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A. G.

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About these flashcards

Diese Lernkarten bieten einen umfassenden Überblick über Projektmanagement auf Universitätsniveau. Sie behandeln zentrale Themen wie Projektorganisation, Phasenplanung, Ressourcenmanagement und die verschiedenen Rollen innerhalb eines Projektteams. Besonders hervorgehoben werden die Verantwortlichkeiten des Projektleiters, die Bedeutung von Meilensteinen und die Optimierung von Projektabläufen. Die Lernkarten sind ideal für Studierende und Berufseinsteiger, die sich auf Projektmanagement spezialisieren möchten, da sie sowohl theoretische Grundlagen als auch praktische Anwendungen vermitteln.

Flashcards

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Students

4

Language

German

Category

Marketing

Level

University

Created / Updated

09.11.2015 / 14.03.2020

Welche Arten von Projektrollen gibt es?

Projektsponsor
Lenkungsausschuss
ProjektleiterPrjektmanagement-Office (PMO)
Projektteam

Was ist ein Projektsponsor und welche Aufgaben hat er?

Auswahö d. Projektleiters, erteilung des Projektauftrags
Definiert Projektziele
Treffen strategischer Entscheidungen im Eskalationsfall
Unterstützung des PL bei Problemen u. Krisen
Vertretung der Projektinteressen nach Außen
Setzen von Prioritäten

Was ist ein Lenkungsausschuss und welche Aufgaben hat er?

Besetzung von Projektgröße abhängig
Normale Projekte: Abteilungsleiter der betroffenen Bereiche
Betreuung mehrerer Projekte gleichzeitig

Was ist einProjektleiter und welche Aufgaben hat er?

plant, steuert, kontrolliert ein Projekt
Überblick über das Gesamtprojekt
Kunden-, Team- und Umfeldorientiert
Aktive Abstimmung mit Linienvorgesetzten
Eintreten für Projekt und Teamarbeit

Was ist ein Projektmanagement-Office und welche Aufgaben hat es?

Erarbeitung von Methoden und Standarts für PM
Implementierung einer PM-Kultur
Verantwortlich für kontinuierliche Verbesserung
Berät Mitglieder des Lenkungsausschusses bei Entscheidungen
Übernahme von Projekt- und fachübergreifender Koordination

Welche Ziele und welchen Nutzen hat ein Projektstrukturplan?Überblick

Ziele:

Gliederung der Gesamtaufgabe in Plan- und kontrollierbare Teilaufgaben
Masterplan
Orientierungsraster und Ordnungssystem für Projektabwicklung
Übersichtliche Darstellung d. Projektinhalte

Nutzen

Überblick
Systematik
Lücken u. Überschneidungen erkennbar machen
Arbeitsteilung und Zuordnung von Kosten
Erleichterte Projektorganisation

Wofür benötigt man einen Ablauf-Terminplan?

Der Projektstrukturplan liefert nicht ausreichend Info zu:

Reihenfolge und Abhängigkeit bei bearbeitung von Arbeitspaketen
Keine genauen zeitlichen Details
Schnittstellen zwischen Teilaufgaben
Genaue zeitlgische Abfolge und Durchführungszeitpunkte
keine Info zum Arbeitsauffwand

Was ist eine Ablaufplanung?

Festlegung sachlogischer Anordnung der Aufgabenelemente von Projektstart bis Ende

Was ist eine Terminplanung?

Festlegung der Zeit zur Ablaufreihenfolge

Was ist ein Arbeitspaket?

Ein ablaufelement, das ein bestimmtes Geschehen repräsentiert

Was ist ein Meilenstein?

Wesentliches und eindeutig vordefiniertes Zwischen - bzw. Endergebnis im Projektlauf.

Was ist die Abhängigkeit von Vorgängen?

Vorgänge besitzen Abhängigkeit aufgrund technologischer und organisatorischer Erfordernisse
Ein Vorgang besitzt jeweils einen oder mehrere Vorgänger/Nachfolger

Was ist eine Terminplanoptimierung und welche Arten gibt es?

Fast Tracking

Parallelisierung von Aufganen
Überlappung von Aufgaben

Crashing

Vorgehensdauer durch Kapazitätsveränderungen ändern

Was ist Resourcenplanung und wie ist ihr Ablauf?

Erfolgt auf Basis der Terminplanung
Ermittelten Plan mir Ressourcen in Einklang bringen
Grundlage ist PSP mit Arbeitspaketen, Teilaufgaben und Vorgangsliste

Ablauf: 1.Bedarf feststellen - 2. Kapazitäten ermitteln - 3. Kapazitäten und Bedarf abgleichen - 4.Ressourcen optimieren

Welche Arten von Ressourcenoptimierung gibt es?

Schieben
Strecken
Stauchen
Splitten
Substituieren

Was ist Phasenplanung und wie funktioniert sie?

Teilt Projektablauf in eine sequentielle Reihenfolge, welche die Führungs- und Entscheidungsprozesse synchronisiert.

Projektimpuls - Startphase -Planungsphase - Durchführungsphase - Abschluss

Was ist eine Phase?

Abschnitt in einem Projekt
Gliederung in zeitliche und sachliche Aspekte
Orientierung und Reduktion der Komplexität
Jede Phase erfüllt Ziele und liefert Output

Was ist ein Meilenstein?

Definierte Mess- und Entscheidungspunkte, die an bestimmten Stellen Abgefragt werden
Meilensteine haben keine Dauer!

Welche Vor- und Nachteile besitzen Meilensteine?

Vorteile

bieten Orientierung, reduzieren Komplexität
phasenbezogene Planung und Kontrolle
Qualitätssicherung am Phasenübergang
Führung und Motivation

Nachteile

schränken Flexibilität durch Vorwegnahme zukünftigen Handelns ein
Stößt an Grenzen wenn Anforderungen sich währens des Projektes ändern

Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Projektauftrag mit allen Beteiligten abstimmen und klären
Rahmenbedingungen des Projektes klären
Bedeutung des Projektes bewusst werden
Überführen und weitergabe wesentlicher Informationen der Know-How-Träger aus der Vorprojektphase
Breite Unterstützung sichern
potenzielle Konflikte Frühzeitig erkennen

Vorgehen: Aktionsplan für offene Punkte - Protokoll führen - Spielregeln der Teamarbeit gemeinsam entwickeln

Welche Merkmale haben Projekte?

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Neuartigkeit/Einmaligkeit
Komplexität
Zeitliche Befristung
Konkurrenz um Ressourcen
Beteiligung mehrerer Stellen

Welche Zielgrößendes PM gibt es?

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Termin
Kosten
Leistung

Projektmanagement ist die Gesamtheit von...

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Führungsaufgben
Führungstechniken
Führungsmitteln
Führungsorganisation

Welche fachlichen und sozialen Aspekte besitzt PM?

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Fachlich

Planen
Kontrollieren
Steuern
Berichten

Sozial

Motivieren
Kommunizieren
Ausgleichend wirken
Aktiv zuhören

Was ist ein Programm?

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Gruppe von verwandten Projekten
Sequentielle und partielle Vernetzung von Aufgaben
Ressourcenaufteilung
Nutzung gleicher Prozesse und Infrastruktur
Koordination und Managen von Projekten auf höherer Ebene um höheren Nutzen zu erreichen.

Was ist Programmmanagement / Multiprojektmanagement?

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Managen aller Projekte einer Geschäftseinheit

Prioritäten festlegen
Koordination
Überwachung
schwebende und weiterlaufende Projekte unterstützen

Projektarten: F&E - Projekte

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ungenaue Zielvereinbarung
Komplexität
Neuartigkeit der Aufgabenstellung
große Unsicherheit
hohes Risiko
Dynamik
interdisziplinäre Zusammenarbeit
zeitliche Befristung
Begrenzte Ressourcen

Projektarten: Organisationsprojekte

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Ziel: Kostensenkung + Qualitätsverbesserung
Durchlaufzeitverkürzung, Schnittstellensenkung
Komplexitätsverringerung
Mitarbeiterinteressen beachten und einbeziehen
Verzahnung technischer, organisatorischer und kultureller Aspekte
Organisation durch Flexibilität durch veränderte Marktbedingungen anpassen

Projektarten: Vertriebprojekte

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Realisierung des Kundenauftrages
Laufzeit abhängig von Produktkomplexität
Ziele klar definieren durch Lasten-/Pflichtenheft
Interaktion zwischen Auftragsabwickung und Serien- sowie After-Sales-Betreuung teilweise schwierig

Projektorganisationsformen: Was ist eine Matrixorganisation?

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Mischung aus Stabs-/ und Reiner Projektorganisation
Entstehung eines Mehrliniensystems
Verantwortung und Hauptkompetenz zw. Projektleiter und Linieninstanz aufgeteilt
Projektleiter besitzt fachkompetez
Linie besitzt disziplinarische Weisungsbefugnis
Hohes Maß an Kommunikation notwendig
Hohes Konfliktpotential

Welche Vor- und Nachteile hat eine Matrixorganisation?

Vorteile

Flexibler Personaleinsatz
Optimale Kapazitätsauslastung
Projektentscheidungskompetenz und Verantwortung bei PL
Geringe Umstellkosten
PL und Projektteam fühlen sich verantwortlich
ganzheitliche interdisziplinäre Betrachtung

Nachteile

Konflikte zwischen Stab- und Projektleiter
Verunsicherung von Mitarbeitern und Führungskräften
Koordinationsaufwand durch hohen Kommunikationsaufwand
Projektarbeit wird durch Tagesgeschäft vernachlässigt

Projektorganisationsformen: Was ist eine Stabs-/ Einfluss - Projektorganisation?

PL besitzt Stabsfunktion, d.h. Koordinator ohne Weisungsbefugnis
PL besitzt Beratungsfunktion, d.h. Informationssammler u. Entscheidungsvorbereiter
Verantwortung liegt beim Vorgesetzten
Projektmitarbeiter sind Linienvorgesetzten unterstellt
Entscheidungen durch Linienvorgesetzten, Steuerungsgremium, Geschäftsführer -> Überlastung der Geschäftsführung

Welche Vor- und Nachteile hat eine Stabs-/ Einfluss- Projektorganisation?

Vorteile:

geringe organisatorische Umstellung
Mitarbeiter bleiben in der Abteilung - keine Wiedereingliederung
Gute Auslastung
Leichte Rekrutierung
Hohe Akzeptanz der Projektes durch Mitarbeiter

Nachteile:

PL nur informelle Entscheidungsmöglichkeit
Keine Verantwortung nur geringe Beeinflussung möglich
Linienaufgaben vor Projektaufgaben
lange Reaktionszeit bei Projektstörungen
Kompetenzschwierigkeiten

Wo wird die Stabs-/Einfluss - Projektorganisaton angewendet?

kleine, weniger wichtige und dringliche Projekte
Vorstufe einer Vorstudie
Projektleiter benötigt starke Persönlichkeit, Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsfähigkeit, Fachkompetenz
Anwendung bei z.B. Kundenaufträgen

Projektorganisationsformen: Was ist eine Reine-/Autonome - Projektorganisation?

Zeitlich befristete, egenständige Organisation
PL besitzt disziplinarische und fachliche Weisungsbefugnis
Projektteam arbeitet zu 100% nur am Projekt
PL besitzt Gesamtverantwortung für Projektziele

Welche Vor- und Nachteile hat die Reine-/Autonome - Projektorganisation?

Vorteile:

Konzentration des Teams nur auf ein Projekt
Hohe Identifikation und Motivation der MA
Weniger Konflikte
Schnelle Entscheidungsfindung
Entscheidungs- und Handlungsfreiräume

Nachteile

Schwierige MA-Rekrutierung
Kontinuierliche Auslastung des Teams
Wiedereingliederung der MA nach Projektende
keine Mitarbeiter mit Know-How aus Fachabteilung
Hohe Umstellkosten
Eigendynamik der Gruppe

Wo wird die Reine-/Autonome - Projektorganisation angewendet?

Wichtige terminkritische Projekte
Großprojekte ohne herkömmliche Aufgaben
Projekte mit hohem Risiko
Task-Force-Team

Was sind Stakeholder?

Personen oder Gruppen, die einen Ansprich am Projekt und dessen Ergebnissen haben und oder am Projekt beteiligt/betroffen sind

Externe und interne Stakeholder
Stakeholderinteressen als Zentraler Erfolgsfaktor

Wie ist die Stakeholderanalyse aufgebaut?

Identifikation des Projektes
Gliederung der Einflussgrößen in sozial und sachlich
Bewertung des sozialen Umfeldes (Einstellung zum Projekt, Machteinfluss, Konfliktpotential, Erwartungen/Befürchtungen, Maßnahmen)
Darstellung im Konflikt-Macht-Portfolio
Ableitung der Maßnahmen

Welchen nutzen besitzt die Stakeholderanalyde?

Handlungsmuster der Stakeholder erkennbar machen
Strategien im Umgang mit Stakeholdern festlegen
Ziele und Bedürfnisse bei Lösungsfindung berücksichtigen
Zusammensetzung der Projektgruppe daraus ableiten
Potenzielle Konflikte aufzeigen

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Flashcards

Was ist Phasenplanung und wie funktioniert sie?

Teilt Projektablauf in eine sequentielle Reihenfolge, welche die Führungs- und Entscheidungsprozesse synchronisiert.

Projektimpuls - Startphase -Planungsphase - Durchführungsphase - Abschluss

Was ist eine Phase?

Abschnitt in einem Projekt
Gliederung in zeitliche und sachliche Aspekte
Orientierung und Reduktion der Komplexität
Jede Phase erfüllt Ziele und liefert Output

Was ist ein Meilenstein?

Definierte Mess- und Entscheidungspunkte, die an bestimmten Stellen Abgefragt werden
Meilensteine haben keine Dauer!

Welche Vor- und Nachteile besitzen Meilensteine?

Vorteile

bieten Orientierung, reduzieren Komplexität
phasenbezogene Planung und Kontrolle
Qualitätssicherung am Phasenübergang
Führung und Motivation

Nachteile

schränken Flexibilität durch Vorwegnahme zukünftigen Handelns ein
Stößt an Grenzen wenn Anforderungen sich währens des Projektes ändern

Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Projektauftrag mit allen Beteiligten abstimmen und klären
Rahmenbedingungen des Projektes klären
Bedeutung des Projektes bewusst werden
Überführen und weitergabe wesentlicher Informationen der Know-How-Träger aus der Vorprojektphase
Breite Unterstützung sichern
potenzielle Konflikte Frühzeitig erkennen

Vorgehen: Aktionsplan für offene Punkte - Protokoll führen - Spielregeln der Teamarbeit gemeinsam entwickeln

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