FSW23 – Projektmanagement, Florian Tanner
Prüfungsfragen, Dossier & eigene Fragen, Kilian
Prüfungsfragen, Dossier & eigene Fragen, Kilian
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Lernkarten
6 Merkmale, an denen man ein Projekt erkennt
- Ziel
- Zeitliche Begrenzung
- Begrenzte Ressourcen
- Projektspezifische Organisation
- Neuartig und einmalig
- Komplex
Was ist ein Projekt?
Ein begrenztes Unternehmen, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. Um ein Projekt handelt es sich dann, wenn eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe bewältigt werden muss, welche mit den bisherigen Strukturen, Methoden und Abläufen nicht effizient erledigt werden kann.
Nenne die vier wichtigsten Aspekte eines Projekts
- Klare Zielsetzung hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Qualität
- Definierter Start- und Endtermin
- Neuartiges und innovatives Vorhaben, neuer Lösungsweg
- Projektspezifische Organisationsform auf Zeit
Welche drei Projektarten gibt es?
- Investitionsprojekt (z.B. Installation Netzwerk, Anschaffung von Maschinen)
- Forschung und Entwicklung (z.B. Entwicklung eines neuen Produktes, Entwicklung Software)
- Organisation und IT (z.B. Einführung Betriebssystem, Einführung von neuem Marketingkonzept)
Was sind die 5 Phasen eines Projekts?
1. Initialisierung
- Leitung und Team festlegen
- Projektziele definieren
- Kundenzustimmung einholen
- Prüfung der Realisation
2. Planung
- Risikoanalyse
- Zeit- und Aufgabenplan erstellen
- Budget festlegen
- Kommunikationsplan
3. Realisation
- Statusupdates
- Fortschritte vergleichen
- KVP Konzinuierlicher Verbesserungsprozess
- Dokumentation
4. Kontrolle
- Scope Creep bewerten (Scope Creep = Tendenz einer schleichenden Projekterweiterung, z.B. wenn aus einer Aufgabe fünf werden)
- Chance Management Process
- Qualitätsmanagement
5. Abschluss
- Lessens Learned
- Projektbericht
- Projektübergabe
- Projektabschluss
Nenne mind. fünf Projekt-Kriterien
- Art des Projekts
- Internes oder externes Projekt
- Komplexität
- Kosten
- Personal
- Dauer
- Aufwand
- Umfang
- Chancen und Risiken
- Vertragsgestaltung
Was sind Meilensteine?
Meilensteine sind erreichte Zwischenziele, welche man sich setzt um schlussendlich ans Hauptziel zu gelangen. Dadurch behält man das Ziel von Augen und erreicht Teilerfolge, was für die Mentalität sehr wichtig ist. Meilensteine reduzieren Stress und Druck und fördern die Projektüberwachung. Auch Start und Ziel eines Projekts sind Meilensteine.
Nenne die drei Aufgabenbereiche eines Projektleiters
- Kommunikation & Führung
- Planung, Überwachung & Steuerung
- Administration
Welche zwei Ziele gibt es?
- Vorgehensziele – Wie will man vorgehen? (Termine, Kosten, Methoden, Rahmenbedingungen)
- Leistungs- und Ergebnisziele – Was soll erreicht werden? (Produkte, Leistungs- und Qualitätsmerkmale, Wirtschaftlichkeit, Produktivität, Image)
Was versteht man unter einem Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist die kleinste Planungseinheit im Projektstrukturplan. Ein Arbeitspaket ist in sich geschlossen und klar von anderen Aufgaben getrennt.
Was ist der Unterschied von einer Aufgabe zu einem Projekt?
Aufgabe
- kann ein Teilbereich in einem Projekt sein
- kleinere Aufgaben, welche nicht in den Rahmen eines Projektarbeit fallen
- Delegation durch Teamleiter oder Kollegen
Projekt
- grösser und komplexer, fordert Struktur und Organisation
- Bedarf einer Projektleitung
- Aufgaben sind voneinander abhängig
- fest definierte Ziele
Nenne die sechs Bestandteile einer Aufgabe
- Status – Den aktuellen Stand überblicken, unterscheiden zwischen «geplant», «aktiv» und «beendet»
- Start und Ende – Zeitbudget, wann startet man, wann soll es fertig sein
- Aufwände – Mit wie viel Aufwand ist zu rechnen?
- Prioritäten – Wie wichtig ist die Aufgabe, wie schnell muss sie erledigt werden?
- Verantwortungen – Zuständigkeiten festlegen
- Abhängigkeiten – Hängt die Aufgabe mit anderen Aufgaben zusammen oder ist diese alleinstehend?
Nenne die sieben Prinzipien einer Aufgabe
- Ziele festlegen
- Prioritäten setzen
- Pläne aufstellen
- Fokus erzeugen
- Effizient arbeiten
- Gewohnheiten aufbauen
- NIEMALS AUFGEBEN!
Nenne die fünf Fragen (W-Fragen) zur Arbeitsverteilung
1. Wer kann den Auftrag übernehmen?
2. Was genau ist zu tun?
3. Wann muss der Auftrag fertig sein?
4. Warum ist der Auftrag auszuführen?
5. Wie ist der Auftrag auszuführen? (Entscheidung evt. durch delegierte Arbeitskraft)
Was bedeutet Delegation?
Die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
-> Handlungsverantwortung und nicht Führungsverantwortung!
Grenzen der Delegation:
- Gesamtverantwortung -> NICHT delegierbar
- Entscheidungsverantwortung -> FALLWEISE delegierbar
- Handlungsverantwortung -> AUTOMATISCH delegiert mittels Arbeitsauftrag
Welches sind die vier Ursachen von Leistungs- und Verhaltensmängeln?
- eignungsbedingte – fehlende geistige oder Körperkräfte
- lernbedingte – fehlende Kenntnisse oder Fertigkeiten
- ausstattungsbedingte – fehlende Sachmittel oder Befugnisse
- motivationsbedingte – fehlendes Interesse oder Wollen
Unter welchen zwei Arten einer Delegation unterscheidet man?
Mündliche und schriftliche Delegation
Erkläre die Begriffe verbal und nonverbal
verbal: mit Worten
nonverbal: mit Mimik und Gestik
Sieben Regeln der Delegation
- Kein blosses Abschieben lästiger Aufgaben
- Mut zum Risiko aufbringen
- Eignung zum Delegieren prüfen
- Keine zusammenhanglosen Einzelaufgaben
- Klare, aber nicht zu einengende Vorgaben
- Möglichst wenig eingreifen
- Konstruktives Feedback geben
Welche drei Arten der Verantwortungsablehnung (einer Delegation) gibt es?
- erfahrungsbedingt
- situationsbedingt
- motivationsbedingt
Sieben Gründe für eine Rückdelegation
- Überlastung
- Dramatisierung
- Hilflosigkeit
- Meinungslosigkeit
- Gegenvorschläge
- Verzögerung
- Ultimatum
Unterschied von disziplinarischer zu fachlicher Führung
Disziplinarische Führung
- steht an der Spitze eines Unternehmens
- sind für grössere Mitarbeitergrupper zuständig und haben Weisungsbefugnis
- müssen sich fachlich auf dem Bereich der unterstellten nicht unbedingt auskennen
- zuständig für Mitarbeitergespräche, Weiterbildung, Lohnverhandlung, Einstellung, Kündigung
Fachliche Führung
- verfügen über fachliche Kompetenz
- stehen den Mitarbeitern fachlich zur Seite
- gemeinsam ein festgelegtes Arbeitsziel erreichen
- zuständig für Arbeitsverteilung
Nach welchen Kriterien prüft man die Eignung eines Mitarbeiters für einen Verantwortungsposten?
- Kompetenz / fachliche Qualifikation
- Vertrauen
- Belastbarkeit (körperlich/nervlich)
- Verantwortungsbewusstsein, Selbstdisziplin
- Arbeitsqualität
- praktische Erfahrung
- Interesse/Engagement
- persönlicher Reifegrad
- Gleichbehandlung der Mitarbeiter
Definiere die SMART-Analyse
Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert
Erkläre die Pomodoro-Technik
- Sich ein Ziel setzen
- Sich ein Wecker stellen auf ... Minuten (z.B. 10 Minuten)
- Konzentriertes Arbeiten bis Wecker klingelt
- Danach 5-minütige Pause einlegen
- Nach einigen Zyklen inkl. der 5-minütigen Pausen eine längere Pause einlegen
-> so kann in kurzer Zeit effizient gelernt und viel erreicht werden!
Erkläre die eat-the-frog Methode
Das Prinzip besteht darin, die herausforderndste oder unangenehmste Aufgabe eines Arbeitstages als Erstes abzuarbeiten, bevor man sich anschliessend den restlichen To-Do’s widmet.
Somit ist es erledigt, es steigert die Motivarion und man hat es nicht immer im Hinterkopf
Erkläre die Salami-Taktik
Dabei werden grössere Ziele durch kleine Schritte erreicht. Statt alles auf einmal anzugehenm, teilt man das Vorhaben in kleinere Teilschritte auf. So erscheint ein Ziel realistischer, weniger komplex und damit erreichbarer.
Erkläre die Alpen-Methode
A = Aufgaben schreiben
L = Länge einschätzen
P = Pufferzeit einplanen
E = Entscheidungen treffen
N = Nachkontrollieren
-> gut einsetzbar im Zeitmanagement um sich einen Zeit- oder Tagesplan zu erstellen
Erkläre die Getting Things Done (GTD) Methode
Die GTD-Methode basiert auf der Idee, alle Aufgaben und Ideen in einem externen System festzuhalten.
Das System besteht aus fünf Kernschritten:
- Erfassen – Schreibe alles auf, was deine Aufmerksamkeit erfordert
- Klären – Entscheide, ob die aufgezeichneten Elemente handelbar sind. Wenn ja, was ist der nächste Schritt?
- Organisieren – Weise jeder Aufgabe einen Platz in deinem System zu
- Überprüfen – Überprüfe regelmässig dein System, um sicherzustellen, dass es aktuell ist
- Tun – Führe die Aufgaben basierend auf ihrer Priorität und dem Kontext aus
Erkläre die Fokus-Frage
Die Fokus-Frage markiert den Übergang von der Problem-verstehen-Phase in die Problem-lösen-Phase
Erkläre die Sandwich-Methode (auch Sandwich-Kritik genannt)
Lern-Methode:
1. Eine Lernsequenz soll mit einem inhaltlichen und einem organisatorischen Überblick begonnen werden
2. Danach folgt eine Phase der Vermittlung, wo man Wissen aufnimmt (Referat, Vortrag, Demonstration, Videoinput etc.)
3. Zum Schluss soll eine Auseinandersetzung mit dem Inhalt ermöglicht werden
Kritik-Methode
1. Erst soll man positives Feedback geben
2. Danach die Kritik aussprechen
3. Gespräch mit Lob abschliessen, für einen positives Gefühl
Erkläre die AIDA-Methode
Attention – Aufmerksamkeit erzeugen
Interest – Interesse wecken
Desire – Wunsch/Verlangen auslösen
Action – Handlung auslösen
Erkläre die Push- & Pull-Strategie
Push: Beim Push-Prinzip wird das Produkt vom Hersteller über einen Händler in den Markt gedrückt. Die Marketingmassnahmen werden dabei direkt auf den Händler (z.B. Ladenbeseitzer) ausgerichtet.
Pull: Beim Pull-Prinzip wird ein Produkt dank seiner Nachfrage vertrieben. Die Marketingmassnahmen zielen deshalb direkt auf den Endkunden.