MIKP Projektmanagement

Die Projektplanung kann definiert werden als systematischer, methodischer Prozess zur Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und zur gedanklichen Vorwegnahme der zur Projektdurchführung notwendigen Aktivitäten samt deren Koordinierung.

- Abschätzung der ökonomischen Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten bereits im Stadium der Entscheidungsvorbereitung

- Bestmögliche Vorausschau des Projektgeschehens aufgrund einer systematischen Analyse aller vorhersehbaren Einflussfaktoren

- Rationelle Gestaltung des Projektablaufs

- Vorgabe von Planzielen als Motvationsmaßnahme

- Schaffung von Kontrollmöglichkeiten durch konkrete Soll-Vorgaben

- Effektive und effiziente Koordination von Teilaufgaben

Grobplanung:

- Projektstrukturplan

- Projektablaufplan

Feinplanung:

- Projektterminplan

- Kapazitätsplan

- Kostenplan

(- Qualitätsplan)

Vollständige Darstellung der Projekt-Ablaufstruktur als Baumstruktur und/oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element wird durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben.

- Reduktion der Komplexität

- Gesamtüberblick

- Schaffung von Transparenz für alle Stakeholder

- Basis der Riskoanalyse

- Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen & kritischen Abhängigkeiten

--> Ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerte Planungen

- top down

- bottom up

- Objektbezogener Projektstrukturplan

( Hausbau --> Keller / Erdgeschoss / Dach)

 - Funktions(=Tätigkeits)bezogener Projektstrukturplan

(Hausbau --> Erdarbeiten / Rohbauarbeiten / Innenausbauarbeiten)

- Phasenbezogener Projektstrukturplan

(Hausbau --> Planung / Ausführung / Abnahme)

- Mischform

(Hausbau --> Planung (Entwurf, Statik) / Ausführung (Keller, Erdgeschoss) / Abnahme

Der Projektablaufplan (PAP) schließt an den Projektstrukturplan (PSP) an. Im PAP werden die Arbeitspakete in eine logische und zeitliche Reihenfolge gebracht.

Der Zweck des Projektterminsplans ist eine Terminierung des Projektablaufes durch Bestimmung der Zeitdauer für jede Aufgabe, deren zeitliche Abfolge und Zuordnung zu Ressourcen.

Darstellung in:

- Balkendiagramm (GANTT)

- Vorgangsknotennetzplan

- Vorgangspfeilnetzplan

- Anwendung grundsätzlich bei Projekten mit geringer Komplexität

Darstellung:

- Vertikale Achse: Darstellung des aktivitätsorientierten Projektablaufs

- Horizontale Achse: Maßstabsgetreue Zeiteinheiten in Balkenform (Balkenlänge = Maß für den Zeitbedarf der Aufgabe)

Vorteile:

Schneller Überblick über zeitlichen Projektablauf. leichte Terminüberwachung

Nachteile:

Unzureichende Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen

- Wird bei Projekten mit hoher Komplexität angewendet

Vorteile:

- Anschauliche Darstellung des Projektablaufs

- Zwang zum Durchdenken des Projekts und Erkennen von logischen Abhängigkeiten

- Aufdecken von Engpässen (=kritischer Pfad) & Zeitreserven (Puffer)

- Veranschaulichung der Auswirkung von Terminänderungen

Nachteile:

- Hoher Aufwand der vor allem bei kleinen Vorhaben häufig nicht erforderlich ist

Meilensteine sind Ereignisse oder Zwischenziele, die eine besondere Bedeutung für das Projeklt haben. Die Meilensteine werden bei der Projektplanung festgelegt und haben bei der Realisierung besondere Priorität.

- Kapazitätsplan

- Kostenplan

- Technische Risiken (z.B.:fehlende Ausrüstung, Fehler bei Montage und Inbetriebnahme)

- Wirtschaftliche Risiken (z.B.: mangelnde Puffer in der Kalkulation, Unzuverlässigkeit von Lieferanten)

- Personelle Risiken (z.B.: Qualifikation der Mitarbeiter, geringe Personalkapazitäten)

- Umwelt-Risiken (z.B.: höhere Gewalt, gesellschaftliche Veränderungen)

- Qualitätsrisiken (z.B.: Ergebnis entspricht nicht der erforderlichen Qualität)

- Terminrisiken (z.B.: Termine können nicht eingehalten werden)

- Qualitätsziele

- Qualitätskriterien

- Qualitätskontrolle

Ziel: Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Aufzeigen von Abweichungstendezen

Kompnenten der Projektsteuerung:

- Zeit

- Aufwand & Kosten

- Fortschritt

- Qualität

Absicherung der Projektsteuerung:

- Systematische und durchgängige Projektdokumentation

- Dokumentieren der Ergenbisse mit Hilfe des PM-Berichtswesen

- Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im Projekt ergeben

- Soll-/Ist-Vergleich: Festellung von Abweichungen

- Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen

Ergebnisabnahme durch den Auftraggeber

Ergebnisumsetzung:

- Klärung der Einführungsmethode

- Vorbereitende Maßnahmen (z.B. Installation)

- Schulung und Einarbeitung der Anwender

- Servicebereitstellung

Projektabschlussbericht:

- Nachkalkulation

- Analyse der Abweichungen bzgl. Termin, Kosten, Leistungen

Projektabschlusspräsentation:

Projektabschlusssitzung:

Projektbeurteilung:

- Beurteilung des Ergebnisses mit der Planung (intern)

- Beurteilung des Ergebnisses mit den Kundenwünschen (extern)

Projektabnahme:

Erfahrungssicherung:

- Erfahrungsbericht (was wollen wir so nicht mehr machen, was hat sich bewährt - Oft in einer Datenbank)

- Erfahrungsaustausch mit anderen Teams (Lessons Learned)

- eventuell Überarbeitung Projektmanagementleitfaden

Beurteilungskonflikte

- Mangelnder bzw. unterschiedlicher Inormationsstand

- Unterschiedliche Methoden der Zielerreichung

Zielkonflikte

- Gegensätzliche Ziele und Interessen

Verteilungskonflikte

- Diskrepanz zwischen verfügbaren Mitteln und Ansprüchen

Beziehungskonflikte

- Antipathie, Misstrauen und Vorurteile

Werte- und Normenkonflikte

- Unterschiedlich persönliche Werte und Normen

1. Gundsatz: Sache und Personen trennen

2. Gundsatz: Konzentration auf die Interessen

3. Gundsatz: Viele Optionen entwickeln, später bewerten

4. Gundsatz: Hinzufügen neutraler Bewertungskriterien

- Projektbeschreibung (Projektziele, Inhalte, Rahmenbedingungen)

- Planungsunterlagen (Strukturplan, Vorgangsliste, Kistenplan, u.s.w.)

- Bestandsaufnahme Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich)

- Ursachenanalyse (Gründe für Soll-Ist-Abweichungen)

- Empfehlungen (z.B.: für zukünftige Projekte)

- Detaillierte Abrechnung (für jedes Arbeitspaket)

- Ansprechpartner (für Rückfragen)

Ein Projekt ist ein befristetes Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. 

- Planungsprojekte

- Fertigungsprojekte

- Qualitätsprojekte

- Rationalisierungsprojekte

- Organisationsprojekte

- Eindeutige Zielsetzung

- Zeitliche Befristung

- Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe

- Begrenzte Ressourcen

- Risiko / Komplexität

Phase 1: Definition

Phase 2: Planung

Phase 3: Realisierung

Phase 4: Abschluss

- Beschreibung und Analyse der Aufgabe

- Entscheidung zur Projektdurchführung

- Klärung der Projektziele

- Formulierung Projektauftrag

- Einrichtung der Projektorganisation

- Kick-Off-Meeting

- Projektbezeichnung

- Projektbeschreibung/Aufgaben

- Projektziele

- Aufbauorganisation, Projektleiter & Projektteam

- Randbedingungen

- Projektressourcen (Zeit, Geld, Personal, Sachmittel)

- Termine & Meilensteine

- Auftraggeber

- Projektstrukturplan (Netzplantechnik: objektorientierte oder funktionsorienterite Baumstruktur)

- Projektablaufplan (Balken-Diagramm)

- Projektterminplan

- Kapazitätsplan

- Kostenplan

- Qualitätsplan

- Projektsteuerung

- Projektcontrolling

- Projektdokumentation

...in enger Verpflechtung

- Kick-Off-Meeting

- Team - Gruppenleiterbesprechungen

- Maßnahmen der Problemvermeidung

- Kontakt zum Auftraggeber

- Korrektur bei Planabweichungen

- Förderung der Motivation der Teammitglieder

- Feststellen von Soll-Ist-Abweichungen

(Projektablaufplan / Projekttermine - Projektkosten - Qualität des Projektergebnisses) 

- Ursachenanalyse zu Abweichungen

- Ableitung von Empfehlungen für die Projektsteuerung

- Prozessdokumentation

(- Projektauftrag, Lasten- und Pflichtheft

(- Pläne (PSP, PAP, KaP, Kop, QuP)

(- Protokolle, Statusberichte & Abschlussbericht)

(- Präsentationsunterlagen der Projektpräsentation)

- Projektdokumentation

(- Technische Zeichnungen, Schaltpläne, Programmcodes

(- User-Unterlagen)

- Projektpräsentation

- Abnahme des Projektergebnisses

- Abschlussbesprechung im Team

- Projektabschlussbericht

- Auflösung des Projektteams

- Zielsetzung

- Entscheidung

- Planung

- Steuerung

- Kontrolle

- Sachziel (Beschreibt die genau definierte Aufgabe)

- Kostenziel ( Gibt das Budget für die Kosten vor)

- Terminziel (Definiert den Zeitrahmen)

Spezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?)

Messbar (Sind die Ziele messbar?)

Ambitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?)

Realistisch (Sind die Ziele erreichbar?)

Terminiert (Wann wird gemessen?)

- Erteilt Projektauftrag

- Verfügt über Freigabe der Projektmittel

- Entscheidet über die Abnahme des Projekts

- Es wird zwischen externen und internen Auftraggebern unterschieden

- Bei betriebsinternen Projekten tritt meist die Geschäftsführung als Aufraggeber auf

- Vertragspartner des Auftraggebers

- Verantwortlich für Einsatz von Ressourcen und Projektmittel

- Bei betriebsinternen Projekten befindet sich die Projektleitung in der Rolle des Auftragnehmers

- Managementkompetenz

- Persönliche Kompetenz

- Fachkompetenz

- Sozialkompetenz

- Planung, Steruerung und Kontrolle der Projektaktivitäten

- Klärung der Zielvorgaben und Rahmenbedingungen

- Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Auftraggeber & Projektteam

- Führung & Motivation der Teammitglieder

- Koordination der Beteiligten

Der Projektleiter ist maßgeblich für den Erfolg des Projekts verantwortlich!