Personalmanagement, Teil 3 - Personalassistent NbW 2013

• Beurteilungsfehler durch subjektive Wahrnehmung
   
• keine objektive Beurteilung durch den VG
  (wegen Sympathie - Antipathie)
   
• persönliche Situation (z.B. schlechte Stimmung) des Beurteilers vor/beim Gespräch
   
• VG ist generell zu nachsichtig, vorsichtig oder zu kritisch
   
• keine Einigung bzgl. Beurteilung zw. VG und AN

• Halo- bzw. Überstrahlungsefekt
  
  ein besonderes Merkmal oder spezielle Eigenschaft überstrahlt alle anderen und verhindert differenzierte Betrachtung
   
• Stereotypen / Vorurteile
  
  das Gegenüber wird unbewusst aufgrund einer einzelnen Beobachtung "schubladisiert" und Vorurteile lassen sich nicht ausschalten
   
• Kontrasteffekt
  
  Bei diesem Effekt profitiert ein MA, der in einem schwachen Teamumfeld arbeitet. Weil er sich von den "Low Performern" abhebt, wird er trotz seiner durchschnittlichen Leistungen besser bewertet (zu gut!) als dies isoliert betrachtet oder in einem starken Team wirklich ist.
   
• Sympathie / Antipathie
  
  hat im Rahmen der MA-Beurteilung nichts zu suchen. Es zählen nur Fakten, Leistung und objektive Verhalten
   
• Stimmungseffekt
  
  Je nach Stimmungslage werden gleiche Situationen anders wahrgenommen. Eine ausgeglichene Stimmungs- und Gefühlslage ist für PB-Gespräche Bedingung.
   
• Selbstbezug- bzw. Projektionseffekt
  
  Wiederfinden der eigenen Werte, Vorstellungen oder Eigenschaften im Gegenüber birgt die Gefahr, dass dies sehr wohlwollend betrachtet wird, da der Beurteiler sich im Gegenüber bestätigt sieht.
   
• Primacy-Effekt
  
  Dieser Effekt beschreibt das Phänomen, dass die erste Information/Eindruck die Meinung resp. Beurteilung stärker prägt als die folgenden.
   
• Recency-Effekt
  
  Bei diesem Effekt werden in der Beurteilung kürzlich erfolgte Ereignisse stärker bewertet werden als länger zurückliegende.

Bei dieser Personalbeurteilungsmethode wird der MA nicht nur durch den direkten VG beurteilt.

Er wird zusätzlich von weiteren Personen mit verschiedenen Funktionen und Beziehungen aus verschiedenen Hierarchiestufen beurteilt. Dies sind i.d.R. folgende Personen:

• direkte Arbeitskollegen
• Kunden/Lieferanten
• Mitarbeiter

Diese vier Dimensionen geben dann eine Beurteilung aus 360° Grad.

• einheitlicher Einsatz und Kriterien für alle
  MA-Gruppen
   
• System muss für alle Hierarchiestufen einsetzbar sein
   
• sorgfältige Schulung der Beurteiler vor dem Einsatz des Systems
   
• das System muss verständlich, klar und einfach im Einsatz sein

in der Bundesverfassung und im Gleichstellungsgesetz

• diskriminierendes Verhalten
   
• Arbeitswelt ist geprägt von typischen Frauen- und Männerberufen, die unterschidliche Lohnniveaus haben

Als Personalaufwand im engeren Sinn gelten:

• der Lohn (inkl. 13. Monatslohn)
• Bonus und andere Prämien
• Sozialversicherungen (AHV, IV, ALV, EO)
• zweite Säule (PK / BVG)
• Beiträge an die Krankenversicherung

--> Gehälter und Sozialleistungen

Personalaufwand im weiteren Sinn:

• Kosten für Personalmarketing
  (Gewinnung & Erhaltung
• Aus- und Weiterbildungskosten
• Trainee Programme
• Freistellungskosten (Abfindung & Outplacement)
• Auslandsentsendungen (Expatriats)

--> Kosten für Rekrutierung, Personalentwicklung,
-freistellung, usw.

• generelle Informationen und  Wissen über den Arbeitsmarkt
   
• persönliches Netzwerk
   
• Studien und Publikationen zum Lohnthema
   
• Informationen von Branchenverbänden
   
• Lohnvergleichsstudien von Marktforschungsunternehmen
   
• Bundesamt für Statistik
   
• Informationen von Gewerkschaften

Es muss eine Arbeitsplatzbewertung durchgeführt werden, bei welcher die Arbeitsschwierigkeit jeder Stelle und die Anforderungen an den Stelleninhaber bewertet werden.

summarisches Verfahren

Die einzelnen Anforderungen an die Stelle und benötigten Kompetenzen des Stelleninhabers werden gesamthaft betrachtet und bewertet
und mit Quervergleichen zu anderen Stellen abgestimmt.

Danach wird eine Reihenfolge nach dem Rangreihenverfahren erstellt.

--> Bewertung der Gesamtanforderungen an die Stelle
 

analytisches Verfahren

Die verschiedenen Anforderungen werden einzeln betrachtet und bewertet. Basis für die Anforderungen ist ein Kompetenzenmodell.

Aus den einzeln bewerteten Unterkriterien wird eine Summe gebildet, welche die Gesamtbewertung der Stelle ergibt.

--> Bewertung der Einzelkriterien der Gesamtanforderungen.

Die Lohnpolitik - als Teil der Personalpolitik - definiert die Rahmendbedingugen für die Lohnfindung (Gestaltung der Entlöhnung) eines Unternehmens.

D.h. es wird schriftlich festgelegt, wie die verschiedenen Lohnbestandteile "gemixt" werden, d.h. aus welchen Komponenten sich der Lohn zusammensetzt.

Ziel der Lohnpolitik  ist ein faires Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen und Erwartungen der Firma und den Mitarbeitern.

D.h, Ziel ist ist die Lohngerechtigkeit.

• Leistungsgerechtigkeit
   
• Anforderungsgerechtigkeit

• jährliche (periodische) Messung der Leistung nach folgenden Kriterien:
  
  - Quantität und Qualität der Arbeit
  - Verhalten im Team, gegenüber VG &Kunden
  - usw.
   
• grösstmögliche objektive und gerechte Beurteilung durch Einhaltung von folgenden Anforderungen an Beurteilungssystem und -prozess:
  
  - Miteinbezug der Mitarbeiter bei Beurteilung
  - klare Kriterien
  - einheitliche Kriterien
  - definierte Beurteilungsstufen

L  eistung (der MA berücksichtigt)
A  nforderung (der Stelle bzw. an MA gerecht wird / ist)
M  arktkonformität
O  rganisationsabsicht (unterstützt)*
U  nternehmensmöglichkeit (berücksichtigt)
R  echt und Ethik (-Vorstellungen entspricht)

*was will Firma mit Lohnhöhe erreichen

Anforderungsdimension            Instr. zur Ermittlung

Leistung                                     Personalbeurteilung
Anforderungen (an MA)              Funktionsbewertung
Markkonformität                         Lohnvergleiche
Organisationsabsicht                 Strategie
Unternehmensmöglichkeit         Bilanz, ER
Recht und Ethik                          Recht/Gesetze, 
                                                     ethische Grundwerte

• Unternehmen
  
  - will Kostenfaktor der Arbeit niedrig halten, dabei trotzdem mit gutem und möglichst leistungsabhängigen Lohn motivieren
  
  - innerhalb der Branche, Region und Arbeitsmarkt generell lohnkonforme Löhne zahlen
  
   
• Mitarbeiter
  
  - streben nach leistungsgerechtem Lohn, der sich an den Anforderungen orientiert
  - Lohn soll ansprechenden Lebensstandart ermöglichen
  - Lohn soll so hoch wie möglich sein, mind. dem innerbetrieblichen Niveau und dem Markt entsprechen

• Unternehmenskultur und Personalpolitik
• Perspektiven und Strategie der Firma
• Wirtschaftlicher Erfolg der Firma
  
   
• GAV / Gesetze
• Branche / Region
• Arbeitsmarkt
• Konjunktur (aktuell und Prognosen)

• Sozialanteil
  Zulagen, Sozialversicherungsbeiträge,
  Fringe Benefits, freiwillige Leistungen
   
• Leistungsanteil
  Leistung --> Personalbeurteilung
  Lohnsteuerung, Bonus, Prämie
   
• Persöhnlichkeitswert
  individuelle Fähigkeiten und Erfahrung
   
• Grundlohn
  fixer Lohnbestandteil: Entlöhnt den Wert der Arbeit (Arbeitswert) ermittelt aus der Funktionsbewertung

• individuelle Leistungskomponenten wie Bonus, Prämien, Gratifikation
   
• Fringe Benefits wie Leasing, SBB GA, Verpflegung
   
• unterschiedliche Anforderungen an Aufgabe, Verantwortung, Kompetenzen
   
• andere Märkte (Branche, Ort, Kundensegmente)
   
• Strategie der Firma (Wachstum, Auf- und Ausbaustrategie, Redimensionierung)
   
• unternehmerische Möglichkeiten und Rahmenbedingungen (Erfolg, fin. Mittel, privates vs. öff.-rechtl. Unternehmen)
   
• Alters, Berufs- und Branchenerfahrung,
   
• unterschiedliche Wochenarbeitszeiten und Ferien
   
• Ausbildung und Zusatzwissen

Definition i.e.S.:
BGM ist ein umfassendes Verständnis vom Umgang mit dem Thema  Gesundheit in der Unternehmung. - Es umfasst Prävention, den professionellen Umgang mit Absenzen und die konsequente sowie frühzeitige Reintegration in den Berufsalltag.

Definition i.w.S.:
Betriebliche Gesundheitsförderung umfasst alle Massnahmen von AG, AN und der Gesellschaft zur Verbesserung und dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

• höhere Arbeitszufriedenheit
• geringere Personalfluktuation
• tiefere Personalgewinnungskosten
• Steigerung der Produktivität und Arbeitsqualität
• besseres Unternehmensimage und Betriebsklima
• tiefere Personalnebenkosten und Betreuungsaufwand
• Rückgang der Fehlzeiten durch Krankheit und Unfalls
• Senkung der Krankheits- und Unfallkosten

1. Säule: Prävention

Befasst sich mit vorbeugenden Massnahmen. Damit soll eine Absenz verhindert werden. Die Tätigkeiten erfolgen vor einem allfälligen Krankheits- bzw. Unfallausfall.

--> Gefahren vorbeugen durch Einführung und Einhaltung von Arbeitssicherheit- & Gesundheitsrichtlinien sowie Appell an die Eigenverantwortung jedes einzelnen MA

2. Säule: Präsenzmanagement

Es geht unternehmensseitig darum, alles zu unternehmen, dass MA oft und gesund am Arbeitsplatz sind.

Vorgesetzten sollen frühzeitig Auffälligkeiten in der Leistung und Verhalten erkennen und MA darauf ansprechen. --> Frühwarnsystem

3. Säule: Case Management

Dabei geht es um die berufliche Reintegration der MA nach längerer krankheits- bzw. unfallbedingter Absenz mit Unterstützung und Betreuung durch einen Fallmanager, der sich in der Berufslandschaft und in Sozialversicherungsfragen gut auskennt.

• Schulungen z.B. im Umgang mit Stress, gesunder Ernährung
   
• Kurse und Training am Arbeitsplatz
  z.B. zum Heben/Tragen von Lasten resp. Ergonomie am Arbeitsplatz
   
• Informationen über gesunde Lebensweise
   
• Beteiligung an Fitnessabos, -aktivitäten
   
• Gesundheitszirkel
   
• langfristig ausgelegte Laufbahnplanung
   
• Infoveranstaltungen über den Umgang mit legalen und illegalen Drogen

• Sensibilisierung und Schulung der VG zum Präsenzmanagement
   
• Gespräche mit dem / durch den Vorgesetzten während und nach einer Absenz
   
• Aufbau einer fairen, offenen aber verbindlichen Gesprächskultur --> systematische Rückkehrgespräche nach jeder Absenz
   
•  Aufbau und Einsatz EDV-gestützter Systeme und Analysetools in Form eines "Präsenzspiegels", der Absenzen übersichtlich darstellt
   
• Durchführen von "Kümmerngespräche" beim Erkennen von bestimmten Absenzenmustern

• Fragen bezüglich (Teil- oder Voll-)Renten rund um IV / SUVA und BVG
   
• Berufsberatung
   
• Qualifizierungs- und Umschulungsmassnahmen bei Unmöglichkeit der Wiederaufnahme der früheren Tätigkeit

Dies ist eine Erkrankung die sich über einen längeren Zeitraum schleichend entwickelt.

Dies ist ein Zustand emotionaler Erschöpfung, innerer Leere und reduzierter Leistungsfähigkeit.

Man hat sich seelisch und körperlich völlig verausgabt und der besagte "Tank" ist leer.

psychische Symptome:

• Erschöpfung
• Niedergeschlagenheit
• Angst
• Aggressivität

somatische Symptome:

• Müdigkeit
• Schlafstörung
• Kopfschmerzen
• Anspannung

kognitive Symptome:

• Konzentrationsstörungen
• Entscheidungsunfähigkeit
• Unlust
• Resignation

Verhaltenssymptome:

• zögerlich statt anpackend
• Rückzug aus dem sozialen Leben
• aufbrausend
• hoher Alkohol- oder/und Suchtmitel-Konsum

• sehr leistungsorientierte Menschen mit Übereifer und übertriebenem Enthusiasmus
   
• hohe Erwartungen an sich selbst
   
• Vernachlässigung des privaten Umfeldes zur Erreichung der selbstgesteckten hohen Ziele
   
• Freizeit und Ausgleich zur Arbeit treten immer häufiger in den Hintergrund
   
• Über- oder Unterforderung
   
• ausbleibendes Lob für Leistungen
   
• wenig empfundene Wertschätzung

• regelmässige Standortbestimmung zu folgenden Punkten:
  
  - sind Ansprüche und Realität im Gleichgewicht?
  - ist man seinen Aufgaben noch gewachsen?
  - hat man sich realistische Ziele gesteckt?
  - kann man die Erwartungen erfüllen?
   
• Achten auf die gesendeten Signale des Körpers und der Seele
   
• gezielte Förderung und Erhaltung der eigenen Ressourcen wie z.B.:
  
  - gesunder Lebensstil (Schlaf, Nahrung, Erholung)
  - Bewegung/Sport
  - Hobbies
  - Familie/Freunde

Dies bedeutet sich im Job zu langweilen und nichts tun und ergibt sich aus den 3 Elementen Unterforderung, Langeweile und Desinteresse.

Ergebnis des Arbeitszeit-Absitzen und das Warten auf den Feierabend ist eine grosse Unzufriedenheit

• falsche Berufswahl
  --> kein Interesse am gelernten Beruf,
  von Anfang an das Falsche tun 
   
• man hat den falschen Job oder Unternehmen gewählt oder beides
  --> unterfordert, keine Identifikation
   

durch die Kombination der folgenden 3 Elemente kann Borout vorgebeugt werden:

• Sinn
  die Arbeit soll sinnvoll sein und der Spassfaktor gehört dazu
   
• Zeit
  Zeit soll mit herausfordernden Tätigkeiten ausgefüllt sein. Jedoch eine ausgewogene Balance zw. Arbeits- und Freizeit ermöglichen
   
• Geld
  Faire Entlöhnung ist wichtig. Bei Lohnmaximierung läuft man jedoch Gefahr, die beiden anderen Faktoren zu vernachlässigen

Der Begriff bedeutet aus dem engl. übersetzt ein Anpöbeln oder Schikanieren einer Person.

Dabei soll eine Person an ihrem Arbeitsplatz isoliert, ausgegrenzt oder sogar vom Arbeitsplatz "entfernt" werden.

• Person wird belästigt, beleidigt, ausgegrenzt oder mit unwürdigen Aufgaben beauftragt, d.h. schikaniert.
   
• wenn sich die betroffene Person in einer unterlegenen Position - d.h. Täter-Opfer-Beziehung - befindet
   
• systematisch, häufig und wiederholt auftretende Handlungen (1x pro Woche) über einen längeren Zeitraum (mind. 6 Monate)

• Feedback, Lob und konstruktive Kritik im Berufsalltag
  --> einfach - schnell - unmittelbar
   
• Beurteilung der Probezeit
   
• Arbeitszeugnisse
   
• Mitarbeitergespräch als systematische Standorbestimmung

• Personalentwicklung
  --> Planung von Schulungsmassnahmen
  --> individuelle Beratung & Förderung des MA
  --> Beförderungs- & Nachfolgeplanung
   
• Personalentlöhnung
  --> Leistungsbezogene Lohnfindung
   
• Personalplanung
  --> der richtige MA am richtigen Arbeitsplatz
   
• Personaltrennung

• eine objektive, transparente und nachvollziehbare Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters
  --> Standortbestimmung für MA
   
• Möglichkeit Weiterbildungs- & Entwicklungsmassnahmen gemeinsam zu definieren, die Umsetzung zu initiieren, den Erfolg der Massnahmen zu messen und zu besprechen
  --> gesamtheitliche Beförderungs- & Nachfolgeplanung
   
• dem MA beraten und helfen, die von ihm erwarteten Leistungen (in fachlicher & menschlicher Hinsicht) optimal zu erfüllen
   
• Grundlage schaffen für leistungsbezogene, einheitliche und  faire Lohnfindung 
  (einheitlich definierte Kriterien der Lohnsteuerung und so objektiv wie mögliche Messung)
   
• Motivation und Wertschätzung für MA
   
• Infoquelle für weitere Personalprozesse
   
• gute Grundlage bilden für das Arbeitszeugnis

Heisst direkt übersetzt: Führen durch Zielvereinbarung.

Dies ist eine Führungstechnik, bei welcher der VG und der MA gemeinsam Ziele vereinbaren.

"Wie" die Ziele erreicht werden, liegt im Verantwortungs- und Kompetenzenbereich des MA.