ITMC 2
Projektmanagement Teil 2
Projektmanagement Teil 2
K13 Begründen Sie in wenigen Sätzen, warum auch zurückgestellte oder abgelehnte Änderungen dokumentiert werden sollten.
- Für spätere Nachvollziehbarkeit
- Aufwendige Diskussionen danach erübrig sich
K14 Nennen Sie die Ziele des Risikomanagements
- Vermeidung von erkennbaren Risiken
- Absicherung gegen unvermeidbare Risiken
- Abschätzen der Risikohaftigkeit eines Projekts vor dem Projektstart
K14 Nennen Sie die Grundsätze des Risikomanagements
- Berfragung unabhäniger Experten
- Projektbegleitende Daueraufgabe
- Verwendung von Checklisten
- Ehrliche Einschätzung
K14 Nennen Sie die Schritte des Risikomanagementprozesses
- Risiken erkennen
- Risiken bewerten
- Risiken bewältigen
- Risiken überwachen
K14 Wie lässt sich Risiken erkennen?
Durch
- die gesamte Projektdokumentation
- Checklisten
- Brainstorming
- Interviews
- Analyse von Annahmen
K14 Welche Risikokategorien gibt es?
- Personelle Risiken
- Technische Risiken
- Projektmanagement-Risiken
- Organisatorische Risiken
- Externe Risiken
K14 Wie werden die Risiken bewertet?
- Ursache für das Eintreten des Risikos
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Tragweite für das Projekt
- Mit Risiko leben
- Risiko evt. bearbeiten
- Risiko bearbeiten
K14 Wodurch können Risiken bewältigt werden?
- Prophylaktische Massnahmen planen (Eintretenswahrscheinlichkeit minimieren)
- Frühwarnsystem
- Eventualmassnahmen planen
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
A] Harald Gross: "Beim Russland-Expansionsprojekt war uns bewusst: Wenn wir Pech haben, legen uns die lokalen Behörden gewaltige Steine in den Weg und gefährden das ganze Vorhaben; darauf hast du als Aussenstehender kaum Einfluss:"
Absicherung gegen unvermeidbaren Risiken.
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
B] Theo Stieger: "Habt ihr euch je gefragt, ob ihr das Projekt überhaupt starten wollt?"
Risikohaftigkeit des Projekt vor Projektstart.
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
C] Harald Gross: "Natürlich, alles andere wäre fahrlässig. Wir wollten diese Chance unbedingt nutzen, also sagten wir uns: Seien wir gegen jene Risiken gewappnet, auf die wir selber einwirken können!"
Vermeidung erkennbarer Risiken.
K14 Erklären Sie einem Aussenstehenden in wenigen Sätzen den Unterschied zwischen einer prophylaktischen Massnahme und einer Eventualmassnahme.
Prophylaktischen Massnahme: Eintretenswahrscheinlichkeit zu verringern
Eventualmassnahme: Die Tragweite des Schadens zu reduzieren
K15 Nennen Sie die Ziele des Projektabschlusses:
- Das Projekt ordnungsgemäss abschliessen
- Sicherstellen von Massnahmen auch nach dem Projektabschluss
K15 Wann findet das Projektabschluss statt?
Zwischen der Einführung und der Erhaltung.
K15 Nennen Sie die Aufgaben des Projektabschluss:
- Übergeben der Lösung in den produktiven Betrieb
- Dokumentation und Reporting übergeben
- Projektorganisation auflösen
- Abschlussveranstaltung
- Projekt-Schlussabrechnung (inkl. Nachkalkulation)
K15 Wie wird das Projektabschluss abgenommen?
Durch Übergabe- und Übernahmeprotokoll.
K15 Welche Gefahren können dem Projektabschluss gefährden?
- Künstliche Projektverzögerung
- Unklare Service-Organisation
- Fehlendes Controlling
- Keine konsequente Nutzenüberprüfung
- Fehlende Wartungsbudgets
K15 Nennen Sie die zwei wichtigsten Punkten aus der Gefahrenliste des Projektabschluss:
- Verbindliche Projekterfolgskontrolle
- Verpflichtung der Ansprechpersonen nach Projektabschluss
K15 Der Aufgraggeber eine Projekts streicht den Budgetposten "Abschlussveranstaltung", weil er deren Sinn un Zweck nicht einsieht.
Nennen Sie dem Auftraggeber mindestens zwei Argumente, die für eine offizielle Abschlussveranstaltung in Projekten sprechen:
- Projekt beenden wie es mit einem Kick-off-Meeting gestartet wurde
- Positiven Schlusspunkt setzen
- Wichtige symbolische Bedeutung für alle Beteiligten
K15 Welche derfolgenden Inhalte gehören in die Abschlussdokumentation:
K7
Richtig oder Falsch:
A] Der Projektleiter trägt die oberste Verantwortung für die Projektergebnisse. (Leistung, Qualität, Kosten und Termine)
Falsch
K7
Richtig oder Falsch:
B] Die Stabs-Projektorganisation hat den Vorteil, dass das reguläre Tagesgeschäft nur wenig beeinflusst wird.
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
C] Für die Schaffung der notwendigen Projektstellen werden die gemäss den Arbeitspaketen anfallenden Aufgaben zusammengezogen (gebündelt).
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
D] Die reine Projektorganisation, ist in der Regel, schnell, effizient und in der heutigen Zeit meistens gut bezahlbar.
Falsch
K7
Projektstellen bilden:
- Befristet / Temporär
- Projektleiter definiert und beschreibt die Stellen
- Aufgaben der Arbeitspakete zu Projektstellen bündeln
- Festlegen von Kompetenzen und Verantwortung
- Anforderungsprofile formulieren
K7
Wie könnte ein Funktionsdiagramm für die Projektstelle aussehen?
Matrixe mit:
Aufgaben, Projektstelle, Tätigkeiten (Ausführung, Beratung, Entscheidung, Mitarbeit)
K7
Wie sehen die einzelnen Instanz-Ebenen aus?
Lenkung (Auftraggeber, Projektausschuss)
Führung (Projektleiter, Projekt office (PMO))
Ausführung (Teilprojektleitung, Projektmitarbeiter)
K7
Welche Rolle hat der Auftraggeber und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsrolle)
Aufgaben
- Projektantrag und Projektauftrag formulieren
- Projektleiter ernennen und einsetzen
- Definieren von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung für Projektleiter
- organisationsform des Projekts bestimmen
- Festlegen von Ziele, Rahmenbedingungen und Restriktionen
- Projektfortschritt kontrollieren
- Entscheidungen fällen
- Projektteam unterstützen
K7
Was ist der Projektausschuss und welche Aufgaben hat es?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsgremium)
Aufgaben
- Eigenen Fachbereich vertreten
- Projekterfolg aktiv beeinflussen
- Schnittstellen übergreifende Koordination sicherstellen
K7
Wie ist der Projektleiter aufgestellt und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Planung und Führung des Projekts)
Aufgaben
- Projekt initialisieren
- Teilprojektleiter ernennen
- Projektstruktur erstellen
- Projekt planen und führen
- Fortschritt kontrollieren
- Stakeholdermanagement betreiben
- Abnahme der Ergebnisse sicherstellen
- Ordnungsgemässen Abschluss des Projekts gewährleisten
K7
Welche Rolle und Aufgaben haben Teilprojektleiter?
Rolle (Planung und Führung von Teilprojekten)
Aufgabe
- Teilprojekt planen und führen
- Mitarbeitende fachlich und ggf. aich disziplinarisch führen
- Fortschritt der Arbeitspakete kontrollieren
- Koordinieren von Arbeiten, Ergebnisse und Informationen mit anderen Teilprojekte
- Abnahme der Teilprojekte organisieren zbw. sicherstellen
- Ordnungsgemässe Abschluss des Projektes gewährleisten
K7
Wozu dient das Projekt Office?
Zur Entlastung der Projektleitung.
K7
Welchen Einfluss haben die Projektmitarbeitende und wie werden sie motiviert?
Einfluss
- Direkten Einfluss des Erfolgsfaktor
- Einfluss auf die Ergebnisse
Motivation
- Projektleiter teil ihnen die Ziele
- Arbeitspakete klar und verständlich beschreiben
- Sie für das Vorhaben begeistern
- Konflikte im Team einfernehmlich lösen
- Sie fachlich und moralisch unterstützen
K7
Welche Organisationsformen in Projekten gibt es?
- Reine Projektorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für eine reine Projektorganisation:
- Klar definierte Projektziele und -umfang
- Gesamtpaket ist umfangreich, wichtig und dringend
- Verbundene Probleme bei Freistellung müssen gelöst sein
- die Zukunft der Prj-MA sicherstellen
- Ausreichende Quali des PMs
K7
Welche Vorteile hat die reine Projektorganisation?
- Projektteam ist 100% bei den Projekten
- Projektleiter besitzt die vollständige Führung- und Managementkompetenz
- Wenig Konflikte mit Fachbereichen
- Teamgeist-Entwicklung ist einfacher
K7
Nennen Sie die Nachteile einer reinen Projektorganisation:
- Teure Organisationsform
- Interne Rekrutierung oft schwierig
- Prj-MA unsichere Zukunft (was kommt danach)
- Eigendynamik, Gefahr Fachbereich Entfremdung
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für die Stabs-Projekorganisation:
- Bei kleineren Vorhaben
- Mit kurzer Dauer
- Geringer Komplexität
K7
Welche sind die Vorteile der Stabs-Projektorganisation?
- Tagesgeschäft wird weniger beeinträchtigt
- Organisatorische Umstellung sind kostengünstig und weniger Zeitverbrauch
- Projektmitarbeiter in eigener Reihe, kein Plan danach nötig
- Mitarbeiter können in mehrere Projekte aktiv sein
K7
Welche sind die Nachteile der Stabs-Projektorganisation?
- Umständlich bei Entscheidungsvorbereitungen
- Projektleiter kämpft mit Ressourcenverteilungen
- Vorprogrammiert zeitliche Verzögerung
- Geringe Identifikation mit Projekt
-
- 1 / 118
-
Cartes-fiches
K9
Was ist das Ziel der Ablauf- und Terminplanung?
Wovon ist es abhängig?
- Bestimmung der Reihenfolge der Vorgänge in einem Projekt
- Hängt von der Qualität des Projektstrukturplans ab
K9
Welche Phasen beinhaltet eine Ablauf- und Terminplanung?
- Vorgangsliste
- Netzplan
- Terminplan
K9
Welche Werte sind in einer Vorgangsliste enthalten?
- Chronologische Reihenfolge
- Arbeitspaketbeschreibung
- Dauer
- Verantwortung
- Abhängigkeiten (Vorgänger)
K9
Welche Aspekte sind beim Schätzverfahren zu beachten?
- Soll zu realistischen Resultaten führen
- wenn möglich auf alle Projektphasen anwendbar
- leicht zu verstehen und einfach zu handaben
- Schätzresulate transparent für alle Nachvollziehbar
K9
Nennen Sie die gängigen Schätzverfahren (die Art und deren Merkmalen).
- Delphi-Methode (Vergleichverfahren, systematische Befragung von mind. 2 Fachspezialisten)
- Analogieverfahren (Vergleichsverfahren, jetzige mit bekannte, von früher vergleichen)
- Beta-Methode (Vergleichsverfahren, Kombination von optmistischer, normaler und pessimistischer Schätzung der Dauer)
- Prozentsatzverfahren, Extrapolation (Kenzahlenverfahren, Phase in Prozentwert Aufgrund Erfahrungswerte verteilt = 100%)
- Standardwert-/Multplikator-Verfahren (Algor. Verfahren, gestützt auf Fest vorgegebene Standardwerte)
- Funktonsverfahren (Algor. Verfahren, Gewichtung der Softwarefunktion (wird bei IT-Projekten angewendet)
- COCOMO-Verfahren oder COnstructive COst MOdel (Algor. Verfahren, Anwendung in Softwareprojekte, Entwicklungsaufwand nach Anzahl Codezeilen multiplitziert mit dem Durchschnitt Aufwand für einfache, mittel oder komplex Sofware)
K9
Für die Anwendung des Schätzverfahrens gelten:
- Detaillierte Aufgaben aus Arbeitspakete
- Vorgangsdauer für jede Aufgabe
- Geschätzte Vorgangsdauer in die Vorgangsliste eintragen > Vorgabe Soll-Wert
- Tatsächliche Vorgansdauer erfassen (Ist-Wert) mit Soll-Wert vergleichen
- Geschätzte Vorgangsdauer mit bekannten Ist-Werten permanent aktualisieren
K9
Welche Merkmale gehören im Netzplan?
- Bezeichnung des Vorgangs bzw. Arbeitspakets
- Dauer
- Frühester Anfang
- Spätester Anfang
- Früheste Ende
- Späteste Ende
K9
Wie heisst der weitverbreitete Netzplantechnik?
Vorgansknoten-Neztplan auch Metra-Potenzial-Methode (MPM) bekannt.
K9
Wie wird der Terminplan in der Regel dargestellt?
Als Balkendiagramm.
K9
Was zeigt der kritische Pfad in der Netzplan-Technik?
- Zeigt alle Vorgänge, die keine Zeitreserven haben
- Direkte Auswirkung nachgelagerte Vorgänge bei Verschiebungen
K9
Warum muss die Schätzung der Vorgansdauer spätestens mit der Ablaufplanung abgeschlossen sein?
Danach folgt die Terminplanung, welche die Dauer pro Vorgang berechnet wird.
K10
Nennen Sie die Phasen der Einsatzmittelplanung:
- Bedarf ermitteln
- Einsatzmittel evaluieren
- Einsatzmittelplan erstellen
K10
Was werden beim Bedarf ermitteln in den Arbeitspaketen analysiert?
- Welche Aktvitäten sind im Arbeitspaket?
- Welche (Teil)-Ergebnisse muss das Arbeitspaket geliefert werden?
K10
Welche Punkte umfassen die Bedarfsübersicht?
- Art
- Kapazitätgruppe
- Arbeitspaket
- Kapazität (Zeiteinheit)
K10
Welche Ziele werden mit dem Einsatzmitteln evaluieren ermittelt?
- Geeignete Mitarbeiter
- Geeignete Sachmittel
K10
Wie gehen Sie bei der internen Rekrutierung vor?
- Mit Überzeugunskraft
- und Vorsicht
K10
Welche Fragen müssen bei der internen Rekrutierung geklärt werden?
- Person gewillt die Aufgaben zu übernehmen?
- Ist die Person kompezenz genug?
- Wie ist die Einsatzbereitschaft der Person?
- Welche Vorausseztung müsen geschaffen werden?
K10
Wie werden externe Rekrutierungen durchgeführt?
- In der Regel von einer Fachstelle
- durch temporäre Einstellung
- durch Freelancer
K10
Wozu dient der Einsatzmittelplan?
Transparent aufzeigen mittels Ressourcen-Belastungsdiagramm
K10
Welche Schwierigkeiten sind oft bei der internen Rekrutierung von Projektmitarbeiter zu treffen?
- Gute MA werden vom Linienleiter ungern zur Verfügung gestellt
- Gute MA werden oft stark beanspruch
- Gleichgewicht zw den Tätigkeiten (Projektarbeiten und Tagesschäft) sind sicherzustellen
- Objektive Beurteilung ist eher schwieriger als Externe
K11
Welche Voraussetzungen spielen bei der Kostenplanung eine wichtige Rolle?
Termin- und Einsatzplanung
K11
Welche Schritte gehören zur Kostenplanung?
- Kosten ermitteln
- Kostenplan erstellen
K11
Wie werden die Kosten ermittel?
- Kosten pro Arbeitspaket
- Einsatzmittel
- Mengen
K11
Wie heissen die Fachbegriffe für die Teilaspekte der Kostenrechnung?
Was? > Kostenarten
Wo? > Kostenstellen
Wofür > Kostenträger
K11
Wie werden die Kostenarten unterteilt?
- Personalkosten
- Materialkosten (Büromaterial, Werkstoffe, Software-Lizenz)
- Betriebsmittelkosten (Maschien und Werkzeuge, IT-Infrastruktur, Fahrzeuge, Lagerflächenmiete)
- Sonstige Kosten
K11
Was muss beim Kostenplan im Allgemeinen beachtet werden?
- Budgetierung ist abhängig der Projektgrösse
- Oft sind Personalkosten Träger der Gesamtkosten
- Abgeschlossene Projekte erleichtern die Kostenplanung
- Vorlagen für die Erfassung erstellen
- Ein Gefühl für Kosten entwickeln
- Externe Leistungen abgrenzen
K11
Was ist der Unterschied zwischen direkt und indirekte Personalkosten?
Direkt: dem Arbeitspaket eindeutig zu geordnet
Indirekt: Keinem Arbeitspaket zugeordnert
K12
Welche Aufgaben hat das Projektcontrolling?
- Projektfortschritte überwachen
- Korrekturmassnahmen steuern
K12
Wie wird die Ist-Situation des Projekts erhoben?
Über die Arbeitspakete und deren Fertigungsgrad
K12
Wie werden die Rückmeldungen des Arbeitsfortschrittes gemeldet?
- Arbeitsrapport
- Projektmanagement Tool
- Projekt Status-Meeting
- Einzelgespräche
K12
Welche Basen dienen dem Arbeitsrapport?
- Geleistete Stunden
- Erwarteter Restaufwand
- Erwarteter Endtermin
- Aufgetretene Probleme
K12
Welchen Vorteil hat die Rückmeldung im Projektmanagement-Tool?
- Rückmeldung direkt an Planungstool
- Keine doppelten Erfassung der Daten nötig
- Direkte Auswertungen
K12
Wie wird das Projekt-Status-Meeting gehandhabt?
- Regelmässige Sitzungen
- Projektmitarbeiter berichten über ihren Stand
- Projektleiter führt anhand der Infos Soll-Ist-Vergleich nach
K12
Wann wird Einzelgespräche durchgeführt?
- Bei Schwierigkeiten
- Verschaffung von Qualität der Arbeit
K12
Mit welchen Methoden kann die Fertigungsgrades festgestellt werden?
- Subjektive Einschätzung
- Hochrechnungen
- Methode 0% - 100%
- Methode 0% - 50% - 100%
- Definition von Zwischenresultate
K12
Wie wird bei der subjektive Einschätzung-Methode angewandt?
- Bei jedem Meeting den geschätzten Wert erhöhen
- Problematik bei zu optimische Einschätzung oder fehlende Massstäbe
K12
Wie ist die Formel für bisher geleistete Stunden un noch zu leistende Stunden?
K12
Welche Statuse werden bei der Methode 0% - 100% gemeldet?
- 0% noch nicht fertig
- 100% fertig
K12
Welche Verfeinerung bringt die Methode 0% - 50% - 100%?
- 0% = noch nicht begonnen
- 50% = In Arbeit
- 100% = Abgeschlossen
K12
Wie wird die Methode Defiition Zwischenresultate angewandt?
- Ein Arbeitspaket wird in mehrere Abschnitte (Deliverable = Lieferprodukt) unterteilt
- Jeder Abschnitt entspricht einem abgemachten Fertigungsgrad
