IPMA Level D & C Lernkarten
Begriffe und Themen für die Vorbereitung auf die IPMA Prüfung, Level D und C
Begriffe und Themen für die Vorbereitung auf die IPMA Prüfung, Level D und C
Der Umgang mit den Stakeholdern ist für den Projekterfolg wichtig. Nennen Sie drei Vorge hensschritte, welche Klarheit schaffen, wer die Stakeholder sind und wie sie sich in Bezug auf das Projekt verhalten werden.
Stakeholder identifizieren
Bedürfnisse der Stakeholder ermitteln (Analyse der Stakeholder)
Einfluss der Stakeholder bestimmen (Einfluss-Matrix)
Es gibt markante Unterschiede zwischen der Stammorganisation in einem Unternehmen und der Projektorganisation. Zeigen Sie drei dieser Unterschiede in Stichworten auf.
Organisation auf Zeit (Projekt) vs. Organisation auf Dauer (Linie)
geregelte Kommunikationswege (Linie) vs. unkonventionelle Kommunikationswege (Projekt)
Stellen und Funktionen (Linie) vs. Rollen (Projekt)
Beschreiben Sie 3 Themen, welche im Kickoff-Meeting eines neuen Projektes unbedingt behan delt werden sollen.
Projektziele
Erwartete Ergebnisse, Erwartung der Stakeholder
Projektorganisation, Rollen und Verantwortung
Zeitplan, Meilensteinplan
Chancen und Risiken
Mit Vorteil verfügt man bereits zu Beginn des Projekts über Kenntnisse zu den Stakeholdern und ihrer Interessen. Nennen Sie drei Prozessschritte des Stakeholder-Management?
1 Stakeholder identifizieren
2 Stakeholder analysieren
3 Stakeholder bewerten
4 Stakeholder beeinflussen/steuern
Warum ist es wichtig, die Abgrenzung des Projekts mit dem Auftraggeber zu klären? Formulie ren Sie ihre Antwort in 1-2 Sätzen.
Variante A
Die Projektgrenze ermöglicht, dass der Projektinhalt zuverlässig bearbeitet wer den kann. Die Definition der Projektgrenze hilft, unrealistische Erwartungen und Missverständnissen vorzubeugen.
Variante B
Die Projektdefinition (Projektscope festlegen) als Teil des Projektmanagements dient der Sicherstellung, dass im Projekt genau die Aufgaben durchgeführt wer den, die zum erfolgreichen Abschluss notwendig sind.
Welches sind die 2 wichtigsten Parameter zur Erhebung des Risikopotential?
1 Eintrittswahrscheinlichkeit
2 Schadenspotential (Auswirkung, Konsequenzen)
Projektziele können als hierarchisches System abgebildet werden. Welche drei Ebenen werden dabei in der Regel gebildet?
Projektgesamtziel, Projektziel eines Lieferobjekts, messbare Ergebnisse bzw. Arbeitsauftrag
Was bedeutet Rechtfertigung eines Projektes?
Rechtfertigung gemäss IPMA = der laufend überprüfte Business Case, der den Nutzen und die Existenzberechtigung des Projekts begründet.
Anforderung: beschriebe ihre Bedeutung
Es wird lösungsunabhängig definiert, WAS zu lösen ist und WOFÜR
Eine Anforderung ist eine Aussage über eine zu erfüllende Eigenschaft oder zu erbringende Leistung eines Produkts, eines Prozesses oder der am Prozess beteiligten Personen. Man unterscheidet zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen.
Projektsturkturplan: Der Plan der Pläne. Wofür wird einen erstellt?
Projektstrukturen verleihen dem Projekt eine Ordnung und zeigen relevante Beziehungen zwischen den Elementen eines Projekts auf. Wesentliches Instrument dafür ist der Projektstrukturplan (PSP). Der Projektstrukturplan… Schafft Übersicht Schafft eine Grundstruktur Dient als Kommunikationsmittel Ist Grundlage für Termin-, Ressourcen- und Kostenplan Bildet die Basis für das Projektcontrolling (Steuerung & Kontrolle)
Unterschied Aufwand und Dauer
(Arbeits-) Aufwand: Arbeitszeit, die für die Erledigung eines Vorganges erforderlich ist Angabe meist in Personentagen (PT)
Dauer: Anzahl Kalendertage, während der ein Vorgang bearbeitet wird Bsp.1: 3 Personen bauen innerhalb von 2 Tagen (Dauer) das Gartenhaus, jeder leistet dabei 10h Aufwand
Welche sind 3 Voraussetzungen für einen erfolgreichen Change in einer Organisazion?
Veränderungsbedarf, Veränderungsbereitschaft, Veränderungsfähigkeit
Was ist das primäre Ziel der Phase Unfreezing im Change Prozess?
Bereitschaft zum Wandel erzeugen, indem driving forces verstärkt und Widerstände geschwächt werden
Was ist die Delphi Methode?
Aufwandschätzungsmethode: Experte sind nicht zusammen und besprechen das im Plenum sondern eine Person geht zu den einzelnen Experten und holt eine Schätzung.So werden introvertierte Personen nicht benachteiligt.
Was versteht man unter Schätzklausur?
Gruppendynamische Schätzung, direkt zusammen besprechen (Plenum)
Pert oder Beta Methode erklären
Schätzung des Aufwandes.
3 Zeiten:
optimistisch
+
realistisch (4x gewichtet)
+
pessimistisch
und alles zusammen geteilt / durch 6
Nennen Sie die Projektphasen
Projektphasen bringen eine grobe zeitliche Struktur ins Projekt
Projektanstoss: wollen wir etwas tun?
Initialisierung: Was wollen wir tun?
Konzeption: wie wollen wir es tun?
Realisierung: wollen wir das so freigeben?
Abschluss
Nachprojekt
Nennen Sie 3 typische Ressourcenklassen
Menschen
Gebäude/Infrastruktur
Maschinen
Was bedeutet Vernehmlassung Im Qualitätsmanagement (QM) ?
Bevor ein Prozess, eine Richtlinie, ein Formular, eine Arbeitsanweisung oder ein QM-Dokument offiziell freigegeben wird,
bekommen alle relevanten Beteiligten die Möglichkeit, Rückmeldung zu geben.
Was ist die Basis des Controllings?
Projektziele
Pläne
Verträge
Auf welchen zwei Ebenen wirkt das Qualitätsmanagement?
Das Qualitätsmanagement wirkt sowohl auf der Ebene der Projektprozesse als auch auf der Ebene der Projektergebnisse (z.B. Produkt) und von dessen Merkmale.
Beschreiben Sie die drei wichtige Bereiche des Qualitätsmanagement und das Ziel dazu.
Qualitätsplanung: hat zum Ziel, die für das Projekt relevanten Qualitätsstandards zu identifizieren und festzulegen, wie diese erreicht werden können.
Qualitätslenkung: hat zum Ziel, die optimalen Bedingungen für das Erstellen der Ergebnisse mit der erwarteten Qualität zu schaffen.
Qualitätsprüfung: hat zum Ziel, die Frage zu beantworten, inwieweit ein Ergebnis bzw. ein Lieferobjekt die damit verbundenen Anforderungen und Vorgaben erfüllt.
Was ist das Ziel von Qualitätsschwerpunkten? Nennen Sie drei Beispiele von Qualitätsschwerpunkten.
Qualitätsschwerpunkte weisen auf Projektziele hin, die für das Erreichen der Erwartungen und Qualitätsziele besonders kritisch sind. Qualitätsschwerpunkte sind in der Qualitätslenkung und -prüfung besonders zu berücksichtigen.
Beispiel von Qualitätsschwerpunkten sind: Akzeptanz, Leistung, Termin, Kosten und Wirtschaftlichkeit
Worin unterscheidet sich das Qualitätsmanagement in agilen Projekten vom sequenziellen Projektvorgehen?
Der Hauptunterschied liegt darin, dass es bei agilen Projekten keine Qualitätsmanager oder verantwortlichen Projektleitenden gibt. Die Verantwortlichkeiten sind auf das gesamte Team aufgeteilt respektive qualitätssichernde Aktivitäten finden an verschiedenen Stellen statt.
Unterschied zwischen Verfizierung und Validierung (Qualitätsmanagement)
Verifizierung:
Haben wir es richtig gebaut?
- während dem Projekt
- Man prüft die Arbeitsergebnisse mit den geplanten Qualitätsprüfungen
- Findet man Fehler, werden sie korrigiert
- Je früher man Fehler findet, desto billiger ist es
Validierung:
Haben wir das Richtige gebaut?
- am fertigen Ergebnis
- Man testet das fertige Produkt in der Praxis
- Schaut, ob es die Anforderungen wirklich erfüllt
- Prüft, ob man es sicher und sinnvoll einsetzen kann
Nennen Sie 4 häufig verwendete Finanzierungsarten
- Die interne Finanzierung
- Die externe Finanzierung
- Die öffentliche Finanzierung
- Die Finanzierung über Gruppen
Mit welcher Formel wird der Earned-Value-Analyse berechnet?
Was bedeutet Nachhaltigkeit im Projekt (Thema persönliche Integrität und Verlässlichkeit)
Nachhaltigkeit bedeutet, dass Projektergebnisse einen nachhaltigen Effekt haben, indem sie beispielsweise Lessons Learned für zukünftige Projekte liefern. Dementsprechend fördern Lessons-Learned-Meetings die Nachhaltigkeit. Im Rahmen eines Lessons-Learned-Mettings lässt sich mit der 5-W-Methode der Kern eines Problems erkennen. Bei jedem Problem muss fünf Mal« warum »gefragt werden, um zum Kern des Problems vorzustossen.
Wer sind die Stakeholder?
Stakeholder (interessierte Parteien, engl.« interested parties ») sind Gruppen, Organisationen oder einzelne Personen, die von einem Projekt betroffen oder an diesem beteiligt sind und deshalb ein Interesse am Projekt und an dessen Ergebnis haben.
Beschreiben Sie das Prozess der Stakeholder-Analyse
Beschreiben Sie die 4 Handlungsstrategien im Umgang mit Stakeholdern (Einfluss-Interesse Matrix)
- Kooperation
- Zufriedenstellen
- Regelmässig informieren
- keine besondere Aktivität
Welche 3 Hauptfunktionen hat die Stakeholder-Analyse?
Sie hilft bei der Projektzieldefinition und fördert damit die spätere Integration der Projektergebnisse und deren Nutzung, indem die verschiedenen Sichtweisen der Beteiligten und Betroffenen von Anfang an berücksichtigt werden. • Sie liefert Informationen zu den Beteiligten und Betroffenen, die bei den Massnahmen des Projektmarketings berücksichtigt werden müssen. • Sie hilft, Risiken und Konflikte zu vermeiden, indem sie das Kräftefeld aus Stakeholdern und ihre mögliche Einflussnahme auf das Projekt betrachtet und das Projektmanagement dabei unterstützt, proaktiv Massnahmen zu ergreifen
Was können Vor- und Nachteile beim Einsatz von internen oder externen Personalressourcen sein? Nennen Sie jeweils zwei Vor- und Nachteile.
Was ist der Nutzen der strategischen Ressourcenplanung? Geben Sie 4 Nutzen an.
- Bereitstellung genügender Ressourcenmenge für wichtige Projekte
- Aktuelle und zukünftige nachgefragte Kompetenzen (Skills) sicherstellen
- Ressourcenengpässe rechtzeitig erkennen und vermeiden
- Ressourcenkonflikte vermeiden
Was ist eine Verhandlung?
Eine Verhandlung ist eine Situation, in der zwei oder mehr Parteien, die sowohl gemeinsame als auch unterschiedliche Interessen haben, versuchen, eine Einigung zu erzielen. Dreh- und Angelpunkt sind die unterschiedlichen und gemeinsamen Interessen und Vorstellungen der Verhandlungsparteien. Wie bei der Stakeholder-Analyse müssen Sie versuchen, so viel wie möglich Informationen über die verschiedenen Positionen herauszubekommen, bevor Sie in die eigentliche Verhandlung einsteigen.
Nennen Sie die 4 Phase der Verhandlung.
- Festlegungsphase
- Infromationsphase
- Diskussionsphase
- Beschlussphase
Was versteht man unter "BATNA"?
Best Alternative to a Negotiated Agreement.
Die BATNA steht für die beste Alternativoption, falls es nei einer Verhandlung nicht zu einer Einigung kommt.
Nennen Sie 5 Verhandlungsstrategien
- Vermeidung
- Anpassung
- Konkurrenz
- Kompromiss
- Win-win oder Kooperation
Was ist das Ziel einer Verhandlung im Projekt?
- Konflikte lösen
- Ressourcen sichern
- Lösungen finden
- Beziehung erhalten
Mögliche Informationskanäle für Stakeholders
- Projekt Meeting / Call
- Versammlung als klassischer Top-Down-Kanal (Town Hall)
- Projektbericht
- Videokonferenz
- Intranet/Projekt Blog
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Flashcards
Auf welchen zwei Ebenen wirkt das Qualitätsmanagement?
Das Qualitätsmanagement wirkt sowohl auf der Ebene der Projektprozesse als auch auf der Ebene der Projektergebnisse (z.B. Produkt) und von dessen Merkmale.
Beschreiben Sie die drei wichtige Bereiche des Qualitätsmanagement und das Ziel dazu.
Qualitätsplanung: hat zum Ziel, die für das Projekt relevanten Qualitätsstandards zu identifizieren und festzulegen, wie diese erreicht werden können.
Qualitätslenkung: hat zum Ziel, die optimalen Bedingungen für das Erstellen der Ergebnisse mit der erwarteten Qualität zu schaffen.
Qualitätsprüfung: hat zum Ziel, die Frage zu beantworten, inwieweit ein Ergebnis bzw. ein Lieferobjekt die damit verbundenen Anforderungen und Vorgaben erfüllt.
Was ist das Ziel von Qualitätsschwerpunkten? Nennen Sie drei Beispiele von Qualitätsschwerpunkten.
Qualitätsschwerpunkte weisen auf Projektziele hin, die für das Erreichen der Erwartungen und Qualitätsziele besonders kritisch sind. Qualitätsschwerpunkte sind in der Qualitätslenkung und -prüfung besonders zu berücksichtigen.
Beispiel von Qualitätsschwerpunkten sind: Akzeptanz, Leistung, Termin, Kosten und Wirtschaftlichkeit
Worin unterscheidet sich das Qualitätsmanagement in agilen Projekten vom sequenziellen Projektvorgehen?
Der Hauptunterschied liegt darin, dass es bei agilen Projekten keine Qualitätsmanager oder verantwortlichen Projektleitenden gibt. Die Verantwortlichkeiten sind auf das gesamte Team aufgeteilt respektive qualitätssichernde Aktivitäten finden an verschiedenen Stellen statt.
Unterschied zwischen Verfizierung und Validierung (Qualitätsmanagement)
Verifizierung:
Haben wir es richtig gebaut?
- während dem Projekt
- Man prüft die Arbeitsergebnisse mit den geplanten Qualitätsprüfungen
- Findet man Fehler, werden sie korrigiert
- Je früher man Fehler findet, desto billiger ist es
Validierung:
Haben wir das Richtige gebaut?
- am fertigen Ergebnis
- Man testet das fertige Produkt in der Praxis
- Schaut, ob es die Anforderungen wirklich erfüllt
- Prüft, ob man es sicher und sinnvoll einsetzen kann
Nennen Sie 4 häufig verwendete Finanzierungsarten
- Die interne Finanzierung
- Die externe Finanzierung
- Die öffentliche Finanzierung
- Die Finanzierung über Gruppen
Mit welcher Formel wird der Earned-Value-Analyse berechnet?
Was bedeutet Nachhaltigkeit im Projekt (Thema persönliche Integrität und Verlässlichkeit)
Nachhaltigkeit bedeutet, dass Projektergebnisse einen nachhaltigen Effekt haben, indem sie beispielsweise Lessons Learned für zukünftige Projekte liefern. Dementsprechend fördern Lessons-Learned-Meetings die Nachhaltigkeit. Im Rahmen eines Lessons-Learned-Mettings lässt sich mit der 5-W-Methode der Kern eines Problems erkennen. Bei jedem Problem muss fünf Mal« warum »gefragt werden, um zum Kern des Problems vorzustossen.
Wer sind die Stakeholder?
Stakeholder (interessierte Parteien, engl.« interested parties ») sind Gruppen, Organisationen oder einzelne Personen, die von einem Projekt betroffen oder an diesem beteiligt sind und deshalb ein Interesse am Projekt und an dessen Ergebnis haben.
Beschreiben Sie das Prozess der Stakeholder-Analyse
Beschreiben Sie die 4 Handlungsstrategien im Umgang mit Stakeholdern (Einfluss-Interesse Matrix)
- Kooperation
- Zufriedenstellen
- Regelmässig informieren
- keine besondere Aktivität
Welche 3 Hauptfunktionen hat die Stakeholder-Analyse?
Sie hilft bei der Projektzieldefinition und fördert damit die spätere Integration der Projektergebnisse und deren Nutzung, indem die verschiedenen Sichtweisen der Beteiligten und Betroffenen von Anfang an berücksichtigt werden. • Sie liefert Informationen zu den Beteiligten und Betroffenen, die bei den Massnahmen des Projektmarketings berücksichtigt werden müssen. • Sie hilft, Risiken und Konflikte zu vermeiden, indem sie das Kräftefeld aus Stakeholdern und ihre mögliche Einflussnahme auf das Projekt betrachtet und das Projektmanagement dabei unterstützt, proaktiv Massnahmen zu ergreifen
Was können Vor- und Nachteile beim Einsatz von internen oder externen Personalressourcen sein? Nennen Sie jeweils zwei Vor- und Nachteile.
Was ist der Nutzen der strategischen Ressourcenplanung? Geben Sie 4 Nutzen an.
- Bereitstellung genügender Ressourcenmenge für wichtige Projekte
- Aktuelle und zukünftige nachgefragte Kompetenzen (Skills) sicherstellen
- Ressourcenengpässe rechtzeitig erkennen und vermeiden
- Ressourcenkonflikte vermeiden
Was ist eine Verhandlung?
Eine Verhandlung ist eine Situation, in der zwei oder mehr Parteien, die sowohl gemeinsame als auch unterschiedliche Interessen haben, versuchen, eine Einigung zu erzielen. Dreh- und Angelpunkt sind die unterschiedlichen und gemeinsamen Interessen und Vorstellungen der Verhandlungsparteien. Wie bei der Stakeholder-Analyse müssen Sie versuchen, so viel wie möglich Informationen über die verschiedenen Positionen herauszubekommen, bevor Sie in die eigentliche Verhandlung einsteigen.
Nennen Sie die 4 Phase der Verhandlung.
- Festlegungsphase
- Infromationsphase
- Diskussionsphase
- Beschlussphase
Was versteht man unter "BATNA"?
Best Alternative to a Negotiated Agreement.
Die BATNA steht für die beste Alternativoption, falls es nei einer Verhandlung nicht zu einer Einigung kommt.
Nennen Sie 5 Verhandlungsstrategien
- Vermeidung
- Anpassung
- Konkurrenz
- Kompromiss
- Win-win oder Kooperation
Was ist das Ziel einer Verhandlung im Projekt?
- Konflikte lösen
- Ressourcen sichern
- Lösungen finden
- Beziehung erhalten
Mögliche Informationskanäle für Stakeholders
- Projekt Meeting / Call
- Versammlung als klassischer Top-Down-Kanal (Town Hall)
- Projektbericht
- Videokonferenz
- Intranet/Projekt Blog
Ziele/Nutzen von Retrospektiven oder Lessons Learned
Um aus Fehlern zu lernen und diese künftig zu vermeiden
Um mögliche Risiken zu verringern oder zu eliminieren
Um mögliche Chancen zu erkennen und zu nutzen
3 Faktoren die Projektrollen definieren
1. Aufgaben
2. Verantwortung
3. Kompetenzen (Befugnisse)
Effizienz & Effektivität
Effizienz: bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Dies bedeutet, man arbeitet bsw. schneller oder/und ressourceneffizienter
Wirtschaftlichkeit steht im Vordergrund.
Effizientes Arbeiten ist ressourcenschonend.
Effektivität: bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Damit ist etwa die optimale Ausrichtung der Arbeitspakete gemeint, um die Projektziele erreichen zu können.
Wirksamkeit steht im Vordergrund.
Effektives Arbeits ist zielführend.
Welche 2 Faktoren werden für die Einschätzung der Stakeholder verwendet?
Erkenntnis für Massnahmen?
1. Einflusspotenzial, Macht
2. Interessenlage
Erkenntnis für Massnahmen: Prognose möglicher Verhaltensweisen der einzelnen Stakeholder
Beschreiben Sie 3 Abhängigkeiten zwischen Ihrem Projekt und dem Programm
1. Ausrichtung der Projektziele auf die Programmziele
2. Abstimmung des Projektplans mit den Terminen und Meilensteinen des Programms
3. konsistente Rapportierung in Projekt und Programm (Kosten, Termine, Ergebnisse)
3 grundlegende Feedbackregeln
klare Ich-Botschaften senden
Endeutige Aussagen verwenden (keine Verallgemeinerungen oder Übertreibungen
Der/m Anderen zuhören und versuchen sie/ihn zu verstehen
Wann ist das agiles Vorgehen besser zu verwenden?
kurze Laufzeit des Projektes
Kundennutzen steht im Mittelpunkt und benötigt Flexibilität
Anforderungen noch nicht vollständig bekannt und müssen iterativ erarbeitet werden
4 grundlegende Ansätze zur Gliederung eines Projektstrukturplans
- Objektorientierter (Produktorientiert)
- Aufgaben-/funktionsorientierter
- Ablauforientierter /Projektphasen
- Mischform
Mögliche Stakeholder Kategorien
- Geschäftsleitung
- Kader (führungskräfte)
- Mitarbeitende
- Lieferanten
- Kunden
- Behörden
3 Wesensmerkmale im Führungsmodell "Management by Projects"
- Flache Hierarchien mit wechselnden Rollen
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit in Projektteams mit Kundenfokus
- Projektorientierte Finanzierung und Buchhaltung
4 Projektrollen, welche in jedem Fall in der Projektorganisation von Anfang enthalten sein müssen
- Auftraggeber
- Projektleiter und -mitarbeitende
- Anwender/Betroffene des Projektergebnisse
- Mitglieder des Lenkungsgremiums
4 Stakeholder-Analyse Prozesschritte
Stakeholder:
- identifizieren
- analysieren
- bewerten
- beeinflussen/steuern
3 Angaben, welche notwendig sind, um das Arbeitspaket ausführen zu können
- Bestimmung notwendige Ressourcen
- Zeitplan und -bedarf
- Bestimmung der Abhängigkeiten und Abgrenzungen
3 Projektmanagement Führungsstile
- Autoritärer Führungsstil
- Kooperativer Führungsstil/Lassez-Faire
- Demokratischer Führungsstil (Gruppe bestimmt demokratisch)
Nennen Sie die Phasen des Beschaffungsprozesses
- Bedarfsanalyse
- Aussschreibung
- Bewertung
- Auftragserteilung
Unterschied zwischen Werk- und Dinestleistungsvertrag
Nennen Sie die Aufwanschätzung-Methoden für Projekte
- Analogiemethode
- Relationsmethode
- Drei-Punkt-Schätzung
- Planungspoker
- Multiplikatormethode
- Gewichtungsmethode
- Parametriche Schätzgleichungen
- Prozentsatzmethode
Earned Value (EV) Formel beschreiben
Was ist die Earned-Value-Analyse?
Projektfortschritt Methode, gibt den Wert der bisher abgeschlossenen Arbeitspakete auf Basis der Plan-Werte an
Was ist den Burn-Down-Chart?
Projektfortschritt Methode, es ist eine grafische Darstellung für den verbleibenden Aufwand in einem Projekt in Relation zur verbleibenden Zeit.
