Wirtschaftsfachwirt Unternehmensführung
Erläutere den Begriff Unternehmensleitbild
Erläutere den Begriff Unternehmensleitbild
Projektablauf welche Pläne gibt es
1. Projektstrukturplan: legt Teilaufgaben und Arbeitsaspekte fest und ist KERN eines jeden Projektes, er kann funktionsorientiert, erzeugnis- oder objektorientiert sein
2. Projektablaufplan: legt die logische Reihenfolge der Bearbeitung fest
3. Projektterminplan: legt Termine fest (Start und Ende)
4. Projektkapazitätenplan: enthält Schätzung der Ressourcen
5. Gesamtkostenplanung: Einzelkosten der Arbeitspakete
6. Projektqualitätsplanung: Q. der einzelnen Arbeitspakete wird geplant, kontrolliert und gesichert
Ablauforganisation im Projektmanagement
1. Sequenzieller Ablauf:
Start -> Arbeitspaket 1 -> Arbeitspaket 2 -> 3 -> Ende
2. Paralleler Ablauf
Start ->Aufgabenpaket 1
-> Ende
-> Aufgabenpaket 3
Was sind Meilensteile im PM
- Ereignisse mit besonderer Bedeutung
- werden am Ende einer Projektphase gesetzt
- Leistungen, Zeit, Kosten und weche Faktoren werden bis zu diesem Punkt reflektiert
z.B. Projektstart, Lieferereignisse (wichtige Rohstoffe werden geliefert), Testergebnisse...
Was ist der der Pojektstrukturplan und was ist seine Funktion ?
Der Projektstrukturplan ist die vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente
bsp.: Struktur - Teilaufgabe - Arbeitspaket
- stellt sicher, dass keine wesentlichen Inhalte in der Planung vergessen werden
- vollständige Übersicht über Projektgegenstand
- definierbare Arbeitspakete bilden deligierbare Einheiten
- Grundlage für die Arbeitsteilung
Vorgehensweise beim Projektstrukturplan
- Gliederung festlegen
- Vorgehensweise festlegen (Wer ist beteiligt)
- Ausgangsinformationen analysieren
- Sammlung der Aufgaben und Arbeitspakete
- Strukturierung der Pakete
Definiere Projektsteuerung
Die Proektsteuerung umfasst neben der Überwachung des Projektverlaufs und der Sicherung des Projektfortschritts auch die Anleitung und Motivation der Mitglieder während des gesamten Ablaufs
Ständige Soll/ Ist Analyse bei Abweichungen muss die Projektsteuerung Maßnahmen ergreifen
Proejktorganisation
wird auch Sekundärorganisation genannt -> ergänzt die Primärorganisation (dauerhafte Grundstruktur, Kerngeschäfts des U.) durch flexible, zeitgleich begrenzte Strukturen zur Lösung spezieller Aufgaben
Reines Projektmanagemet: Erklären und Vor- und Nachteile
- Projektmanager hat volle Kompetenz in allen Sach- und Ressourcsenfragen
- Kann die Realisierung auch gegen den Willen der Linienmanager durchsetzten
- Projektmitglieder werden für die Dauer des Projektes vollständig aus dem Tagesgeschäft herausgelöst
Vorteile:
- volle Kompetenz des PL, er kann schnell reagieren
-Idenitifikation mit dem Projekt besser möglich
Nachteile:
- Wissensverlust bei der bisherigen Tätigkeit
- hohe Umstellkosten
- Projektgruppe steht in Konkurrenz zur Linie
- Rückkehr der Teammitglieder nach Beendigung des Projekts
Stab-Projektmanagement beschreiben und Vor- und Nachteile nennen
- Der Projektmanager ist nur eine Stabsstelle und hat keine Weisungsbefugnis ggü. der Linie, nur Beratungsfunktion
- Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen bestehen
Vorteile:
- leichte Implementierung
- Beratungskompetenz ist hoch
- geringes Risiko der Machtausübung
Nachteile:
- Akzeptanzproblem der Linie
- Problem des Zugriffs auf Ressourcen
- ein klares Direktionsrecht
Matrix-Projektmanagement: Beschreiben
- Fachabteilungen und Projektleiter arbeiten gleichberechtigt zusammen (Doppelkompetenz=Probleme)
- Die Linienmanager haben volle Kompetenzen bezogen auf ihren Verantwortungsbereich
- Projektleiter hat die volle Konpetenz in allen Fragen, die das Projekt betreffen
Was ist der Projektauftrag
Der Projektauftrag ist ein wichtiger Grundstein fürs Projekt und regelt die Grundlagen für die Durchführung, insbesondere die Ziele. Der Auftrag wird vom Projektleiter erstellt und vom Auftraggeber freigegeben
Beschreibe das Cynefin-Modell zur Wahöll des Projektmanagemnts
Phasen im Projektabschluss für den Projektleiter
- Abnahmebedingung prüfen
- Abschlussbericht erstellen
- Abschlussbericht präsentieren
- Multiplikatoren sichern
- Feedback
- Dank und Würdung (Team)
- Reintegration der Mitglieder
- Erfahrungen festhalten
Interne Projektdokumentation
Externe Projektdokumentation
Intern: Abweichungsberichte, Schätzungen des Kernteams, Meilensteinprotokolle
Extern: Projektvertrag, Statusbericht, Projektabschlussbericht (nach Außen gerichtet)
Was sind die Aufgaben des Projektmanagements
- Projektplanung: Projektdefinition, Aufgabenplanung (was, wie gut), Terminplanung, Ressourcenplanung,
Kostenplanung, Finanzplanung - Projektorganisation: Rollendefinition, Teamaufbau, Aufgabenverteilung, Kommunikation, Schnittstellenmanagement
- Projektteamführung: Förderung von Zielklarheit und -akzeptanz, Förderung der Zusammenarbeit, Gestaltung von Arbeitsbedingungen, Teamauflösung
- Management der Umfeldbeziehungen: Umfeldanalyse, Projektmarketing
- Projektcontrolling: integrierte Überwachung von Leistung, Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmittel,
Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren
Beschreibe die Projektumfeldanalyse
- Zu den Sachfaktoren zählen dabei das natürliche bzw. physische, technische, ökonomische, organisatorische, gesellschaftliche und rechtliche Umfeld, zum sozialen Umfeld die sogenannten Stakeholder, also alle Personen und Personengruppen die ein berechtigtes Interesse am Projekt oder seinen Ergebnissen haben.
Gründe für das Scheitern eines Projektes
- Projektbeginn ohne klares Bedürfnis
- Auswahl eines ungeeigneten Projektmanagers
- Fehlende Unterstützung des Managements
- Unzureichend definierteAufgaben
- Nicht effektive Anwendung des Projektmanagement-Prozesses
- Widerwillen, das Projekt zu beenden
• …
„Ein Projekt ist erfolgreich, wenn alle berechtigten Interessen berücksichtigt werden und alle
Beteiligten zufrieden sind!“
Erkläre was Risiko bedeutet und erläutere das Risikomanagement
Ein Risiko ist ein Ereignis, von dem nicht sicher bekannt ist, ob es eintreten und/oder in welcher
genauen Höhe es einen Schaden verursachen wird.
Risikomanagement
• Ist die bewusste und proaktive Steuerung und Absicherung von Projektrisiken
• bedeutet
- zu wissen, was schief laufen kann
- zu wissen, was es für das Projekt bedeutet wenn etwas schief läuft
- einen Plan zu haben wenn etwas Schief läuft
- Risiken unter Kontrolle zu halten
Nenne die 4/6 Phasen des Risikomanagementprozesses und erkläre diese
- Risiken identifizieren
- Risiken bewerten
- Risiken priorisieren
- steuer
- überwachen
- berichterstatten
(Es ist nicht genau festgelegt welche Phasen es gibt die IHK kann nach 3 oder 4 oder 8 Phasen fragen)
Welche Risiko-Bewältigungsstrategien gibt es
- Risiko-Vermeidung: Inhalte streichen, Termine verlängern, Budget erhöhen
- Risiko-Verminderung: Eintrittswahrscheinlichkeit senken ... nur bekannte Lieferanten, Prototypen...
- Risiko-Teilung/Übertragung: Versicherung oder Risiko auf Dritte verlagern (Vertragsklausel Lieferant haftet für zuspäte Lieferung)
- Bewusste Risiko-Tragung: Akzeptanz, oft werden dafür Sicherheitsreserven gebildet
Erläutere den Begriff Unternehmensleitbild
Ein Unternehmensleitbild ist eine schriftlich formulierte Grundausrichtung eines Unternehmens, die die Werte, Ziele und Verhaltensgrundsätze festlegt und als Orientierung für Mitarbeiter, Führungskräfte und externe Partner dient.
Was sind die Bestandteile des Unternhemensleitbildes?
Mission → der Auftrag des Unternehmens, Was ist die Aufgabe
Vision → Zukunft des Unternehmens, wo möchte ich mich in Zukunft sehen/positionieren
Werte → Umfasst alle diejenigen positiven Eigenschaften, denen sich das Unternehmen und seine Mitarbeiter verpflichtet fühlen
(Verhaltensgrundsätze → Wie gehen Mitarbeiter miteinander und mit Kunden um?)
Aufgaben/ Funktion des Unternehmensleitbildes
- Orientierungsfunktion für die Gestaltung der Zukunft des Unternehmens
- Definition der Zielsetzung/ Ziele und Werte z.B. für Lieferanten oder Kunden
- Vermittlung eines Bildes des Unternehmens in der Öffentlichkeit
- Identifizierung mit dem Unternehmen fällt leichter
- Image kann steigen
Erläutere den Begriff Unternehmensphilosophie
Was könnten die Leitfragen sein?
Definition der eigenen Rolle innerhalb der Gesellschaft -> sie bildet die Grundlage auf der sich CI oder das Leitbild aufbauen
Die Unternhemensphilosophie hat folgende Aufgaben:
- Sammlung von Grundwerten & Überzeugungen
- Ethische Basis für Ziele und Strategien
- Grundlage für Entscheidungen & Richtlinien
Zentrale Leitfragen:
➢Welche Identität wollen wir haben?
➢Wie möchten wir uns nicht positionieren?
➢Welche Wirkung soll unser Handeln erzielen?
Kurze Beschriebung (eventuek auch Zusammenstellung in einem Schaubild)
- Unternehmensphilosophie,
- Unternehmensleitbild & Unternehmensethik,
- Unternehmensstrategie,
- Unternehmenskultur
- Unternehmenspolitik
- Corporate Identity
siehe Bild
Was ist die Unternehmensstrategie und was sind sind ihre Ziele?
Langfristiger Plan zur Erreichung der Unternehmensziele
Bestimmt:
▪ Methoden & Vorgehensweisen
▪ zukünftige Ausrichtung
▪ Position im Wettbewerb
Hauptziel: Langfristiger Erfolg & nachhaltiges Wachstum sichern
1. Wettbewerbsvorteile schaffen
2. Nachhaltiges Wachstum fördern
3. Effiziente Ressourcennutzung
4. Risikomanagement
5. Stakeholder Interessen ausbalancieren
6. Anpassungsfähigkeit erhöhen
7. Unternehmensvision realisieren
Kurze Beschreibung des Begriffs Unternehmenskultur
Unternehmenskultur
… Ergebnis langfristiger Lernprozesse, geprägt über Generationen
▪Akzeptierte Orientierungsmuster & Verhaltensnormen
▪Prägt tägliches Verhalten und Interaktionen der Mitarbeitenden
Bsp. Sprachstil, Erfolgsgeschichten, Führungsstile...
Was ist die Aufgabe der Unternehmenspolitik?
Fokus der Unternehmenspolitik:
- Berücksichtigung von Shareholder- & Stakeholder-Interessen
- Ausgleich unterschiedlicher Interessen aller Beteiligten
- Abstimmung interner Ziele mit externen Anforderungen
Aufgaben intern & extern:
Intern: Leitlinien & Grundsätze vermitteln, Mitarbeitende auf gemeinsame Richtung ausrichten
Extern: Handlungsgrundsätze im Umgang mit Stakeholdern etablieren
Unternehmenspolitik verbindet ethische Werte, interne Orientierung und externe Verantwortung und sorgt für
kohärentes Handeln.
Definiere Corporate Identity und die Ziele der CI.
Die Unternehmensidentität ist die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen nach innen und außen präsentiert. Die einzigartigen Merkmale & Charakteristika des Unternehmens sollen sichtbar gemacht werden
Ziel ist es sich von anderen Unternehmen abzugrenzen
Was sind die Bestandteile des Corporate Identity?
Corporate Design (CD): visuelles Erscheinungsbild
Corporate Behaviour: Auftreten ggü. Kunden, Mitarbeitern
Corporate Communication: Einheitliche Unternehmenssprache
Corporate Culture: Unternehmenskultur
Corporate Fashion: einheitliche Kleidung
Was ist das Corporate Image und worin unterscheidet es sich von der Corporate Identity?
Das Corporate Image ist das von Publikum wahrgenommene Bild des Unternehmens. Im Gegensatz zur CI, wo das Unternehmen selbst das Bild gestaltet, und einfluss auf dieses Abbild hat.
Die Corporate Identity zielt auf eine einheitliche Außendarstellung ab, wohingegen beim Corporate Image nur gehofft werden kann, dass ein positives Bild ggü. Stakeholdern erschaffen wird.
Beschreibe die drei Zielhierachien
Operative Ziele
- kurzfristig (unter 1 Jahr)
- Verantwortung untere Leitungsebene
- Werkzeug ABC-Analyse
Taktische Ziele
- mittelfristig (1-5 Jahre)
- Verantwortung: Bereichsleiter
- Werkzeug: Gegenstromverfahren
Strategische Ziele
- langfristig (mehr als 5 Jahre)
- Geschäftsführung
- Werkzeug: Balanced Scorecard
Erkläre die SMART-Methode in Bezug auf die Zielformulierung
S pezifisch
M essbar
A kzeptiert
R ealistisch
T erminiert
Nenne die Phasen des Zielbildungsprozesses.
1. Zielsuche (mithilfe von Kreativitätstechniken)
2. Zielabstimmung (auch Bestimmung der Zielbeziehungen)
3. Zielentschiedungen (Prioritäten)
4. Zielformulierungen (SMART)
5. Zielumsetzung
6. Zielkontrolle (Soll-Ist-Vergleich)
Nenne Zielbeziehungen, gerne mit Beispielen
Komplementär: positive Synergieeffekte
z.B. Mitarbeiter einstellen und Produktion erhöhen, Kosten senken und Gewinn steigern, Mitarbeitermotivation steigern und Kundenzufriedenheit steigern
Konkurrierende Ziele: Ziele wirken sich negativ aufeinander aus
Bsp.: Investion in neue Maschine -> Kosten minimieren, Mitarbeiter entlassen- Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Antinomische Ziele Ziel A führt zu einem Ausschluss von Ziel B
Bsp: Wenn beispielsweise Ziel A die Erhöhung des Werbebudgets um 30 % fokussiert und Ziel B das Ziel verfolgt keine Werbung zu schalten, stehen beide Ziele vor einer Ausschlussentscheidung.
Indifferente Ziele beeinflussen sich nicht
Bsp.: Umweltschutzmaßnahmen erhöhen und Profuktqualität erhöhen, Liquidität sichern und Betriebsklima fördern
Identische Ziele: zwei oder mehr Akteure verfolgen dasselbe Ziel
Bsp.: Marketing und Export wollen die Kundenzufriedenheit erhöhen
Erkläre die drei Planungsebenen
Operative Planung (Abt.Leiter)
- kurzfristig
- Unsicherheitsgard gering
- konkrete Darstellung von relevanten Maßnahmen für die Jahresoder unterjährige Planung, z. B.: Planung der kurzfristigen Kapazitätsauslastung
Taktische Plnaung
- mittelfristig
- hoher Unsicherheitsgrad
- Erfolgsplanung, Investitions- und Finanzplanung, Risikoplanung, mittelfristige Umweltereignisse
Strategische Planung (GF)
- langfristig
- sehr hohe Ungewissheit
- Erhaltung der Erfolgspotenziale, Erschließung neuer Erfolgspotenziale, Reduzierung von Risiken, Trends erkennen
Welche Wechselwirkungen gibt es bei der Strategischen und Operativen Planung?
- Die Strategische Planung gilt als Vorgabe für die operative
- Operative Planung muss exakt sein, um strategische Ziele zu erreichen
- Operative Planung darf nicht im Widerspruch zur strategischen Planung stehen
- Änderungen in einer Ebene müssen in der anderen berücksichtigt werden
- Voraussetzung: enge Zusammenarbeit zwischen oberer und mittlerer
Führungsebene
Strategische Geschäftsfelder (SGE)
Definition
Merkmale
Kriterien
SGE:
Fokus auf ein bestimmtes Marktsegment / einen Markt. Wichtige Grundlage für Strategieentwicklung
Merkmale:
- Eigenständige Marktaufgabe
- Eigene, identifizierbare Konkurrenz
- Ausreichende Kompetenz
- Mögliche Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
Kriterien
- Orientierung am externen Markt
- Unabhängig von anderen Bereichen
- Eigene Entscheidungsfreiheit
- Vorhandene Managementkompetenzen
SGE Strategische Geschäftseinheit Vor- und Nachteile
- Bei der Steuerung der SGE bleibt zwar die Verantwortlichkeit immer bei der
Unternehmensleitung, aber sie kann vom Tagesgeschäft befreit werden (delegieren von täglichen kleinen Aufgaben) - Durch die Zusammenarbeit aller Funktionsbereiche werden Produkt-Markt-Entscheidungen verbessert
Nachteile
- Durch eine Abgrenzung der SGEs kann es schnell dazu kommen, dass die Interessen der Gesamtunternehmung vernachlässigt werden
- Eine zu große Anzahl an SGEs führt zur Überforderung der Unternehmensleitung
Strategische Geschäftsfelder (SGF)
SGFs bündeln Kompetenzen und Kapazitäten, um Märkte gezielt zu bearbeiten und schnell auf Veränderungen reagieren zu können
Ziel: Wettbewerbsvorteil ggü der Konkurrenz
Kriterien (Segmentierung)
- Produkte
- Marktsegmente
- Kundennutzen
- Technologien
-
- 1 / 120
-
Lernkarten
Aufbereitung des Wissens
- Ziele
- Methoden der Aufbereitung
Ziel ist es das Wissen so bereitzustellen, dass es für den Empfenger maximal nützlich ist
Methoden:
- Data-Mining (systematische Analyse großer Datenmengen, um Muster, Zusammenhänge und neue Erkenntnisse daraus zu gewinnen.),
- Visualisierung und Reporting,
- Verlinkung und Suche
5 Disziplinen – Konzept der „Lernenden Organisation“
und Ziele
- Ganzheitliches Denken im Management ist entscheidend
- Weniger Hierarchie, mehr Selbstorganisation & Wissensaustausch
- Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt
- Unterstützung durch IT-Systeme & Netzwerke
- Organisation, Führung & Technologie bilden eine Einheit
Ziele:
- Lernen fördern
- Wissen speichern, verarbeiten, teilen
- Wissen in Prozesse und Innovationen einbringen
- Austausch mit der Umwelt
Erkläre das Modell der Lernenden Organisationen
1. Personal Mastery: Selbstentwicklung und Eigenverantwortlichkeit, Führung als Coach
2. Mental Models: Eigene Denkweise erkennen und kritisch hinterfragen
3. Shared Vision: Gemeinsame Ziele und Visionen entwickeln, mit denen sich alle identifizieren
4. Team Learning: Gemeinsames Lernen und offener Austausch im Team
5. Systems Thinking: Ganzeinheitliches Denken, verbindet alle Disziplinen
Erläuetre das Eisenhower Prinzip und gib für jedes Feld zwei Beispiele
Die Tätigkeiten werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert
Wichtig, nicht dringlich: Terminieren
Bewerbungen analyisieren, Bewerber einladen
Wichtig, dringlich: Sofort erledigen
Löhne überweisen, Sozialversicherungsmeldungen versenden
Nicht wichtig, nicht dringlich: Papierkorb
Werbeanrufe oder Emails
Nicht wichtig, dringend (Delegieren)
AU abfragen, Rechnungen kontrollieren
Nenne die Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips
- Identifikation der wichtigten Aufgaben
- Aufgaben priorisierung
- Überblick und Ordnung in einer grafischen Darstellung veranschaulichen
- stärkere Einbindung von Mitarbeitern durch das Delegieren von Aufgaben
- Definition von Wichtigkeit und Dringlichkeit ist objektiv
- Wenig hilfreich bei Aufgabenhäufungen in kleinen Bereichen
- Zeitaufwenig
ALPEN Methode
Aktivität: Aufgaben und Termine sammeln
Länge: Zeitaufwand der Dauer der jeweiligen Aufgaben einschätzen
Pufferzeiten: einplanen (40% ca. offen lassen)
Entscheidungen: treffen und Aufgaben priorisieren
Nachkontrolle: Evalution der Ergebnisse
Vor und Nachteile der Alpen-Methode
- Tagesziele sind klar definiert und erreichbar
- Arbeitszufriedenheit und Motivation
- Zeit sparen durch Priorisierung
- Transparente Übersicht der Aufgaben
- Nicht auf alle Berufsfelder vollständig anwendbar
- Abhängig vom Arbeitsumfang und Aufgabenart
- Schwierig bei starker Abhängigkeit von anderen Personen
- 60% der Arbeitszeit verplanen ist nicht immer ausreichend
Pareto Methode
Ishikawa Diagramm
Was sind die 7 Ms
- Maschine
- Material
- Mensch
- Management
- Mitwelt
- Methode
- Messung
Beschreibe den Prozess der Entscheidung
1. Problemerkennung
2. Suche nach Lösungen, Informationen sammeln
3. Alternativen finden
4. Bewertung der Alternativen
5. Entscheidung treffen
6. Umsetzung
7. Kontrolle
Was sind die drei Entscheidungskategorien
- Entscheidung bei Sicherheit: Alle Alternativen sind bekannt, vollständige Daten liegen vor, Ergebnis ist sicher vorhersehbar
- Entscheidung bei Unsicherheit: Keine Informationen über Eintrittswahrscheinlichkeit, Ergebnis ist nicht abschätzbar
- Entscheidung unter Risiko: Wahrscheinlichkeiten schätzbar, Risiko kann bewertet werden
Entscheidungsregeln (4 Stück)
- Maximax = optimistisch Wählt die bestmögliche Option
- Maximin = pessimistisch Wählt die sicherste Option
- Hurwicz = gemischt Mischung aus optimistisch und vorsichtig
- Bayes= risikoorientiert Nutzt Wahrscheinlichkeiten und Durchschnitt
Entscheidungsmatrix kurze Erklärung und Vor und Nachteile
Eine Entscheidungsmatrix enthählt in den Spalten: Entscheidungsalternativen und in den Zeilen: Entscheidungsrelevante Kriterien
(Sie kann gewichtet oder ohne Gewichtung vorkommen)
- fundierte, rationale und strukturierte Entscheidungen
- Entscheidungen sind nachvollziehbar
- Universell einsetzbar
- Erleichtert die Dokumentation
- Gewichtung erlaubt differenzierte Bewertung
- Eignet sich als Diskussionsgrundlage
- Kann zeitaufwendig sein
- Entscheidung kann durch zu viele Kriterien erschwert werden
- Kriteriengewichtung erfolgt subjektiv
Beschreibe Organisationsentwicklung und Reorganisation
- Reorganisation: bewusste und geplante tiefgreifende und umfassende Änderung der Aufbau- und Ablauforganisation mit dem Ziel der Effektivitätssteigerung
- Organisationsentwicklung: längerfristig angelegter, umfassender Entwicklungs- und Veränderungsprozess von Organisationen und den in ihnen tätigen Menschen
Was ist ein wesentlichen Merkmal der Nutzwertanalyse
Qualitative Kriterien werden bewertet und gewichtet, um Alternativen vergleichbar zu machen
Nach welcher Norm werden die Phasen des Projektmanagements definiert?
DIN 69901
Welche 3 Eckpunkte hat das Zieldreieck eines Projektes? (Magisches Dreieck)
- Zeit
- Kosten
- Leistung/ Umfang dazugehören Quantität und Qualität
Nenne die 5 Phasen des Projektmanagements nach DIN ISO 69901
- Initialisierung (Freigabe erteilen, Zuständigkeiten klären, Ziele skizzieren)
- Definition (Ziele definieren, Grobstruktur erstellen, Team bilden, Kommunikations und Berichtswesen festlegen, Meilensteine definieren)
- Planung: (projektplan erstellen, Termine, Kosten, Projektorganisation, Strukturplan, Ressourcen einplanen, Qualitätssicherung planen)
- Steuerung: (Vorgänge antsoßen, Termine steuern, Kosten- und Finanzmittel steuern, Zielerreichung steuern)
- Abschluss: (Abschlussbericht erstellen, Projektdoku erstellen, Nachkalkulation, Erfahrungen sichern, Wiedereingliederung der MA, Verträge abschließen)
Definition Projektmanagement
Projektmanagement ist die überlebensnotwendige Kunst zur Existenzsicherung des Unternehmens, all die Aufgaben zu lösen, die den Leistungsrahmen der klassischen Organisationsformen übersteigen.
Projektmanagemnt dient daher vorrangig der Aufgabe, trotz gegebener Organisationsstruktur die unternehmerische Flexibilität und Zukunftssicherung zu erhalten.
Merkmale des Projektmanagements:
- zeitliche Befristung
- Zielvorgabe
- relativ neuartig
- Komplexität
- Unsicherheit, Risiko
- abgestimmte Organisation
- begrenzte Ressourcen
Projektablauf welche Pläne gibt es
1. Projektstrukturplan: legt Teilaufgaben und Arbeitsaspekte fest und ist KERN eines jeden Projektes, er kann funktionsorientiert, erzeugnis- oder objektorientiert sein
2. Projektablaufplan: legt die logische Reihenfolge der Bearbeitung fest
3. Projektterminplan: legt Termine fest (Start und Ende)
4. Projektkapazitätenplan: enthält Schätzung der Ressourcen
5. Gesamtkostenplanung: Einzelkosten der Arbeitspakete
6. Projektqualitätsplanung: Q. der einzelnen Arbeitspakete wird geplant, kontrolliert und gesichert
Ablauforganisation im Projektmanagement
1. Sequenzieller Ablauf:
Start -> Arbeitspaket 1 -> Arbeitspaket 2 -> 3 -> Ende
2. Paralleler Ablauf
Start ->Aufgabenpaket 1
-> Ende
-> Aufgabenpaket 3
Was sind Meilensteile im PM
- Ereignisse mit besonderer Bedeutung
- werden am Ende einer Projektphase gesetzt
- Leistungen, Zeit, Kosten und weche Faktoren werden bis zu diesem Punkt reflektiert
z.B. Projektstart, Lieferereignisse (wichtige Rohstoffe werden geliefert), Testergebnisse...
Was ist der der Pojektstrukturplan und was ist seine Funktion ?
Der Projektstrukturplan ist die vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente
bsp.: Struktur - Teilaufgabe - Arbeitspaket
- stellt sicher, dass keine wesentlichen Inhalte in der Planung vergessen werden
- vollständige Übersicht über Projektgegenstand
- definierbare Arbeitspakete bilden deligierbare Einheiten
- Grundlage für die Arbeitsteilung
Vorgehensweise beim Projektstrukturplan
- Gliederung festlegen
- Vorgehensweise festlegen (Wer ist beteiligt)
- Ausgangsinformationen analysieren
- Sammlung der Aufgaben und Arbeitspakete
- Strukturierung der Pakete
Definiere Projektsteuerung
Die Proektsteuerung umfasst neben der Überwachung des Projektverlaufs und der Sicherung des Projektfortschritts auch die Anleitung und Motivation der Mitglieder während des gesamten Ablaufs
Ständige Soll/ Ist Analyse bei Abweichungen muss die Projektsteuerung Maßnahmen ergreifen
Proejktorganisation
wird auch Sekundärorganisation genannt -> ergänzt die Primärorganisation (dauerhafte Grundstruktur, Kerngeschäfts des U.) durch flexible, zeitgleich begrenzte Strukturen zur Lösung spezieller Aufgaben
Reines Projektmanagemet: Erklären und Vor- und Nachteile
- Projektmanager hat volle Kompetenz in allen Sach- und Ressourcsenfragen
- Kann die Realisierung auch gegen den Willen der Linienmanager durchsetzten
- Projektmitglieder werden für die Dauer des Projektes vollständig aus dem Tagesgeschäft herausgelöst
Vorteile:
- volle Kompetenz des PL, er kann schnell reagieren
-Idenitifikation mit dem Projekt besser möglich
Nachteile:
- Wissensverlust bei der bisherigen Tätigkeit
- hohe Umstellkosten
- Projektgruppe steht in Konkurrenz zur Linie
- Rückkehr der Teammitglieder nach Beendigung des Projekts
Stab-Projektmanagement beschreiben und Vor- und Nachteile nennen
- Der Projektmanager ist nur eine Stabsstelle und hat keine Weisungsbefugnis ggü. der Linie, nur Beratungsfunktion
- Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen bestehen
Vorteile:
- leichte Implementierung
- Beratungskompetenz ist hoch
- geringes Risiko der Machtausübung
Nachteile:
- Akzeptanzproblem der Linie
- Problem des Zugriffs auf Ressourcen
- ein klares Direktionsrecht
Matrix-Projektmanagement: Beschreiben
- Fachabteilungen und Projektleiter arbeiten gleichberechtigt zusammen (Doppelkompetenz=Probleme)
- Die Linienmanager haben volle Kompetenzen bezogen auf ihren Verantwortungsbereich
- Projektleiter hat die volle Konpetenz in allen Fragen, die das Projekt betreffen
Was ist der Projektauftrag
Der Projektauftrag ist ein wichtiger Grundstein fürs Projekt und regelt die Grundlagen für die Durchführung, insbesondere die Ziele. Der Auftrag wird vom Projektleiter erstellt und vom Auftraggeber freigegeben
Beschreibe das Cynefin-Modell zur Wahöll des Projektmanagemnts
Phasen im Projektabschluss für den Projektleiter
- Abnahmebedingung prüfen
- Abschlussbericht erstellen
- Abschlussbericht präsentieren
- Multiplikatoren sichern
- Feedback
- Dank und Würdung (Team)
- Reintegration der Mitglieder
- Erfahrungen festhalten
Interne Projektdokumentation
Externe Projektdokumentation
Intern: Abweichungsberichte, Schätzungen des Kernteams, Meilensteinprotokolle
Extern: Projektvertrag, Statusbericht, Projektabschlussbericht (nach Außen gerichtet)
Was sind die Aufgaben des Projektmanagements
- Projektplanung: Projektdefinition, Aufgabenplanung (was, wie gut), Terminplanung, Ressourcenplanung,
Kostenplanung, Finanzplanung - Projektorganisation: Rollendefinition, Teamaufbau, Aufgabenverteilung, Kommunikation, Schnittstellenmanagement
- Projektteamführung: Förderung von Zielklarheit und -akzeptanz, Förderung der Zusammenarbeit, Gestaltung von Arbeitsbedingungen, Teamauflösung
- Management der Umfeldbeziehungen: Umfeldanalyse, Projektmarketing
- Projektcontrolling: integrierte Überwachung von Leistung, Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmittel,
Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren
Beschreibe die Projektumfeldanalyse
- Zu den Sachfaktoren zählen dabei das natürliche bzw. physische, technische, ökonomische, organisatorische, gesellschaftliche und rechtliche Umfeld, zum sozialen Umfeld die sogenannten Stakeholder, also alle Personen und Personengruppen die ein berechtigtes Interesse am Projekt oder seinen Ergebnissen haben.
Gründe für das Scheitern eines Projektes
- Projektbeginn ohne klares Bedürfnis
- Auswahl eines ungeeigneten Projektmanagers
- Fehlende Unterstützung des Managements
- Unzureichend definierteAufgaben
- Nicht effektive Anwendung des Projektmanagement-Prozesses
- Widerwillen, das Projekt zu beenden
• …
„Ein Projekt ist erfolgreich, wenn alle berechtigten Interessen berücksichtigt werden und alle
Beteiligten zufrieden sind!“
Erkläre was Risiko bedeutet und erläutere das Risikomanagement
Ein Risiko ist ein Ereignis, von dem nicht sicher bekannt ist, ob es eintreten und/oder in welcher
genauen Höhe es einen Schaden verursachen wird.
Risikomanagement
• Ist die bewusste und proaktive Steuerung und Absicherung von Projektrisiken
• bedeutet
- zu wissen, was schief laufen kann
- zu wissen, was es für das Projekt bedeutet wenn etwas schief läuft
- einen Plan zu haben wenn etwas Schief läuft
- Risiken unter Kontrolle zu halten
Nenne die 4/6 Phasen des Risikomanagementprozesses und erkläre diese
- Risiken identifizieren
- Risiken bewerten
- Risiken priorisieren
- steuer
- überwachen
- berichterstatten
(Es ist nicht genau festgelegt welche Phasen es gibt die IHK kann nach 3 oder 4 oder 8 Phasen fragen)
Welche Risiko-Bewältigungsstrategien gibt es
- Risiko-Vermeidung: Inhalte streichen, Termine verlängern, Budget erhöhen
- Risiko-Verminderung: Eintrittswahrscheinlichkeit senken ... nur bekannte Lieferanten, Prototypen...
- Risiko-Teilung/Übertragung: Versicherung oder Risiko auf Dritte verlagern (Vertragsklausel Lieferant haftet für zuspäte Lieferung)
- Bewusste Risiko-Tragung: Akzeptanz, oft werden dafür Sicherheitsreserven gebildet
