Administration RH

Avant l’arrivée d’un collaborateur, outre les formalités administratives, il y a d’autres aspects tels que la communication à l’interne, la préparation de la place de travail, la préparation du plan de formation etc.

Cela dit il est vrai que l’entrée en service d’un collaborateur se déroule en plusieurs étapes afin qu’elle soit réussie : avant l’entrée en service (préparation) – pendant l’entrée en service (accueil/intégration) – après l’entrée en service (suivi de l’intégration) 

Formulaire/questionnaire d’entrée en service– copies pièces d’identité – copie permis de travail si applicable – copie du livret de famille si applicable – copie du casier judiciaire et attestation de non-poursuite si applicable – différents autres formulaires selon la situation (allocation familiale ou demande de permis à établir)

AVS/AI/APG

LPP

Caisse d’allocation familiale si applicable

(j’ai supprimé la « LAA ») En effet, pour l’assurance accident (LAA) il n’est pas nécessaire de déclarer chaque nouveau collaborateur lors de son arrivée Ceci ce fait une fois par année par l’entreprise qui déclare la masse salariale totale de la société . Ainsi, tous les collaborateurs sont assurés, même ceux qui arrivent en cours d’année. A rappeler que toute personne qui travaille plus de 8 heures par semaine pour une société est assurée par cette dernière pour les accidents professionnels et non professionnels 

LAMal (valable pour les sociétés qui paient l’assurance maladie de leurs collaborateurs).

LAAC  (également mentionné « AA ». -> Assurance accident complémentaire : il s’agit d’une assurance qui couvre des éléments au delà des prestations de base de la LAA. Tout comme pour la LAA, la déclaration de la masse salariale se fait une fois par année, il n’est pas nécessaire d’informer l’assurance lors de chaque arrivée ou chaque départ.

PGM : il s’agit d’une assurance qui couvre la perte de gain en cas de maladie. Tout comme la LAA, il n’est pas nécessaire d’informer cet assurance lors de chaque arrivée ou chaque départ (déclaration de la masse salariale une fois par année). Cette assurance est facultative mais la plupart des employeurs en ont une. 

Oui mais uniquement au niveau du risque pas de la prévoyance. C’est l’entreprise qui paiera les cotisations pour ce collaborateur (et non le collaborateur lui-même) 

Non, un contrat de moins de 3 mois n’est pas soumis à cotisation

Allocations familiales si applicables

Office cantonal de la population si demande de permis à réaliser

Impôt à la source (si la personne n’est pas CH ou pas de permis C à Genève)

Médecin-conseil ou visite médicale si applicable

Pour favoriser l’intégration il faut préparer l’entrée en service de manière exemplaire.
Annonce interne (journal d’entreprise par ex.) – enregistrement des données dans le système informatique – activation du badge – équipements personnels – préparation place de travail – mise à jour organigramme – visite des locaux – remise du manuel/livret d’accueil