FSW23 – Projektmanagement, Florian Tanner

Das Schema zeigt die Aufteilung eines Projekts in verschiedene Aufgabenbereiche auf.

Spezifisch

Messbar

Attraktiv

Realistisch

Terminiert

- Sich ein Ziel setzen

- Sich ein Wecker stellen auf ... Minuten (z.B. 10 Minuten)

- Konzentriertes Arbeiten bis Wecker klingelt

- Danach 5-minütige Pause einlegen

- Nach einigen Zyklen inkl. der 5-minütigen Pausen eine längere Pause einlegen

-> so kann in kurzer Zeit effizient gelernt und viel erreicht werden!

Das Prinzip besteht darin, die herausforderndste oder unangenehmste Aufgabe eines Arbeitstages als Erstes abzuarbeiten, bevor man sich anschliessend den restlichen To-Do’s widmet.

Somit ist es erledigt, es steigert die Motivarion und man hat es nicht immer im Hinterkopf

Dabei werden grössere Ziele durch kleine Schritte erreicht. Statt alles auf einmal anzugehenm, teilt man das Vorhaben in kleinere Teilschritte auf. So erscheint ein Ziel realistischer, weniger komplex und damit erreichbarer.

A = Aufgaben schreiben

L = Länge einschätzen

P = Pufferzeit einplanen

E = Entscheidungen treffen

N = Nachkontrollieren

-> gut einsetzbar im Zeitmanagement um sich einen Zeit- oder Tagesplan zu erstellen

20% Aufwand sind für 80% Ergebnis zuständig.

Wiederum sind dann 80% Aufwand für die restlichen 20% Ergebnis notwendig.

- Im Mittelpunkt stehen die Dringlichkeit und die Wichtigkeit einer Aufgabe

- Anfallende Aufgaben werden in vier Kategorien unterteilt: 
  Erledigen
  Terminieren
  Delegieren
  Entfernen

Man unterscheidet zwischen der A-, B- und C-Klasse. A ist die höchste Priorität, C die niedrigste.

Die GTD-Methode basiert auf der Idee, alle Aufgaben und Ideen in einem externen System festzuhalten.

Das System besteht aus fünf Kernschritten:
- Erfassen – Schreibe alles auf, was deine Aufmerksamkeit erfordert
- Klären – Entscheide, ob die aufgezeichneten Elemente handelbar sind. Wenn ja, was ist der nächste Schritt?
- Organisieren – Weise jeder Aufgabe einen Platz in deinem System zu
- Überprüfen – Überprüfe regelmässig dein System, um sicherzustellen, dass es aktuell ist
- Tun – Führe die Aufgaben basierend auf ihrer Priorität und dem Kontext aus

Die Fokus-Frage markiert den Übergang von der Problem-verstehen-Phase in die Problem-lösen-Phase

Beim Chunking werden Inhalte in kleinere Teilinhalte, sogenannte Chunks, gruppiert, wodurch sowohl die Verarbeitung, das Verständnis als auch das Erinnerungsvermögen an diese verbessert wird.

Lern-Methode:

1. Eine Lernsequenz soll mit einem inhaltlichen und einem organisatorischen Überblick begonnen werden

2. Danach folgt eine Phase der Vermittlung, wo man Wissen aufnimmt (Referat, Vortrag, Demonstration, Videoinput etc.)

3. Zum Schluss soll eine Auseinandersetzung mit dem Inhalt ermöglicht werden

Kritik-Methode

1. Erst soll man positives Feedback geben

2. Danach die Kritik aussprechen

3. Gespräch mit Lob abschliessen, für einen positives Gefühl

Attention – Aufmerksamkeit erzeugen

Interest – Interesse wecken

Desire – Wunsch/Verlangen auslösen

Action – Handlung auslösen

Push: Beim Push-Prinzip wird das Produkt vom Hersteller über einen Händler in den Markt gedrückt. Die Marketingmassnahmen werden dabei direkt auf den Händler (z.B. Ladenbeseitzer) ausgerichtet.

Pull: Beim Pull-Prinzip wird ein Produkt dank seiner Nachfrage vertrieben. Die Marketingmassnahmen zielen deshalb direkt auf den Endkunden.

1. Preview (Überblick)

2. Question (Fragen)

3. Read (Lesen)

4. Reflect (Reflektieren)

5. Recite (Rekapitulieren/Stoff wiederholen)

6. Review (Überprüfen)

- Privatkunden (B2C)

- Geschäftskunden (B2B)

- Stammkunden

- Neukunden

- Personenbezogene Dienstleistung – Werden entweder an oder zusammen mit einer Person erbracht. Findet also nur mit dem Kunden zusammen statt. (z.B. Zahnarzt, Coiffeur)

- Produktbegleitende Dienstleistung – Werden zusätzlich angeboten. Das Ziel ist es, einen Mehrwert zu generieren. (z.B. Pre-Sale- & After-Sale-Service)

- Sachbezogene Dienstleistung – Werden nicht direkt an einem Menschen erbracht, jedoch für eine Person. (z.B. Werkstatt, Bank, Lieferdienst)

Ein begrenztes Unternehmen, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. 

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. Um ein Projekt handelt es sich dann, wenn eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe bewältigt werden muss, welche mit den bisherigen Strukturen, Methoden und Abläufen nicht effizient erledigt werden kann.

- Klare Zielsetzung hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Qualität

- Definierter Start- und Endtermin

- Neuartiges und innovatives Vorhaben, neuer Lösungsweg

- Projektspezifische Organisationsform auf Zeit

- Investitionsprojekt (z.B. Installation Netzwerk, Anschaffung von Maschinen)

- Forschung und Entwicklung (z.B. Entwicklung eines neuen Produktes, Entwicklung Software)

- Organisation und IT (z.B. Einführung Betriebssystem, Einführung von neuem Marketingkonzept)

1. Initialisierung
- Leitung und Team festlegen
- Projektziele definieren
- Kundenzustimmung einholen
- Prüfung der Realisation

2. Planung
- Risikoanalyse
- Zeit- und Aufgabenplan erstellen
- Budget festlegen
- Kommunikationsplan

3. Realisation
- Statusupdates
- Fortschritte vergleichen
- KVP Konzinuierlicher Verbesserungsprozess
- Dokumentation

4. Kontrolle
- Scope Creep bewerten (Scope Creep = Tendenz einer schleichenden Projekterweiterung, z.B. wenn aus einer Aufgabe fünf werden)
- Chance Management Process
- Qualitätsmanagement

5. Abschluss
- Lessens Learned
- Projektbericht
- Projektübergabe
- Projektabschluss

- Art des Projekts

- Internes oder externes Projekt

- Komplexität

- Kosten

- Personal

- Dauer

- Aufwand

- Umfang

- Chancen und Risiken

- Vertragsgestaltung

Meilensteine sind erreichte Zwischenziele, welche man sich setzt um schlussendlich ans Hauptziel zu gelangen. Dadurch behält man das Ziel von Augen und erreicht Teilerfolge, was für die Mentalität sehr wichtig ist. Meilensteine reduzieren Stress und Druck und fördern die Projektüberwachung. Auch Start und Ziel eines Projekts sind Meilensteine.

- Kommunikation & Führung

- Planung, Überwachung & Steuerung

- Administration

- Vorgehensziele – Wie will man vorgehen? (Termine, Kosten, Methoden, Rahmenbedingungen)

- Leistungs- und Ergebnisziele – Was soll erreicht werden? (Produkte, Leistungs- und Qualitätsmerkmale, Wirtschaftlichkeit, Produktivität, Image)

Ein Arbeitspaket ist die kleinste Planungseinheit im Projektstrukturplan. Ein Arbeitspaket ist in sich geschlossen und klar von anderen Aufgaben getrennt.

Aufgabe
- kann ein Teilbereich in einem Projekt sein
- kleinere Aufgaben, welche nicht in den Rahmen eines Projektarbeit fallen
- Delegation durch Teamleiter oder Kollegen

Projekt
- grösser und komplexer, fordert Struktur und Organisation
- Bedarf einer Projektleitung
- Aufgaben sind voneinander abhängig
- fest definierte Ziele

- Status – Den aktuellen Stand überblicken, unterscheiden zwischen «geplant», «aktiv» und «beendet»

- Start und Ende – Zeitbudget, wann startet man, wann soll es fertig sein

- Aufwände – Mit wie viel Aufwand ist zu rechnen?

- Prioritäten – Wie wichtig ist die Aufgabe, wie schnell muss sie erledigt werden?

- Verantwortungen – Zuständigkeiten festlegen

- Abhängigkeiten – Hängt die Aufgabe mit anderen Aufgaben zusammen oder ist diese alleinstehend?

- Ziele festlegen

- Prioritäten setzen

- Pläne aufstellen

- Fokus erzeugen

- Effizient arbeiten

- Gewohnheiten aufbauen

- NIEMALS AUFGEBEN!

1. Wer kann den Auftrag übernehmen?

2. Was genau ist zu tun?

3. Wann muss der Auftrag fertig sein?

4. Warum ist der Auftrag auszuführen?

5. Wie ist der Auftrag auszuführen? (Entscheidung evt. durch delegierte Arbeitskraft)

Die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
-> Handlungsverantwortung und nicht Führungsverantwortung!

Grenzen der Delegation:
- Gesamtverantwortung -> NICHT delegierbar
- Entscheidungsverantwortung -> FALLWEISE delegierbar
- Handlungsverantwortung -> AUTOMATISCH delegiert mittels Arbeitsauftrag

- eignungsbedingte – fehlende geistige oder Körperkräfte

- lernbedingte – fehlende Kenntnisse oder Fertigkeiten

- ausstattungsbedingte – fehlende Sachmittel oder Befugnisse

- motivationsbedingte – fehlendes Interesse oder Wollen

Mündliche und schriftliche Delegation

verbal: mit Worten

nonverbal: mit Mimik und Gestik

- Kein blosses Abschieben lästiger Aufgaben

- Mut zum Risiko aufbringen

- Eignung zum Delegieren prüfen

- Keine zusammenhanglosen Einzelaufgaben

- Klare, aber nicht zu einengende Vorgaben

- Möglichst wenig eingreifen

- Konstruktives Feedback geben

- erfahrungsbedingt

- situationsbedingt

- motivationsbedingt