Assistenz und Sekretariat

• Moderationsmethode zur Präsentation von Ergebnissen aus Gruppenarbeiten
• mehrere Stationen mit verschiedenen Themen
• Die Teilnehmer wandern nach festgelegten kurzen Zeitintervallen von Station zu Station und bekommen die Themen komprimiert vorgestellt.

• Imagesteigerung, z. B. durch gezielte Information der Teilnehmer

• Kontakte zu potentiellen Neukunden knüpfen

• Marketingaktivität zur Markenbildung oder Neuprodukt-Einführung

• Verbesserung der Kundenzufriedenheit und -bindung

• Bei einem Firmenevent (z. B. Weihnachtsfeier): Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

• Veranstaltungsart

  • Welche Veranstaltung soll geplant werden?

• Agenda / Inhalte

  • Welche Inhalte sollen besprochen werden?

• Zeitpunkt und Dauer

  • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?

  • Wie lange soll sie dauern?

• Ort

  • Wo soll die Veranstaltung stattfinden?

• Kosten

  • Was darf die Veranstaltung kosten?

• Teilnehmerliste

  • Wer soll an der Veranstaltung teilnehmen?

• Organisation / Durchführung

• Einladungen schreiben und versenden (Teilnehmer über Termin informieren)

• Überwachung der Rückmeldungen (Zusagen, Absagen)

• Anwesenheitsliste vorbereiten

• Arbeitsmittel und Medientechnik organisieren

• Benötigte Unterlagen zusammenstellen

• Catering bestellen

• Namensschilder für Gäste oder Referenten erstellen

• Empfang der Teilnehmer/Gäste

• Teilnehmerliste abgleichen

• Handouts bzw. Infomappe verteilen

• Protokollführung

• ggf. Teilnahmebestätigungen verteilen

• Feedback-Blitzlicht in Abschlussrunde

• Feedbackbögen verteilen

• Tagungsraum aufräumen

• Dokumentation und Monitoring von To-dos

• ggf. Pressebericht erstellen und veröffentlichen

• Abrechnungen / Fakturen begleichen

  • Hotelkosten

  • Catering

  • Honorare für Referenten

  • Miete Veranstaltungsort

  • Reisekostenabrechnungen

• Kosten zusammenstellen und mit dem geplanten Kostenbudget vergleichen

• ggf. Ursachen für Kostenüberschreitungen analysieren

• Protokoll schreiben und an vorher abgestimmten Verteiler versenden

• Informationsmaterial an Teilnehmer versenden bzw. verteilen

• Referenten für den Vortrag danken (Dankschreiben)

• Ausarbeitung der Feedbackbögen

• Überprüfen, ob das Ziel der Veranstaltung erreicht wurde

• Fehler und Probleme analysieren („Lessons Learned“)

• Eine kritische Nachbearbeitung ist erforderlich, um Probleme und Fehler bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung ermitteln zu können.

• Diese Fehler können dann bei zukünftigen Veranstaltungen vermieden werden.

• Feedback-Blitzlicht in Abschlussrunde

• Feedbackbögen verteilen

• Gestaltung eines Feedback-Formulars per App oder auf eigener Website

• Inhalt:

  • War die Veranstaltung informativ?

  • Haben wir Ihre Erwartungen erfüllt?

  • Waren die Inhalte logisch aufgebaut?

  • War der Lehrgang für Sie hilfreich?

• Fragen zu den Dozenten:

  • War die Präsentation überzeugend?

  • Wurden alle Punkte verständlich erklärt?

  • Sind die Dozenten auf Ihre Fragen eingegangen?

  • War das Auftreten der Dozenten in Ordnung?

• Fragen zum Umfeld:

  • Mochten Sie das Ambiente?

  • Wie war Ihre Unterbringung?

  • Wie zufrieden waren Sie mit dem Essen?

  • Hat Ihnen das Rahmenprogramm gefallen?

  • Würden Sie die Veranstaltung weiterempfehlen?

  • Haben Sie etwas dazugelernt?

• Allgemein:

  • Gibt es Verbesserungsvorschläge für die nächste Veranstaltung?

  • Was hat Ihnen gefallen/nicht gefallen?

• Passenden Moment abwarten (möglichst unter 4 Augen)

• Beschreiben, nicht bewerten (keine Vorwürfe)

• Konkrete und klare Formulierungen

• Keine „Man“-Formulierungen, sondern nur „Ich“-Botschaften verwenden

• Freundlicher Ton / nicht meckern

• Feedbacknehmer ausreichend Zeit für seinen Standpunkt geben

• Nicht nur negatives Feedback geben, sondern mit Positivem starten

  • Sandwich-Prinzip: erst Lob, dann Kritik, abschließend wieder Lob

• Ausreden lassen und aufmerksam zuhören

• Unklarheiten beseitigen (ggf. nachfragen)

• Nicht diskutieren oder rechtfertigen

• Für sich selbst entscheiden, was man umsetzen/ändern möchte

• Nach Verbesserungsvorschlägen fragen

• Feedback dankbar annehmen

• Thema und Präsentationsform kundenorientiert gestalten

• Angemessenes Anspruchsniveau der fachlichen Informationsvermittlung (keine Überforderung des Publikums)

• Angemessene Kleidung

• Struktur schaffen durch klaren Aufbau (Agenda) und „roten Faden“

• Zu Beginn die wichtigsten Ziele des Vortrags nennen

• Anregender Einstieg, der neugierig macht (z. B. kleine Anekdote, Provokation oder rhetorische Frage)

• Frei vortragen und Blickkontakt halten

• Natürliche, dem Publikum zugewandte Körperhaltung

• Einfache Sprache und kurze Sätze

• Etwas lauter und langsamer reden als gewohnt

• Angemessenes Sprechtempo (nicht zu schnell, aber auch nicht einschläfernd)

• Sprechpausen einlegen

• Gestik einbinden (Ausdruckbewegungen des Körpers sollten das Gesagte verstärken)

• Mimik einbinden (Gesichtsausdruck sollte abwechslungsreich sein)

• Bezug zum Publikum herstellen (bildhafte Sprache, Interaktion, Humor, zum Publikum und nicht zur Leinwand gewandt)

• Sich auf das Wesentliche beschränken und nicht vom Thema abkommen

• Mit Medienwechseln arbeiten (Videos, Fotos, Flipchart etc.)

• Origineller, selbstsicherer Abschluss (z. B. Kernaussage wiederholen, kurze Zusammenfassung, Bezug zum Einstieg herstellen)

• PowerPoint ist nicht gleich Word, soll nur visuell unterstützen

• Folien nicht überladen, nur Stichpunkte, keine langen Sätze

• 3-Sekunden-Regel, Folie soll in max. 3 Sekunden verstanden werden

• serifenlose (schnörkellose) Schriftart, ist einfacher lesbar

• angemessene Schriftgröße verwenden (1 Punkt = 0,35 mm)

  • 24 pt. Standard

  • 40 pt. für Folientitel

• leicht getönter Hintergrund

  • z. B. schwarze Schrift auf pastellfarbenem Hintergrund ist angenehm zu lesen

• hoher Kontrast zwischen Hintergrund und Schrift verbessert Lesbarkeit

• einheitliches Layout (Schriftgröße und Schriftart)

• eindeutige Formulierungen

• illustrieren durch Bilder bzw. Screenshots

• anpassen an Corporate Design (Farben, Schrift, etc.) des Unternehmens

• Kapazität und Größe der Location, um die Teilnehmerzahl zu bewältigen

• Lage und Zugänglichkeit der Location für die Teilnehmer

• Verfügbarkeit von Parkplätzen oder öffentlichen Verkehrsmitteln in der Nähe

• technische Ausstattung und Infrastruktur (z. B. Audio- und Videotechnik, Internetzugang)

• Catering-Möglichkeiten und gastronomische Versorgung

• Erfahrungen mit der Location aus vergangenen Veranstaltungen

• Preis

• Budget

• Lage der Unterkunft (Nähe zum Veranstaltungsort) → kurze Wege für Teilnehmer

• Anreisemöglichkeiten zur Unterkunft und zum Veranstaltungsort → gut erreichbar mit Auto / ÖPNV

• nachhaltige Aspekte (z. B. Bezug regionaler Produkte) → ökologisch & regional orientiert

• Preis der Unterkunft → im Budgetrahmen

• Qualität der Unterkunft

• Informationsquellen für Teilnehmer-/Kundendaten

• interne Informationsquellen

  • eigene Adressdateien

  • Intranet

• externe Informationsquellen

  • Internet-Suchmaschinen

  • Geschäftspartner, Adress- und Branchenverzeichnisse

  • Messen oder Ausstellungen

  • Fachzeitschriften

• quantitativer Angebotsvergleich per Bezugskalkulation → nur Preis/Kosten vergleichen, schnell und einfach

• qualitativer Angebotsvergleich → nach Qualität, Lieferzeit oder Service bewerten, nicht nur der Preis

• Angebotsvergleich mithilfe der Nutzwertanalyse → Preis und Qualität kombinieren, Kriterien gewichten, Punkte vergeben

• Listeneinkaufspreis → Grundpreis der Ware beim Lieferanten

• Lieferantenrabatt → Preisnachlass vom Lieferanten auf den Listenpreis

• Skonto → Rabatt bei schneller Zahlung

• Bezugskosten (Versandverpackung und Transportkosten) → zusätzliche Kosten, um die Ware zum Unternehmen zu bringen

• Zahlungsbedingungen (Kreditgewährung durch Zielkauf oder Ratenkauf) → wann und wie bezahlt werden kann

• Mindestbestellmengen → kleinste bestellbare Menge

• Zuverlässigkeit (z. B. Termineinhaltung) und Bonität des Lieferanten → pünktliche Lieferung & Zahlungsfähigkeit

• Lieferzeit → wie lange die Lieferung dauert

• Qualität → Beschaffenheit der Ware

• Kundendienst und z. B. 24-Stunden-Rufbereitschaft → Service nach dem Kauf

• Ersatzteillagerung → Verfügbarkeit von Ersatzteilen

• räumliche Nähe → kurze Transportwege, schnelle Lieferung

• Service (Kulanz, Rücknahme von Verpackungsmaterial, Ersatzteilgarantie) → zusätzliche Leistungen

• Beratungskompetenz → Fachliche Unterstützung durch Lieferant

• Nachhaltigkeit:

  • Recyclingfähigkeit der Produkte und deren Verpackung → umweltfreundliche Materialien

  • Entsorgung von Abfällen → Abfallmanagement

  • Umweltbelastungen bei der Herstellung → ökologische Produktion

  • Produktions- und Arbeitsbedingungen sowie Entlohnungsgerechtigkeit in den Herkunftsländern → faire Arbeitsbedingungen / ethische Produktion

Nutzwertanalyse (Lieferantenauswahl durch Entscheidungsbewertungstabelle)

• Bewertungskriterien werden entsprechend ihrer Bedeutung gewichtet → wichtige Kriterien zählen mehr

• Jedem Kriterium wird ein bestimmter prozentualer Anteil an der Gesamtbedeutung zugeordnet → Gewichtung der Kriterien in Prozent

• Den Auftrag erhält der Lieferant mit der höchsten gewichteten Gesamt-Punktzahl → Lieferant mit dem besten Gesamtwert wird ausgewählt

• quantitative Kriterien → messbare Werte, z. B. Preis, Lieferzeit

• qualitative Kriterien → nicht messbare Werte, z. B. Qualität, Service, Zuverlässigkeit

• To-do-Liste

• ABC-Analyse von Aufgaben

• Eisenhower-Matrix (das Wichtige vor dem Dringenden)

• ALPEN-Methode

• Pareto-Prinzip (auch 80:20-Regel genannt) 

• A-Aufgaben

• o Hauptaufgaben (Kernaufgaben)
• o können nicht delegiert werden è zuerst erledigen

• B-Aufgaben

• o Routine- und Alltagsaufgaben
• o stehen bzgl. ihrer Wichtigkeit zwischen A und C
• o sollten – sofern möglich – delegiert werden
• o ansonsten im Anschluss an die A-Aufgaben erledigen

• C-Aufgaben

• o relativ unwichtig („Nice to have“)
• o sollten – sofern möglich – ebenfalls delegiert werden
• o ansonsten ignorieren (ab in den Papierkorb) oder irgendwann erledigen, wenn genügend Zeit dafür vorhanden

Nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower
Prioritäten werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gesetzt:

o A-Aufgaben = wichtig und dringend --> sofort selbst erledigen

o B-Aufgaben = wichtig, aber nicht dringend --> Aufgaben terminieren und im Anschluss an die A-Aufgaben selbst erledigen

o C-Aufgaben = nicht wichtig, aber dringend --> zur sofortigen Bearbeitung an geeignete Mitarbeiter delegieren 

o D-Aufgaben = nicht wichtig und nicht dringend --> später bearbeiten oder in den Papierkorb

• Aufgaben und Termine aufschreiben (einfache To-do-Liste)

• Länge der Tätigkeiten schätzen

• Pufferzeit einplanen (nach 60:40-Regel möglichst 40 % Zeitpuffer einplanen)

• Entscheidungen treffen (z. B. Prioritäten, Delegation)

• Nachkontrolle der Zielerreichung und Identifizierung von Zeitfressern

• Häufig kann ein Großteil des Ergebnisses schon mit relativ kleinem Aufwand erzielt werden.

• --> 80/20-Prinzip

• Das bedeutet, dass z. B.

• 20 % der Besprechungszeit häufig 80 % der Resultate ergeben
• 20 % der Kunden häufig 80 % des Umsatzes beitragen

• Man sollte also die wirklich wichtigen Aufgaben priorisieren und diese vorrangig erledigen.

• Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können besser delegiert werden.

• Mit der SMART-Formel kann recht einfach überprüft werden, ob eine Zielformulierung klar und struk turiert vorgenommen wurde.

• Sie kann im geschäftlichen wie auch im privaten Umfeld angewendet werden.

• Die Abkürzung SMART hat folgende Bedeutung:

• S = spezifisch: Ziel einfach formuliert und selbst beeinflussbar
• M = messbar: nachprüfbare Messlatte, genau überprüfbar
• A = attraktiv: positive Formulierung, begehrenswert, motivierend
• R = realistisch: Ziel realistisch, also auch erreichbar
• T = terminiert: Ziel mit einem eindeutigen Termin

• Checklisten werden für wiederkehrende komplexe Aufgaben erstellt.
• Sie zerlegen die Hauptaufgabe in mehrere Teilaufgaben und bieten damit einen guten Überblick.
• Dadurch stellen sie sicher, dass keine Teilaufgabe vergessen wird.
• Sie können ständig aktualisiert bzw. verbessert werden. • Sie entlasten das Gedächtnis (es kann nichts vergessen werden).
• Einsparung von Zeitaufwand und somit Kosten

• keine Priorisierung der To-dos → Tagesziele setzen, zuerst das Wichtige erledigen

• Stress durch Aufschieben → Tagesziele festlegen und Aufgaben strukturieren

• E-Mail-Flut → E-Mails nur 1–2 Mal pro Tag bearbeiten

• inhaltsleere Meetings → klare Meeting-Kultur (Agenda, Zeitplan, Teilnehmer begrenzen)

• unangemeldete Besucher → Rückzug ermöglichen, z. B. „Bitte nicht stören“-Schild

• häufige Telefonstörungen → Telefon umstellen oder Anrufbeantworter einschalten

• Kaffee- und Raucherpausen → Pausen bewusst planen und begrenzen

• zu vieles gleichzeitig machen → priorisieren und Aufgaben nacheinander abarbeiten

• alles selbst erledigen → Unwichtiges, aber Dringendes delegieren

• nicht „Nein“ sagen können → lernen, klar und sachlich Nein zu sagen

• Unordnung am Arbeitsplatz → regelmäßig aufräumen und Ordnung halten

• Ablenkung durch Social Media → Handy weglegen und fokussiert arbeiten

• Perfektionismus → Pareto-Prinzip (80/20-Regel) anwenden

Stress wird verursacht z. B. durch

• gleichzeitige Anliegen von Kollegen/Chef/Kunde

• zu viele Aufgaben (Überlastung)

• Aufschieben unangenehmer Aufgaben

• zu wenig Anerkennung oder sogar Kritik für die eigene Leistung

• mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten 

• Effektivität:

• bedeutet, die richtigen Dinge zu tun
• Fähigkeit, das Ziel bzw. das Ergebnis zu erreichen
• Beispiele: § Reise von Düsseldorf nach Köln per Flugzeug (Ziel erreicht, Methode aber fragwürdig) § Erreichen des Ziels „Erhöhung Marktanteil um 5 %“ durch höheren Werbeetat

• Effizienz:

• bedeutet, die Dinge richtig zu tun
• Fähigkeit, das Ziel bzw. das Ergebnis mit minimalem Aufwand zu erreichen
• Maß für Wirtschaftlichkeit (Ertrag/Aufwand)

 Beispiele:

• Reise von Düsseldorf nach Köln per Zug
• Kostenreduzierung um 5 % durch Analyse und Optimierung der Prozesse

Durch Protokollführung während des Meetings bzw. während der Durchführung der Veranstaltung.

Verlaufsprotokoll

• hält den vollständigen Verlauf eines Meetings mit Ergebnissen und Beschlüssen in knapper und sachlicher Form im Präsens fest

• auch einzelne Reden und Diskussionsbeiträge werden mit Namensnennung in indirekter Rede aufgezeichnet

• hat eine hohe Beweiskraft, ist jedoch übersichtlicher als ein Wortprotokoll

Wortprotokoll

• ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls

• ist die einzige Protokollart mit direkter Rede

• gibt den Wortlaut und alle Äußerungen vollständig wieder

• besitzt die höchste Beweiskraft

• wird z. B. im Bundestag oder bei Gericht durch Stenographen eingesetzt

Kurzprotokoll

• enthält Ergebnisse und Beschlüsse

• enthält Arbeitsaufträge

• enthält Argumente und Gründe für diese Ergebnisse

• ist nur geeignet, wenn keine höchste Beweiskraft erforderlich ist

Beschluss- / Ergebnisprotokoll

• hält lediglich die Ergebnisse, Beschlüsse und Arbeitsaufträge der Besprechung fest

• enthält keine Argumente und keine Begründungen

Gedächtnisprotokoll

• wird im Anschluss an ein Meeting erstellt

• relevante Informationen werden aus dem Gedächtnis niedergeschrieben

• die Qualität hängt von der Erinnerungsfähigkeit des Protokollanten ab

• dient dazu, Informationen später rekonstruieren zu können

Simultanprotokoll

• wird bereits während der Besprechung angefertigt

• ist am Ende der Besprechung sofort unterschriftsreif

Zweck und Nutzen eines Protokolls

• dient der Dokumentation einer Besprechung sowie deren Ergebnisse und Beschlüsse

• stellt eine Gedächtnisstütze zum späteren Nachschlagen und Rekonstruieren dar

• informiert Nicht-Anwesende, Beteiligte und Vorgesetzte

• schafft Verbindlichkeit und ermöglicht die Kontrolle der Einhaltung von Arbeitsaufträgen (To-dos)

• ist in bestimmten Situationen zwingend vorgeschrieben, zum Beispiel bei:

  • Mitgliederversammlungen

  • Betriebsratssitzungen

Protokoll als Beweismittel

• dient als Beweismittel in Bezug auf die Rechtmäßigkeit von Ergebnissen und Beschlüssen

• dient als Beweismittel für Arbeitsaufträge und Zuständigkeiten

• dient als Beweismittel bei Behauptungen der Teilnehmer

• Protokolle werden grundsätzlich in der Gegenwartsform geschrieben, damit sich Dritte beim Lesen im Nachhinein besser in die Situation hineinfinden können

• Die Vergangenheitsform wird nur verwendet, wenn in der Besprechung auf bereits Geschehenes Bezug genommen wird

• Beispiel: „Herr Meier fasst zusammen, welche Ergebnisse beim Meeting am letzten Montag erzielt wurden“

• Redebeiträge während der Besprechung werden in indirekter Rede im Konjunktiv wiedergegeben

• Protokolle müssen objektiv verfasst werden

• Protokolle sind sachlich zu formulieren

• Eigene Meinungen, Bewertungen oder Gefühle des Protokollanten dürfen nicht enthalten sein

• Die Formulierungen müssen auch für Nicht-Teilnehmer verständlich sein

• Der Inhalt ist auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken (Ausnahme: Wortprotokoll)

Protokollkopf

• enthält den Namen des Unternehmens bzw. der verantwortlichen Abteilung

• enthält die Protokollart, zum Beispiel Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll

• enthält das Thema sowie die Agenda der Besprechung

• enthält Datum, Uhrzeit, Beginn und Ende der Besprechung

• enthält die Teilnehmer oder eine Teilnehmerliste als Anhang

• enthält die Namen der Besprechungsleitung, der Protokollführung und des Timekeepers

Protokollinhalt / Hauptteil

• der Hauptteil richtet sich grundsätzlich nach der jeweiligen Protokollart

• die DIN 5008 beschreibt das häufig verwendete konventionelle Verlaufsprotokoll

• der Hauptteil kann folgende Inhalte enthalten:

  • Agenda-Punkte

  • bei ausführlichen Protokollen: Namen und Beiträge der Redner

  • den Verlauf der Sitzung

  • Ergebnisse wie Anträge, Beschlüsse, Termine oder Ähnliches

• zusätzlich können in Spalten Hinweise auf Verantwortliche (wer?), Aufgaben (was?) und Termine (bis wann?) aufgenommen werden

• alternativ kann am Ende des Protokolls eine separate To-do-Liste ergänzt werden

Protokollschluss

• enthält das Datum der Protokollerstellung

• enthält die Namen und Unterschriften der Besprechungsleitung und der Protokollführung

• enthält einen Verteiler, auch für gegebenenfalls nicht anwesende Personen

• enthält gegebenenfalls Anlagen, zum Beispiel Tischvorlagen oder Präsentationen

• E-Mail

• Fax (nur noch sehr selten)

• Brief oder Kurznotiz

• Telefonat

• Schwarzes Brett

• Intranet

• MS Teams, Skype oder Zoom (Anruf, Video, Chat)

• persönliches Gespräch

• E-Mail

• Fax (nur noch sehr selten)

• Brief

• Telefonat

• Messaging (z. B. WhatsApp)

• Internetseite

• Werbung

• Social Media (z. B. Instagram, LinkedIn oder Facebook)

Telefon

• Vorteile: hohe Priorität, sehr dringlich, persönliche Klärung, direkte Ansprache

• Nachteile: keine Dokumentation der Inhalte, Adressat muss erreichbar sein

Messaging

• Vorteile: hohe Priorität, sehr dringlich, persönliche Klärung, direkte Ansprache

• Nachteile: Nachricht kann auch später abgerufen werden, keine Information oder Dokumentation zum Nachrichten-Empfang

E-Mail

• Vorteile: direkte Ansprache, kann auch später abgerufen werden, Dokumentation vorhanden

• Nachteile: Nachricht kann auch später abgerufen werden, keine direkte Reaktion erkennbar

Intranet und Internet

• Vorteil: weite Erreichbarkeit

• Nachteil: keine Verpflichtung des Lesens