Projekte planen und leiten

Es besteht eine Idee, ein Bedürfnis oder ein Prolem. 

Einleitende Diskussion
Gründe für Projekte?
• Problemstellungen bsp. Emissionen, Veraltete Technologien, Konkurrenz
• Wertvolle Ideen Visionen, Strategien, Idee per Zufall, Innovationsdrang
• Bedürfnisse Bsp. Bild Foodtrucks, schnelle Verpflegung

1. Projektname: Umzug der Transpi AG nach Würenlos.
2. Ausgangslage und Vorgeschichte: Beschreibung des aktuellen Standorts in Dietikon und der Notwendigkeit für einen Umzug.
3. Projektziele: Erfolgreiche Verlegung des Firmenstandorts, Minimierung der Betriebsunterbrechung, Kostenkontrolle.
4. Ergebnisse und Lieferobjekte: Neuer Betriebsstandort in Würenlos, Umzugsplan, betriebsbereite Einrichtungen am neuen Standort.
5. Auswirkungen bei Durchführung/Nicht-Durchführung: Verbesserte Betriebsbedingungen bzw. Beibehaltung der aktuellen Einschränkungen.
6. Abgrenzungen: Definition von Projektausschlüssen.
7. Meilensteine und Termine: Wichtige Daten für den Beginn, Durchführung und Abschluss des Umzugs.
8. Kosten, Personenaufwand, Sachmittel: Geschätzte Budgets und Ressourcenbedarf.
9. Rahmenbedingungen und Projektorganisation: Organisationsstruktur des Projekts, inklusive Auftraggeber, Projektleiter und Projektmitglieder.
10. Beilagen: Notwendige Dokumente wie Situationsanalysen, erste Richtofferten.

Phasenorientierte, iterative und agile Vorgehensmodelle haben jeweils charakteristische Merkmale, Vorteile und Nachteile:

1. **Wasserfallmodell (Phasenorientiert)**:
   - Merkmale: Lineare und sequenzielle Phasen; jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.
   - Vorteile: Einfache Verwaltung, klare Meilensteine.
   - Nachteile: Inflexibel bei Änderungen, späte Fehlererkennung.
   - Eignung: Gut für gut definierte Projekte mit klaren Anforderungen.

2. **HERMES (Phasenorientiert)**:
   - Merkmale: Modularer Aufbau, anpassbar an Projektgröße und -komplexität.
   - Vorteile: Flexibilität in der Anwendung, klare Dokumentation.
   - Nachteile: Kann komplex sein, erfordert detaillierte Planung.
   - Eignung: Besonders geeignet für öffentliche Verwaltungen und große Organisationen.

3. **Scrum (Agil)**:
   - Merkmale: Iterativ, selbstorganisierende Teams, regelmäßige Reflexion zur kontinuierlichen Verbesserung.
   - Vorteile: Hohe Flexibilität, schnelle Reaktion auf Änderungen.
   - Nachteile: Weniger vorhersehbar, erfordert engagiertes und diszipliniertes Team.
   - Eignung: Ideal für Projekte mit schnell ändernden Anforderungen.

4. **Kanban (Agil)**:
   - Merkmale: Visualisierung des Arbeitsflusses, Fokus auf kontinuierliche Lieferung.
   - Vorteile: Flexibilität, einfache Anpassung und Skalierung.
   - Nachteile: Weniger Struktur als Scrum, erfordert disziplinierte Teams.
   - Eignung: Gut für kontinuierliche und inkrementelle Verbesserungsprozesse.

5. **SAFe (Agil)**:
   - Merkmale: Agile und Lean-Praktiken für große Organisationen, skalierbar.
   - Vorteile: Koordination zwischen mehreren Teams, Förderung der Ausrichtung und Zusammenarbeit.
   - Nachteile: Komplexität, kann bürokratisch wirken.
   - Eignung: Besonders geeignet für große Unternehmen mit mehreren agilen Teams.

Agiles Projektmanagement ist eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise, bei der Teams flexibel
und kollaborativ arbeiten, um auf sich ändernde Anforderungen und Kundenfeedback schnell zu
reagieren. Es betont kontinuierliche Verbesserung, Teamempowerment und schnelle Lieferung von
funktionsfähigen Produkten oder Ergebnissen.
Das klassische Projektmanagement umfasst die strukturierte Planung, Durchführung und Kontrolle von
Projekten basierend auf den Phasen der Projektinitiierung, -planung, -ausführung und -abschluss. Es legt
den Fokus auf die Einhaltung von Zeitplänen, Budgets und Qualitätsstandards, um die Projektziele zu
erreichen.

- Agil: Softwareentwicklung, Branchen wie Anlagenbau oder Produktentwicklung, in
Transformationsvorhaben oder Organisationsentwicklungen. (Iterativ: In der iterativen
Projektmethode wird das Projekt in kleinere, sich wiederholende Steps (Iterationen) aufgeteilt. Nach
jeder Iteration erfolgt eine Abnahme des Geleisteten und eine Wiederholung mit optimierten
Anforderungen) Der Begriff «agil» verweist auf eine flexible und dynamische Vorgehensweise, die mit
dem traditionellen, streng planungsorientierten Projektmanagement bricht. Agile Vorgehen eignen
sich besonders für ein evolutionäres, d. h. organisch wachsendes Vorgehen in Entwicklungsprojekten.

- Klassisch: (Wasserfallmodell) Standardprojekte, weit verbreitet, Bestehende Technologie wird an
Kundenanforderungen angepasst, Sequenzielle Anordnung der Phasen

- Hybrid: Klassische und Agile Ansätze werden gemeinsam angewendet. Das Projekt wird gegenüber
Kunden und interner Organisation klassisch geführt. Nach innen werden Teile wie. Bsp.-weise Entwicklung agil abgehalten.

Scrum Methode • Scrum Definition, Projektmanagement · [mit Video][1773100097] (studyflix.de)

Wasserfallmodell • klassisches Projektmanagement · [mit Video][1773100097] (studyflix.de)

Kanban: Was ist Kanban? Kanban erklärt! (Agiles Projektmanagement) �� (youtube.com)

1. **Reine Projektorganisation**:

   - Merkmale: Projektteam arbeitet ausschließlich am Projekt.

   - Vorteile: Klare Verantwortlichkeiten, hoher Fokus auf das Projekt.

   - Nachteile: Ressourcendoppelungen, mögliche Isolation vom Rest der Organisation.

   - Eignung: Für große, komplexe Projekte.

2. **Task Force**:

   - Merkmale: Temporäres Team für spezifische Aufgaben.

   - Vorteile: Flexibel, schnelle Reaktion auf Herausforderungen.

   - Nachteile: Kann zu Unterbrechungen im normalen Betrieb führen.

   - Eignung: Für dringende, spezifische Problemlösungen.

3. **Stab-Linien-Organisation**:

   - Merkmale: Kombiniert Linienmanagement mit Spezialisten (Stäben).

   - Vorteile: Fachwissen und klare Hierarchie.

   - Nachteile: Mögliche Konflikte zwischen Linie und Stab.

   - Eignung: In traditionellen, hierarchischen Organisationen.

4. **Matrixorganisation**:

   - Merkmale: Zwei-Befehlsstrukturen (Funktion und Projekt).

   - Vorteile: Flexibilität, effiziente Ressourcennutzung.

   - Nachteile: Komplex, Konfliktpotenzial.

   - Eignung: Für Organisationen mit mehreren Projekten und Spezialgebieten.

5. **Rollen in agilen Teams**:

   - Merkmale: Rollen wie Scrum Master, Product Owner, Teammitglieder.

   - Vorteile: Flexibilität, Selbstorganisation.

   - Nachteile: Weniger vorhersehbar, erfordert reifes Team.

   - Eignung: Für dynamische Projekte mit unsicheren Anforderungen.

### Phasenorientierte Projekte (z.B. Wasserfallmodell)

**Projektauftrag**:

- Dokument, das den Rahmen des Projekts definiert, inklusive Zielsetzung, Umfang, Zeit- und Kostenrahmen.

- Dient als formelle Genehmigung für den Projektstart.

**Projektziele**:

- Konkret, messbar und detailliert definiert.

- Beziehen sich oft auf Leistungen, Zeit und Kosten.

**Anforderungen (Lasten- und Pflichtenheft)**:

- **Lastenheft**: Dokument aus der Kundenperspektive, beschreibt die Anforderungen und Wünsche an das Endprodukt.

- **Pflichtenheft**: Detaillierte technische Umsetzung der im Lastenheft beschriebenen Anforderungen. Wird oft vom Dienstleister oder internem Projektteam erstellt.

### Agile Projekte (z.B. Scrum, Kanban)

**Projektauftrag**:

- Oft weniger formalisiert als in phasenorientierten Projekten.

- Kann als Vision oder Roadmap gestaltet sein, die die allgemeine Richtung und Ziele des Projekts aufzeigt.

**Projektziele**:

- Flexibler und anpassungsfähiger.

- Fokus liegt auf der kontinuierlichen Lieferung von Wert und Anpassung an veränderliche Bedürfnisse.

**Anforderungen (Backlog, Epic, Feature)**:

- **Backlog**: Priorisierte Liste von Anforderungen (User Stories, Epics, Features), die kontinuierlich angepasst wird.

- **Epic**: Große, umfassende Anforderung, die in mehrere kleinere User Stories aufgeteilt werden kann.

- **Feature**: Eine konkrete, wertvolle Funktion oder Eigenschaft des Produkts.

In agilen Projekten liegt der Schwerpunkt auf Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und iterativer Entwicklung, während phasenorientierte Projekte stärker strukturiert und planungsintensiver sind.

• Entscheidungsgrundlage, ob das initiierte Projekt umgesetzt werden soll oder nicht.
• Vereinbarungsprozesszwischen dem Projektleiter oder Product Owner, dem Auftraggeber und
weiteren Stake-holdern.
• Der Projektauftrag wird ähnlich erstellt wie die Angebotsanfrage, die mit dem Kunden besprochen und
ausgehandelt wird.
• Für agile Vorgehensweisen knapper formuliert und weniger detailreich.
• Unabhängig davon, ob ein Projekt von innen oder von aussen kommt, gehören die Punkte gemäss HA
in einen Projektauftrag.

Der Projektauftrag bestätigt formell die Existenz eines Projektes. Der Projektauftrag ist Teil des
Projektmanagements und wird in der Regel von einer Managerin oder einem Manager einer höheren
Ebene unterzeichnet.

Im Projektstrukturplan (PSP) unternehmen Sie den Versuch, ein Projekt von Beginn an komplett darzustellen. Also was getan wird (Struktur), aber ohne zeitliche Aussage, wann es getan wird. Der PSP ist der «Plan der Pläne» im Projekt, also die vollständige Darstellung aller Elemente und deren Beziehungen  

Objektorientierung: Gliederung nach den zu entwickelnden Objekten (siehe Beispiel oben)

Funktionsorientierung: Gliederung nach den Funktionen im Projekt (z.B. Teilprojekt: Vertrieb und Teilprojekt 2: Controlling)

Phasenorientierung: Gliederung nach Projektphasen (z.B. Vorstudien, Ausschreibungen, Realisierung und Abschluss)

Gemischte Orientierung: Mischung aus Objekt- und Phasenorientierung

Um ein PSP des gesamten Projekts zu erstellen, wird es top-down nach Projekt, Teilprojekten, Teilaufgaben und Aufgabenpaketen gegliedert.

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan für ein Projekt oder Teilprojekt:

1. Teilaufgaben von den Teilzielen ableiten. Fragen Sie sich dafür: Welche Aufgaben müssen durchgeführt werden, um die Teilziele zu erreichen?

2. Teilaufgaben übersichtlich notieren (z.B. in einem Organigramm)

3. Aufgabenpakete pro Teilaufgabe identifizieren: Welche Aufgaben fallen in den Teilaufgaben an?

4. Aufgaben zu Arbeitspaketen schnüren und notieren (z.B. im Organigramm)

Beachten Sie dabei Folgendes:

Erarbeiten Sie den PSP im Team, so verstärkt sich die Identifikation mit dem Projekt.

Stellen Sie den PSP als Projektüberblick dar mit hierarchischer Gliederung, meist im Querformat.

Stellen Sie das Projekt vollständig dar mit sämtlichen Elementen und Arbeitspaketen.

1. Projektsturkturplan
2. Ablauf- und Terminplan
3. Ressourcneplan

https://www.youtube.com/watch?v=RYdTPwMOorY

Das Magische Dreieck dient der Visualisierung und Steuerung der zentralen Projektziele Zeit, Kosten und Qualität, um deren Balance zu gewährleisten und Projektentscheidungen transparent und kontrollierbar zu machen.

Steuerungsgrößen in Projekten:

1. Magisches Dreieck:
   • Zeit: Projektzeitplan und Meilensteine.
   • Kosten: Budget und finanzielle Ressourcen.
   • Qualität: Projektergebnisse und -anforderungen.
   • Balance: Ziel ist es, alle drei Aspekte in einem ausgeglichenen Verhältnis zu halten.

Geeignete Kennzahlen und Zielwerte:

1. Zeitmanagement-Kennzahlen:
   • Termintreue: Prozentsatz der pünktlich abgeschlossenen Aufgaben.
   • Durchlaufzeit: Zeit von der Initiierung bis zum Abschluss eines Arbeitspakets.
   • Meilenstein-Erreichung: Anzahl der rechtzeitig erreichten Meilensteine.
2. Kostenmanagement-Kennzahlen:
   • Budgeteinhaltung: Vergleich der tatsächlichen Kosten mit dem Budget.
   • Kostenprognose: Prognostizierte Gesamtkosten im Vergleich zum ursprünglichen Budget.
   • Kostenabweichung: Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten.
3. Qualitätsmanagement-Kennzahlen:
   • Fehlerquote: Anzahl der Fehler pro Arbeitspaket oder Produkt.
   • Kundenzufriedenheit: Bewertung der Kundenzufriedenheit durch Umfragen.
   • Qualitätsbewertung: Erfüllungsgrad der Qualitätsanforderungen.
4. Leistungsmanagement-Kennzahlen:
   • Umfangserfüllung: Prozentsatz der abgeschlossenen Projektanforderungen.
   • Änderungsrate: Anzahl der Änderungen am Projektumfang.
   • Ressourcenauslastung: Effizienz der Nutzung von Ressourcen.

• Soll-Ist-Analyse

  • Zweck: Vergleich der geplanten (Soll) und tatsächlich erreichten (Ist) Werte in Bezug auf Zeit, Kosten und Leistung.
  • Vorteile: Einfach anzuwenden, gibt einen klaren Überblick über Abweichungen und hilft, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
  • Beispiel: Ein Vergleich der geplanten und tatsächlichen Ausgaben im Projektbudget.

• Regelmäßige Gespräche und Sitzungen

  • Zweck: Austausch von Informationen, Überprüfung des Projektfortschritts und Diskussion von Problemen und Lösungen.
  • Vorteile: Fördert die Kommunikation im Team, hilft bei der frühzeitigen Identifikation von Problemen und der Entwicklung gemeinsamer Lösungen.
  • Beispiel: Wöchentliche Team-Meetings zur Überprüfung des Fortschritts und zur Planung der nächsten Schritte.

• To-Do-Listen und Aufgabenmanagement-Tools

  • Zweck: Verfolgen und Verwalten von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt.
  • Vorteile: Einfach anzuwenden, hilft bei der Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
  • Beispiel: Nutzung von Tools wie Trello oder Asana zur Aufgabenverfolgung.

• Vorbereitung:

  • Ziele festlegen: Klare Zielsetzung der Sitzung definieren.
  • Agenda erstellen: Strukturierte Tagesordnung mit allen wichtigen Punkten.
  • Einladung versenden: Rechtzeitige Einladung an alle relevanten Teilnehmer.

• Durchführung:

  • Begrüßung und Zielklärung: Teilnehmer begrüßen, Ziele und Agenda der Sitzung vorstellen.
  • Moderation: Diskussionen leiten, alle Teilnehmer einbeziehen, Zeit im Blick behalten.
  • Problemlösung und Entscheidungsfindung: Strukturierte Diskussionen führen, klare Entscheidungen herbeiführen.

• Ergebnissicherung:

  • Protokoll führen: Wichtige Punkte, Entscheidungen und Aufgaben dokumentieren.
  • Aufgabenverteilung: Verantwortlichkeiten und Deadlines festlegen.
  • Protokoll verteilen: Protokoll an alle Teilnehmer und relevante Stakeholder versenden.

Risikoklassen oder -kategorien in einem Projekt

1. Technische Risiken
2. Zeitliche Risiken
3. Kostenrisiken
4. Qualitätsrisiken
5. Ressourcenrisiken
6. Kommunikationsrisiken
7. Externe Risiken
8. Projektmanagementrisiken
9. Stakeholder-Risiken
10. Marktrisiken
11. Rechtliche Risiken

Identifikation von Projektrisiken:

• Ermittlung potenzieller Risiken durch Brainstorming, Interviews und Checklisten.
• Nutzung von Risikokatalogen und früheren Projekterfahrungen.
• Dokumentation aller identifizierten Risiken in einem Risikoregister.

Bewertung von Projektrisiken:

• Analyse der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen jedes Risikos.
• Einteilung der Risiken in Kategorien (z.B. niedrig, mittel, hoch) basierend auf ihrer Bedeutung.
• Priorisierung der Risiken zur Fokussierung auf die wichtigsten Bedrohungen.

Darstellung von Projektrisiken:

• Verwendung von Risikomatrix-Diagrammen zur Visualisierung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen.
• Erstellung von Risiko-Dashboards für regelmäßige Statusberichte.
• Kommunikation der Risiken an alle Stakeholder und das Projektteam.

Behandlung von Projektrisiken:

• Entwicklung von Risikostrategien wie Vermeidung, Minderung, Übertragung oder Akzeptanz.
• Definition von konkreten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung.
• Regelmäßige Überwachung und Anpassung der Maßnahmen durch Risiko-Reviews und Audits.

Interne Kommunikationsmaßnahmen:

1. Projektmeetings
2. Workshops
3. Statusberichte
4. Newsletter

Externe Kommunikationsmaßnahmen:

1. Infoveranstaltungen
2. Ausstellungen oder Roadshows
3. Pressemitteilungen
4. Marketingkampagnen
5. Newsletter
6. Statusberichte

Diese Kommunikationsmaßnahmen sind entscheidend für den erfolgreichen Austausch von Informationen innerhalb des Projektteams und mit externen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut informiert und einbezogen sind.

Aufgaben der Projektkommunikation:

• Sicherstellen, dass alle relevanten Informationen effizient und effektiv zwischen den Projektbeteiligten ausgetauscht werden.
• Förderung der Transparenz und des Vertrauens innerhalb des Projektteams und mit externen Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Identifikation und Lösung von Problemen durch klare und kontinuierliche Kommunikation.

Ziele der Projektkommunikation:

• Sicherstellung, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.
• Unterstützung der Zielerreichung durch rechtzeitige und präzise Information.
• Förderung der Zusammenarbeit und des Engagements aller Beteiligten.
• Minimierung von Missverständnissen und Konflikten durch klare und offene Kommunikation.

Stakeholder- und Umfeldanalysen:

1. Stakeholderanalyse:
   • Identifikation: Ermittlung aller Personen, Gruppen oder Organisationen, die am Projekt beteiligt sind oder davon beeinflusst werden.
   • Analyse und Bewertung: Untersuchung der Interessen, Einflüsse und Erwartungen der Stakeholder. Verwendung von Werkzeugen wie der Einfluss-Interessen-Matrix.
   • Steuerung: Entwicklung von Strategien und Maßnahmen, um die Stakeholder zu steuern und ihre Erwartungen zu managen.
2. Umfeldanalyse:
   • Untersuchung des externen Umfelds, das das Projekt beeinflussen kann (z.B. Marktbedingungen, gesetzliche Vorgaben, technologische Entwicklungen).
   • Identifikation von Chancen und Risiken, die sich aus dem Umfeld ergeben können.
   • Anpassung der Projektstrategie an die Rahmenbedingungen des Umfelds

Ziel: Information der Stakeholder über den Projektfortschritt und Erhöhung der Akzeptanz des Projekts.

Zielgruppen:

• Intern: Projektteam, Management
• Extern: Kunden, Lieferanten, Öffentlichkeit

Botschaften:

• Intern: "Unser Projekt ist im Zeitplan und innerhalb des Budgets."
• Extern: "Wir führen ein neues Produkt ein, das erhebliche Vorteile bietet."

Kommunikationskanäle:

• Intern: E-Mail, Intranet, Meetings
• Extern: Social Media, Pressemitteilungen, Infoveranstaltungen

Maßnahmen:

• Intern: Wöchentliche Teammeetings, monatliche Statusberichte
• Extern: Quartalsweise Pressemitteilungen, jährliche Roadshow

Zeitplan:

• Wöchentliche Teammeetings: Jeden Montag
• Monatliche Statusberichte: Am letzten Freitag des Monats
• Quartalsweise Pressemitteilungen: Am ersten Tag des neuen Quartals
• Jährliche Roadshow: Im Dezember

Verantwortlichkeiten:

• Teammeetings: Projektleiter
• Statusberichte: Projektcontroller
• Pressemitteilungen: PR-Team
• Roadshow: Marketingteam

Ressourcen:

• Zeit: 5 Stunden pro Woche für Meetings, 10 Stunden pro Monat für Statusberichte
• Budget: 5000 Euro für Pressemitteilungen, 20000 Euro für die Roadshow
• Personal: Projektleiter, PR-Team, Marketingteam

Kontrollmechanismen:

• Feedback: Regelmäßige Umfragen im Projektteam
• Erfolgsmessung: Analyse der Reichweite und Beteiligung bei externen Kommunikationsmaßnahmen

Dokumentation und Verteilung:

• Erstellung eines Dokuments mit allen Details des Kommunikationsplans
• Verteilung an alle relevanten Beteiligten per E-Mail

Changemanagement in Projekten (in kurzen Bulletpoints)

• Definition: Prozess zur Bewältigung von Veränderungen in Projekten.
• Ziel: Sicherstellung, dass Veränderungen erfolgreich implementiert und akzeptiert werden.
• Schritte:
  • Analyse: Identifikation von Veränderungsbedarf und Auswirkungen.
  • Planung: Entwicklung eines Change-Management-Plans.
  • Kommunikation: Information und Einbeziehung aller Betroffenen.
  • Umsetzung: Durchführung der geplanten Maßnahmen.
  • Überwachung: Kontrolle und Anpassung der Maßnahmen bei Bedarf.
• Instrumente: Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan, Schulungsprogramme, Feedback-Schleifen.