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Mit was befasst sich die Prozessorganisation?
Zeitlich-logische Reihenfolge von Arbeitsschritte bei der Aufgabenerfüllung.
Um was geht es bei der Aufbauorganisation?
Verantwortungs- und Unterstellungsverhältnisse bzw. Dienstwege.
Definition von Prozessen?
Ein Prozess ist eine Vielzahl von Aufgaben, bei dem Inputs in einer vorgegebenen Abfolge zu Outputs verarbeitet werden und für den Kunden einen Wert schafft.
Vorgehensschritte bei der Prozessentwicklung?
- Erheben
- Analysieren
- Modelieren
- Schnittstellen definieren
- Sachmittel bestimmen
- Informationsbedarf bestimmen
- Bewerten
Welches sind die wichtigsten Elemente einer Prozessbeschreibung um einen Prozess zu erheben?
- Anfang
- Ende
- Auslöser
- Input
- Ergebnis
- Lieferant
- Kunde
- Leistungsindikator (messen der Prozessleistung z.B. Durchlaufzeit)
- Schnittstellen
- Varianten
- Verantwortung
Welche Forgebeziehungen bei den Prozessen gibt es?
Unverzweigte Folgebeziehung
- Kette
-----------------------------------------------------------------------
Verzweigte Folgebeziehung
- Folgen (UND-Verzweigung, UND-Verknüpfung)
- Bedingung (ODER-Verzweigung, ODER-Verknüpfung, ODER-Rückkoppelung)
Was zeigt das Prozesshierarchiediagramm und wie wird es gegliedert?
Es zeigt die Über- und Unterordnungsverhältnisse der Prozesse zueinander.
- Oberste Ebene: Hauptprozess
- Zweite Ebene: Subprozess
- Dritte Ebene: Aufgaben
- Vierte Ebene: Tätigkeiten
Was ist eine Schnittstelle?
Bei einer Schnittstelle wird die Verantwortun von einer Person / Stelle / Organisationseinheit an eine andere übergeben.
Welches sind die Ziele der Prozessorganisation?
- Kundenzufriedenheit
- Konzentration auf die Wertschöpfung
- Effektivität der Prozesse (Aussensicht)
- Effizienz der Prozesse (Innensicht)
Aus was besteht das magische Dreieck der Prozessorganisation?
- Qualität
- Zeit
- Kosten
Welche zwei Arten von prozessorientierter Reorganisation kennst du? Beschreibe sie kurz.
Geschäftsprozess-Optimierung (GPO)
- Ziel: permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse
- Vorgehen: bottom up
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Business Process Reengineering (BPR)
- Ziel: Radikale Veränderung / Neugestaltung der Prozesse
- Vorgehen: top down
- Zähle die vier Ansätze für eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse auf.
Betriebliches Vorschlagswesen:
- Unternehmerisches Mitdenken der MA
- Optimierung der Arbeitsprozesse und -ergebnsse
- Motivation durch grössere Selbstständigkeit und Honorierung von Vorschlägen
Kaizen (Verbesserung)
- Perfektionierung des betrieblichen Vorschlagswesen
- Investition in die Weiterbildung der MA
- Prozessorientierung
Lean Management
- Vermeidung von Verschwendung
- Konzentration auf wertsteigernde Aktivitäten
- Konzentration auf eigene Stärken
Benchmarking
- Unternehmensinternes Benchmarking (Best of Campany)
- Brancheninternes Benchmarking (Best of Industry)
- Branchenübergreifendes Benchmarking (Best of World)
Wie lautet der Grundsatz des BPR und welche Risiken bringt es mit sich?
Structure follows rocess follows strategy
- Umsetzungsrisiko (völlig neue Strukturen)
- Konfliktpotenzial
- Erfolgsrisiko (Nutzen ist schwer abschätzbar)
Welche vier grundsätzlichen Optimierungsmöglichkeiten für Prozessschritte gibt es?
- Auslagern
- Parallelisieren
- Zusammenlegen
- Weglassen
Aus welchen Kernelementen besteht ein Prozess?
- Input
- Output
- Aufgabenfolge: Verrichtungsfolge, Objektfolge
- Prozessleistung
Vor- und Nachteile Matrixorganisation
vorteil
- direkte Kommunikationswege
- keine Belastung von Zwischeninstanzen
- Führungsorganisation ist übersichtlich strukturiert
- Teamarbeit
- Spezialisierung des Führungspersonals
- Gleichberechtigung der verschiedenen Dimensionen (keine Hierarchie)
- keine Willkürgefahr (da Ausgleich zwischen den verschiedenen Führungskräften)
Nachteil
- hoher Bedarf an Führungspersonal
- hoher Kommunikationsbedarf
- Transparenz der Entscheidungsprozesse geht verloren
- Gefahr zu vieler Kompromisse
- durch Teamarbeit entsteht automatisch ein erhöhtes Konfliktpotenzial
Spartenorganisation Vor- und Nachteile
Vorteil
- Sparten sind flexibler und erreichen größere Marktnähe (bessere Kenntnis der Kunden und Konkurrenten)
- Koordinationsaufwand in der Unternehmensspitze nimmt ab
- höhere Motivation durch höhere Verantwortung
- höhere Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen oder Ihrem Bereich
- Erfolge und Misserfolge können besser zugeordnet werden
Nachteil
- Informations-, Know-how- und Erfahrungsaustausch zwischen den Sparten kommt zu kurz
- Mögliche Synergien werden zu wenig genutzt, da einzelne Produkte quasi in einem Unternehmen im Unternehmen gefertigt werden, beispielsweise entwickelt jede Abteilung ihre Verbesserungsprozesse selbst
- höherer Bedarf an Führungskräften
- Verselbstständigung der einzelnen Sparten und dadurch Vernachlässigung übergeordneter Unternehmensziele („Spartenegoismus“)
Funktionale Organisation Vor- und Nachteile
Vorteile
- Spezialisierung
- Kostendegression (Skaleneffekte)
- Klare Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereiche
- Synergieeffekte
- Verhinderung von Redundanzen
Nachteile
- Erschwerte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen/Funktionsbereichen (großer Koordinationsaufwand)
- Übergewicht des Spezialistentums
- Fehlendes Verständnis für andere Funktionsbereiche/Bereichsegoismus (z. B. Konflikt zwischen Marketing und Produktion, Ressortdenken)
- Niedrige Produkt- und Marktorientierung
- Unklare Ergebnisverantwortung
- Einschränkung von Innovationspotential
- Großer Zeitbedarf bis zur Entscheidungsfindung
Wie kann man ein Prozess graphisch darstellen?
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Was bedeuten die folgenden Prozesssymbole?
.
Was beschreibt der instrumentale Aspekt der Organisation?
Beschreibt die Organisation als Gesamtheit der Beziehungs und Prozessstrukturen, die zur Erreichung der Ziele eines sozialen Systems geschaffen worden sind.
Was beschreibt der institutionelle Aspekt?
Beschreibt die Organisation als organisierte soziale Systeme.
Was beschreibt der gestalterische Aspekt?
Rückt die Tätigkeit des Organisierens in den Vordergrund und beschreibt die Summe der Massnahmen, di ein soziales System strukturieren.
Zwischen welchen vier Elementen besteht ein Spannungsfeld?
- Strategie
- Struktur
- Sachmittel
- Kultur
Welche drei unternehmerischen Kenngrössen gibt es und wie werden sie berechnet?
- Wirtschaftlichkeit = Ertrag / Aufwand
- Produktivität = Output / Input
- Rentabilität = Output - Input
Was bedeutet Effekivität und Effizienz?
- Effektivität beduetet, das Richtige zu tun. (Zielorientierung)
- Effizienz bedeutet, etwas richtig zu tun. (Kosten-Nutzen-Überlegung)
Was bedeutet Organiationsgrad und zwischen welchen Ausprägungen wird unterschieden?
Zeitliche Dauer und Stabilität organisatorischer Regelungen.
- Hoch: organisiert
- Mittel: improvisiert
- Tief: dispositiv
Nach welchen drei Kriterien lassen sich organisatorische Veränderungen bestimmen?
- Umfang (Menschen, Aufgabenbereiche, Abteilungen)
- Tragweite (Optimierung, Erneuerung)
- Geschwindigkeit (Dauer bis wieder Stabilität erreicht wird)
Was ist der Unterschied zwischen der Optimierungs- und Erneuerungphase?
- Bei der Optimierung sind vergleichsweise kleine Anpassungen notwendig. Es geht um Feinabstimmung der Strukturen und Prozesse.
- Bei der Erneuerung handelt es sich um radikale, tiefgreifende Veränderunen.
Welche drei zentralen Forderungen werden allgemein an das Organisieren von Aufgaben und Prozessen zur effizienten Zielerreichung gestellt?
- Differenzieren
- Koordinieren
- Strukturieren
Nach der Wertkette nach Porter gibt es primäre und sekundäre Aktivitäten. Was ist der Unterschied?
- Primäre Aktivitäten sind direkt an der Wertbildung für den Kunden beteiligt.
- Sekundäre Aktivitäten beeinflussen die Wertbildung für den Kunden indirekt. Sie sind unterstützend.
In welche Prozesskategorien können die Unternehmensprozesse eingeteilt werden?
- Führungsprozesse
- Leistungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
Woraus besteht der Organisationswürfel?
.
Welche zwei wichtigen organisatorische Methoden kennst du?
- Aufgabenanalyse
- Systemdenken
Welches sind die Aufgabenmerkmale?
- Verrichtung (was, wie)
- Objekt (woran)
Wie sehen die Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation aus?
- Aufgabenanalyse: Ermittlung von Teilaufgaben
- Aufgabensynthese: Teilaufgaben zu Aufgabenbündeln kombinieren und Stellen zuordnen.
Wie sehen die Gestaltungstechniken der Prozessorganisation aus?
- Arbeitsanalyse: Zerlegung in einzelne Arbeitsschritte nach Verrichtung, Objekt, Phase
- Arbeitssynthese: Prozessgestaltung (Wer, wann, wo, womit?)
Was wird bei der Aufgabenanalyse alles analysiert?
Analyse der Aufgabenerfüllungsmerkmale Elemente und Dimensionen.
Welche Erhebungstechniken für die Aufnahme des Ist-Zustandes für die Aufgabenanalye kennst du?
- Interview / Befragung
- Fragebogen
- Beobachtung
- Selbstaufschreibung
- Dokumentenanalyse
Welches sind die vier Hauptziele des Systemdenkens?
- Das richtige Problem anpacken
- Komplexe Probleme beherrschen
- Rationalisierungspotenziale nutzen
- Veränderungsaufwand realistisch einschätzen
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Flashcards
Um was geht es bei der Aufbauorganisation?
Verantwortungs- und Unterstellungsverhältnisse bzw. Dienstwege.
Definition von Prozessen?
Ein Prozess ist eine Vielzahl von Aufgaben, bei dem Inputs in einer vorgegebenen Abfolge zu Outputs verarbeitet werden und für den Kunden einen Wert schafft.
Vorgehensschritte bei der Prozessentwicklung?
- Erheben
- Analysieren
- Modelieren
- Schnittstellen definieren
- Sachmittel bestimmen
- Informationsbedarf bestimmen
- Bewerten
Welches sind die wichtigsten Elemente einer Prozessbeschreibung um einen Prozess zu erheben?
- Anfang
- Ende
- Auslöser
- Input
- Ergebnis
- Lieferant
- Kunde
- Leistungsindikator (messen der Prozessleistung z.B. Durchlaufzeit)
- Schnittstellen
- Varianten
- Verantwortung
Welche Forgebeziehungen bei den Prozessen gibt es?
Unverzweigte Folgebeziehung
- Kette
-----------------------------------------------------------------------
Verzweigte Folgebeziehung
- Folgen (UND-Verzweigung, UND-Verknüpfung)
- Bedingung (ODER-Verzweigung, ODER-Verknüpfung, ODER-Rückkoppelung)
Was zeigt das Prozesshierarchiediagramm und wie wird es gegliedert?
Es zeigt die Über- und Unterordnungsverhältnisse der Prozesse zueinander.
- Oberste Ebene: Hauptprozess
- Zweite Ebene: Subprozess
- Dritte Ebene: Aufgaben
- Vierte Ebene: Tätigkeiten
Was ist eine Schnittstelle?
Bei einer Schnittstelle wird die Verantwortun von einer Person / Stelle / Organisationseinheit an eine andere übergeben.
Welches sind die Ziele der Prozessorganisation?
- Kundenzufriedenheit
- Konzentration auf die Wertschöpfung
- Effektivität der Prozesse (Aussensicht)
- Effizienz der Prozesse (Innensicht)
Aus was besteht das magische Dreieck der Prozessorganisation?
- Qualität
- Zeit
- Kosten
Welche zwei Arten von prozessorientierter Reorganisation kennst du? Beschreibe sie kurz.
Geschäftsprozess-Optimierung (GPO)
- Ziel: permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse
- Vorgehen: bottom up
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Business Process Reengineering (BPR)
- Ziel: Radikale Veränderung / Neugestaltung der Prozesse
- Vorgehen: top down
- Zähle die vier Ansätze für eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse auf.
Betriebliches Vorschlagswesen:
- Unternehmerisches Mitdenken der MA
- Optimierung der Arbeitsprozesse und -ergebnsse
- Motivation durch grössere Selbstständigkeit und Honorierung von Vorschlägen
Kaizen (Verbesserung)
- Perfektionierung des betrieblichen Vorschlagswesen
- Investition in die Weiterbildung der MA
- Prozessorientierung
Lean Management
- Vermeidung von Verschwendung
- Konzentration auf wertsteigernde Aktivitäten
- Konzentration auf eigene Stärken
Benchmarking
- Unternehmensinternes Benchmarking (Best of Campany)
- Brancheninternes Benchmarking (Best of Industry)
- Branchenübergreifendes Benchmarking (Best of World)
Wie lautet der Grundsatz des BPR und welche Risiken bringt es mit sich?
Structure follows rocess follows strategy
- Umsetzungsrisiko (völlig neue Strukturen)
- Konfliktpotenzial
- Erfolgsrisiko (Nutzen ist schwer abschätzbar)
Welche vier grundsätzlichen Optimierungsmöglichkeiten für Prozessschritte gibt es?
- Auslagern
- Parallelisieren
- Zusammenlegen
- Weglassen
Aus welchen Kernelementen besteht ein Prozess?
- Input
- Output
- Aufgabenfolge: Verrichtungsfolge, Objektfolge
- Prozessleistung
Vor- und Nachteile Matrixorganisation
vorteil
- direkte Kommunikationswege
- keine Belastung von Zwischeninstanzen
- Führungsorganisation ist übersichtlich strukturiert
- Teamarbeit
- Spezialisierung des Führungspersonals
- Gleichberechtigung der verschiedenen Dimensionen (keine Hierarchie)
- keine Willkürgefahr (da Ausgleich zwischen den verschiedenen Führungskräften)
Nachteil
- hoher Bedarf an Führungspersonal
- hoher Kommunikationsbedarf
- Transparenz der Entscheidungsprozesse geht verloren
- Gefahr zu vieler Kompromisse
- durch Teamarbeit entsteht automatisch ein erhöhtes Konfliktpotenzial
Spartenorganisation Vor- und Nachteile
Vorteil
- Sparten sind flexibler und erreichen größere Marktnähe (bessere Kenntnis der Kunden und Konkurrenten)
- Koordinationsaufwand in der Unternehmensspitze nimmt ab
- höhere Motivation durch höhere Verantwortung
- höhere Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen oder Ihrem Bereich
- Erfolge und Misserfolge können besser zugeordnet werden
Nachteil
- Informations-, Know-how- und Erfahrungsaustausch zwischen den Sparten kommt zu kurz
- Mögliche Synergien werden zu wenig genutzt, da einzelne Produkte quasi in einem Unternehmen im Unternehmen gefertigt werden, beispielsweise entwickelt jede Abteilung ihre Verbesserungsprozesse selbst
- höherer Bedarf an Führungskräften
- Verselbstständigung der einzelnen Sparten und dadurch Vernachlässigung übergeordneter Unternehmensziele („Spartenegoismus“)
Funktionale Organisation Vor- und Nachteile
Vorteile
- Spezialisierung
- Kostendegression (Skaleneffekte)
- Klare Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereiche
- Synergieeffekte
- Verhinderung von Redundanzen
Nachteile
- Erschwerte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen/Funktionsbereichen (großer Koordinationsaufwand)
- Übergewicht des Spezialistentums
- Fehlendes Verständnis für andere Funktionsbereiche/Bereichsegoismus (z. B. Konflikt zwischen Marketing und Produktion, Ressortdenken)
- Niedrige Produkt- und Marktorientierung
- Unklare Ergebnisverantwortung
- Einschränkung von Innovationspotential
- Großer Zeitbedarf bis zur Entscheidungsfindung
Wie kann man ein Prozess graphisch darstellen?
.
Was bedeuten die folgenden Prozesssymbole?
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