Beschaffungslogistik
Logistikfachmann
Logistikfachmann
Nennen Sie die Ziele des Lieferantenaudits als Bewertungsgrundlage einer Lieferantenbewertung.
Die Ziele des Lieferantenaudits sind
- die Sicherung der vertragskonformen Erfüllung der Lieferleistung
- die Auswahl qualitätsfähiger Lieferanten
die fortdauernde Beobachtung und ständige Verbesserung ihrer Qualitätsfähigkeit - die Kommunikation und Überprüfung der Qualitätsanforderungen des Kunden
Nenne die wichtigsten Logistikkonzepte und ihre strategische Ausrichtung
.
Welche Schritte müssen beachtet werden für solide, partnerschaftliche Lieferantenbezehungen
- Die richtige Lieferantenauswahl
- Partnerschaften aufbauen
- Die Lieferantenperspektive verstehen
- Transparenz gewährleisten
- Prioritäten sichtbar machen
- Lieferantenbeziehungen und mehr
- Definierte Ansprechpartner
- Immer einen coolen Kopf bewahren
- Lieferantenfreundliche Technik einsetzen
- Lieferantenkontinuität planen
Nennen Sie die strategische Ausrichtung für die folgenden Konzepte:
Einzelbeschaffung
Just in Time
Make or Buy
Outsourcing
Einzelbeschaffung: Eine teure, fallweise Beschaffung. Deshalb nur auf Einzelauftrag, in Ein-zelfertigung oder bei Sonderwünschen.
Just in Time: Die auftrags- oder fertigungssynchrone Beschaffung und/oder Produktion ohne Lagerbevorratung. Senkung der Kapitalbindungs- und Lagerkosten mit einer hohen gegenseitigen Abhängigkeit.
Make or Buy: Der Entscheid bezüglich der Eigenleistung oder dem Fremdbezug nach Wirt-schaftlichkeits- und/oder anderen Kriterien.
Outsourcing: Die Beschränkung auf die Kernkompetenzen. Alle übrigen Produkte oder Dienstleistungen werden extern beschafft.
Nennen Sie die wesentlichen Inhalte zur Pflege etablierter Lieferantenbeziehungen.
- Die richtige Lieferantenauswahl
- Partnerschaften aufbauen
- Die Lieferantenperspektive verstehen
- Transparenz gewährleisten
- Prioritäten sichtbar machen
- . Lieferantenbeziehungen und mehr
- Definierte Ansprechpartner
- Immer einen coolen Kopf bewahren
- Lieferantenfreundliche Technik einsetzen
- Lieferantenkontinuität planen
Was ist ein Bruttobedarf?
Der Bruttobedarf ist ein periodenbezogener Primär-, Sekundär- oder Tertiärbedarf. Mit einem Sicherheitsbestand wird der Bedarf zum Gesamtbruttobedarf.
Was ist ein Nettobedarf?
Der Nettobedarf ergibt sich aus dem Bruttobedarf abzüglich des verfügbaren Bestandes. Der Nettobedarf ist abhängig von den Materialien, die für den Fertigungsprozess benötigt werden.
Nachfolgende Formel dient zur Veranschaulichung:
Was wird bei einer Bestellrechnung festgelegt
Die kostenoptimale Bestellmenge und der Bestelltermin
Nennen sie die wesentlichen Inhalt eines Angebots
- Die Unternehmensdaten (Name, Anschrift, Rechtsform, MwSt.-Nummer etc.)
- Name und Anschrift des Interessenten/Kunden
- Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung
- Menge und Preis, evtl. mit Mengen-/Preisstaffelung (bei Produkten)
- Stundensatz und Stundenanzahl oder Pauschalpreis (bei Dienstleistungen)
- Angebots- und Gültigkeitsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Liefertermin (bei Produkten)
- Lieferbedingungen: wie, wohin, Versandkosten (bei Produkten)
- Allgemeine Geschäftsbedingungen inklusive Gerichtsstand
Erklären Sie, wie der Nettobedarf berechnet wird.
.
Wie geht eine Offertenanfragen
Eine Offertanfrage kann per Telefon, E-Mail oder im Gespräch mit dem Lieferanten gemacht werden. Bevor ein Angebot erstellt wird, müssen oft Fragen geklärt werden. Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot mit festen Preisen und Bedingungen. Sie ist wichtig für den Lieferanten, da sie einen ersten Eindruck hinterlässt. Kunden holen oft mehrere Angebote ein, um sie zu vergleichen. Eine besondere Form ist die Submission – eine öffentliche Ausschreibung für große Projekte. Der Umfang einer Offerte kann von einer Seite bis zu mehreren Seiten reichen. Standardisierte Formulare und Online-Checklisten erleichtern die Anfrage.
Was ist eine Bestellung wie geht die und was sind die Wichtige Vertragsinhalte in diesen Dokumenten
Eine Bestellung ist ein Vertrag zwischen Käufer und Lieferant, um Waren oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Bedingungen zu erhalten. Wichtig ist eine schriftliche Auftragsbestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wichtige Dokumente im Beschaffungsprozess sind:
- die Beschreibung der Ware
- die Preise, Kosten und Konditionen
- die Logistikdaten wie Liefertermin, Verpackung, Transporthilfsmittel, Lieferanschrift oder
Frachtanschrift
Nennen Sie mögliche Inhalte einer Preisanalyse.
Preisanalysen gehen methodisch einher mit der Anwendung von Nutzwertanalysen und
Conjoint-Analysen.
In der Praxis wirft all dies beispielsweise die folgenden Fragen auf:
Welche Anbieter mit nur wenigen Differenzierungsmerkmalen müssen über Preisvorteile punkten (Preisstrategie) - im Gegensatz zu Anbietern, die Alleinstellungsmerkmale und einen Premium-Ansatz aufweisen (Differenzierungsstrategie)?
•Wie kann ein vorliegendes Outsourcing-, Contracting-, Miet-/Leasing-/Service-Angebot mit einem klassischen Kaufangebot verglichen werden?
•Werden Preispauschalen oder Einzelpreise für Leistungsbestandteile (Produkt, technischer Service, Finanzierung u.a.m.) berechnet?
•Welchen Preisanteil haben die einzelnen Preiskomponenten, wenn Pauschalen angeboten werden?
- Welche Leistungskomponenten stehen den zu vergleichenden Preisen gegenüber?
- Wie wird das Preisgefüge den Kunden gegenüber erklärt und gerechtfertigt?
Nennen Sie die wichtigsten Vertragsinhalte mit Lieferanten in der Beschaffungslogistik.
Anfrage, Angebot, Bestellung (Beschaffungsvertrag), Auftragsbestätigung und Prüfungsauf-zeichnung der Eingangsprüfung sind die wesentlichen, für den kaufmännisch-rechtlichen Beschaffungsprozess relevanten Dokumente zwischen Unternehmen und Lieferanten.
Wichtige Vertragsinhalte in diesen Dokumenten sind:
- die Beschreibung der Ware
- die Preise, Kosten und Konditionen
- die Logistikdaten wie Liefertermin, Verpackung, Transporthilfsmittel, Lieferanschrift oder
Frachtanschrift
Eine Vereinfachung dieser Inhalte ergibt sich durch den Bezug auf ein Angebot aus einem Katalog des Lieferanten, auf allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder strategische Be-schaffungsverträge.
Welche und wie viele Kennzahlen sind für ein Kennzahlensystem in der Beschaffung richtig?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, da es vom jeweiligen Unternehmenscontrolling abhängt.
Wie kann ein Kennzahlensystem in einem Unternehmen eingesetzt werden?
Ein Kennzahlensystem kann entweder isoliert in einem bestimmten Teilbereich, wie der Logistik, oder integriert über das gesamte Unternehmen hinweg betrieben werden.
Warum ist es wichtig, dass die Ziele bereits im Voraus analog zu den Kennzahlen gruppiert und zugeteilt werden?
Damit Soll/Ist-Vergleiche pro Kennzahlengruppe möglich sind und gezielte Korrekturmaßnahmen abgeleitet werden können, müssen die Ziele im Vorfeld passend zu den Kennzahlen gruppiert und zugeordnet werden.
Wie erfolgt die Erfassung und Auswertung der Soll- und Ist-Zahlen im Kennzahlensystem?
Die Ziele werden meist jährlich vorgegeben und als Soll-Zahlen vom Controlling eingetragen. Die Ist-Zahlen werden monatlich im Reporting erfasst und ebenfalls vom Controlling dokumentiert. Anschließend wird die prozentuale Zielabweichung berechnet und bei „A%“ eingetragen.
Nennen Sie fünf gängige Leistungs- und Kostenkennzahlen für die Beschaffungsfunktion.
.
Schritt: Im obigen Beispiel wurde der Auslastungsgrad Mitarbeitende um -10% nicht erreicht.
Schritt: Definieren Sie nun mindestens drei konkrete Massnahmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht der Unternehmensleitung, mit welchen Sie die Zielvorgabe von 80% künftig erreichen möchten
1. Optimierung der Arbeitsorganisation
• Einführung effizienterer Prozesse zur besseren Verteilung der Arbeitslast.
• Anpassung der Schicht- oder Einsatzpläne, um Leerlaufzeiten zu reduzieren.
• Automatisierung oder Digitalisierung bestimmter Aufgaben zur Entlastung und besseren Nutzung der Arbeitszeit.
2. Erhöhung der Auftragslage
• Intensivierung des Vertriebs und Marketings, um mehr Aufträge zu generieren.
• Erschließung neuer Märkte oder Kunden, um eine gleichmäßigere Auslastung sicherzustellen.
• Verbesserung der Kundenbindung durch optimierte Dienstleistungen oder Produkte.
3. Flexibilisierung der Personalkapazität
• Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle (z. B. Teilzeitkräfte oder temporäre Mitarbeitende).
• Schulung der Mitarbeitenden für verschiedene Aufgabenbereiche, um Engpässe und Leerlaufzeiten zu vermeiden.
• Überprüfung der Personalplanung, um Überkapazitäten oder Unterauslastung frühzeitig zu erkennen.
Was ist die Definition von Beschaffungslogistik?
Die Beschaffungslogistik versorgt das Unternehmen mit Güter und Dienstleistungen
Was ist der Unterschied von Strategische und Operative Beschaffung?
Strategische Beschaffung : strategisch Mittel bis langfristig planend, eher marktbezogen,wirtschaftlich optimierend handelnd
Operative Beschaffung : Mittel bis Kurzfristig disponierend und ausführend, eher betriebsbezogene kaufmänisch und logistisch handelnd
Welche 6 Grundfunktionen gibt es in der Wertschöpfungskette?
Erste Grundfunktion: strategische Glanung der Gesamt Wertschöpfungskette
Zweite Grundfunktion: über alle operative Funktionen einer Unternehmung hinweg, ist die strategische Planung. Sie umfasst die strategische Unternehmensplanung sowie die strategische Planung der Beschaffung,Produktion,Distribution und Entsorgung
Vier weitere Grundfunktionen: auf der untersten Ebene sind die operative Beschaffung,Produktion,Distribution und Entsorgung
Was ist das Hauptziel der Beschaffung ?
Zielgerechten Versorgung der Produktion,der Montage oder des Lagers
Was ist die strategische Hauptaufgabe einer Beschaffung?
Für die Wertschöpfung benötigten Ressourcen bedarfsgerecht und wirtschaftlich auf den Beschaffungsmarkt zu Beschaffung und mithilfe der operativen Beschaffung in Unternehmen bereitzustellen.
Was sind die Hauptaufgaben einer strategischen Beschaffung
•Festlegung der Beschaffungspolitik
• Durchführung Beschaffungsmarketing und Beschaffungsmarktforschung
• Durchführung Beschaffungsmanagement
Was sind die Einzelaufgaben der strategischen Beschaffung
•Beschaffungsmarketing und Beschaffungsmarktforschung: erkennen neuer Materialien,Trends und Technologien und den Beschaffungsmärkten
•Allgemeines Beschaffungsmanagement:
Planung und Überwachung der operativen Beschaffung
•Lieferantenmanagement:
Festlegung der Liferantenpolitik und gestaltung Lieferantenkonzepte
Warengruppenmanagement:
Mitarbeit in Produnktentwicklungs und Logistikprojekten
Was versteht man unter strategischer Beschaffung und wie kann man diese in die Wertschöpfungskette einordnen?
Strategisch mittel bis langfristig planend, eher marktbezogenen, wirtschaftlich optimierend handelnd.
Ist in der Wertschöpfungskette die Versorgungfunktion eines Unternehmens
Nennen sie die Hauptaufgaben der strategischen Beschaffung
- Festlegung der Beschaffungspolitik
- Durchführung Beschaffungsmarketing und Beschaffungsmarktforschung
- Durchführung Beschaffungsmanagement
- Festlegung der Beschaffungskonzepte aufgrund Beschaffungspolitik
Neue Beschaffungsmärkte öffnen und langfristig entwickeln - Sicherung Markttransparenz und optimale Beschaffungsbedingungen
- Mit Lieferantenmanagement Preise und Kosten der Beschaffungsobjekte optimieren
Mit Lieferantenmanagement aktive und passive Flexibilität der Liefer- und Leistungsbereitschaft sicherstellen
Mit Lieferantenmanagement und Warengruppenmanagement quantitativ und qualitativ dauerhafte Versorgungs- und Bereitstellungssicherung gegen Risiken und Störungen
Mit Warengruppenmanagement nachhaltige Sicherung und marktorientierte Wer-terentwicklung der Qualitätsstandards von Materialien und Produkten
Was sind die Aufgaben und Bedeutung der Beschaffungslogistik in Unternehmen?
Versorgt das Unternehmen mit Güter und Dienstleistungen
Wichtige Aufgaben sind : Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und Management, Bestellabwicklung, Transport und Wareneingang, Lagerhaltung, Qualitätskontrolle
Ingesamt trägt eine gut funktionierende Beschaffungslogistik entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität eines Unternehmens bei.
Was sind die Einflussfaktoren der Beschaffung auf die Logistikkette?(Qualität,Zeit, und Kosten)
Qualität:Lieferantenauswahl. Qualitätskontrolle, Zertifizierung und Standarts, Materialeigenschaften
Folgen schlechter Qualität:Produktionsausfälle, erhöhte Reklamationsraten, Kundenunzufriedenheit und Imageverlust.
Zeit: Lieferzeit und Transportwege, JIT UND JIS,Produktionsplanung, Flexibilität der Lieferanten
Folgen schlechter Planung:Produktionsverzögerungen, erhöhte Lagerbestände oder sogar Lieferausfälle beim Endkunden.
Kosten:Einkaufspreis,Transportkosten, Lagerhaltungskosten, Mindestbestellmenge und Rabatte, Wärungsschwamkungen und Zölle
Folgen hoher Kosten: Reduzierte Gewinnmargen, weniger Investitionsspielraum und potenziell höhere Preise für Endkunden.
Fazit:Eine optimale Beschaffung muss Qualität, Zeit und Kosten ausbalancieren. Einsparungen bei Kosten dürfen weder die Qualität noch die Lieferzeiten negativ beeinflussen. Nur eine ganzheitliche Strategie sichert eine effiziente Logistikkette und Wettbewerbsvorteile.
Nenne paar typischen Kennzahlen in der Beschaffungslogistik
Zb.
Bestellkosten
Wiederbestellungszeit
Beschaffungskosten
Lieferkosten
Bestellmenge
Meldebestand
Sicherheitsbestand
Nenne die typischen Kostenarten in der Beschaffungslogistik
1. Beschaffungskosten
• Kosten für die Ermittlung des Bedarfs, Ausschreibungen und Bestellabwicklung
• Kosten für Verhandlungen und Vertragsmanagement
• Verwaltungskosten (z. B. Personal-, IT- und Prozesskosten)
2. Materialkosten
• Einkaufspreis der Rohstoffe, Halbzeuge oder Produkte
• Mengenrabatte oder Zuschläge für Kleinmengen
3. Transportkosten
• Frachtkosten (Luft, See, Bahn, Straße)
• Verpackungs- und Umladekosten
• Versicherungs- und Zollkosten
4. Lagerhaltungskosten
• Kosten für Lagerfläche und -technik
• Personal- und Verwaltungskosten
• Kosten für Bestandsrisiken (z. B. Wertverlust, Diebstahl, Verderb)
5. Qualitätskosten
• Kosten für Wareneingangsprüfung
• Kosten für Ausschuss, Nachbesserung oder Reklamationen
• Kosten für Qualitätsmanagement und Zertifizierungen
Nenne die typischen Kostentreiber in der Beschaffungslogistik
1. Lieferantenwahl
• Globale vs. lokale Beschaffung (Transport- und Zolldifferenzen)
• Anzahl der Lieferanten (Mehr Lieferanten = höhere Verwaltungskosten)
2. Bestellpolitik
• Große Bestellmengen senken Einkaufspreise, erhöhen aber Lagerkosten
• Kleine, häufige Bestellungen reduzieren Lagerkosten, erhöhen aber Beschaffungs- und Transportkosten
3. Transportwege und -mittel
• Schnellere Transportmittel (z. B. Luftfracht) sind teurer
• Seefracht ist günstiger, aber langsamer und lagerintensiver
4. Lieferzeit und -zuverlässigkeit
• Verzögerungen führen zu Produktionsstillständen oder Expresskosten
• Unzuverlässige Lieferanten erhöhen Prüf- und Nachbesserungskosten
5. Technologie und Digitalisierung
• Automatisierte Bestellsysteme senken Verwaltungskosten
• Digitalisierung erfordert Investitionen, spart aber langfristig Kosten
6. Markt- und Währungsrisiken
• Währungsschwankungen beeinflussen Importkosten
• Rohstoffpreisschwankungen erhöhen Materialkosten
Eine effiziente Beschaffungslogistik erfordert die Kontrolle aller Kostenarten und eine gezielte Steuerung der Kostentreiber, um Kosten zu senken und gleichzeitig eine hohe Qualität und Lieferzuverlässigkeit zu gewährleisten.
.
Was sind die Schnittstellen zur Lagerlogistik?
Bestandssteuerung, die Ermittlung der Bestellmengen und Bestellzeitpunkte sowie die Einlagerungsprozesse.
Damit die richtigen Materialien rechtzeitig verfügbar sind, müssen verschiedene Bestandskennzahlen beachtet werden:
Meldebestand, Höchstbestand, Sicherheitsbestand, Optimale Bestellmenge, Durchschnittlicher Lagerbestand,Lagerumschlaghäufigkeit, Reichweite des Lagerbestands
Die Einlagerung ist ein wichtiger Prozess zwischen der Beschaffung und der Lagerhaltung. Er umfasst folgende Schritte:
Wareneingangskontrolle, Indentifikation und Erfassung, Lagerplatzzuweisung, Einlagerung und Bestandesbuchung
Eine enge Abstimmung zwischen Beschaffungs- und Lagerlogistik sichert die optimale Bestandsmenge und verhindert Engpässe oder Überbestände. Effiziente Bestandssteuerung und ein reibungsloser Einlagerungsprozess sind dabei entscheidend.
Aufgabentrennung und Zuständigkeiten zwischen Beschaffungslogistik und Einkauf
Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Beschaffungslogistik
• Der Einkauf bestimmt was, bei wem und zu welchen Konditionen beschafft wird.
• Die Beschaffungslogistik kümmert sich um die physische Abwicklung, Lagerung und Verfügbarkeit der Waren.
• Enge Abstimmung ist erforderlich, um Lieferzeiten, Kosten und Qualität zu optimieren.
Fazit
Der Einkauf ist für die strategische Beschaffung zuständig, während die Beschaffungslogistik die operative Umsetzung sicherstellt. Eine effiziente Zusammenarbeit beider Bereiche ist essenziell für eine reibungslose Materialversorgung und Kosteneffizienz.
Was sind die vier Phasen des Risikomanagements?
.Um Risiken rechtzeitig zu handhaben, müssen die Risiken erkannt und bewertet werden
Risikomatrix
•Risiken werden immer am am schnellsten Diagonal reduziert
•Eine Massnahme muss immer die Einflussrinwirkung und die Eintrittswahrscheinlichkeit gleichzeitig reduzieren
Swot - Analyse
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Lernkarten
Was sind Terminliche Ermittlungsmethoden der Fristen?
Terminliche Ermittlungsmethoden der Fristen sind:
- Vergangenheitsorientiert: aus Verbrauch zurückliegender Zeitperioden bestimmt
- Gegenwartsorientiert: ungeplanter SpontanbedarfZukunftsorientiert: geplanter Bedarf aus Zukunftsprognosen
Was sind Mengenmässige Ermittlungsmethoden ?
• Stochastisch (verbrauchsorientiert): Hochrechnung aus zurückliegenden Verbrauchs-mengen
•Deterministisch (auftragsorientiert): ermittelt aus den Auftragsbeständen und Stücklisten
•Heuristisch (geschätzt): ohne Referenzwerte hypothetisch geschätzt
Wie geht die Bedarfsermittlung mittels Absatzplan?
1. Schritt: Absatzplan zur Primärbedarfsermittlung
• Eine Absatzprognose wird erstellt, um die zukünftige Nachfrage nach Produkten hinsichtlich Art, Menge und Zeitpunkt zu bestimmen.
• Diese Prognose basiert auf Markt- und Verkaufsdaten (z. B. Kundenanforderungen, Preisentwicklungen, Nachfrageveränderungen).
• Die Ergebnisse der Prognose fließen in den Absatzplan ein, der festlegt, wann welche Produkte verkauft werden.
Wie geht die Primärbedarfsermittlung mittels Beschaffungs und Produktionsplan?
2. Schritt: Primärbedarfsermittlung mittels Beschaffungs- oder Produktionsplan
• Der Primärbedarf aus dem Absatzplan wird weiter aufgeschlüsselt in:
• Beschaffungsplan für Konsumwarenbedarf (z. B. Lagerbestände, optimale Bestellmengen).
• Produktionsplan für Produktionsbedarf (z. B. optimale Losgrößen, Durchlaufzeiten).
• Ein Produktionsplan kann aus einem Absatzplan abgeleitet werden.
Wie ermittelt man die wirtschaftliche optimale Bestellmenge für den Verkaufsplan?
• Die optimale Bestellmenge wird berechnet, um Lagerkosten und Bestellkosten zu minimieren.
• Eine bekannte Methode ist die Losgrößenrechnung nach Andler, die eine Formel zur Bestimmung der wirtschaftlich optimalen Bestellmenge verwendet:
• Dabei stehen die Variablen für Bedarfsmenge (M), Bestellkosten (BK), Einstandspreis (EP) und Lagerhaltungskosten (LHS).
Welche Stücklistenarten gibt es ?
- Mengenstückliste
- Strukturstückliste
- Baukastenstückliste
- Variantenstückliste
Auf welchem 2 Arten wird die Stücklistenstruktur aufgebaut?
Als Strukturstammbaum
In Tabellenstruktur
Nennen Sie jeweils zwei terminliche und zwei mengenmässige Ermittlungsmethoden für die Bedarfsermittlung.
Terminliche Ermittlungsmethoden der Fristen sind:
- Vergangenheitsorientiert: aus Verbrauch zurückliegender Zeitperioden bestimmt
- Gegenwartsorientiert: ungeplanter Spontanbedarf
- Zukunftsorientiert: geplanter Bedarf aus Zukunftsprognosen
Mengenmässige Ermittlungsmethoden sind:
• Stochastisch (verbrauchsorientiert): Hochrechnung aus zurückliegenden Verbrauchs-mengen
Deterministisch (auftragsorientiert): ermittelt aus den Auftragsbeständen und Stücklisten
Heuristisch (geschätzt): ohne Referenzwerte hypothetisch geschätzt
Beschreiben Sie worum es sich bei der «andlerschen Formel» handelt und wozu sie verwendet wird
Ein weiteres bekanntes Berechnungsmodell ist die klassische Losgrössenrechnung nach
Andler. Hier werden mit einer Formel die folgenden Faktoren berechnet:
M
=
Bedarfsmenge je Periode
BK
=
auftragsfixe Bestellkosten
EP
=
Einstandspreis je Mengeneinheit in Franken
LHS = Lagerhaltungskostensatz in %
Die Formel zur Berechnung lautet:
Nennen Sie vier mögliche Stücklistenstrukturen/-arten.
Stücklistenarten:
- Mengenstückliste
- Strukturstückliste
- Baukastenstückliste
- Variantenstückliste
Welche fünf Schritten erfolgen der zwei Hauptaufgaben erfolgen durch die Beschaffungsadministration?
- Lieferantenvorauswahl
- Anfrage
- Angebote
- Verhandlung Lieferantenbeurteilung
Wie geht die Lieferantenvorauswahl ?
Bei der Auswahl von Lieferanten sollten nicht nur die bisherigen, sondern auch neue Anbieter geprüft werden, um bessere Angebote zu finden. Wenn neue Lieferanten günstiger oder besser sind, können sie die alten ersetzen, damit es nicht zu viele werden und die Verwaltung nicht komplizierter wird. Es ist sinnvoll, mit wenigen, aber zuverlässigen Lieferanten zusammenzuarbeiten, zum Beispiel durch feste Verträge.
Wie geht eine Lieferantenanfrage
Lieferanten werden mündlich oder schriftlich um ein Angebot gebeten, entweder durch eine formelle Ausschreibung oder eine einfache Anfrage. Dabei wird zwischen einer ersten und einer wiederholten Anfrage unterschieden.
Eine wiederholte Anfrage ist einfacher, weil bereits eine Geschäftsbeziehung besteht, oft durch einen Vertrag. Dadurch entfällt die Suche nach Lieferanten, und die Verhandlungen sowie die Angebotsprüfung sind weniger aufwendig. Viele Details wie Preise und Bedingungen sind schon bekannt.
Eine erste Anfrage ist komplizierter, da viele Dinge neu festgelegt werden müssen. Es sollten Angebote von mehreren Lieferanten eingeholt werden, und die Dokumente sind meist umfangreicher, vor allem bei komplexen Produkten oder Dienstleistungen.
Wie geht man vor bei erhaltene Angeboten der Lieferanten?
In diesem Schritt werden die erhaltenen Angebote analysiert und verglichen. Wichtige Kriterien wie Qualität, Preis und Lieferbedingungen werden geprüft. Am Ende wird entweder ein Lieferant ausgewählt oder die Auswahl auf ein bis drei Angebote eingegrenzt, mit denen weiter verhandelt wird.
Wie geht eine Verhandlung mit einem Lieferanten
In den Verhandlungen mit den Lieferanten wird auf Basis der Angebote ein verbindlicher Vertragsvorschlag erarbeitet. Ziel ist es, die Beschaffung wirtschaftlich zu gestalten und den Vertrag nach Genehmigung abzuschließen. Der Aufwand hängt vom Umfang der Bestellung und der Art des Vertrags ab. Je nach Marktstellung der Unternehmen können die Verhandlungen von kurzen Telefonaten bis zu mehrtägigen Gesprächen dauern.
Wie geht eine Lieferantenbeurteilung?
Vor der ersten Bestellung wird ein neuer Lieferant mit einer **Checkliste** überprüft. Dabei wird geschaut:
- Ob er alle Anforderungen der Firma erfüllt (z. B. Preise, Lieferzeiten, Garantien).
- Wie das Unternehmen organisiert ist und ob es ein **Qualitätsmanagement-System** hat.
- Ob es gute Referenzen oder Bewertungen von anderen Kunden gibt.
Wenn nötig (oder gesetzlich vorgeschrieben), gibt es auch eine **Überprüfung vor Ort** (Audit), um z. B. Produktion oder Lager zu prüfen.
Erst nach einem **positiven Ergebnis** (Checkliste + ggf. Audit) und einer erfolgreichen **Prüfung der ersten Lieferung** wird der Lieferant freigegeben.
**Ziel:** Risiken vermeiden und sicherstellen, dass der Lieferant zuverlässig ist und alle Standards einhält.
Beschreiben Sie die wesentlichen Unterschiede zwischen der Lieferantenbeurteilung und der Lieferantenbewertung.
Ein System zur Lieferantenbeurteilung muss leistungsfähig sein, geringen Aufwand bei der Datenpflege erfordern und jederzeit aktuelle und vergleichbare Informationen enthalten. Und dies, noch bevor eine Lieferung des Lieferanten an den möglichen Abnehmer erfolgt ist.
Die Lieferantenbewertung erfolgt zyklisch aufgrund der Anlieferungen und Kontakte mit dem Lieferanten.
Nennen Sie die fünf Schritte der Beschaffungsadministration, durch welche die Lieferanten-auswahl und die Lieferantenbeurteilung ermöglicht werden.
Die Hauptaufgaben der Beschaffungsadministration beinhalten die fünf Schritte:
- LieferantenvorauswahlAnfrage
- Angebote
- Verhandlung
- Lieferantenbeurteilung
Nennen Sie die Ziele des Lieferantenaudits als Bewertungsgrundlage einer Lieferantenbewertung.
Die Ziele des Lieferantenaudits sind
- die Sicherung der vertragskonformen Erfüllung der Lieferleistung
- die Auswahl qualitätsfähiger Lieferanten
die fortdauernde Beobachtung und ständige Verbesserung ihrer Qualitätsfähigkeit - die Kommunikation und Überprüfung der Qualitätsanforderungen des Kunden
Nenne die wichtigsten Logistikkonzepte und ihre strategische Ausrichtung
.
Welche Schritte müssen beachtet werden für solide, partnerschaftliche Lieferantenbezehungen
- Die richtige Lieferantenauswahl
- Partnerschaften aufbauen
- Die Lieferantenperspektive verstehen
- Transparenz gewährleisten
- Prioritäten sichtbar machen
- Lieferantenbeziehungen und mehr
- Definierte Ansprechpartner
- Immer einen coolen Kopf bewahren
- Lieferantenfreundliche Technik einsetzen
- Lieferantenkontinuität planen
Nennen Sie die strategische Ausrichtung für die folgenden Konzepte:
Einzelbeschaffung
Just in Time
Make or Buy
Outsourcing
Einzelbeschaffung: Eine teure, fallweise Beschaffung. Deshalb nur auf Einzelauftrag, in Ein-zelfertigung oder bei Sonderwünschen.
Just in Time: Die auftrags- oder fertigungssynchrone Beschaffung und/oder Produktion ohne Lagerbevorratung. Senkung der Kapitalbindungs- und Lagerkosten mit einer hohen gegenseitigen Abhängigkeit.
Make or Buy: Der Entscheid bezüglich der Eigenleistung oder dem Fremdbezug nach Wirt-schaftlichkeits- und/oder anderen Kriterien.
Outsourcing: Die Beschränkung auf die Kernkompetenzen. Alle übrigen Produkte oder Dienstleistungen werden extern beschafft.
Nennen Sie die wesentlichen Inhalte zur Pflege etablierter Lieferantenbeziehungen.
- Die richtige Lieferantenauswahl
- Partnerschaften aufbauen
- Die Lieferantenperspektive verstehen
- Transparenz gewährleisten
- Prioritäten sichtbar machen
- . Lieferantenbeziehungen und mehr
- Definierte Ansprechpartner
- Immer einen coolen Kopf bewahren
- Lieferantenfreundliche Technik einsetzen
- Lieferantenkontinuität planen
Was ist ein Bruttobedarf?
Der Bruttobedarf ist ein periodenbezogener Primär-, Sekundär- oder Tertiärbedarf. Mit einem Sicherheitsbestand wird der Bedarf zum Gesamtbruttobedarf.
Was ist ein Nettobedarf?
Der Nettobedarf ergibt sich aus dem Bruttobedarf abzüglich des verfügbaren Bestandes. Der Nettobedarf ist abhängig von den Materialien, die für den Fertigungsprozess benötigt werden.
Nachfolgende Formel dient zur Veranschaulichung:
Was wird bei einer Bestellrechnung festgelegt
Die kostenoptimale Bestellmenge und der Bestelltermin
Nennen sie die wesentlichen Inhalt eines Angebots
- Die Unternehmensdaten (Name, Anschrift, Rechtsform, MwSt.-Nummer etc.)
- Name und Anschrift des Interessenten/Kunden
- Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung
- Menge und Preis, evtl. mit Mengen-/Preisstaffelung (bei Produkten)
- Stundensatz und Stundenanzahl oder Pauschalpreis (bei Dienstleistungen)
- Angebots- und Gültigkeitsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Liefertermin (bei Produkten)
- Lieferbedingungen: wie, wohin, Versandkosten (bei Produkten)
- Allgemeine Geschäftsbedingungen inklusive Gerichtsstand
Erklären Sie, wie der Nettobedarf berechnet wird.
.
Wie geht eine Offertenanfragen
Eine Offertanfrage kann per Telefon, E-Mail oder im Gespräch mit dem Lieferanten gemacht werden. Bevor ein Angebot erstellt wird, müssen oft Fragen geklärt werden. Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot mit festen Preisen und Bedingungen. Sie ist wichtig für den Lieferanten, da sie einen ersten Eindruck hinterlässt. Kunden holen oft mehrere Angebote ein, um sie zu vergleichen. Eine besondere Form ist die Submission – eine öffentliche Ausschreibung für große Projekte. Der Umfang einer Offerte kann von einer Seite bis zu mehreren Seiten reichen. Standardisierte Formulare und Online-Checklisten erleichtern die Anfrage.
Was ist eine Bestellung wie geht die und was sind die Wichtige Vertragsinhalte in diesen Dokumenten
Eine Bestellung ist ein Vertrag zwischen Käufer und Lieferant, um Waren oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Bedingungen zu erhalten. Wichtig ist eine schriftliche Auftragsbestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wichtige Dokumente im Beschaffungsprozess sind:
- die Beschreibung der Ware
- die Preise, Kosten und Konditionen
- die Logistikdaten wie Liefertermin, Verpackung, Transporthilfsmittel, Lieferanschrift oder
Frachtanschrift
Nennen Sie mögliche Inhalte einer Preisanalyse.
Preisanalysen gehen methodisch einher mit der Anwendung von Nutzwertanalysen und
Conjoint-Analysen.
In der Praxis wirft all dies beispielsweise die folgenden Fragen auf:
Welche Anbieter mit nur wenigen Differenzierungsmerkmalen müssen über Preisvorteile punkten (Preisstrategie) - im Gegensatz zu Anbietern, die Alleinstellungsmerkmale und einen Premium-Ansatz aufweisen (Differenzierungsstrategie)?
•Wie kann ein vorliegendes Outsourcing-, Contracting-, Miet-/Leasing-/Service-Angebot mit einem klassischen Kaufangebot verglichen werden?
•Werden Preispauschalen oder Einzelpreise für Leistungsbestandteile (Produkt, technischer Service, Finanzierung u.a.m.) berechnet?
•Welchen Preisanteil haben die einzelnen Preiskomponenten, wenn Pauschalen angeboten werden?
- Welche Leistungskomponenten stehen den zu vergleichenden Preisen gegenüber?
- Wie wird das Preisgefüge den Kunden gegenüber erklärt und gerechtfertigt?
Nennen Sie die wichtigsten Vertragsinhalte mit Lieferanten in der Beschaffungslogistik.
Anfrage, Angebot, Bestellung (Beschaffungsvertrag), Auftragsbestätigung und Prüfungsauf-zeichnung der Eingangsprüfung sind die wesentlichen, für den kaufmännisch-rechtlichen Beschaffungsprozess relevanten Dokumente zwischen Unternehmen und Lieferanten.
Wichtige Vertragsinhalte in diesen Dokumenten sind:
- die Beschreibung der Ware
- die Preise, Kosten und Konditionen
- die Logistikdaten wie Liefertermin, Verpackung, Transporthilfsmittel, Lieferanschrift oder
Frachtanschrift
Eine Vereinfachung dieser Inhalte ergibt sich durch den Bezug auf ein Angebot aus einem Katalog des Lieferanten, auf allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder strategische Be-schaffungsverträge.
Welche und wie viele Kennzahlen sind für ein Kennzahlensystem in der Beschaffung richtig?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, da es vom jeweiligen Unternehmenscontrolling abhängt.
Wie kann ein Kennzahlensystem in einem Unternehmen eingesetzt werden?
Ein Kennzahlensystem kann entweder isoliert in einem bestimmten Teilbereich, wie der Logistik, oder integriert über das gesamte Unternehmen hinweg betrieben werden.
Warum ist es wichtig, dass die Ziele bereits im Voraus analog zu den Kennzahlen gruppiert und zugeteilt werden?
Damit Soll/Ist-Vergleiche pro Kennzahlengruppe möglich sind und gezielte Korrekturmaßnahmen abgeleitet werden können, müssen die Ziele im Vorfeld passend zu den Kennzahlen gruppiert und zugeordnet werden.
Wie erfolgt die Erfassung und Auswertung der Soll- und Ist-Zahlen im Kennzahlensystem?
Die Ziele werden meist jährlich vorgegeben und als Soll-Zahlen vom Controlling eingetragen. Die Ist-Zahlen werden monatlich im Reporting erfasst und ebenfalls vom Controlling dokumentiert. Anschließend wird die prozentuale Zielabweichung berechnet und bei „A%“ eingetragen.
Nennen Sie fünf gängige Leistungs- und Kostenkennzahlen für die Beschaffungsfunktion.
.
Schritt: Im obigen Beispiel wurde der Auslastungsgrad Mitarbeitende um -10% nicht erreicht.
Schritt: Definieren Sie nun mindestens drei konkrete Massnahmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht der Unternehmensleitung, mit welchen Sie die Zielvorgabe von 80% künftig erreichen möchten
1. Optimierung der Arbeitsorganisation
• Einführung effizienterer Prozesse zur besseren Verteilung der Arbeitslast.
• Anpassung der Schicht- oder Einsatzpläne, um Leerlaufzeiten zu reduzieren.
• Automatisierung oder Digitalisierung bestimmter Aufgaben zur Entlastung und besseren Nutzung der Arbeitszeit.
2. Erhöhung der Auftragslage
• Intensivierung des Vertriebs und Marketings, um mehr Aufträge zu generieren.
• Erschließung neuer Märkte oder Kunden, um eine gleichmäßigere Auslastung sicherzustellen.
• Verbesserung der Kundenbindung durch optimierte Dienstleistungen oder Produkte.
3. Flexibilisierung der Personalkapazität
• Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle (z. B. Teilzeitkräfte oder temporäre Mitarbeitende).
• Schulung der Mitarbeitenden für verschiedene Aufgabenbereiche, um Engpässe und Leerlaufzeiten zu vermeiden.
• Überprüfung der Personalplanung, um Überkapazitäten oder Unterauslastung frühzeitig zu erkennen.
