Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute

• Zeitlich  befristet
  • Anfang und Ende sind zeitlich vorgegeben
• Komplexität
  • Viele Faktoren stehe in Wechselbeziehung und müssen gleichzeitig berücksichtigt werden
• Einmaligkeit
  • Ausgangslage und Zielsetzung eines Projektes sind immer einmalig und in dieser Form noch nicht vorgekommen
• Begrenzte Ressourcen
  • Personal, Sachmittel, finanzielle Mittel usw. sind nur begrenzt vorhanden
• Innovativ
  • Das Resultat des Projektes hat meistens einen Neuigkeitswert
• Risikobehaftet
  • Projekte sind Neuland und somit risikobehaftet

• Projektinhalt
  • Bauprojekte: z.B. Bauvorhaben
  • Investitionsprojekte: z.B. Erweiterung Fabrikationsanlage
  • Organisationsprojekte: z.B. Reorganisation einer Abteilung
  • IT-Projekte: z.B. Neue Software für Auftragsbearbeitung
  • Marketingprojekte: z.B. Aufbau neuer Vertriebskanäle
  • F&E-Projekte: z.B. Produktweiterentwicklung
  • usw.
• Grösse und Umfang
  • klein, mittel oder gross
• Komplexität
  • hoch, mittel oder gering
• Laufzeit
  • kurz, mittel oder langfristig
• Strategische Bedeutung
  • Wichtigkeit für das Unternehmen
• Reichweite
  • extern: regional, national, interantional
  • intern: Abteilung, Unternehmen, Konzern
• Stellung des Kunden bzw. Auftraggebers
  • externe und interne Projekte

• Das Ziel des Projektmanagements ist , den Projekterfolg durch Gestaltung und Lenkung zu gewährleisten
  • Projektinitialisierung
    • Lohnt sich das Projekt oder soll einem anderen den Vorrang gegeben werden?
    • Projektinitialisierung endet mit Projektfreigabe
  • Projektplanung
    • Projektstrukturplan (PSP)
    • Zeit-, Kosten- und die Ressourcenplanung
  • Projektsteuerung (Projektcontrolling)
    • Projekt auf Kurs halten
    • Projektstatus ermitteln (Ist/Soll-Wert)
    • Risikoanalyse (Blick in die Zukunft)
  • Projektführung
    • Teamführung
  • Projektmarketing
    • Verkauf des Projektes
    • Stakeholdermanagement
  • Projektinformation und -dokumentation
    • für Projektbeteiligte wie Entscheidungsgremien informieren
    • Projektverlauf dokumentieren und somit nachvollziebar machen
  • Projektabschluss
    • Übergabe an den Auftraggeber
    • Auflösung des Projektteams
    • Gewonnene Erkenntnisse dokumentieren

• Projektinitialisierung klärt die Frage: "Bearbeiten wir das richtige Projekt?"
• Projektinitialisierung ist die Entscheidungsgrundlage
• Die Projektinitialisierung endet mit der Projektfreigabe
  • Siehe Bild ganzer Projektinitialisierungprozess

• Die Projektplanung klärt die Frage: "Was muss gemacht werden um das Projektziel zu erreichen?"
• In der Projektplanung werden die Aufgaben bestimmt
• In der Projektplanung wird die Zeit, Kosten und Ressourcen geplant
• Die Projektplanung ist die Grundlage für den nächsten Schritt die Projektsteuerung

• Projektsteuerung bedeutet das Projekt laut Projektplanung auf Kurs zu halten oder anzupassen
• Bei der Projektsteuerung werden Informationen zum Projektstatus gesammelt und ein Ist-Soll-Vergleich durchgeführt
• Projektsteuerung beinhaltet auch Risikoanalyse

• Projektführung bezieht sich auf das Team
• Projektführung benötigt Leadership-Fähigkeiten
• Projektführung schaffte ein Klima für optimale Leistungen und somit einen Projekterfolg

• Alle Aktivitäten die auf den Verkauf des Projektes ausgerichtet sind
• Stakeholdermanagement

• Direkte und indirekte Projektteilnehmer angemessen informieren
• Mit Informationen den Entscheidungsgremien die notwendige Grundlage liefern
• Mit der Projektdokumentation den Projektverlauf festhalten und Ergebnisse nachvollziebar machen
• Projektdokumentation ist Wissensmanagement und verringert die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen

• Übergabe des Projekts an den Auftraggeber
• Analyse des gesamten Projektes, damit Erkenntnisse für weitere Projekte gewonnen werden können

Die Erfolgsfaktoren heissen:

• Projektleiter
• Topmanagement
• Projektteam
• Methodik
• Kommunikation
• Information
• Projektidee und Projektumfeld

• Der Projektleiter schafft die Rahmmenbedingungen im Team
• Der Projektleiter braucht die Akzeptanz des Teams
  • Wichtiger als die Fachkompetenz ist die soziale Kompetenz des Projektleiters
• Der Projektleiter braucht die Unterstützung des Auftraggebers und die nötigen Kompetenzen
  • Der Auftraggeber ist der Hauptverantwortliche für das Projekt

• Topmanagement muss das Projekt unterstützen
• Topmanagement muss dem Projektleiter die nötign Kompetenzen zukommen lassen
• Topmanagement muss sich mit dem Projektleiter absprechen

• Der Projektleiter unterstützt den Teambildungsprozess
• Das Team braucht ein WIR-Gefühl für eine produktive Zusammenarbeit

• Ein geeignete Methodik (Der Weg zum Ziel) unterstützt effektive und effiziente Abwicklung des Projektes
• Methodik erstellt auch Leitplanken für den Weg zum Ziel

Das Projekt bewegt sich ausserhalb der gewohnten Linien-Kommunikationswege. Darum ist es notwendig ein Informationskonzept für das Projekt zu erstellen.

• Das Projekt bewegt sich ausserhalb der Aufbauorganisation und somit der üblichen Informationsbeziehungen
• Das Projekt braucht einen durchdachten Informationsfluss um Missverständnisse, Motivationsverlust, Doppelspurigkeit und Akzeptanz-Probleme zu verhindern

Zum Projektumfeld gehören:

• betriebliches Umfeld
• Technologie: Materialeigenschaften, IT-Umgebung usw.
• Strukturen und Prozesse vom Unternehmen
• Rechtliche Normen, Vorschriften, Gesetze, Richtlinien usw.
• Ansprüche der Stakeholder
• Ökonomische Leitblanken: Budget, Amortisationsvorgaben
• Zeitliche Rahmenbedingungen: Beginn, Deadline

Ein positives Projektumfeld führt zu:

• Alle am Projekt setzten sich dafür ein
• Künftige Anwender werden in das Projekt integriert
• Alle Beteiligten Personen werden ausreichend informiert