Personaladministration NBW
Vorbereitung Personaladministration NBW
Vorbereitung Personaladministration NBW
Was sind die Vorteile eines Personalinformationssystems (PIS)?
Vernetztheit
Automatismus (Zeitersparnis; mehr Kapas für andere Dinge)
Kontrolle, wer welche Daten sieht
Dezentralität
Was sind Bestandteile eines Personalinformationssystems?
Personalabrechnung
- Berechnung der Löhne und Gehälter
- Führung der Lohn- und Gehaltskosten
- Lohnsteuerabrechnung
- Sozialversicherung
- Pfändung und Darlehen
- Telefonabrechnung
Zeitermittlung
- Anwesenheitskontrolle
- Fehlzeitenverwaltung und -auswertung
- Ferienabrechnung
- Schichtpläne
- Krankheitsfälle
Stammdatenverwaltung
- Personaldatenerfassung
- Arbeitsvertragsdaten
- Ausbildungsdaten
- Tätigkeiten
- Beurteilungsdaten
- Mutation von Personalien
- Bewerberverwaltung
Administration
- Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen
- Terminüberwachung
- Bescheinigungen
Personalberichterstattung
- Tabellenauswertung
- Erstellung interner Personalstatistiken
- Statistiken für externe Adressaten
- Kennzahlenermittlung und graphische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken
- Meldung an interne und externe Adressaten
Personalplanung
- Personalbedarfsplanung (Stellenplan)
- Personaleinsatzplanung
- Personalentwicklungsplanung
- Personalbeschaffungs- /-freisetzungsplanung
- Personalkostenplanung
- Gehaltshochrechnung
Wie würdest du Personaldossier aufteilen?
Entstehung AV: Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen VG, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil); Vertragsunterlagen (AV, Vereinbarungen zu Bonus etc, Arbeitsbewilligungen)
Verlauf AV: Mitarbeitergespräche (Probezeitbericht, Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen); Laufbahn (Entwicklung, Weiterbildung, Beförderungen); Finanzielles (Lohnentwicklung, Darlehen); Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen); Absenzen (Fehlzeiten, Gleit-, Mehrzeiten)
Beendigung AV: Austrittsunterlagen (Notizen Austrittsgespräch, Zeugnis)
--> ca 6 Register machen Sinn
--> Möglichkeit drin haben, dass man visieren kann; "dann und dann Dossier gecheckt. Das was raus muss, ist raus"
Was sind Überstunden?
- Zeit, welche über die vertragliche Arbeitszeit hinausgeht und von der Höchstarbeitszeit begrenzt wird
- kann durch Freizeit ausgeglichen werden (1:1 Kompensation)
- wenn nicht durch Freizeit ausgeglichen, werden Überstunden mit Zuschlag von 25% zum Normallohn entlohnt
- Kann beides wegbedungen werden, muss schriftlich festgelegt sein
Wann sind Grenzgänger zugelassen?
in einem Nachbarstaat ein dauerhaftes Aufenthaltsrecht besitzen und in einer benachbarten Grenzzone seit mind. 6 Monaten ihren Wohnort haben
in der Schweiz lediglich innerhalb der Grenzzone arbeiten
Was ist das Ziel der Personaladministration?
Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.
Dabei lautet die Devise: verinfachen, vereinheitlichen und vermeiden von mehrfachem Erfassen derselben Daten.
Was wird im Arbeitszeitregelement geregelt bzw. was kann darin enthalten sein?
- Grundsätzliches, Ziel/Zweck
- Geltungsbereich (z.B. alle Mitarbeiter ohne Kader)
- Arbeitszeit
- Pausen
- Überzeit
- Absenzen
- Ferien / Zusatzferien
- Sonderregelung für spez. Mitarbeitergruppen (z.B. Lehrlinge)
- Zeiterfassung
- Übertragung von Mehr- bzw. Minderarbeitszeit
- Abrechnungsstelle / Kontrolle
- Gültigkeit / Inkraftreten
Welche (Kurzaufenthalts-)Bewilligungsarten gibt es für Drittstaaten?
Kurzaufenthalt:
L-Kurzaufenhalt (bis max. 1 Jahr)
Stagiares
Au-pairs
Praktikanten, die in der Schweiz studieren
Aufenthalt:
B / C / G
Ci - Aufenthaltsbewilligung mit Erwerbstätigkeit
N - Asylsuchende (darf in den ersten 3-6 Monaten nicht arbeiten, ausser gemeinnützige Arbeit; hat Anwesenheitsrecht)
F - vorläufig aufgenommene
S - Schutzbedürftige (z.B. Syrier)
Was sind Vor- und Nachteile von Jahresarbeitszeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: Mehrkapazitäten ohne Überzeitzuschläge; Reduktion von reinen Präsenzzeiten
AN: Fleixiblere Anpassung an pers. Bedüfnisse; Mehr Kompensationen möglich
Nachteile:
AG: Aufwendig in Planung und Kontrolle
AN: Arbeitgeber erwartet unter Umständen grössere Flexibilität
Was ist bei Austritt bzgl. Unfallversicherung zu bedenken?
- Deckung läuft bis 30 Tage nach Austritt
- NBU kann für 6 Monate darüber hinaus verlängert werden, wenn längerer unbezahlter Urlaub oder Erwerbsaufgabe geplant (direkt bei SUVA; 45.- pro Monat; Abredeversicherung)
In welche Bereiche lässt sich die gesamte Personalentwicklung einteilen?
Bildung:
- Berufliche Grundbildung
- Weiterbildung
- Umschulung
Förderung:
- Job Enlargement
- Job Enrichment
- Job Rotation
- Laufbahnförderung
- Coaching, Mentoring
Organisationsentwicklung:
- Selbst entwickelte organisatorische Lösungen durch betroffene Mitarbeiter
Pausen
- 15 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden
- 30 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden
- 60 Minuten bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
- sollte ca. in Mitte der Arbeitszeit liegen
Welche Arten von Zeichnungsberechtigungen gibt es?
- Vollmacht: wird im HR nicht eingetragen
- Handlungsvollmacht: beschränkt unterschriftsberechtigt (z.B. für Einkauf von Waren, Entgegennahmen von Zahlungen; keine Rechtsgeschäfte); zeichnen mit Zusatz i.V. (in Vollmacht); wird nicht im HR eingetragen
- Per Prokura (ppa): erweitert unterschriftsberechtigt (Grundstücke veräussern oder belasten nur, wenn ihnen diese Befugnis ausdrücklich erteilt wird); kann auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt werden; zeichnen meist zu zweien; Zusatz ppa (per Prokura; muss nicht geschrieben werden); Eintrag in HR zwingend; gültig sobald intern kommuniziert, auch wenn im HR noch nicht veröffentlicht
- Generalvollmacht: berechtigt zur Tätigung aller Geschäfte mit Ausnahme des Verkaufs der Unternehmung; zu zweien; Eintrag ins HR zwingend
Wie stellt man sicher, dass Mitarbeiter beim Austrittsgespräch ehrlich sind?
- Zeugnis vorher abgeben
- wenn nicht möglich, Mitarbeiter gut abholen. Erklären, dass in Bearbeitung; gesagtes keinen Einfluss auf Zeugnis hat etc.
- Vertrauen!
Welche Tätigkeiten hat die Personaladministration bei einem strukturierten Einführungsprogramm?
- Ansprechpartner ("Götti") bestimmen und instruieren
- Betroffene informieren, Termine vereinbaren
- Allenfalls Anmeldung zur Einführungs-Informationsveranstaltung
Welche Voraussetzungen muss ein Lehrbetrieb erfüllen, um Lernende ausbilden zu dürfen?
- Einrichtung; muss gewährleisten, dass Ausbildungsziele gemäss Reglement erreicht werden können
- Höchstzahl von Lernenden: ist - ja nach Beruf - abhängig von den im Betrieb ständig beschäftigten Fachleuten
Welche Ziele werden mit einer seriösen Einführung verfolgt und welche Massnahmen werden dafür benötigt?
Ziele:
- Die Mitarbeiter fühlen sich integriert, kennen ihre Aufgabenbereiche und ihr Umfeld
- Die Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Kompetenzen selbständig handeln und entscheiden
Massnahmen:
- Besichtigungen, Kennenlernen
- Gespräche und Informationen
- Schulungen
- Praktische Einsätze
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei der Laufbahnplanung zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Standardisierte Laufbahnpläne erstellen
- Individuelle Zielsetzungen festhalten
--> Instrumente: Standard-Pläne, Formular "Zielvereinbarung"
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration bei den Massnahmen zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Schulungen organisieren
- Abteilungsübergreifende Einsätze planen
- Verpflichtungen erstellen
--> Instrumente: Checkliste "individueller Schulungsbedarf", Einsatzpläne, Musterbrief "Beteiligung an Bildungskosten"
Was sind die wöchtentlichen Höchtsarbeitszeiten?
- 45 Stunden für Arbeitnehmende industrieller Betriebe, Büropersonal und für technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben
- 50 Stunden für Arbeitnehmer in nicht industriellen Betrieben
- über 50 Stunden für gewisse Gruppen von Betrieben und Arbeitnehmer (z.B. Krankenanstalten, Heime, Arztpraxen, Apotheken, Gastrobetriebe etc.)
Was sind die Aufgaben der Personaladministration nach Ende der Probezeit eines Mitarbeiters?
- Evtl. Teilnahme Probezeitgespräche
- Definitive Aufnahme, Beendigung Probezeit, evtl. entsprechende Bestätigung an die Mitarbeiter
In welche Schritte kann die Erarbeitung eines Weiterbildungskonzepts dargestellt werden?
1. Zielsetzung
2. Bedarfsermittlung
3. Planung
4. Durchführung
5. Controlling
Wie ist der externe Prozessablauf bei einer Beförderung?
Welche Zeugnisarten gibt es?
- Einfache Zeugnis (Arbeitsbestätigung)
- Qualifizierte Zeugnis (Vollzeugnis)
- Zwischenzeugnis
- Lehrzeugnis
Was ist der Vorteil an Checklisten?
- Stv geregelt
- Kontrolle / wer hat was gemacht
- Prozess
- Zeitersparnis
Was für Angebote im Rahmen des Work-Life-Balances gibt es?
(Beispielfrage: nennen Sie zwei Angebote und wieso dies für den Arbeitgeber interessant sind)
- Lebensarbeitszeit (gleitende Ein- und Austrittsphase während gesamter Erwerbszeit; flexible Pensionierung; gleitende Pensionierung)
- Zeitautonome Arbeitsgruppen
- Sabbaticals (Langzeiturlaube; beinhalten Komponenten des bezahlten/unbezahlen Sonderurlaubs; z.B. für Weiterbildung, Austauschprogramme, Unterbrechung der Lebensarbeitszeit, Zeit zur freien Verfügung)
- Kinderkrippen (finanzielle Unterstützung oder eigene Kinderkrippen)
- Tageseltern (finanzielle Unterstützung)
- Freizeitcamps (für Schulkinder während Ferienzeit)
- Bezahlter Urlaub für Eltern
- Betreuung Familienangehörige (bis zu einer Woche Urlaub bei plötzlich schwerer Erkrankung oder Unfall des Ehepartners, Lebenspartners, Elternteil, Kind)
- Unbezahlter Urlaub bei Mutterschaft / Vaterschaft
- Familientage
- Aus- und Weiterbildung
- Dienstleistungen und Angebote (z.B. interne Shops, Mitarbeiterangebote, Kleiderreinigung, Fitness)
- Soziales Engagement (einmal im Jahr wird Mitarbeitern Möglichkeit für Sozialeinsatz geboten)
Was ist bei einer Arbeitsbestätigung zu beachten?
- Nur auf Verlangen des Arbeitnehmers auszustellen
- Angeben über Person, Funktion, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses,Tätigkeitesbereich
- Pensum muss angegeben werden
- wenn Mitarbeiter z.B. innerhalb der Probezeit wieder geht, muss trotzdem Vollzeugnis ausgestellt werden; Arbeitsbestätigung reicht nicht, ausser Mitarbeiter verlangt es explizit
Kann Urlaub mit einer Freistellung verrechnet werden?
Höchtens 1/3 der restlichen Ferien; Rest muss ausbezahlt werden
Was ist bezüglich Referenzauskünfte zu beachten?
- Gemäss Datenschutzgesetz darf Arbeitgeber nur Daten über Arbeitnehmer bearbeiten, welche Eignung für Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind
- Auskünfte dürfen nur erteilt werden, wenn Mitarbeiter Auskunftserteilung zugestimmt hat (implizit oder explizit) und bisherigen Arbeitgeber dazu autorisiert hat
- Umfang der Referenz hat sich an Zeugnis zu halten
- Wenn Anfragende durch Gesetz ermächtigt (z.B. bei Straftaten), sind Referenzauskünfte immer zulässig
- werden in CV nicht mehr erwähnt; man schreibt "auf Anfrage"
- Referenzen einholen, Person googlen etc erst zulässig, wenn Absicht zur Anstellung vorhanden
- Alternative: Probearbeiten lassen
- bei Austritt am besten von Mitarbeiter unterschreiben lassen, dass man Referenzen geben darf
- Rückruf an Referenzeinholer auf Festnetz, nicht mobile
Was ist bei einem qualifizierten Zeugnis zu beachten?
- ausser Angaben über Art und Dauer auch Beurteilung von Leistung und Verhalten
Welche Gesetze und Verordnungen sind im dualen System der Schweiz verankert?
Ausländergesetz
- regelt Ein- und Ausreise, den Aufenthalt und den Familiennachzug von Ausländern, Förderung ihrer Integration
Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE) --> Bürger von Drittstaaten
Verordnung über Einführung des freien Personenverkehrs (VEP) --> Bürger von EU/EFTA Staaten
Asylgesetz
Was sind die Tätigkeiten der Personaladministration bei der zeitlichen Planung eines Weiterbildungsanlasses?
- Termine reservieren
- Tagesprogramme erstellen
Instrumente: Terminplaner, Formular "Programm für Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen"
Was sind Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind?
- Ein-/Austritte
- Lohnverarbeitung
- Zeugnisse
- Personalrabatte (Fringe Benefits)
- Betriebsanlässe
- Personalzeitung
- Arbeitszeitsysteme
- Sozialversicherung
- Statistiken
- Jubiläen
Was sind Tätigkeiten der Personaladministration zur Vorbereitung des Eintritts eines Mitarbeiters?
- Information an betroffene Stellen (Vorgesetzte, Mitarbeiter etc.)
- Aufträge an interne Stellen (Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder etc.)
- Kontakt mit Bewerber halten, Unterlagen (Geburtstagskarte, Hauszeitung, Informationen) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag
- Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz, Uniformen etc.)
--> Instrumente: Checkliste Eintritt, Eintrittsliste, Formular "Aufträge bei Eintritt", Schwarzes Brett, Musterbrief "herzlich willkommen"
Wie ist die Verjährungsfrist für ein Zeugnis?
- Anspruch auf Ausstellung verjährt nach 10 Jahren, gerechnet ab Austrittsdatum
- für Änderungen 5 Jahre
Wie ist das Austrittgespräch nach Hilb strukturiert und wie könnte man es optimieren?
- Mitarbeiter erhalten 22 nummerierte Karten mit bestimmten Faktoren, zu denen sie Stellung nehmen müssen (10-12 wären besser)
- Themen z.B. gesicherter Arbeitsplatz, gute Aufstiegschancen, guter Verdienst, befriedigende Arbeitszeitregelung, gute Verpflegungsmöglichkeiten in der Firma etc. (am besten Themen auf eigene Firma anpassen)
- Stellungnahme erfolgt in drei Kategorien: Erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt (besser 4 Kategorien, sonst wird tendenziell immer Mitte genommen)
- am besten rausgehen und Mitarbeiter alleine zuordnen lassen
- Vorteil: Objektivität
Was sind Vor- und Nachteile von Telearbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: tiefere Arbeitsplatzkosten; Produktivitätssteigerung
AN: Zeitautonomie; kombinierbar mit familiären Aufgaben
Nachteile:
AG: aufwendige Einarbeitung; höhere Kosten für Technik (Vernetzung)
AN: Geringe soziale Kontakte; geringere Entwicklungsmöglichkeiten
Was ist beim Lehrvertrag zu beachten (im Unterschied zum EAV)?
Formularvertrag
muss schriftlich sein
3x: für Amt, Lehrling und Betrieb
befristet
Ferienregelung
Lohn der gesamten Lehrzeit (darf nur nach oben korrigiert werden)
Berufsbildner muss drin stehen
--> ist nicht kündbar; nur Auflösung möglich; muss beim Amt beantragt werden
--> Eltern und Amt keine Vertragspartner (auch wenn Eltern mit unterschreiben)
Feiertage und religöse Feiern
- Bundesfeiertag ist den Sonntagen gleichgestellt
- Kantone können 8 weitere Feiertage im Jahr den Sonntagen gleichstellen
- bei religiösen Feiern der Mitarbeiter gilt Religionsfreiheit; muss Arbeitgeber aber nicht bezahlen
Was ist das Handelsregister?
- amtlich geführtes, öffentliches Register über Tatsachen und Verhältnisse, die für die Geschäftswelt von Bedeutung sind.
- Auskunft über Firma, Geschäftsinhaber und das Domizil
- für AG und GmbH wird Höhe des Gesellschaftskapitals und für die beschränkt haftenden Gesellschafter wird der Haftungsbetrag eingetragen
- jeder Kanton für ein Handelsregister
- öffentlich
- Eintragungen werden wie folgt veröffentlicht: im Schweizerischen Handelsamtblatt, im Amtsblatt und im Zefix
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Flashcards
Was sind die Tätigkeiten der Personaladministration bei den Teilnehmern eines Weiterbildungsanlasses?
- Einladungen erstellen und verschicken
- Unterlagen bereitstellen
- Betroffene informieren
--> Instrumente: Musterbrief "Seminareinladung", Anfahrtspläne, Listen, z.B. der Dozenten, für zu studierende Fachbücher etc., Formular "Kopierauftrag", Musterbrief "Memo Bildungsveranstaltung", Seminarprogramme, Teilnehmerliste
Was sind mögliche Gründe für ein Zwischenzeugnis?
- Standortbestimmung
- Reorganisation; Wechsel Führungskraft; neue Aufgaben
- unzufrieden; auf der Suche
Was sind Vor- und Nachteile von Gleitzeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: Anpassung an Auftragsschwankungen beschränkt möglich; fördert Eigenverantwortung der AN
AN: Anpassung an pers. Bedürfnisse; Interessante Kompensationsmöglichkeiten durch Übertrag von Zeitsaldi
Nachteile:
AG: Aufwendig in der Führung und Organisation
AN: Anspruchsvoll bezüglich Kommunikation und Teamarbeit
In welchen Fällen ist eine Bekanntgabe von Personendaten an Dritte gestattet?
- Wenn gesetzliche Pflicht, wie z.B. für die AHV, dürfen Daten auch ohne Einwilligung der betroffenen Person bekannt gegeben werden
- verbreitete Praxis, z.B. an Vermieter oder Kreditkartenorganisationen Auskünfte über das Einkommen Angestellter zu erteilen, verstösst gegen das Gesetz (ausser Ok von Mitarbeiter vorhanden)
Was sind mögliche Fragen zu den verschiedenen Themenkreisen beim Austrittsgespräch?
Arbeit / Aufgaben: Welche Aufgaben haben besonders Spass gemacht? Welche weniger? Was hätte anders sein müssen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Gäbe es Prozess, welche man hätte ändern können? Wie?
Aus- / Weiterbildung: Inwiefern konntest du dich in deiner Rolle entwickeln oder nicht? Wie bewerten Sie Weiterbildungsmöglichkeiten? Was noch gewünscht?
Führung: Was hältst du vom Führungsstil deines Vorgesetzten? Nenne positive Beispiele bzgl. Führung? Verbesserungspotenzial? Wie haben Sie den Führungsstil erlebt?
Lohn / Fringe Benefits: Inwiefern waren Sie mit den Fringe Benefits zufrieden? Inwiefern mit dem Gehalt?
Arbeitsplatz / Infrastruktur: Wie könnte man den Arbeitsplatz / Infrastruktur verbessern?
Welche Anforderungen an den Datenschutz und -sicherheit ergeben sich bei einem PIS?
Vertraulichkeit der Personaldaten
Integrität der Daten
Authenzität des Kommunikationspartners
Beweis der Dateneingabe
Regelmässige Datensicherung
Was sind die Aufgaben in der Personaladministration?
- Daten für die Informationsverarbeitungsprozesse verwalten, aufbereiten und up-to-date zur Verfügung zu stellen
- Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten
- In Zusammenarbeit mit den Führungskräften sinnvolle Verfahren, Systeme und Instrumente entwickeln und diese einführen und betreuen
- Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten
Was sind Verwaltungsaufgaben, die für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen notwendig sind; Aufbereitung von Managementkennzahlen wie?
- Personaleinheiten
- Absentisumus (Krankheit, Unfallquoten, Ausbildungstage)
- Salärvergleiche
- Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
- Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
Was sind mögliche Mutationen im Handelsregister und wie muss man vorgehen?
Heirat & Scheidung
- Namensänderung muss HR gemeldet werden
- neue Unterschrift muss von Notar beglaubigt werden
- braucht keinen VR-Beschluss
Domizilwechsel
- muss dem Handelsregisteramt gemeldet werden
- braucht keinen VR-Beschluss
Versetzung
- behält Zeichnungsberechtigung bei
- muss vom VR beschlossen werden
- Löschung z.B. in Zürich und neue Eintragung in Luzern
Achtung: Beförderung ist keine Mutation!
Was muss ein Berufsbildner mitbringen?
BBV Art. 44 Abs. 1
a. ein eidg. Fähigkeitszeugnis auf dem Gebiet, in dem sie bilden, oder über eine gleichwertige Qualifikation
b. zwei Jahre berufliche Praxis im Lehrgebiet
c. eine berufspädagogische Qualifikation im Äquivalent von 100 Lernstunden
Welche Unterlagen braucht es fürs Handelsregister bei einer Beförderung?
- Anmeldung = schriftliche Erklärung der Anmeldenden (Unterschriften sind amtlich zu beglaubigen)
- Vor- und Familienname (so wie er im Pass steht)
- Geburtsdatum
- Bürger- und Wohnort der einzutragenden Person
- Art der Zeichnungsberechtigung (z.B. kollektiv zu Zweien)
- bei Prokuristen mit dem Vorsatz ppa neben dem Namen
- Unterschrift des Verwaltungsratspräsidenten & Verwaltungsratssekretär
- Notariall beglaubigter Auszug aus VR-Protokoll
--> Protokoll kann eingereicht werden als: amtlich beglaubigter Protokollauszug; Vollprotokoll, welches durch
Protokollführer originalhandschriftlich unterzeichnet ist); Zirkularbeschluss
--> Für den Nachweis einer Wahlannahme in ein Organ einer juristischen Person bestehen folgende Möglichkeiten:
schriftliche, an die Gesellschaft gerichtete Wahlannahmeerklärung; Mitunterzeichnung des Protokolls der Wahl-
versammlung; Mitunterzeichnung der HR-Anmeldung
Was ist bei einer Checkliste (z.B. zum Thema Austritt) zu beachten?
- Visumfeld
- Datum
- Reihenfolge
Inwiefern haben Mitarbeiter Recht auf Einsichtnahme?
- Mitarbeiter haben grundsätzlich ein umfassendes Recht auf Auskunft über den Inhalt ihres Personaldossiers
- Keinen Anspruch auf Auskunft bzw. Einsichtnahme haben MA in persönliche Notizen des AG, Unterlagen betreffend Personal- und Karriereplanung und Unterlagen über laufende Verfahren
Was sind die Aufgaben der Personaladministration im 1. Monat eines Mitarbeiters?
- Evtl. weiterführende Informationen
Was sind mögliche Hilfsmittel in der Personaladministration?
- Musterbriefe
- Formulare
- Checklisten
Was sind Vor- und Nachteile von Jobsharing für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: Stv sichergestellt (Knowhow Transfer); Gezielter Einsatz nach Fachwissen möglich
AN: Anpassung an pers. Bedürfnisse; gezielter Einsatz nach Fachwissen und Vorlieben
Nachteile:
AG: hoher Kommunikationsaufwand
AN: Hohe Anforderungen an Teamarbeit und Selbstverantwortung
Was sind Gründe für eine Küdigung auf Arbeitgeber-Seite?
- Betriebsschliessung, Standortwechsel
- Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
- Strukturelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
- Mangelnde Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers
Wie lange dauert die Probezeit und was ist zu beachten?
- wenn nichts anderes vereinbart: 1. Monat eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses
- durch schriftliche Abrede auf maximal drei Monate verlängerbar
- Verlängerungen über drei Monate sind ungültig; Ausnahme: wird ein AN während der Probezeit arbeitsunfähig (krank, Unfall, WK), so kann Probezeit um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit verlängert werden
- kein Kündigungsschutz während Probezeit
Wie ist die Tages-, Abend- und Nachtarbeit aufgeteilt?
06.00 Uhr - 20.00 Uhr -> Tagesarbeit
20.00 Uhr - 23.00 Uhr -> Abendarbeit
23.00 Uhr - 06.00 Uhr -> Nachtarbeit (bewilligungspflichtig)
- Beginn und Ende der Arbeitszeit muss mit Einschluss der Pausen und allfälliger Überzeit innerhalb von 14 Stunden liegen
Was sind die Nachteile eines Personalinformationssystems (PIS)?
kostet Geld
Transferverlust möglich
Zeit für Umstellung
Zeit für Pflege
Mitarbeiter müssen geschult werden
Fehler duplizieren sich
Was sind Vor- und Nachteile von Heimarbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: tiefe Arbeitsplatzkosten; Produktivitätssteigerung
AN: Zeitautonomie; Kombinierbar mit familiären Aufgaben
Nachteile:
AG: Erschwerte Kommunikation; kaum Kontrollmöglichkeiten
AN: geringe soziale Kontakte; geringere Entwicklungsmöglichkeiten
Wo und wie wird ein Personaldossier aufbewahrt?
- Personaldaten müssen durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeitet geschützt werden
- bei elektronischer Ablage: beglaubigte Unterlagen müssen trotzdem physisch abgelegt werden
- Aufbewahrungsort muss: feuer- und wasserfest; abschliessbar; passwortgeschützt; geschichert (Backup) und durch Zugriffsrechte geregelt sein
Was sind Vor- und Nachteile von fixen Arbeitszeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: einfache Kontrolle
AN: weiss, woran er ist
Nachteile:
AG: keine Flexibiltät bei Produktionsschwankungen
AN: Keine Flexibilität für persönliche Bedürfnisse
Welche Arbeitszeitmodelle gibt es?
- Fixe Arbeitszeiten (täglichen Anfangs- und Endzeiten sind fix und einheitlich geregelt)
- Gleitende Arbeitszeiten (innerhalb bestimmter Grenzen kann man Beginn und Ender der Arbeitszeit selber festlegen; meist Unterteilung in Block- und Gleitzeit)
- Vertrauensarbeitszeit (Rahmen gibt Arbeitgeber vor; Mitarbeiter wählt Zeiten)
- Jahresarbeitszeit (Arbeitszeit wird über ein Kalender - oder Geschäftsjahr definiert; Lohn muss trotzdem in regelmässigen Monatsraten bezahlt werden)
- Teilzeitarbeit
- Jobsharing (2 oder mehr Personen teilen eine Arbeitsstelle und sind gemeinsam für Erfüllung der Aufgaben verantwortlich)
- Telearbeit (Mitarbeiter arbeiten extern; remote)
- Heimarbeit
- Schichtarbeit (zweischichtig nicht bewilligungspflichtig, wenn inerhalb von 17 Stunden; drei- oder mehrschichtig darf Schichtdauer nicht mehr als 10 Stunden inkl Pausen überschreiten; Schichtwechsel hat von Früh- zur Spät- zur Nachtschicht zu erfolgen)
- Kurzarbeit (wirschaftlich bedingte vorübergehende Reduzierung oder vollständige Einstellung der Arbeitszeit mit Lohneinbussen; muss beim Kanton schriftlich gemeldet werden; bei Mitarbeiter schriftliche Zustimung für Kurzarbeit einholen; Arbeitsausfall erst anrechenbar, wenn er je Abrechnungsperiode min. 10% der Arbeitsstunden ausmacht; Entschädigung wird innerhalb von zwei Jahren während höchstens 12 Abrechnungsperioden ausgerichtet; entscheidet Bundesrat; monatlicher Arbeitsausfall von mehr als 85% nur während längstens 4 Perioden anrechenbar)
Was sind Vor- und Nachteile von Kurzarbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile:
AG: keine Entlassungen; Betrieb wird trotz Beschäftigungseinbruch weiter geführt
AN: keine Arbeitslosigkeit; Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung
Nachteile:
AG: aufwendige Meldung an das Amt für Wirtschaft und ARbeit
AN: Lohneinbussen
Was ist Überzeit?
- wenn wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird
- Lohnzuschlag von 25%
- Freizeitausgleich nur dann möglich, wenn Mitarbeiter einverstanden ist oder dies wünscht
- darf 2 Stunden am Tag nich überschreiten (ausser an arbeitsfreien Werktagen oder in Notfällen)
- im Kalenderjahr nicht mehr als 170 Stunden (bei Höchstarbeitszeit von 45 Stunden) oder 140 Stunden (bei Höchstarbeitszeit von 50 Stunden)
Was sind die formalen Anforderungen für die Ausstellung eines Zeugnisses?
- optische klare Textaufteilung und -gestaltung
- tadellose Grammatik
- Grad der Fehlerfreiheit
- keine Code Sprache mehr
- unverschleiertes, klares und verständliches Deutsch
- auf Briefpapier der Firma
Definiere Personaladministration
Die Summe der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen, die sich auf den arbeitenden Menschen, von seiner Einstellung bis zu seiner Entlassung bzw. Pensionierung beziehen.
Was sind Gründe für eine Beförderung?
Leistung
Ersatz für Lohnerhöhung
Funktion
Was sind die Tätigkeiten der Personaldministration beim Controlling zur Entwicklung von einzelnen Mitarbeitern?
- Laufende Überprüfung der Zielerreichung
- Kostenkontrolle
--> Instrumente: Terminplan für Standortbestimmungen; Budget, Rechnungskontrollformulare
Was gehört in ein Personalhandbuch rein?
Checklisten
Prozessabläufe
Weisungen
Vorlagen
Reglemente (z.B. BVG, KTG, Spesen etc)
Notfallpläne / Case Management / Notfallszenarios
Berechnungen (z.B. Mutterschaft, Überstunden etc)
Muster / Beispiele
Ansprechpersonen
Organigramme
Nachtarbeit
- tägliche Arbeitszeit darf 9 Stunden nicht überschreiten
- bei vorübergehender Nachtarbeit: max. 24 Nächte / Kalenderjahr; Lohnzuschlag von mind. 25%
- bei dauernder Nachtarbeit 25 Nächte und mehr; wird bewilligt, sofern aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen unentbehrlich; Kompensation von 10% der Zeit (z.B. mit Zeitkonto; muss zeitlich sein, nicht finanziell); Anspruch auf ärztliche Untersuchung alle 2 Jahre (bezahlt Arbeitgeber)
Was ist beim Austrittgespräch zu beachten?
- nur mit HR, nicht mit Linie (sonst MA vlt nicht offen)
- konstruktive Kritik entgegen nehmen
- Struktur wichtig
Welche Themenkreise sind für das Austrittsgespräch relevant?
- Arbeit / Aufgaben
- Arbeitsplatz / Infastruktur
- Führung
- Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits
- Aus- und Weiterbildung / Entwicklungsmöglichkeiten
Was muss beachtet werden, damit ein Drittstaatler eine Aufenthaltsbewilligung erhält?
Unselbständiger:
- muss gesamtwirtschaftlichen Interesse entsprechen
- Gesuch des AG muss vorliegen
Selbständiger:
- muss gesamtwirtschaftlichen Interesse entsprechen
- die dafür notwendigen finanziellen und betrieblichen Voraussetzungen erfüllen
--> kann zugelassen werden: möglich, eine Bewilligung zu erhalten, aber kein Rechtsanspruch, auch wenn alle Bedingungen erfüllt
--> des weiteren gilt: Inländervorrang, Kontrolle der Lohn- und Anstellungsbedingungen, Kontingente, "bedarfsgerechte Wohnung"
Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?
- Für den Regelfall empfiehlt sich Frist von 5 Jahren, die in Ausnahmefällen (z.B. wenn gesetzlich vorgesehen) auf 10 Jahre verlängert werden kann
- Daten, die nicht gebraucht werden, müssen laufend gelöscht werdern
- 10 Jahre eigentlich die Regel
- IV und SUVA können z.B. bis 10 Jahre später noch Kopien von Arztzeugnisse verlangen
Was sind die Tätigkeiten der Personaladministration bei der örtlichen Planung eines Weiterbildungsanlasses?
- Seminarhotel organisieren
- Intern Räume reservieren
- Verpflegungsmöglichkeiten und Rahmenprogramm abklären
--> Instrumente: Seminarhotel-Führer; Checkliste "Räume für Bildungsveranstaltungen"; Reservationsformular; Informationsbroschüren, Menüpläne
Wer unterschreibt Zeugnisse?
- Rechtspraxis verlangt lediglich, dass es sich um leitende Angestellte handelt und sie zeichnungsberechtigt sind
- 1 Unterschrift würde eigentlich reichen; 2 üblich
- besser Linie unterschreiben lassen, nicht HR (HR haftet mit Namen; kann aber nicht wirklich beurteilen, ob Mitarbeiter wirklich so gearbeitet hat)
Checkliste Personalaustritt
- Bestätigung Erhalt Kündigungsschreiben (nicht zwingend)
- Klärendes Gespräch
- Interne Meldung an GL etc
- Klären der gegenseitigen Forderungen / Guthaben
- Festlegen des Austrittstermins
- Nachfolgeregelung
- Arbeitsorganisation während Kündigungsfrist
- Schlussqualifikation / Zeugnisentwurf
- Aufklärung Versicherungsschutz (Fürsorgepflicht; nur Unterlagen reicht nicht)
- Abmeldung bei Sozialversicherungen
- Zeugnis ausformulieren / aushändigen
- Schlusslohnabrechnung veranlassen
- Austrittsgespräch (mit HR ohne Linie)
- Verabschiedung
- Materialrückgabe / Schlusskontrolle
- Personaldossier bereinigen
Was ist die Aufgabe der Personaladministration beim Controlling für ein Weiterbildungskonzept?
- Kursbeurteilung erstellen und auswerten
- Testbogen erstellen, eventuell auswerten
- Kostenkontrolle
- Kriterien für Transfer im Alltag auflisten
- Benchmarking (Festlegung von Richtgrössen)
