Personaladministration, Teil 1 - Personalassistent NbW 2013

• kennt die vom neuen MA auszuführenden Arbeiten genau
   
• hierarchisch etwa gleichgeordnet ist
   
• von allen Seiten als Fachmann anerkannt werden
   
• über hohe soziale Kompetenz und Sensibilität verfügen
   
• ein beliebter und geachteter Kollege sein
   
• verhält sich gegenüber dem Betrieb in jeder Situation loyal

• Empfang durch die Personalabteilung
   
• Eintrittsgespräch mit dem Vorgesetzten
   
• Kennenlernen neuer Mitarbeiter
   
• Erklärung der Betriebsorganisation und der Infrastruktur
   
• Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen des Betriebs
   
• Übergabe von Arbeitsmittel (Laptop, Handy, Dienstwagen, usw.) und Schlüsseln, Stempelkarte, Organigramm, Telefonverzeichnis, Reglementen etc.
   
• Sorgfältige Erklärung der ersten Aufgaben

• am Empfang nicht warten lassen
   
• durch HR-MA oder Vorgesetzter empfangen
   
• Vorstellungsrunde
   
• Eintrittsgespräch mit VG und Götti vorstellen
   
• Vorgesetzter erklärt Einführungsplan
   
• Zeit nehmen für gemeinsames Mittagessen
  mit VG & Team
   
• erste Einweisung am Arbeitsplatz durch Götti/Vorgesetzter
   
• Erstes Gespräch mit VG nach dem ersten Arbeitstag (Feedback einholen vom MA)

Aufgaben:

• Ansprechpartner ("Götti") bestimmen und instruieren
   
• Betroffene informieren und Termine vereinbaren
   
• ev. Anmeldung zu einer Einführungsverastaltung

Instrumente:

• Checkliste "Einführungsprogramm"
  (berufsgruppenspezifisch und/oder individuell)
   
• Standard-Einführungsprogramm mit Basisinformationen und Eckpfeilern

• Besichtigungen, Kennenlernen des Umfeldes & Kollegen
   
• Gespräche und Informationen
   
• Schulungen (intern/extern)
   
• Praktische Einsätze

Ziele:

• Der MA fühlt sich innert kurzer Zeit integriert und kennt seinen Aufgabenbereich sowie das Umfeld  
   
• Der MA kann in seinem Bereich im Rahmen seiner Kompetenzen zweckmässig und vollständig selbständig handeln sowie entscheiden
   
• der Firma längere Zeit erhalten bleiben

Vorteil:

Leistungsfähiger und -williger, Loyal, gutes Image der Firma, motiviert,

• Checkliste "Eintritt eines neuen Mitarbeiters"
   
• Eintrittsliste
   
• Formular "Aufträge bei Eintritt"
   
• Schwarzes Brett (für Info der Belegschaft)
   
• Musterbrief "Herzlich Willkommen"

• Information an die betroffene Stellen (Linie, Mitarbeiter)
   
• Aufträge an internen Stellen (z.B. Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder, Visitenkarten,)
   
• Kontakt mit Bewerber halten, Unterlagen (z.B. Hauszeitung, Informationen, Geburtstagkarte) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag (Willkommensschreiben)
   
• Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz und
  -mittel, Uniformen, etc.)

Ausstellung des Arbeitsvertrages

liegt beim direkten Vorgesetzen; HR-Admin unterstützt dabei

• Vorbereitungsphase
• Eintrittstag
• Einführungstag/-seminar
• Einarbeitungszeit/Probezeit
• Ablauf der Probezeit

• 1. Arbeitstag für MA ein Schlüsselerlebnis
• Alles ist neu und unbekannt
• als erstes eine Orientierungsphase
• Situation ist mit Spannung geladen
• Reaktion der neuen MA auf alle Eindrücke
• 1. Urteilsbildung über neue Kollegen und VG
• rasche Entscheidung über Zufriedenheit und sich Wohl fühlen

• Dienstleistungen für andere Stellen erbringen (intern/extern)
   
• Durch Qualität ihrer Arbeit und fachliche Kompetenzen der handelnden Personen überzeugen
   
• wichtige Vertrauensstelle sein und Diskretion bewahren
   
• Drehscheibenfunktion ausüben im Informationsaustausch zw. internen/externen Stellen

• Musterbriefe
   
• Formulare
   
• Checklisten

Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind

• Ein-/ Austritte
• Lohnverarbeitung
• Zeugnisse
• Personalrabatte
• Betriebsanlässe
• Personalzeitung
• Arbeitszeitsysteme
• Sozialversicherungen
• Statistiken
• Jubiläen

Verwaltungsaufgaben für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen

• Aufbereitung von Managementkennzahlen wie: Absentismus (Krankheit, Unfallquoten, Ausbildungstage), Salärvergleiche

• Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
   
• Durchführung und Auswertung von MA-Befragungen

• Daten für die Informationsverarbeitungsprozesse  verwalten, aufbereiten und aktualisiert zur Verfügung zu stellen

• Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten

• In Zusammenarbeit mit den Führungskräften sinnvolle
  Verfahren, Systeme und Instrumente entwickeln 
  und diese einführen und betreuen

• Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
  aufbereiten

Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.

Devise:
vereinfachen - vereinheitlichen - vermeiden von mehrfachen Erfassen derselben Daten

Das Personalwesen bewegt sich im Spannungsfeld der Interessen-Bereiche zwischen Mitarbeitenden und Unternehmung sowie zwischen individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmenden und den Leistungszielen der Arbeitgeber.

Personalarbeit ist eine Dienstleistungsfunktion

Die Summe der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen, die sich auf den Mitarbeiter - von seiner Einstellung bis zu seiner Entlassung bzw. Pensionierung - beziehen.

Bereich der Betriebswirtschaft, der sich um den planmässigen Umgang mit dem Produktionsfaktor Arbeit bemüht.

Synonyme:
Personalwesen, Personalwirtschaft, Human Resources Management

Vor Ablauf der Probezeit führt der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter ein "Probezeitgespräch" und füllt den Probezeitbericht aus.

Die definitive Anstellung wird dem Mitarbeiter schriftlich mitgeteilt.
Zum Bsp. mit einem separaten Schreiben oder einer Kopie des Probezeitberichtes, wo schriftlich festgehalten ist, dass der Mitarbeiter def. angestellt ist.

Ein einheitliches Arbeitsverhältnis liegt dann vor, wenn während der Kündigungsfrist des noch laufenden Arbeitsverhältnisses ein neuer Anstellungsvertrag geschlossen wird, welcher unmittelbar an den ersten anschliesst.

--> Die Vereinbarung einer neuen Probezeit im zweiten Vertrag ist unzulässig!

Ja, Die Kündigung muss am letzten Tag der Probezeit beim Empfänger eintreffen.

Der Anstellungsvertrag kann während der Probezeit von beiden Seiten  jederzeit auf 7 Tage gekündigt werden.

Es ist möglich, die Kündigung auf jeweils das Ende einer Arbeitswoche zu vereinbaren

Wenn der Arbeitnehmer während eines Teils der Probezeit wegen Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär oder Zivildienst an der Arbeitsleistung verhindert ist.

Die Probezeit darf um die effektive Dauer der Abwesenheit verlängert werden.
 

Begründung:
Weil man unter der Höchstdauer von 3 Monaten nicht die tatsächliche Dauer des Arbeitsverhältnisses versteht, sondern die effektive Arbeitsdauer, in welcher der Arbeitnehmer im Betrieb tätig war.

Die Verlängerung gilt deshalb auch, wenn eine Vertragspartei nicht einverstanden ist.

Entweder bei der Erstellung des Arbeitsvertrages

oder

bei Verhinderung des Arbeitnehmers wegen Krankheit, Unfall oder bei Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär/Zivildienst um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit resp. der fehlenden Tage (effektive Dauer der Abwesenheit).

Ja, Probezeit kann gem. OR durch schriftliche Abrede auf maximal 3 Monate verlängert resp. ausgedehnt werdern.

Ja,

bei einem unbefristeten Anstellungsverhältnis ist es möglich, die Probezeit weg zu bedingen oder auf max. 3 Monate zu erhöhen.

bei einem befristeten Anstellungsverhältnis eine Probezeit von max. 3 Monaten zu vereinbaren

Wenn schriftlich nichts anderes vereinbart:

Bei einem unbefristeten Anstellungsverhältnis einen Monat.

Bei einem befristeten Anstellungsverhältnis keine Probezeit.

(gemäss OR 335b)

Gelgenheit zu prüfen, ob eine Zusammenarbeit gut, richtig und möglich ist.

Möglichkeit sich ein Bild über die Leistungen und Verhalten des neuen MA zu machen (Zwischenbilanz/Standortbestimmung).