Personaladministration NBW
Vorbereitung Personaladministration NBW
Vorbereitung Personaladministration NBW
Was sind die Vorteile eines Personalinformationssystems (PIS)?
Vernetztheit
Automatismus (Zeitersparnis; mehr Kapas für andere Dinge)
Kontrolle, wer welche Daten sieht
Dezentralität
Was sind Bestandteile eines Personalinformationssystems?
Personalabrechnung
- Berechnung der Löhne und Gehälter
- Führung der Lohn- und Gehaltskosten
- Lohnsteuerabrechnung
- Sozialversicherung
- Pfändung und Darlehen
- Telefonabrechnung
Zeitermittlung
- Anwesenheitskontrolle
- Fehlzeitenverwaltung und -auswertung
- Ferienabrechnung
- Schichtpläne
- Krankheitsfälle
Stammdatenverwaltung
- Personaldatenerfassung
- Arbeitsvertragsdaten
- Ausbildungsdaten
- Tätigkeiten
- Beurteilungsdaten
- Mutation von Personalien
- Bewerberverwaltung
Administration
- Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen
- Terminüberwachung
- Bescheinigungen
Personalberichterstattung
- Tabellenauswertung
- Erstellung interner Personalstatistiken
- Statistiken für externe Adressaten
- Kennzahlenermittlung und graphische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken
- Meldung an interne und externe Adressaten
Personalplanung
- Personalbedarfsplanung (Stellenplan)
- Personaleinsatzplanung
- Personalentwicklungsplanung
- Personalbeschaffungs- /-freisetzungsplanung
- Personalkostenplanung
- Gehaltshochrechnung
Wie würdest du Personaldossier aufteilen?
Entstehung AV: Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen VG, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil); Vertragsunterlagen (AV, Vereinbarungen zu Bonus etc, Arbeitsbewilligungen)
Verlauf AV: Mitarbeitergespräche (Probezeitbericht, Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen); Laufbahn (Entwicklung, Weiterbildung, Beförderungen); Finanzielles (Lohnentwicklung, Darlehen); Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen); Absenzen (Fehlzeiten, Gleit-, Mehrzeiten)
Beendigung AV: Austrittsunterlagen (Notizen Austrittsgespräch, Zeugnis)
--> ca 6 Register machen Sinn
--> Möglichkeit drin haben, dass man visieren kann; "dann und dann Dossier gecheckt. Das was raus muss, ist raus"
Was sind Überstunden?
- Zeit, welche über die vertragliche Arbeitszeit hinausgeht und von der Höchstarbeitszeit begrenzt wird
- kann durch Freizeit ausgeglichen werden (1:1 Kompensation)
- wenn nicht durch Freizeit ausgeglichen, werden Überstunden mit Zuschlag von 25% zum Normallohn entlohnt
- Kann beides wegbedungen werden, muss schriftlich festgelegt sein
Wann sind Grenzgänger zugelassen?
in einem Nachbarstaat ein dauerhaftes Aufenthaltsrecht besitzen und in einer benachbarten Grenzzone seit mind. 6 Monaten ihren Wohnort haben
in der Schweiz lediglich innerhalb der Grenzzone arbeiten
Was ist das Ziel der Personaladministration?
Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.
Dabei lautet die Devise: verinfachen, vereinheitlichen und vermeiden von mehrfachem Erfassen derselben Daten.
Was wird im Arbeitszeitregelement geregelt bzw. was kann darin enthalten sein?
- Grundsätzliches, Ziel/Zweck
- Geltungsbereich (z.B. alle Mitarbeiter ohne Kader)
- Arbeitszeit
- Pausen
- Überzeit
- Absenzen
- Ferien / Zusatzferien
- Sonderregelung für spez. Mitarbeitergruppen (z.B. Lehrlinge)
- Zeiterfassung
- Übertragung von Mehr- bzw. Minderarbeitszeit
- Abrechnungsstelle / Kontrolle
- Gültigkeit / Inkraftreten
Welche (Kurzaufenthalts-)Bewilligungsarten gibt es für Drittstaaten?
Kurzaufenthalt:
L-Kurzaufenhalt (bis max. 1 Jahr)
Stagiares
Au-pairs
Praktikanten, die in der Schweiz studieren
Aufenthalt:
B / C / G
Ci - Aufenthaltsbewilligung mit Erwerbstätigkeit
N - Asylsuchende (darf in den ersten 3-6 Monaten nicht arbeiten, ausser gemeinnützige Arbeit; hat Anwesenheitsrecht)
F - vorläufig aufgenommene
S - Schutzbedürftige (z.B. Syrier)
Was sind Vor- und Nachteile von Jahresarbeitszeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: Mehrkapazitäten ohne Überzeitzuschläge; Reduktion von reinen Präsenzzeiten
AN: Fleixiblere Anpassung an pers. Bedüfnisse; Mehr Kompensationen möglich
Nachteile:
AG: Aufwendig in Planung und Kontrolle
AN: Arbeitgeber erwartet unter Umständen grössere Flexibilität
Was ist bei Austritt bzgl. Unfallversicherung zu bedenken?
- Deckung läuft bis 30 Tage nach Austritt
- NBU kann für 6 Monate darüber hinaus verlängert werden, wenn längerer unbezahlter Urlaub oder Erwerbsaufgabe geplant (direkt bei SUVA; 45.- pro Monat; Abredeversicherung)
In welche Bereiche lässt sich die gesamte Personalentwicklung einteilen?
Bildung:
- Berufliche Grundbildung
- Weiterbildung
- Umschulung
Förderung:
- Job Enlargement
- Job Enrichment
- Job Rotation
- Laufbahnförderung
- Coaching, Mentoring
Organisationsentwicklung:
- Selbst entwickelte organisatorische Lösungen durch betroffene Mitarbeiter
Pausen
- 15 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden
- 30 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden
- 60 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
- sollte ca. in Mitte der Arbeitszeit liegen
Welche Arten von Zeichnungsberechtigungen gibt es?
- Vollmacht: wird im HR nicht eingetragen
- Handlungsvollmacht: beschränkt unterschriftsberechtigt (z.B. für Einkauf von Waren, Entgegennahmen von Zahlungen; keine Rechtsgeschäfte); zeichnen mit Zusatz i.V. (in Vollmacht); wird nicht im HR eingetragen
- Per Prokura (ppa): erweitert unterschriftsberechtigt (Grundstücke veräussern oder belasten nur, wenn ihnen diese Befugnis ausdrücklich erteilt wird); kann auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt werden; zeichnen meist zu zweien; Zusatz ppa (per Prokura; muss nicht geschrieben werden); Eintrag in HR zwingend; gültig sobald intern kommuniziert, auch wenn im HR noch nicht veröffentlicht
- Generalvollmacht: berechtigt zur Tätigung aller Geschäfte mit Ausnahme des Verkaufs der Unternehmung; zu zweien; Eintrag ins HR zwingend
Wie stellt man sicher, dass Mitarbeiter beim Austrittsgespräch ehrlich sind?
- Zeugnis vorher abgeben
- wenn nicht möglich, Mitarbeiter gut abholen. Erklären, dass in Bearbeitung; gesagtes keinen Einfluss auf Zeugnis hat etc.
- Vertrauen!
Welche Tätigkeiten hat die Personaladministration bei einem strukturierten Einführungsprogramm?
- Ansprechpartner ("Götti") bestimmen und instruieren
- Betroffene informieren, Termine vereinbaren
- Allenfalls Anmeldung zur Einführungs-Informationsveranstaltung
Welche Voraussetzungen muss ein Lehrbetrieb erfüllen, um Lernende ausbilden zu dürfen?
- Einrichtung; muss gewährleisten, dass Ausbildungsziele gemäss Reglement erreicht werden können
- Höchstzahl von Lernenden: ist - ja nach Beruf - abhängig von den im Betrieb ständig beschäftigten Fachleuten
Welche Ziele werden mit einer seriösen Einführung verfolgt und welche Massnahmen werden dafür benötigt?
Ziele:
- Die Mitarbeiter fühlen sich integriert, kennen ihre Aufgabenbereiche und ihr Umfeld
- Die Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Kompetenzen selbständig handeln und entscheiden
Massnahmen:
- Besichtigungen, Kennenlernen
- Gespräche und Informationen
- Schulungen
- Praktische Einsätze
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei der Laufbahnplanung zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Standardisierte Laufbahnpläne erstellen
- Individuelle Zielsetzungen festhalten
--> Instrumente: Standard-Pläne, Formular "Zielvereinbarung"
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei den Massnahmen zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Schulungen organisieren
- Abteilungsübergreifende Einsätze planen
- Verpflichtungen erstellen
--> Instrumente: Checkliste "individueller Schulungsbedarf", Einsatzpläne, Musterbrief "Beteiligung an Bildungskosten"
Was sind die wöchtentlichen Höchtsarbeitszeiten?
- 45 Stunden für Arbeitnehmende industrieller Betriebe, Büropersonal und für technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben
- 50 Stunden für Arbeitnehmer in nicht industriellen Betrieben
- über 50 Stunden für gewisse Gruppen von Betrieben und Arbeitnehmer (z.B. Krankenanstalten, Heime, Arztpraxen, Apotheken, Gastrobetriebe etc.)
Was sind die Aufgaben der Personaladministration nach Ende der Probezeit eines Mitarbeiters?
- Evtl. Teilnahme Probezeitgespräche
- Definitive Aufnahme, Beendigung Probezeit, evtl. entsprechende Bestätigung an die Mitarbeiter
In welche Schritte kann die Erarbeitung eines Weiterbildungskonzepts dargestellt werden?
1. Zielsetzung
2. Bedarfsermittlung
3. Planung
4. Durchführung
5. Controlling
Wie ist der externe Prozessablauf bei einer Beförderung?
Welche Zeugnisarten gibt es?
- Einfache Zeugnis (Arbeitsbestätigung)
- Qualifizierte Zeugnis (Vollzeugnis)
- Zwischenzeugnis
- Lehrzeugnis
Was ist der Vorteil an Checklisten?
- Stv geregelt
- Kontrolle / wer hat was gemacht
- Prozess
- Zeitersparnis
Was für Angebote im Rahmen des Work-Life-Balances gibt es?
(Beispielfrage: nennen Sie zwei Angebote und wieso dies für den Arbeitgeber interessant sind)
- Lebensarbeitszeit (gleitende Ein- und Austrittsphase während gesamter Erwerbszeit; flexible Pensionierung; gleitende Pensionierung)
- Zeitautonome Arbeitsgruppen
- Sabbaticals (Langzeiturlaube; beinhalten Komponenten des bezahlten/unbezahlen Sonderurlaubs; z.B. für Weiterbildung, Austauschprogramme, Unterbrechung der Lebensarbeitszeit, Zeit zur freien Verfügung)
- Kinderkrippen (finanzielle Unterstützung oder eigene Kinderkrippen)
- Tageseltern (finanzielle Unterstützung)
- Freizeitcamps (für Schulkinder während Ferienzeit)
- Bezahlter Urlaub für Eltern
- Betreuung Familienangehörige (bis zu einer Woche Urlaub bei plötzlich schwerer Erkrankung oder Unfall des Ehepartners, Lebenspartners, Elternteil, Kind)
- Unbezahlter Urlaub bei Mutterschaft / Vaterschaft
- Familientage
- Aus- und Weiterbildung
- Dienstleistungen und Angebote (z.B. interne Shops, Mitarbeiterangebote, Kleiderreinigung, Fitness)
- Soziales Engagement (einmal im Jahr wird Mitarbeitern Möglichkeit für Sozialeinsatz geboten)
Was ist bei einer Arbeitsbestätigung zu beachten?
- Nur auf Verlangen des Arbeitnehmers auszustellen
- Angeben über Person, Funktion, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses,Tätigkeitesbereich
- Pensum muss angegeben werden
- wenn Mitarbeiter z.B. innerhalb der Probezeit wieder geht, muss trotzdem Vollzeugnis ausgestellt werden; Arbeitsbestätigung reicht nicht, ausser Mitarbeiter verlangt es explizit
Kann Urlaub mit einer Freistellung verrechnet werden?
Höchtens 1/3 der restlichen Ferien; Rest muss ausbezahlt werden
Was ist bezüglich Referenzauskünfte zu beachten?
- Gemäss Datenschutzgesetz darf Arbeitgeber nur Daten über Arbeitnehmer bearbeiten, welche Eignung für Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind
- Auskünfte dürfen nur erteilt werden, wenn Mitarbeiter Auskunftserteilung zugestimmt hat (implizit oder explizit) und bisherigen Arbeitgeber dazu autorisiert hat
- Umfang der Referenz hat sich an Zeugnis zu halten
- Wenn Anfragende durch Gesetz ermächtigt (z.B. bei Straftaten), sind Referenzauskünfte immer zulässig
- werden in CV nicht mehr erwähnt; man schreibt "auf Anfrage"
- Referenzen einholen, Person googlen etc erst zulässig, wenn Absicht zur Anstellung vorhanden
- Alternative: Probearbeiten lassen
- bei Austritt am besten von Mitarbeiter unterschreiben lassen, dass man Referenzen geben darf
- Rückruf an Referenzeinholer auf Festnetz, nicht mobile
Was ist bei einem qualifizierten Zeugnis zu beachten?
- ausser Angaben über Art und Dauer auch Beurteilung von Leistung und Verhalten
Welche Gesetze und Verordnungen sind im dualen System der Schweiz verankert?
Ausländergesetz
- regelt Ein- und Ausreise, den Aufenthalt und den Familiennachzug von Ausländern, Förderung ihrer Integration
Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE) --> Bürger von Drittstaaten
Verordnung über Einführung des freien Personenverkehrs (VEP) --> Bürger von EU/EFTA Staaten
Asylgesetz
Was sind die Tätigkeiten der Personaladministration bei der zeitlichen Planung eines Weiterbildungsanlasses?
- Termine reservieren
- Tagesprogramme erstellen
Instrumente: Terminplaner, Formular "Programm für Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen"
Was sind Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind?
- Ein-/Austritte
- Lohnverarbeitung
- Zeugnisse
- Personalrabatte (Fringe Benefits)
- Betriebsanlässe
- Personalzeitung
- Arbeitszeitsysteme
- Sozialversicherung
- Statistiken
- Jubiläen
Was sind Tätigkeiten der Personaladministration zur Vorbereitung des Eintritts eines Mitarbeiters?
- Information an betroffene Stellen (Vorgesetzte, Mitarbeiter etc.)
- Aufträge an interne Stellen (Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder etc.)
- Kontakt mit Bewerber halten, Unterlagen (Geburtstagskarte, Hauszeitung, Informationen) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag
- Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz, Uniformen etc.)
--> Instrumente: Checkliste Eintritt, Eintrittsliste, Formular "Aufträge bei Eintritt", Schwarzes Brett, Musterbrief "herzlich willkommen"
Wie ist die Verjährungsfrist für ein Zeugnis?
- Anspruch auf Ausstellung verjährt nach 10 Jahren, gerechnet ab Austrittsdatum
- für Änderungen 5 Jahre
Wie ist das Austrittgespräch nach Hilb strukturiert und wie könnte man es optimieren?
- Mitarbeiter erhalten 22 nummerierte Karten mit bestimmten Faktoren, zu denen sie Stellung nehmen müssen (10-12 wären besser)
- Themen z.B. gesicherter Arbeitsplatz, gute Aufstiegschancen, guter Verdienst, befriedigende Arbeitszeitregelung, gute Verpflegungsmöglichkeiten in der Firma etc. (am besten Themen auf eigene Firma anpassen)
- Stellungnahme erfolgt in drei Kategorien: Erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt (besser 4 Kategorien, sonst wird tendenziell immer Mitte genommen)
- am besten rausgehen und Mitarbeiter alleine zuordnen lassen
- Vorteil: Objektivität
Was sind Vor- und Nachteile von Telearbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: tiefere Arbeitsplatzkosten; Produktivitätssteigerung
AN: Zeitautonomie; kombinierbar mit familiären Aufgaben
Nachteile:
AG: aufwendige Einarbeitung; höhere Kosten für Technik (Vernetzung)
AN: Geringe soziale Kontakte; geringere Entwicklungsmöglichkeiten
Was ist beim Lehrvertrag zu beachten (im Unterschied zum EAV)?
Formularvertrag
muss schriftlich sein
3x: für Amt, Lehrling und Betrieb
befristet
Ferienregelung
Lohn der gesamten Lehrzeit (darf nur nach oben korrigiert werden)
Berufsbildner muss drin stehen
--> ist nicht kündbar; nur Auflösung möglich; muss beim Amt beantragt werden
--> Eltern und Amt keine Vertragspartner (auch wenn Eltern mit unterschreiben)
Feiertage und religöse Feiern
- Bundesfeiertag ist den Sonntagen gleichgestellt
- Kantone können 8 weitere Feiertage im Jahr den Sonntagen gleichstellen
- bei religiösen Feiern der Mitarbeiter gilt Religionsfreiheit; muss Arbeitgeber aber nicht bezahlen
Was ist das Handelsregister?
- amtlich geführtes, öffentliches Register über Tatsachen und Verhältnisse, die für die Geschäftswelt von Bedeutung sind.
- Auskunft über Firma, Geschäftsinhaber und das Domizil
- für AG und GmbH wird Höhe des Gesellschaftskapitals und für die beschränkt haftenden Gesellschafter wird der Haftungsbetrag eingetragen
- jeder Kanton für ein Handelsregister
- öffentlich
- Eintragungen werden wie folgt veröffentlicht: im Schweizerischen Handelsamtblatt, im Amtsblatt und im Zefix
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Cartes-fiches
Was ist die Aufgabe der Personaladministration bei der Bedarfsermittlung für ein Weiterbildungskonzept?
- Anforderungen eruieren
- Qualifikation, Potenzial und Interessen der Mitarbeiter erfassen
- Fortbildungsbedarf ableiten
Was ist die Aufgabe der Personaladministration bei der Planung für ein Weiterbildungskonzept?
- Adressatenanalysen durchführen
- Einzelne Proframmablaufphasen organisieren
- Hilfsmittel bestimmen
Wieso braucht der Mitarbeiter Personalinformationen?
Damit der Mitarbeiter seine Ziele in einem grösseren Rahmen erreichen kann, braucht er Informationen, die über seinen Bereich hinausgehen
Unterschied zwischen "nice to have" und "need to have"
Was ist ein Aufhebungsvertrag?
Wenn sich AG und AN über Beendigung des Arbeitsverhältnisses einig sind, unterzeichnen sie einen Aufhebungsvertrag, mit dem Arbeitsvertrag im gegenseitigen Einvernehmen aufgehoben wird.
Wichtig: AN kündigt per Ende August und möchte zum 1.9. eine neue Stelle antreten, Kündigungsfrist geht aber einen Monat länger und er könnte eigentlich erst zum 1.10. starten. Wenn AG mit 1.9. trotzdem einverstanden, NICHT einfach Kündigungsfrist kürzen (Vertragsbruch), sondern Aufhebungsvertrag unterschreiben
Was sind die Vorteile der elektronischen Personalakte?
- schnelle Zugriffsmöglichkeit
- Kostenvorteile bei der Lagerung der Personaldaten
Was umfasst das Personaldossier?
sämtliche Aufzeichnungen, die den Mitarbeiter und das Arbeitsverhältnis betreffen
Definition Arbeitszeiten
- Als Arbeitszeit gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers hält
- Präsenzzeit, während der ein Arbeitnehmer auf Zuteilung von Arbeit wartet, giltet als Arbeitszeit
- Weg zu und von der Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit
Was sind die Bestandteile eines qualifizierten Zeugnisses?
- Angaben zur Firma (Genaue Firmenbezeichnung mit Adresse)
- Titel des Dokumentes
- Angaben zur Persone (Name, Geburtstdatum, Geburst- oder Heimatort, Nationalität bei Ausländern)
- Anstellungsdauer, Art der Tätigkeit (Funktion, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung), Werdegang
- Leistungsbeurteilung (Fach- und Methodenkompetenz
- Verhaltensbeurteilung (Sozialkompetenz)
- Führungsbeurteilung (Führungskompetenz)
- Ort / Datum
- Austrittsgrund
- Schlusssatz / Grussformel
Was ist beim Eintrittstag zu beachten?
- Mitarbeiter nicht warten lassen
- am besten "Götti" einsetzen, der sich in der Einarbeitungszeit besonders um Mitarbeiter kümmert
- gemeinsames Mittagessen
- Am Abend erstes Gespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten
- Einführungsprogramm verwenden
Was sind die Aufgaben der Personaladministration am 1. Arbeitstag eines Mitarbeiters?
- Empfang
- Evtl. Übergabe eines Willkommensgeschenks
- Administrative Einführung, Information (z.B. Gemeinschaftsräume, Reglemente, Einrichtungen für Mitarbeiter)
- Übergabe Einführungsprogramm
- Übergabe an Ansprechpartner
Was sind die Aufgaben der Personaladministration in der 1. Woche eines Mitarbeiters?
- Kontrolle, ob der Ansprechpartner und/oder Linienvorgesetzte ein Feedback-Gespräch geführt hat
Was ist eine Änderungskündigung?
Arbeitsvertrag wird aufgelöst und gleichzeitig wird ein neuer, geänderter Vertrag angeboten. Lediglich wenn der neue Vertrag nicht akzeptiert wird, tritt Kündigung in Kraft
-> nur bei Änderung zu ungunsten des Arbeitnehmers relevant (z.B. Arbeitszeit 3h mehr pro Woche)
-> Kündigungsfrist muss eingehalten werden
-> meist 48h Zeit; wenn nicht unterschrieben zurück, geht man von Kündigung aus und Frist beginnt
Wie sollte ein Personalhandbuch aufgebaut sein?
- in Kapitel unterteilt
- am besten gleiche Struktur wie Personaldossier
- alphabetisch schwierig, weil jeder gewisse Sachen anders nennt
- muss aktuell und auffindbar sein
- 1x jährlich anpassen vorteilhaft; am besten einer verantwortlich dafür
Wie muss man bei einem Rücktritt aus einem Organ vorgehen?
- schriftlich, an die Gesellschaft gerichtete Rücktrittserklärung
- oder Mitunterzeichnung der Abmeldung
- wenn in GV Protokoll ersichtlich, dass betreffende Person den Rücktritt erklärt hat, kann auf separate
Rücktrittserklärung verzichtet werden
- Wird Ausscheiden beim HRamt nicht gemeldet, so hat der Betroffene die Möglichkeit, 30 Tage nach seinem Ausscheiden
die Löschung selbst anzumelden --> sich selbst schützen! --> gehört auf Austrittscheckliste
Welche Ziele verfolgt die Personalinformation?
Inhaltsziele
rechtzeitige, umfassende, wahrheitsgetreue und verständliche mitteilungen über die finanz-, marktleistungs-, personal- und umweltwirtschaftlichen Ziele, Probleme und Zusammenhänge des Unternehmens sowie der Abteilung, in welcher die Mitarbeiter tätig sind
Beziehungsziele
Schaffung einer echten Vertrauens- und Lernkultur durch die ständige Verbesserung der gegenseitigen innerbetrieblichen Beziehungen, vor allem zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie zwischen einzelnen Arbeitsgruppen, mit dem Ziel, Konflikte konstruktiv zu lösen, gegenseitige Vorurteile abzubauen und damit überflüssige Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Was ist bei Austritt bzgl. BVG zu beachten?
- Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod läuft 30 Tage nach Austritt ab
- Arbeitgeber sorgt dafür, dass BVG Gelder kommen (wenn nichts da, höheres Risiko > höhere Prämien für AN und AG)
- BVG Bezug mögiich bei Selbständigkeit, Auswanderung ausserhalb der EU, Wohneigentum
- BVG Gelder können bis 5 Jahre nach der Pension gesucht werden lassen
Was ist bei der Führung eines Personaldossiers hinsichtlich Datenschutz zu beachten?
- Bearbeitung der Personaldaten nach Treu und Glauben zu erfolgen
- AG darf Daten über AN nur bearbeiten, soweit sie einen Arbeitsplatzbezug ausweisen und wahrheitsgemäss sind
- Daten über das Freizeitverhalten des AN ausserhalb des Unternehmens, seine familiären Verhältnisse, seinen Bekanntenkreis etc, dürfen deshalb nie in der Personalakte gesammelt werden; z.B. politische, sexuelle Neigungen, Strafregister, Betreibungsauszug etc.
Was ist die Aufgabe der Personaladministration bei der Zielsetzung für ein Weiterbildungskonzept?
- Konkretisieren der Personalpolitik in Bezug auf die Personalentwicklung
Was ist die Ruhezeit?
- tägliche Ruhezeit von mindestens 11 aufeinander folgenden Stunden
- 1x pro Woche bis auf 8 Stunden runter, sofern Dauer von 11 Stunden im Durchscnitt von zwei Wochen eingehalten wird
Was sind die Vorteile eines Personalinformationssystems (PIS)?
Vernetztheit
Automatismus (Zeitersparnis; mehr Kapas für andere Dinge)
Kontrolle, wer welche Daten sieht
Dezentralität
Was sind Bestandteile eines Personalinformationssystems?
Personalabrechnung
- Berechnung der Löhne und Gehälter
- Führung der Lohn- und Gehaltskosten
- Lohnsteuerabrechnung
- Sozialversicherung
- Pfändung und Darlehen
- Telefonabrechnung
Zeitermittlung
- Anwesenheitskontrolle
- Fehlzeitenverwaltung und -auswertung
- Ferienabrechnung
- Schichtpläne
- Krankheitsfälle
Stammdatenverwaltung
- Personaldatenerfassung
- Arbeitsvertragsdaten
- Ausbildungsdaten
- Tätigkeiten
- Beurteilungsdaten
- Mutation von Personalien
- Bewerberverwaltung
Administration
- Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen
- Terminüberwachung
- Bescheinigungen
Personalberichterstattung
- Tabellenauswertung
- Erstellung interner Personalstatistiken
- Statistiken für externe Adressaten
- Kennzahlenermittlung und graphische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken
- Meldung an interne und externe Adressaten
Personalplanung
- Personalbedarfsplanung (Stellenplan)
- Personaleinsatzplanung
- Personalentwicklungsplanung
- Personalbeschaffungs- /-freisetzungsplanung
- Personalkostenplanung
- Gehaltshochrechnung
Wie würdest du Personaldossier aufteilen?
Entstehung AV: Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen VG, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil); Vertragsunterlagen (AV, Vereinbarungen zu Bonus etc, Arbeitsbewilligungen)
Verlauf AV: Mitarbeitergespräche (Probezeitbericht, Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen); Laufbahn (Entwicklung, Weiterbildung, Beförderungen); Finanzielles (Lohnentwicklung, Darlehen); Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen); Absenzen (Fehlzeiten, Gleit-, Mehrzeiten)
Beendigung AV: Austrittsunterlagen (Notizen Austrittsgespräch, Zeugnis)
--> ca 6 Register machen Sinn
--> Möglichkeit drin haben, dass man visieren kann; "dann und dann Dossier gecheckt. Das was raus muss, ist raus"
Was sind Überstunden?
- Zeit, welche über die vertragliche Arbeitszeit hinausgeht und von der Höchstarbeitszeit begrenzt wird
- kann durch Freizeit ausgeglichen werden (1:1 Kompensation)
- wenn nicht durch Freizeit ausgeglichen, werden Überstunden mit Zuschlag von 25% zum Normallohn entlohnt
- Kann beides wegbedungen werden, muss schriftlich festgelegt sein
Wann sind Grenzgänger zugelassen?
in einem Nachbarstaat ein dauerhaftes Aufenthaltsrecht besitzen und in einer benachbarten Grenzzone seit mind. 6 Monaten ihren Wohnort haben
in der Schweiz lediglich innerhalb der Grenzzone arbeiten
Was ist das Ziel der Personaladministration?
Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.
Dabei lautet die Devise: verinfachen, vereinheitlichen und vermeiden von mehrfachem Erfassen derselben Daten.
Was wird im Arbeitszeitregelement geregelt bzw. was kann darin enthalten sein?
- Grundsätzliches, Ziel/Zweck
- Geltungsbereich (z.B. alle Mitarbeiter ohne Kader)
- Arbeitszeit
- Pausen
- Überzeit
- Absenzen
- Ferien / Zusatzferien
- Sonderregelung für spez. Mitarbeitergruppen (z.B. Lehrlinge)
- Zeiterfassung
- Übertragung von Mehr- bzw. Minderarbeitszeit
- Abrechnungsstelle / Kontrolle
- Gültigkeit / Inkraftreten
Welche (Kurzaufenthalts-)Bewilligungsarten gibt es für Drittstaaten?
Kurzaufenthalt:
L-Kurzaufenhalt (bis max. 1 Jahr)
Stagiares
Au-pairs
Praktikanten, die in der Schweiz studieren
Aufenthalt:
B / C / G
Ci - Aufenthaltsbewilligung mit Erwerbstätigkeit
N - Asylsuchende (darf in den ersten 3-6 Monaten nicht arbeiten, ausser gemeinnützige Arbeit; hat Anwesenheitsrecht)
F - vorläufig aufgenommene
S - Schutzbedürftige (z.B. Syrier)
Was sind Vor- und Nachteile von Jahresarbeitszeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: Mehrkapazitäten ohne Überzeitzuschläge; Reduktion von reinen Präsenzzeiten
AN: Fleixiblere Anpassung an pers. Bedüfnisse; Mehr Kompensationen möglich
Nachteile:
AG: Aufwendig in Planung und Kontrolle
AN: Arbeitgeber erwartet unter Umständen grössere Flexibilität
Was ist bei Austritt bzgl. Unfallversicherung zu bedenken?
- Deckung läuft bis 30 Tage nach Austritt
- NBU kann für 6 Monate darüber hinaus verlängert werden, wenn längerer unbezahlter Urlaub oder Erwerbsaufgabe geplant (direkt bei SUVA; 45.- pro Monat; Abredeversicherung)
In welche Bereiche lässt sich die gesamte Personalentwicklung einteilen?
Bildung:
- Berufliche Grundbildung
- Weiterbildung
- Umschulung
Förderung:
- Job Enlargement
- Job Enrichment
- Job Rotation
- Laufbahnförderung
- Coaching, Mentoring
Organisationsentwicklung:
- Selbst entwickelte organisatorische Lösungen durch betroffene Mitarbeiter
Pausen
- 15 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden
- 30 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden
- 60 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
- sollte ca. in Mitte der Arbeitszeit liegen
Welche Arten von Zeichnungsberechtigungen gibt es?
- Vollmacht: wird im HR nicht eingetragen
- Handlungsvollmacht: beschränkt unterschriftsberechtigt (z.B. für Einkauf von Waren, Entgegennahmen von Zahlungen; keine Rechtsgeschäfte); zeichnen mit Zusatz i.V. (in Vollmacht); wird nicht im HR eingetragen
- Per Prokura (ppa): erweitert unterschriftsberechtigt (Grundstücke veräussern oder belasten nur, wenn ihnen diese Befugnis ausdrücklich erteilt wird); kann auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt werden; zeichnen meist zu zweien; Zusatz ppa (per Prokura; muss nicht geschrieben werden); Eintrag in HR zwingend; gültig sobald intern kommuniziert, auch wenn im HR noch nicht veröffentlicht
- Generalvollmacht: berechtigt zur Tätigung aller Geschäfte mit Ausnahme des Verkaufs der Unternehmung; zu zweien; Eintrag ins HR zwingend
Wie stellt man sicher, dass Mitarbeiter beim Austrittsgespräch ehrlich sind?
- Zeugnis vorher abgeben
- wenn nicht möglich, Mitarbeiter gut abholen. Erklären, dass in Bearbeitung; gesagtes keinen Einfluss auf Zeugnis hat etc.
- Vertrauen!
Welche Tätigkeiten hat die Personaladministration bei einem strukturierten Einführungsprogramm?
- Ansprechpartner ("Götti") bestimmen und instruieren
- Betroffene informieren, Termine vereinbaren
- Allenfalls Anmeldung zur Einführungs-Informationsveranstaltung
Welche Voraussetzungen muss ein Lehrbetrieb erfüllen, um Lernende ausbilden zu dürfen?
- Einrichtung; muss gewährleisten, dass Ausbildungsziele gemäss Reglement erreicht werden können
- Höchstzahl von Lernenden: ist - ja nach Beruf - abhängig von den im Betrieb ständig beschäftigten Fachleuten
Welche Ziele werden mit einer seriösen Einführung verfolgt und welche Massnahmen werden dafür benötigt?
Ziele:
- Die Mitarbeiter fühlen sich integriert, kennen ihre Aufgabenbereiche und ihr Umfeld
- Die Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Kompetenzen selbständig handeln und entscheiden
Massnahmen:
- Besichtigungen, Kennenlernen
- Gespräche und Informationen
- Schulungen
- Praktische Einsätze
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei der Laufbahnplanung zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Standardisierte Laufbahnpläne erstellen
- Individuelle Zielsetzungen festhalten
--> Instrumente: Standard-Pläne, Formular "Zielvereinbarung"
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei den Massnahmen zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Schulungen organisieren
- Abteilungsübergreifende Einsätze planen
- Verpflichtungen erstellen
--> Instrumente: Checkliste "individueller Schulungsbedarf", Einsatzpläne, Musterbrief "Beteiligung an Bildungskosten"
Was sind die wöchtentlichen Höchtsarbeitszeiten?
- 45 Stunden für Arbeitnehmende industrieller Betriebe, Büropersonal und für technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben
- 50 Stunden für Arbeitnehmer in nicht industriellen Betrieben
- über 50 Stunden für gewisse Gruppen von Betrieben und Arbeitnehmer (z.B. Krankenanstalten, Heime, Arztpraxen, Apotheken, Gastrobetriebe etc.)
