Fachwirt Büro und Projekt

S-O-Strategie (Matching):Stärken nutzen, um Chancen zu ergreifen

S-T-Strategie (Neutralisierung):Stärken nutzen, um Risiken zu neutralisieren

W-O-Strategie (Umwandlung):Schwächen ausbessern, um Chancen zu nutzen

W-T-Strategien (Verteidigung):Schwächen reduzieren, um Risiken zu entgehen

• A steht für Aufgaben aufschreiben

• L steht für Länge einschätzen

• P steht für Pufferzeit einplanen (40% Puffer ist wichtig)

• E steht für Entscheidungen treffen (Priorität setzen-Eisenhower ABC)

• N steht für Nachkontrollieren

SWOT-Analyse , Balanced Scorecard, Portfolio Analyse, GAP Anaylse, Benchmarking

Qualitätsmanagement, Wissensmanagement, Risikomanagement, CRM, Umweltmanagement, Dokumentenmanagement

QM-Handbuch, Aufzeichnung, Verfahrensdokumente, Arbeitsanweisung 

Kundenorientierung, Prozessorientierung, Verantwortlichkeit der Führung, Einbeziehen der Mitarbeiter und Beteiligten 

Finanzen, Kunden, Interne Prozesse und Entwicklungsperspektive

BVW (Betriebliches Vorschlagswesen):

• Einzelne, oft punktuelle Vorschläge
• Meist freiwillig
• Häufig prämiert
• Idee kommt vom Mitarbeitenden

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess):

• Ständiger, systematischer Prozess
• Teil der Unternehmenskultur
• Oft team- und prozessorientiert
• Umsetzung z. B. mit PDCA-Zyklus

Merksatz:

BVW = einzelne Idee

KVP = dauerhafter Verbesserungsprozess

Beschwerdemanagement umfasst alle Maßnahmen eines Unternehmens, um Kundenbeschwerden systematisch zu erfassen, zu bearbeiten und auszuwerten.

Ziele:

• Kundenzufriedenheit sichern
• Kundenbindung stärken
• Fehler erkennen & vermeiden
• Qualitätsverbesserung

Definition:

Direktes Beschwerdemanagement befasst sich mit der unmittelbaren Bearbeitung einer konkreten Kundenbeschwerde.

Typische Maßnahmen:

• Freundliche Annahme der Beschwerde
• Klärung des Sachverhalts
• Entschuldigung & Lösung anbieten
• Wiedergutmachung (z. B. Ersatz, Rabatt)

Beispiel:

Ein Kunde reklamiert eine falsche Lieferung → Ersatz wird sofort veranlasst.

Merksatz: Direkt = mit dem Kunden sprechen & lösen

Definition:

Indirektes Beschwerdemanagement nutzt Beschwerdedaten zur langfristigen Verbesserung von Prozessen, Produkten und Services.

Typische Maßnahmen:

• Auswertung von Beschwerden
• Ursachenanalyse
• Prozessanpassungen
• Schulungen von Mitarbeitenden

Beispiel:

Viele Beschwerden über Lieferzeiten → Prozess im Versand wird optimiert.

Merksatz:Indirekt = aus Beschwerden lernen

Corporate Branding

• Richtet sich an Kunden, Öffentlichkeit und Markt
• Ziel: Markenimage & Wiedererkennung
• Fokus auf Produkte, Leistungen und Unternehmensmarke

Beispiel:

Werbung, Logo, Markenversprechen gegenüber Kunden.

Merksatz: Corporate Branding = Wie Kunden uns sehen sollen

Employer Branding

• Richtet sich an Mitarbeitende & Bewerber
• Ziel: Attraktiver Arbeitgeber sein
• Fokus auf Arbeitsbedingungen, Kultur und Werte

Beispiel:

Karriereseite, Ausbildungsmarketing, Benefits.

Merksatz:Employer Branding = Warum man bei uns arbeiten will

Der Leverage-Effekt beschreibt den Einfluss von Fremdkapital auf die Eigenkapitalrendite eines Unternehmens.

Wenn die Gesamtkapitalrendite höher ist als der Fremdkapitalzins,steigt durch Fremdkapital die Eigenkapitalrendite.

Formel in der Formelsammlung

- kognitiv (Wissen/Denken, der Erwerb von Kenntnissen)

- psychomotorisch (Fähigkeiten, manuelle Fähigkeiten, Techniken)

- affektiv (Einstellung, Entwicklung von Werten, Motivation) 

Lehrgespräch, Rollenspiel, Leittextmethode (selbstständiges erarbeiten anhand von Texten) und vier stufen Methoden (VENÜ)

VENÜ

Vorbereiten/Erklären

Erklären/Vormachen

Nachmachen 

Üben/Vertiefen

Typische Anforderungen:

• Zugriffsrechte (Datenschutz!)
• Datensicherung
• Datenqualität & Pflegeverantwortung

Risiken bei schlechter Organisation:

• Veraltete Daten
• Fehlentscheidungen
• Datenschutzverstöße

Prüfungssatz:Ohne klare Regeln bringt auch die beste Datenbank keinen Nutzen.

Grundidee:

• Schutz von Mitarbeitenden & Kunden

• Transparenter KI-Einsatz

• Verantwortung bleibt beim Unternehmen

Was Unternehmen beachten müssen:

• Datenschutz

• Schulung der Mitarbeitenden

• Kontrolle der KI-Ergebnisse

Prüfungssatz (sehr stark): Der AI Act verpflichtet Unternehmen zu einem verantwortungsvollen KI-Einsatz.

1. Bedarf analysieren

2. Zieldefinition / Strategieplanung 

3. Planung und Auswahl der Maßnahmen 

4. Durchführung 

5. Erfolgskontrolle

Quantitative Personalbedarfsmethoden

Ermitteln die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden.

Typische Methoden:

• Kennzahlenmethode
• Stellenplanmethode
• Zeitbedarfsrechnung

Frage, die beantwortet wird:Wie viele Mitarbeitende werden benötigt?

Qualitative Personalbedarfsmethoden

Ermitteln die Qualifikation und Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Typische Methoden:

• Stellenbeschreibungen
• Anforderungsprofile
• Qualifikationsanalysen

Frage, die beantwortet wird: Welche Fähigkeiten werden benötigt?

• Sicherstellung gleichbleibend guter und stabiler Prozesse
• Vorbeugung und Vermeidung von Fehlern
• Nutzung von Fehlererfahrungen zur kontinuierlichen Verbesserung
• Durchführung von Qualitätsplanung, -kontrolle, -prüfung und -steuerung

• Ständige, schrittweise Verbesserung von Prozessen
• Einbeziehung aller Mitarbeitenden
• Fehler als Chance zur Verbesserung nutzen
• Orientierung am PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act)
• Kunden- und Prozessorientierung

Kurz-Merksatz:

KVP bedeutet laufende Verbesserungen durch alle Beteiligten auf Basis von Erfahrungen und Fehlern.

- Sauberkeit und Ordnung 

- Standardisierung

- Schaffen und Einhalten von Regeln

- Vermeiden (z.B. bücken-> Regal sortieren nach dem was man häufiger benötigt)

- aufräumen und pflegen (Werkzeugpflege Reiko ;) )

- aussortieren 

1. Informationsbedarf – objektiv notwendige Informationen
2. Informationsnachfrage – subjektiv angeforderte Informationen
3. Informationsangebot – tatsächlich verfügbare Informationen
4. Informationsaufbereitung – Speichern, Verarbeiten, Übermitteln
5. Informationsbereitstellung/-nutzung – verständliche Ausgabe und Nutzung

Prüfungs-Merksatz:

Bedarf → Nachfrage → Angebot → Aufbereitung → Nutzung

Analyse mithilfe eines Ishikawa-Diagramms (Ursachen-Wirkungs-Diagramm, Fischgrät-Diagramm) + Analyse mit der 5-W-Methode:
Fragetechnik, mit der fünfmal nach dem Warum gefragt wird

- Führungskräfte - Ablauf und Ergebnisse des Workshops - Präsentation im Leitungsteam
- Vertriebsmitarbeiter - Fotodokumentation und Ergebnisse - Unternehmensserver / E-Mail 
- Mitarbeiter anderer Abteilungen - nur Veranstaltungsbeschreibung - Intranet
- Betriebsrat - alle erforderlichen Informationen gemäß Betriebsverfassungsgesetz -Betriebsratssitzung 

- Zeitarbeit 

- fehlende Qualifikation (keine Abfindung)

- VorRuhestand

- Aufhebungsvertrag

- Auslauf einer Befristung

- Speicherort und Speichermedium

- DSGVO Verantwortlicher

- Speicherhäufigkeit

- Umfang der gespeicherten Daten 

- Zeitpunkt der Speicherung (Nachts)

• Attention (Aufmerksamkeit steigern )
• Interest (Interesse weiter vertiefen )
• Desire (Verlangen / emotionale Bindung )
• Action (zum handeln/ kaufen bewegen)

Anschaffungen von Gütern unter 1.000 € Anschaffungswert (ohne Umsatzsteuer) können im gleichen Jahr in vollem Umfang als Aufwand gebucht werden.

man zerlegt ein Projekt schrittweise in kleinere, handhabbare Teile (Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete) mit Top-Down oder Bottom-Up Methode, visualisiert dies als Baumstruktur

Wichtig ist beispielsweise 

eine sinnvolle Nummerierung - 

Projektenene 1 

Teilprojektebene 1.1 / 1.2 usw. 

Arbeitspakete 1.1.1 / 1.1.2 oder 1.2.1 / 1.2.2

Doppelte Arbeitspakete oder Tätigkeiten vermeiden, 

Phasenorientiert und Objektorientiert und Funktionsorientiert

Compliance-Beauftragter (oder Compliance Officer) 

stellt sicher, dass ein Unternehmen alle geltenden Gesetze, interne Richtlinien und ethischen Standards einhält, um rechtliche Risiken, Strafen und Reputationsschäden zu vermeiden, indem er Richtlinien entwickelt, Schulungen durchführt und Risiken wie Korruption oder Datenschutzverletzungen überwacht.

- Stabsstelle der Geschäftsleitung 

1. Initiierungsphase (Act)

2. Planungsphase (Plan)

3. Controllingphase/Steuerungsphase (Check)

4. Abschlussphase (Do)

ist ein 

systematischer Prozess, um alle Personen, Gruppen oder Organisationen (Stakeholder) zu identifizieren, die ein Projekt beeinflussen können oder davon betroffen sind, deren Interessen und Einfluss zu bewerten und daraus Strategien für das Management dieser Beziehungen abzuleiten, um den Projekterfolg zu sichern

ist die 

systematische Untersuchung eines Zielmarktes, um dessen Eigenschaften, Größe, Trends, Zielgruppen und Wettbewerber zu verstehen, damit fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können

Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen langfristig dienen und nicht für den kurzfristigen Verkauf bestimmt sind.

Aktiva

• Gebäude
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Kasse / Bank
• Forderungen

Merksatz: Aktiva zeigen, was das Unternehmen hat.

Passiva

Kapital & Schulden

• Eigenkapital
• Bankdarlehen
• Verbindlichkeiten
• Rückstellungen

Merksatz:Passiva zeigen, woher das Geld kommt.