ICT-Systeme beschaffen und einführen

Ganz eifache Kosten/Nutzen Rechnung.

1. Sie holen sich aus Ihrem beruflichen Netzwerk Hinweise zu einem geeigneten Anbieter, indem Sie z.B. bei Berufspersonen derselben Branche nach deren ICT-Lösung anfragen. Basierend auf den Empfehlungen kontaktieren Sie mögliche Anbieter.
2. Sie nutzen eine Ausschreibungsplattform, um den Auftrag auszuschreiben. In der Regel geben Sie dort einige Eckdaten zu Ihrem Auftrag an (z.B. Branche, Bedarf, Anzahl Systemnutzer usw.). So kommen potenzielle Anbieter direkt auf Sie zu.

Bereits hier wenden Sie einige Ausscheidungskriterien an, um zu definieren, nach welcher Art von Anbieter Sie suchen, z.B.

• Grösse des Anbieters
• Referenzkunden
• Branchenerfahrung
• Geografische Nähe des Anbieters
• Unternehmenssprache
• Partnerlandschaft (das heisst, besteht die Möglichkeit, mit lokalen Partnern der Software zu arbeiten?)

1. Einladen unterschiedlicher Anbieter (Angebot vorstellen)
2. Führungspersonen Unternehmen mitnehmen (Anforderungen repräsentieren)
   1. Führungspersonen unterschiedlicher Abteilungen
   2. Geschäftsleitung
   3. IT spezialisten
3. Abieter mit möglichen Kritieren auf ca. 3 Kandidaten aussortieren
   1. Eindruck des Standardprodukts
   2. Fähigkeit für Erweiterungen
   3. Lizenzmodelle und -kosten
   4. Support-Organisation des Produkts
   5. Zwischenmenschliche Überlegungen (z.B. Sympathie)

Im Unterschied zur Grobsondierung (Kennenlernen), findet in der Feinsondierung Workshops statt, wo die Anforderungen des Unternehmens in den Vordergrund rükcen und die Anbieter darauf abgestimmte Lösungen präsentieren. 

• Netzwerklandschaft skizzieren
• Anforderungskatalog zusammenstellen
• Lastenheft zurverfügung stellen
• Workshops organisieren 

Wir sehen hier, wie die Server am Router und am Internet angebunden sind und wie die festen Arbeitsplätze und Laptops ans interne Netzwerk angebunden sind.

Jeder Unternehmensbereich (z.B. Buchhaltung, Beschaffung, Marketing) wird beauftragt, einen Anforderungskatalog auszuarbeiten (Spalten A bis D). Sie als Supply Chain Managerin oder Supply Chain Manager besprechen den Anforderungskatalog im Anschluss mit den jeweiligen Bereichsleitenden.

Am besten erstellt man für jeden Bereich (HRM, Lager, Einkauf, etc.) eine separate Mappe. 

Sie stellen das Lastenheft (Zusammenfassung des Bedarfs, Ist-Zustand, Soll-Zustand, Anforderungskatalog) zusammen. Das Lastenheft schicken Sie den Anbietern, die damit ihr Angebot und die Workshops vorbereiten.

Workshops organisieren:
Sie sorgen dafür, dass die relevanten Anspruchsgruppen für die richtigen Workshops eingeladen sind, und besprechen das Programm mit Ihrem Anbieter vor.

Während der Workshops:

• Ihre Rolle besteht darin, die Workshops zu moderieren und aus Ihrer Vogelperspektive heraus die inhaltlichen Diskussionen voranzubringen.
• An den Workshops werden alle relevanten Punkte abgeklärt, um eine Entscheidungsgrundlage für einen möglichen Anbieter zu haben.

Die Entscheidung über die Neubeschaffung einer ICT-Lösung fällen Sie gemeinsam mit Ihren Führungspersonen. Sie bereiten aber die notwendigen Entscheidungsgrundlagen auf. Dafür definieren Sie relevante Kriterien, z.B.:

• ICT-Security
• Preis für Lizenzen
• Implementierungsdauer und -preis
• Skalierbarkeit
• Service-Level-Agreement (= Supportorganisation)
• Erweiterungsmöglichkeiten des Systems

3 Methoden zur Entscheidungsfindung:

• Paarvergleichsmethode
• Nutzwertanalyse
• Kosten-Nutzen-Analyse

1. Planung und Vorbereitung
2. Lösungsdokumentationen erstellen
3. Lösungsrealisierung
4. Go-Live 

• Rahmenbedingungen Festlegen
• Rollout-Strategie definieren
• Projektteam zusammen stellen 

Vor der eigentlichen Implementierung der ICT-Lösung gilt es, die Rahmenbedingungen des Projekts festzulegen und zu schaffen, damit der Wechsel reibungslos verläuft. Die Planung und Vorbereitung umfassen:

• Rollout-Strategie definieren
• Projektteam zusammenstellen
• Projektziele definieren
• Projektplan erstellen
• Meilensteine bestimmen
• Go-live festlegen
• Wiederkehrende Meetings mit Projektteam planen

Grundsätzlich lassen sich zwei Rollout-Strategien unterscheiden: Big Bang und etappenweiser Rollout

Mischformen zwischen Big Bang und etappenweisem Rollout sind auch möglich.

Die Wahl der Rollout-Strategie orientiert sich also sowohl an der Lösung, die Sie implementiert haben wollen, als auch an den Bedingungen Ihres Unternehmens.

Für die Neueinführung eines ICT-Systems lohnt es sich, ein möglichst breitgefächertes Team aufzustellen, um die Bedürfnisse und Erfahrungen möglichst aller interner Anspruchsgruppen ins Projekt einfliessen zu lassen. Das heisst, Vertreterinnen aus möglichst allen betroffenen Abteilungen sollten im Projektteam Einsitz nehmen. Diese werden verschiedenen Rollen und Aufgabenbereichen zugeordnet.

Die Lösungsdokumentation bildet ab, wie die zukünftige Lösung spezifisch im Falle Ihres Unternehmens umgesetzt wird. Sie beinhaltet:

• Abbildung der unternehmerischen Kernprozesse, wie z.B. Produktion, Logistik, Beschaffung (= neue Standardprozesse)
• Prozesslandkarte des Unternehmens (Abbildung aller Prozesse des Unternehmens, z.B. Beschaffungsprozess, Finanzprozess)
• Prozessdokumentation (detaillierte Beschreibung der einzelnen Prozesse, die von der ICT-Umstellung betroffen sein werden)
• Geplante Schulungen im Zusammenhang mit der Einführung

Die Lösungsdokumentation wird erfasst und vom Process Owner und dem Projektmanagement abgenommen. Sie soll nur noch bei Änderungen aufgrund von externen Einflüssen oder bei grösseren Versäumnissen im Projektverlauf angepasst werden.

Während der Lösungsrealisierung wird die Umstellung vom alten auf das neue ICT-System organisatorisch und technisch aufgegleist. Dazu gehören:

• Datenmigration: Überführung der Daten ins neue System
• Schulen der Organisation: z.B. Mitarbeitende onboarden, neue Prozesse erklären
• Heutige Geschäftsfälle im neuen ICT-System abbilden und testweise abspielen: z.B. Bestellvorgänge von Kunden, Liquidierung abgelaufener Artikel, Nutzen von externen Produktionsarbeitsplätzen
• Allfällige Anpassungen entwickeln und testen
• Sicherstellung des kommenden Live-Betriebs

Datenmigration bedeutet, dass Daten vom alten ins neue ICT-System übertragen werden. Man spricht hier auch vom Cut-over. Nachdem der Cut-over erfolgt ist, werden Daten nur noch im neuen System gespeichert.

Im Zusammenhang mit der Datenmigration sind zwei Typen von Daten zu unterscheiden:

• Historische Transaktionsdaten: Diese betreffen historische Daten z.B. aus vergangenen Bestellungen, Artikelnummern. Diese werden nur begrenzt ins neue System migriert.
• Futuristische Transaktionsdaten: Dazu gehören z.B. Fertigungsaufträge, offene Zahlungen, Bestellungen, die noch nicht abgewickelt werden. Das heisst, diese sind in der Zukunft noch zu erbringen. Diese Daten werden entsprechend vollständig migriert.

Die Inbetriebnahme des neuen ICT-Systems wird auch als «Go-live» bezeichnet.

Gerade im Logistiksektor, wo die Abhängigkeiten gross und die Zeitgenauigkeit ausschlaggebend sind, ist ein erfolgreiches Go-live zentral, um Arbeitsprozesse nicht zu gefährden. Der Zeitpunkt des Go-live wird daher bereits in der Planungsphase definiert, kann aber im weiteren Projektverlauf angepasst werden. Zwischen der Information und dem eigentlichen Go-live sollten jedoch mindestens acht Wochen liegen.

• Klare Prozessverantwortlichkeiten (z.B. wer betreut welche Anliegen?)
• Erhöhter Bedarf an IT-Support und Betreuung im operativen Geschäft (z.B. durch Abteilungsleitende)
• Wiederholte Abstimmungsmeetings mit Projektteam
• Back-up-Unterstützung (Beratende und Entwicklerinnen) sicherstellen
• Kommunikation gegenüber externen Anspruchsgruppen (z.B. Kundinnen, Lieferanten, Geschäftspartnerinnen)
• Gesteigertes Monitoring der Prozesse und Funktionalitäten (z.B. Performance, Fehlerverhalten)

• Infrastruktur für externe Berater sicherstellen (z.B. Arbeitsplätze, WLAN-Zugang, Badge usw.)
• Tägliche Koordinationsmeetings des Projektteams organisieren und leiten
• Systemperformance monitoren (z.B. Kennzahlen überwachen, Vorfälle dokumentieren)
• Informationen zum Projektstand zusammentragen
• Reporting des Projektstandes an Lenkungsausschuss

• Welche Anforderungen stellt unser Unternehmen an ein neues ICT-System?
• Welche Funktionen benötigt ein ICT-System, um unsere Prozesse abzubilden?
• Welche Projektmethode ist für uns als Unternehmen geeignet?
• Wie sieht der Return on Investment bei Implementierung einer neuen ICT-Lösung aus?
• Wie können wir auf technologischer Ebene auf veränderte Kundenbedürfnisse oder Marktgegebenheiten reagieren?
• Welches Optimierungspotenzial bieten uns neue technologische Lösungen?

• Absatzplanung
• Nachschubplanung
• Bestandesmanagement
• Produktionsplanung 
• Distrubitionsplanung 

• CRM-Systeme (Customer Relationship Management): Salesforce ist ein bekanntes CRM-System, das Unternehmen bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen, Vertriebsaktivitäten und Marketingkampagnen unterstützt.
• Business Intelligence (BI)-Systeme: Tableau ist eine populäre BI-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Daten aus verschiedenen Quellen zu analysieren, aussagekräftige Berichte und Dashboards zu erstellen und Einblicke in ihre Geschäftstätigkeit zu gewinnen.

• MRP-Systeme (Material Requirements Planning): SAP ERP bietet umfangreiche Funktionen für die MRP-Planung, um den Materialbedarf basierend auf Produktionsaufträgen, Lagerbeständen und Lieferzeiten zu berechnen und den Einkauf von Materialien zu steuern.
• APS-Systeme (Advanced Planning and Scheduling): Preactor ist eine APS-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, komplexe Produktions- und Ressourcenplanungsaufgaben zu optimieren, um die Effizienz und Liefertermintreue zu verbessern.

• WMS-Systeme (Warehouse Management System): Manhattan Associates' Warehouse Management System (WMS) ist eine Lösung, die Unternehmen bei der Optimierung der Lagerverwaltung, Bestandsverfolgung, Einlagerung, Kommissionierung und Versandprozesse unterstützt.
• IMS-Systeme (Inventory Management System): Fishbowl Inventory ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, den Bestand zu verwalten, Bestellvorgänge zu automatisieren, Bestandsverfolgung durchzuführen und die Lagerbestände zu optimieren.
• SCM-Systeme (Supply Chain Management): Oracle SCM Cloud ist eine umfassende SCM-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung der gesamten Lieferkette unterstützt, einschließlich Bestandsmanagement, Beschaffung, Produktion, Logistik und Lieferantenmanagement.

• MES-Systeme (Manufacturing Execution System): Siemens Opcenter Execution ist ein MES-System, das Unternehmen dabei unterstützt, die Produktion in Echtzeit zu überwachen, Auftragsabwicklung, Qualitätssicherung und Betriebsdatenerfassung durchzuführen.
• APS-Systeme (Advanced Planning and Scheduling): Preactor (wie bereits erwähnt) kann auch für die Produktionsplanung verwendet werden, um Engpässe zu identifizieren, optimale Produktionspläne zu erstellen und die Nutzung von Ressourcen zu maximieren.
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): SAP ERP (wie bereits erwähnt) bietet auch umfangreiche Funktionen für die Produktionsplanung, einschließlich der Koordination von Materialfluss, Arbeitsaufträgen, Maschinenbelegung und

• TMS-Systeme (Transportation Management System): Oracle Transportation Management (OTM) ist eine TMS-Lösung, die Unternehmen bei der Planung, Ausführung und Überwachung von Transportaufträgen, Frachtkostenmanagement und Routenoptimierung unterstützt.
• LMS-Systeme (Logistics Management System): Manhattan Associates' Logistics Management System ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, den gesamten Logistikprozess zu verwalten, einschließlich Frachtaufträgen, Transportrouten, Lagerung und Umschlag von Gütern

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind Software-Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Die Hauptaufgabe von ERP-Systemen besteht darin, die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen zu verbessern, indem sie Informationen zentralisieren und automatisieren. Die meisten ERP-Systeme sind modular aufgebaut, sodass Unternehmen nur die Module auswählen können, die sie benötigen. Die meisten Systeme unterstützen auch die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z.B. CRM-Systemen oder Supply-Chain-Management-Systemen.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von ERP-Systemen auf dem Markt, darunter SAP, Oracle, Microsoft, Infor, Sage, und viele mehr. Die meisten ERP-Systeme sind für große Unternehmen konzipiert, es gibt aber auch Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Kosten für ERP-Systeme variieren je nach Größe des Unternehmens, Anzahl der Benutzer, Funktionsumfang und Implementierungsaufwand.

1. Finanz- und Rechnungswesen:

• Buchhaltung: Erfassung von Geschäftsvorfällen, Buchung von Ein- und Ausgaben, Erstellung von Finanzberichten.
• Finanzmanagement: Budgetierung, Cashflow-Management, Kostenrechnung, Finanzanalyse.

1. Materialwirtschaft:

• Beschaffung: Verwaltung von Einkaufsprozessen, Lieferantenmanagement, Bestellabwicklung.
• Lagerverwaltung: Bestandskontrolle, Wareneingang und -ausgang, Lagerplatzverwaltung.
• Materialplanung: Bedarfsermittlung, Bestandsverwaltung, Nachschubplanung.

1. Vertrieb und Auftragsabwicklung:

• Vertriebsmanagement: Kundenverwaltung, Angebotserstellung, Verkaufsprozess.
• Auftragsabwicklung: Erfassung von Kundenaufträgen, Auftragsverfolgung, Lieferstatus.
• Versand und Logistik: Versandplanung, Transportmanagement, Lieferantenkommunikation.

1. Produktion und Fertigung:

• Produktionsplanung: Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung, Terminierung von Aufträgen.
• Fertigungssteuerung: Arbeitsplanung, Maschinenbelegung, Materialverfügbarkeit.
• Qualitätsmanagement: Qualitätskontrolle, Rückverfolgbarkeit, Prüfprozesse.

1. Personalwesen:

• Personalverwaltung: Mitarbeiterdaten, Personalakten, Gehaltsabrechnung.
• Personalplanung: Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung.
• Talentmanagement: Bewerberverwaltung, Weiterbildung, Leistungsbeurteilung.

Beschaffung:

• E-Procurement: digitale Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen
• Lieferantenmanagement (SRM): Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
• E-Sourcing: elektronische Beschaffung von Angeboten und Ausschreibungen
• Vertragsmanagement: Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern

Produktion:

• Produktionsplanungssystem (PPS): Planung, Steuerung und Überwachung von Produktionsprozessen
• Produktionsdatensystem (PDS): Erfassung und Auswertung von Produktionsdaten
• Manufacturing Execution System (MES): Überwachung und Steuerung von Produktionsprozessen in Echtzeit

Lagerung:

• Lagerverwaltungssystem (LVS): Verwaltung von Lagerbeständen, Lagerorten und Bewegungen von Waren
• Warehouse-Management-System (WMS): Optimierung von Lagerprozessen und -abläufen
• Inventar-Management-System: Überwachung von Bestandsmengen und -bewegungen

Transport und Spedition:

• Transport-Management-System (TMS): Planung, Steuerung und Überwachung von Transportprozessen
• Track & Trace: Verfolgung von Warenbewegungen und Sendungsstatus
• Flottenmanagement: Überwachung und Verwaltung von Fahrzeugen und Fahrerdaten

Prozessmanagement:

• Customer-Relationship-Management (CRM): Verwaltung von Kundenbeziehungen und -daten
• Supplier-Relationship-Management (SRM): Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und -daten
• Dokumenten-Management-System (DMS): Verwaltung von Dokumenten und Informationen im Unternehmen

APS steht für "Advanced Planning and Scheduling" (fortgeschrittene Planung und Terminierung). Ein APS-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, komplexe Planungs- und Terminierungsaufgaben in verschiedenen Bereichen effizient zu bewältigen. Das Hauptziel eines APS-Systems besteht darin, die Produktionsplanung und -steuerung zu optimieren, um eine effektive Nutzung der Ressourcen, eine verbesserte Liefertermintreue und eine höhere Effizienz zu erreichen.

1. Kapazitätsplanung: Ein APS-System berücksichtigt die vorhandenen Ressourcen, wie Maschinen, Arbeitskräfte und Materialien, um die Kapazitätsauslastung zu optimieren und Engpässe zu vermeiden.

2. Terminplanung: Das System unterstützt bei der Erstellung von detaillierten Produktions- und Arbeitsplänen, um sicherzustellen, dass die Aufträge rechtzeitig abgeschlossen werden können.

3. Materialbedarfsplanung: Ein APS-System analysiert den Bedarf an Materialien basierend auf den Produktionsanforderungen, dem Lagerbestand und den Lieferzeiten, um den Materialfluss zu optimieren und Über- oder Unterbestände zu vermeiden.

4. Engpassmanagement: Das System identifiziert Engpässe in der Produktionskette und unterstützt bei der Priorisierung von Aufträgen, um die Nutzung der begrenzten Ressourcen zu maximieren.

5. etc. 

ERP-Systeme sind umfassende Unternehmenslösungen, die verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktion, Personalwesen und mehr abdecken. Sie dienen als zentrale Datenbank für unternehmensweite Informationen und unterstützen die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. APS-Systeme konzentrieren sich hingegen speziell auf die Planung und Terminierung von Produktions- und Arbeitsabläufen, um eine optimale Nutzung der Ressourcen sicherzustellen und die Liefertermintreue zu verbessern.

1. LAN (Local Area Network): Ein LAN ist ein lokales Netzwerk, das in einem begrenzten geografischen Bereich wie einem Bürogebäude oder einem Campus eingesetzt wird. Es ermöglicht die Verbindung von ICT-Systemen in diesem Bereich und erleichtert den Datenaustausch und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen.

• Sicherheit und Verbindung: LANs bieten eine kontrollierte und sichere Umgebung für die Verbindung von ICT-Systemen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks. Durch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und Zugriffskontrollen können unerlaubter Zugriff und Datenverlust minimiert werden.

1. Intranet: Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das innerhalb einer Organisation genutzt wird. Es ermöglicht den sicheren Austausch von Informationen, Dokumenten und Anwendungen zwischen den Mitarbeitern.

• Sicherheit und Verbindung: Das Intranet bietet eine geschützte Umgebung für den internen Datenaustausch. Durch die Verwendung von Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und anderen Sicherheitsmechanismen können Unternehmen die Vertraulichkeit und Integrität ihrer Daten gewährleisten.

1. VPN (Virtual Private Network): Ein VPN ist eine verschlüsselte Verbindung über ein öffentliches Netzwerk, z. B. das Internet. Es ermöglicht sichere Kommunikation und den Fernzugriff auf Unternehmensressourcen.

• Sicherheit und Verbindung: VPNs bieten eine verschlüsselte Kommunikation, um die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten. Sie ermöglichen auch sichere Verbindungen zu Unternehmensnetzwerken von externen Standorten aus.

1. WAN (Wide Area Network): Ein WAN ist ein Netzwerk, das über größere geografische Gebiete wie Städte, Länder oder sogar Kontinente verteilt ist. Es ermöglicht die Verbindung von entfernten Standorten und die Kommunikation über große Entfernungen.

• Sicherheit und Verbindung: WANs erfordern besondere Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um die Kommunikation zwischen entfernten Standorten zu schützen. Durch die Nutzung von WAN-Optimierungstechnologien kann die Leistung und Effizienz der Verbindung verbessert werden.

1. Internet: Das Internet ist ein globales Netzwerk, das eine Vielzahl von Geräten und Ressourcen weltweit verbindet. Es ermöglicht den Zugriff auf Informationen, Dienste und Kommunikation über das World Wide Web.

• Sicherheit und Verbindung: Das Internet ist ein öffentliches Netzwerk und erfordert besondere Sicherheitsvorkehrungen, um die Verbindung von ICT-Systemen zu schützen. Firewalls, Antivirensoftware, Verschlüsselung und sichere Kommunikationsprotokolle sind einige der Maßnahmen, die zur Sicherheit beitragen.

Die Cloud bezieht sich auf die Bereitstellung von Computing-Ressourcen wie Speicher, Rechenleistung und Anwendungen über das Internet. Unternehmen können Cloud-Dienste nutzen, um flexibel

1. Bedarf feststellen
2. Anbieter Recherchieren
3. Grobsondierung vornehmen
4. Feinsondierung vornehmen
5. Entscheidung treffen