Personalassistentin
Lohnadministration und Jahresendabrechnung
Lohnadministration und Jahresendabrechnung
Was für Möglichkeiten hat der AG für die Auswahl einer Vorsorgeeinrichtung für die MA?
- Anschluss an eine bestehende Vorsorgeeinrichtung, das können Sammeleinrichtungen einer Versicherung, einer Bank oder eines Berufsverbands sein
- Errichtung einer eigenen Vorsorgeeinrichtung
- Anschluss an die Auffangeinrichtung
Wenn der Arbeitgeber sich neu einer Vorsorgeeinrichtung anschliesst oder diese wechselt, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl der Einrichtung.
Wann müssen eintretende MA für die Pensionskasse angemeldet werden?
? Zeitnah nach dem Eintritt (10 bis max. 30 Tage) müssen die Mitarbeitenden bei der Vorsorgeeinrichtung angemeldet werden. Auch hier erfolgt dies online oder über ein Formular, das die Einrichtung zur Verfügung stellt. Folgende Angaben sind grundsätzlich erforderlich:
- Angaben zur versicherten Person
- Wahl Vorsorge-, allenfalls Zusatzplan
- Versicherungsbeginn
- Jahreslohn, Beschäftigungsgrad
- Etc.
Auch Mutationen, die einen Einfluss auf die berufliche Vorsorge haben, müssen zeitnah gemeldet werden. Zum Beispiel:
- Lohnänderungen
- Beschäftigungsgrad
- Adress- oder Zivilstandsänderungen
- Geburt von Kindern
- Tod rentenberechtigter Personen
- Austritt (inkl. Angaben zur Verwendung der Freizügigkeitsleistung) oder unbezahlter Urlaub
- Etc.
Wie erfolgt die Beitragsabrechnung für die Pensionskasse?
Die Lohndaten der Mitarbeitenden werden einmal jährlich an die Vorsorgeeinrichtung gemeldet, online oder über Formular. Oftmals lassen die Einrichtungen gegen Jahresende den Unternehmen eine «Lohnmeldeliste» zukommen, in der die (mutmasslichen) Löhne für das Folgejahr eingetragen werden können.
Die Vorsorgeeinrichtung schreibt die Beträge dem individuellen Konto gut, stellt jährlich einen Pensionskassenausweis aus und sendet diesen direkt an die Mitarbeitenden.
Welche Pflichten hat der AG bezüglich der Pensionskasse der MA?
- Korrekte Berechnung der Beiträge und Deklaration der Löhne
- Zeitnahe An- und Abmeldung von Mitarbeitenden
- Zeitnahe Meldung von Mutationen
- Meldung Arbeitsunfähigkeit oder unbezahlter Urlaub
Sowie den MA folgende Anliegen beantworten können
- Antrag für einen Einkauf von Leistungen
- Antrag auf Wohneigentumsförderung (WEF)
- Antrag auf Kapitalbezug
- Anmeldung Alters-, Hinterlassenen- oder Invalidenleistungen
Welche Informationspflicht hat der AG bei Austritt bezüglich Pensionskasse?
Er weist darauf hin, dass die Austrittsleistung an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen resp. in einer Freizügigkeitspolice angelegt werden muss.
Wann erfolgt die Meldung der Quellensteuer durch den AG?
Eine Meldung erfolgt erst mit Eintritt des Mitarbeiters und zwar mit der Anmeldung.
Wie erfolgt die Beitrabgsabrechnung der Quellensteuer?
Der Arbeitgeber reicht monatlich eine elektronische Abrechnung oder ein Formular beim kantonalen Steueramt ein. Mit dem Steueramt können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart werden.
Zudem werden für alle betroffenen Mitarbeitenden folgende Informationen ausgefüllt:
- Angaben zum Mitarbeiter (Name, Vorname, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum sowie Anzahl Kinder)
- Angaben zum Kanton (Wohnsitz des Arbeitnehmers und Arbeitsort)
- Daten zu Ein- oder Austritt resp. Tarif- oder Wohnsitzwechsel
- Satzbestimmende Leistung sowie steuerbare Bruttoleistung
- Angabe des Tarifs
- Angabe, ob Kirchensteuer bezahlt wird und zu welchem Steuersatz
- Steuerbetragstotal pro Mitarbeiter
Was für eine Pflicht hat der AG bezüglich der Quellensteuer?
Die erste Pflicht betrifft die Prüfung, ob eine Quellensteuerpflicht besteht und die Anmeldung der ausländischen Mitarbeitenden beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Die Steuerämter stellen entsprechende Formulare zur Verfügung, auch hier gibt es Online-Möglichkeiten.
Anmeldung wird unterzeichnet durch AN und AG -> muss spätestends 8 Tage nach Vertragsbeginn eingereicht werden (gilt auch bei Mutationen)
Nach der Anmeldung: AG legt Tarif fest und wendet diese an.
Dem Steueramt reicht der AG die Quellensteuerabrechnung fristgerecht + korrekt ein & bezahlt die in Rechnung gestellte Quellensteuern
Für diese Aufgabe erhält der AG eine Bezugsprovision. Diese bezieht er mit der monatlichen Abrechnung, die Provision beträgt 2% des Quellensteuerbetrages
Was für Kontroll- und Überwachungsaufgaben hat das HR in Bezug auf die Jahresendabrechnung?
- Zeitgerechte und korrekte Verarbeitung und Dokumentation
- Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und reglementarischen Rahmenbedingungen
- Einhaltung und Optimierung von Prozessen (Arbeitsschritte, Instrumente, Rollen)
- Funktionstüchtigkeit der Systeme (PIS, Zeiterfassung etc.)
- Laufende Abstimmung aller Transferkonten
- Abstimmungen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
- Etc.
Was wird in Bezug auf die Jahresendabrechnung mit "Revision" verstaden?
Eine Revision ist sozusagen eine Prüfung. Üblicherweise sind Unternehmen verpflichtet, durch eine externe Revisionsstelle eine jährliche Revision durchführen zu lassen. Hier werden die ordentliche (d. h. umfassende) und die eingeschränkte Revision unterschieden. Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.
Was wird bei einem Jahresabschluss von den Revisionen überprüft?
- Jahresrechnung: Erfolgsrechnung und Bilanz
- Deklaration aller Angaben (in der Lohnbuchhaltung geht es hier um Verbuchungen, Berechnungen, Deklarationen etc.)
- Punktuelle Überprüfung wichtiger Positionen (in der Lohnbuchhaltung können das z. B. Löhne, Sozialversicherungen und vertragliche Vereinbarungen mit dem Top Management sein)
Wenn eine Revision ansteht, ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Die Revisionsstelle zeigt in der Regel bei der Vorankündigung der Revision auf, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen. Eine Checkliste zur Vorbereitung einer Revision in der Lohnbuchhaltung könnte wie folgt aussehen.
Was ist ein IKS - im Zusammenhang mit der Jahresendabrechnung?
internes Kontrollsystem
Dient zur Sicherstellung, dass Prozesse , welche zur finanziellen Berichtserstattung führen, dokumentiert sind.
IKS dient dazu, dass Abläufe korrekt umgesetzt und überwacht werden.
Im Vordergrund steht die ordnungsgemässe Buchführung und finanzielle Berichtserstattung
Für das Unternehmen selbst werden folgende Ziele damit verfolgt:
- Sicherstellung der internen Prozesse
- Vermeidung resp. Aufdecken von Fehlern
- Erreichung der Unternehmensziele
Es gibt kein Standard-IKS, da jedes Unternehmen eigene Risiken, SChwerpunkte etc. hat
Welchen Personalaufwand gibt es? Welches sind die Konti?
Lohn-, Sozial- und übrigen Personalaufwand
- das Entgelt für Arbeitsleistung: Bruttolohn (= Lohnaufwand), wovon die Beiträge des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin (AN, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen abzuziehen sind und der Rest als Nettolohn ausgezahlt wird,
- den Sozialaufwand: Beiträge des Unternehmens als Arbeitgeber (AG, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen und
- den übrigen Personalaufwand: insbesondere Aufwand für Personalsuche (Stelleninserate, Honorare an Personalvermittlungen o. Ä.), für Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmenden, für Personalanlässe (z. B. Betriebsausflüge) usw.
Konti:
Nettolohn: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Bank, Post, Kasse (liquide Mittel)
AN-Beiträge: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
AG-Beiträge: Sozialaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
Übr. Personalaufwand: Übr. Personalaufwand oder mehrere Konten - Verb. L+L bzw. liquide Mittel
Welche beiden Informationsbedürfnisse müssen im Zusammenhang mit dem Personalaufwand befriedigt werden?
- Interne: z. B. der Mitarbeitenden oder des Personalmanagements
- Externe: der Sozialversicherungswerke, die über Lohnprozente finanziert werden (gesetzliche Vorschriften)
Welche Sozialversicherungen sind mit welcher Stelle abzurechnen?
- der Ausgleichskasse: Beiträge AHV / IV / EO / ALV / VKB und meistens auch FAK,
- der Unfallversicherung (SUVA oder private UV): Beiträge UV / BU sowie UV / NBU,
- der Personalvorsorgeeinrichtung: Beiträge PVE.
Ab welchem Alter unterliegen Erwerbseinkommen den Sozialversicherungs-Beiträgen?
Am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahrs beginnt die Beitragspflicht für AHV / IV / EO / ALV / UV / FAK und an die PVE für die berufliche Vorsorge bei Tod und Invalidität.
Am 1. Januar nach Vollendung des 24. Altersjahrs beginnt das Alterssparen bei PVE (berufliche Altersvorsorge).
Welche zwei Varianten gibt es zur Verbuchung von Nettolohn und ausgezahlten Kinderzulagen mit der Ausgleiskasse?
Variante 1: Nettolohn und Kinderzulage werden je als ein Auszahlungsbetrag auf dem Konto der liquiden Mittel (z. B. Bank) gegengebucht.
Variante 2: Die Kinderzulage wird mit dem Konto Lohnaufwand verrechnet. Im Lohnaufwand wird dafür der gesamte Auszahlungsbetrag an den AN (Nettolohn und Kinderzulage) erfasst, mit Gegenbuchung auf liquide Mittel (z. B. Bank).
Aus welchen Komponenten setzt sich der Lohn zusammen?
- Grundlohn (fester und Arbeitsanteil)
- Erfahrungs-/Dienstalteranteil
- Leistungsanteil
- Gesetzliche Zulagen
- Sozialanteil
- Ausserordentlicher Anteil
Welche Lohnarten werden unterscheidet?
- Zeitlohn
- Leistungslohn
- Akkordlohn (Geld-Akkord oder Zeit-Akkord)
- Erfolgsvergütung (Gewinnbeteiligung, Umsatzbeteiligung, Provision, Prämie oder Gratifikation)
Weitere Lohnarten sind Zulagen, Inkonvenienzen, Naturallohn oder Fringe Benefits.
Wann sind die Melde und Deklarationspflichten für die Sozialversicherungen?
Für die AHV erfolgt die Lohndeklaration jeweils per Jahresende. Sie muss im Januar des Folgejahres eingereicht werden. Hier unterscheidet man das vereinfachte und das ordentliche Verfahren.
Mit der AHV-Deklaration werden gleichzeitig die Deklarationen für FAK-Beiträge, die Arbeitslosenversicherung sowie die EO / MSE / VSE gemacht. Für die ALV-Deklaration werden wegen des maximal versicherten Lohns zwei Lohnsummen, nämlich die für ALV I und die für ALV II deklariert.
Für die UVG-Deklarationen (BU und NBU) ist massgebend, ob sich das Unternehmen bei der SUVA versichern muss oder einen privaten Anbieter wählen kann. Zudem können hier Zusatzversicherungen abgeschlossen werden. Die Lohndeklarationen erfolgen mit den entsprechenden Angaben ebenfalls im Januar für das vergangene Jahr. Neben der Lohnsummendeklaration werden die Detaillöhne pro Mitarbeiter gemeldet.
Eine Krankentaggeldversicherung ist freiwillig. Wenn ein Unternehmen eine entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, werden auch hier – wie bei der Unfallversicherungsdeklaration – die Lohnsummen und -details im Januar für das Vorjahr deklariert.
Und ebenso erfolgen die Deklarationen für die Pensionskassen. Da auch hier individuelle Vorsorgelösungen getroffen werden können, müssen unter Umständen zusätzliche Angaben gemacht werden.
Für die Quellensteuer erfolgen die Meldungen grundsätzlich monatlich.
Welche internen und externen Einflussfaktoren gibt es für die Lohngestaltung?
Die wesentlichen externen Einflussfaktoren sind
- die Branche und die Konkurrenzsituation,
- der Standort oder bei Filialbetrieben die unterschiedlichen Standorte,
- die Konjunkturlage und
- die Gesetze.
Interne Einflussfaktoren sind
- die lohnpolitischen Grundsätze,
- die finanziellen Möglichkeiten und Zukunftsaussichten des Unternehmens,
- die personelle Situation (Fluktuation, Führungskräfte, Anforderungen, Bildungsstand usw.) und
- die Funktion.
Was sind Hygienefaktoren?
Bezug auf Frederick Herzberg (amerik. Psychologe)
Faktoren, welche im Arbeitsleben als selbstverständlich betrachtet werden (Fallen diese weg, wirkt sich dies demotivierend)
Beispiele
- Unternehmenspolitik
- Organisation
- Arbeitsbedingungen
- Beziehungen zu Gleichgestellten, Unterstellten und Vorgesetzten
- Arbeitssicherheit
- Führungsstil
- Einfluss der Arbeit auf das Privatleben
- … und eben, der Lohn
Wo steht der Lohn in der Bedürnispyramide von Abraham Masow?
1. Stufe -> Physiologische Bedürfnisse (Lohn isst Voraussetzung, um Grundbedürfnisse zu decken)
2. Stufe -> Sicherheitsbedürfnisse (Bsp. Altersvorsorge)
Der Lohn ist nicht oben eingestuft (Selbstverwirklichung oder Wertschätzung)
Was sind die Erwartungen des AG bezüglich Lohnzahlung?
Bedürfnissen des Arbeitnehmers gerecht zu werden, diesen mit Anreizen zu besseren Leistungen zu motivieren und dadurch auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu sein.
Vordergrund = gesamtunternehmerische Ziele und nicht, dass der grösste Kostenfaktor die Löhne sind
Wie ist der Zusammenhang von Vision, Unternehmen, Leitbild und Mission?
Was für Instrumente werden für die Unterstützung der Umsetzung lohnpolitischer Grundsätze verwendet?
Reglement, Formulare, Lohnsystem, Lohnmodell
Welches sind die Ziele der Lohnpolitik?
- Leistungsanreiz für die Mitarbeitenden
- Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen
- Optimierung der Lohnkosten
- Gewinnung und Erhaltung guter Mitarbeitenden
- generell die Lohngerechtigkeit
Was bedeutet LAMOUR und was ist es?
Eine Formel, mit allen Faktoren, welche bei der Lohnfindung resp. Lohnpolitik eine Rolle spielen
Jeder Buchstabe dieses Wortes bildet den Anfangsbuchstaben eines Faktors, der erfüllt sein muss, damit das Ziel einer möglichst umfassenden Lohngerechtigkeit erreicht wird:
- Leistung -> Instrument: Qualifikation -> Stellt sicher: Leistungsgerechtigkeit
- Anforderung -> Instrument: Arbeitsplatzbewertung -> Stellt sicher: Anforderungsgerechtigkeit
- Marktkonformität -> Instrument: Lohnvergleich -> Stellt sicher: Konkurrenzfähigkeit
- Organisationsabsicht -> Instrument: Strategie -> Stellt sicher: Erwünschte Wirkung
- Unternehmensmöglichkeit -> Instrument: Bilanz, Erfolgsrechnung -> Stellt sicher: Finanzierbarkeit
- Recht und Ethik -> Instrument: Recht /Gesetze, ethische Grundwerte -> Stellt sicher: Rechtskonformität, soziale Gerechtigkeit
Wie oft wird die Leistung der Mitarbeiter beurteilt und wie erfolgt die Beurteilung?
In der Regel 1x jährlich als Mitarbeiter / Qualifikationsgespräch
Welche Kriterien werden in einem Mitarbeiter / Qualifikationsgespräch
In erster Linie
- Qualität und
- Quantität.
Weitere Aspekte können sein
- Persönliches Verhalten gegenüber Führungskräften, Kolleginnen und Kundinnen
- Zusammenarbeit
- Umgang mit Sachwerten
- Einhalten von Vorschriften
- Flexibilität bezüglich Einsatz, Aufgabengebiet etc.
- Selbstverantwortung
- Lernbereitschaft
- Analytische Kompetenzen etc.
& je nach Funktion
- Führungserfolg
- Unternehmerisches, vernetztes Denken und Handeln
Welche Risiken bei einer Leistungsbeurteilung gbit es?
- Subjektivität von Führungskräften wie beispielsweise «Ängstliche» oder überaus harte Führungskräfte oder Führungsschwäche der Führungskräfte oder Lohngeschenke (d. h. z. B., die Führungskraft möchte einem Mitarbeiter aus sozialen Gründen einen höheren Lohn bezahlen, obwohl seine Leistung dies nicht erlaubt)
- Mitarbeitende kennen die Anforderungen nicht, die an sie gestellt werden
- Die Ziele sind nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet oder nicht eindeutig formuliert.
- Etc.
Risiken können z. B. wie folgt reduziert werden:
- Mit dem System
- Durch den Prozess
Wie können Risiken durch das System reduziert werden?
- Klar verständliche Kriterien, die keinen Interpretationsspielraum lassen
- Beurteilung wird von der Führungskraft detailliert begründet
- 4-Stufen-Modell, d. h. eine gerade Anzahl von Bewertungsstufen, z. B.
A Erwartungen übertroffen
B Erwartungen erfüllt
C Erwartungen teilweise erfüllt
D Erwartungen nicht erfüllt
Durch dieses Modell ist eine vorsichtige Führungskraft, die Gefahr läuft, ihre Mitarbeitenden «in der Mitte» einzustufen, gezwungen, sich für eine Positionierung zu entscheiden.
Wie können Risiken durch den gesamten Prozess reduziert werden?
- Verantwortung der Leistungsbewertung liegt beim direkten Vorgesetzten
- nächsthöhere Führungskraft bewertet die Bewertung (objektive Betrachtung - Bewertung soll aber nicht komplett geändert werden)
- MA erhalten Einsicht in das Verfahren (Hilfsmittel: Digitalisierung des Bewertungsprozesses)
- standardisiertes Feedback der MA an die Führungskraft
- Personalabteilung unterstützt bei Bedarf und überwacht den Vorgang
Welchen Einfluss kann die Leistung auf den Lohn haben?
- Lohnerhöhung
- keine Veränderung des Lohns
- Prämie, Bonus
Was ist eine Arbeitsplatzbewertung?
Damit der Grundlohn aller MItarbeitenden festgelegt werden kann, wird jeder einzelne Arbeitsplatz bewertet
Arbeitsplatzbewertung = Funktionsbewertung / Stellenbewertung
Das Verfahren zeigt die Quantifizierung der Arbeitsschwierigkeit - Verhältnis zwischen den Anforderungen im Betrieb von einfach bis sehr schwierig
Welche Verfahren bei der Arbeitsplatzbewertung gibt es (ohne Unter-Verfahren)?
Summarische Verfahren (Gesamtanforderungen werden verglichen und nach Rängen eingereiht)
Positiv: Sind günstig, einfach verständlich, eignen sich für kleinere Unternehmen mit wenig unterschiedlichen Arbeitsplätzen
Negativ: keine Auskunft über spezifischen Anforderungen der Tätigkeiten, Gefahr subjektiv zu sein
Analytische Verfahren (einzelne Faktoren mit Punkte bewertet und eingeordnet)
Welche summarische Verfahren gibt es?
Rangfolgeverfahren
Kriterien/Aufgaben (Arbeitsschwierigkeit, Arbeitsumfang, Verantwortung, Kenntnisse etc.) werden als Ganzen nach Schwierigkeitsgrad gewichtet und einem Rang zugeordnet.
Katalogverfahren (Lohngruppenverfahren)
Kriterien/Aufgaben werden wieder als Ganzen abhängig vom Schwierigkeitsgrad in eine Lohngruppe (Lohnklasse) eingeordnet.
Welche analytische Verfahren gibt es?
Rangreiheverfahren
Merkmale werden einzeln gegliedert. Kriterien sind umfassend und sehr unterschiedlich (= erzielt objektive Bewertung). Mögliche Kriterien:
- Fachkenntnisse
- Physische Anforderungen, manuelle Geschicklichkeit, Konzentration und Sorgfalt
- Geistige Anforderungen
- Verantwortung
- Emotionale und soziale Anforderungen
- Beeinträchtigungen, z. B. Unfallgefährdung oder erschwerte Kommunikation
Damit die Anforderungen pro Stelle definiert werden können, werden Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile und Befragung von Vorgesetzten + MA bezogen. Die Anforderungen werden alle einzeln nach dem Schwierigkeitsgrad eingestuft
Stufenwertverfahren
4 Schritte:
1. Merkmalgruppen bilden und Bewertungskriterien definieren (z. B. fachliches Können, geistige und körperliche Belastung, Verantwortung)
2. Anforderungsstufen festlegen für die einzelnen Kriterien (z.B. Stufe 1: keine Weiterbildung 10 Punkte, Stufe 2: Besuch einzelner Kurse ohne Abschluss 20 Punkte)
3. Gewichten der einzelnen Kriterien (z.B. Nice to have: 10 Punkt, Wichtig: 20 Punkte)
4. Festlegen des Funktionswerts
Welches ist das älteste System und welche weiteren Systeme gibt es?
Genfer Schema (Gegenüberstellung von Kenntnissen und Belastungen)
Weitere Systeme
- BWI (Betriebswirtschaftliches Institut der ETH Zürich)
- REFA (Reichsausschuss für Arbeitsstudien)
- HAY Group – vorwiegend für Führungskräfte
- ABAKABA (Analytische Bewertung von Arbeitstätigkeiten nach Katz und Baitsch) –
Unter welchen Voraussetzungen ist ein Lohnvergleich aussagekräftig?
- Analyse in einem für das eigene Unternehmen relevanten Arbeitsmarkt (z. B. Branche resp. Berufsgruppe)
- Berücksichtigung verschiedener Berufe und Lohnklassen
- Kenntnis und Berücksichtigung von individuellen Bedingungen (z. B. regionale Unterschiede oder unterschiedliche lohnpolitische Grundlagen)
- Aktualität des Lohnvergleichs (z. B. wegen saisonaler oder konjunktureller Schwankungen)
Lohnvergleich sollte alle 1 bis 2 Jahre durchgeführt werden
-
- 1 / 150
-
Lernkarten
Wie ist der Prozess bei Anmeldung für Schlechtwetterentschädigung?
Entschädigung möglich, wenn Umsatz aufgrund Schlechtwetter max. 25% der im Durchschnitt der letzten 5 Jahre erzielten Umsätze beträge
Beispiele:
- Aufgrund ausserordentlich starken Schneefalls kann auf der eingeschneiten Baustelle nicht gearbeitet werden.
- Umgekehrt bleiben in einem Skigebiet wegen fehlenden Schnees die Gäste fern.
- Aufgrund aussergewöhnlicher Trockenheit kann in einem Rebbaubetrieb nicht gearbeitet werden.
Nicht jede Branche hat Anspruch auf Schlechtwetterentschädigung
Vorgehen analog Kurzarbeit. Spätestens am 5. Tag des Folgemonats muss der Arbeitsausfall bei der kantonalem Amtsstelle des Unternehmenssitzes gemeldet werden. Kantonale Amtsstelle überprüft den Antrag und informiert, ob und für welche Tage die Entschädigung entrichtet werden kann. Nach dieser Voranmeldung muss der AG nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode innerhalb von drei Monaten den Antrag auf Schlechtwetterentschädigung bei der Arbeitslosenkasse einreichen
Wozu dient die Insolvezentschädigung?
Die Insolvenzentschädigung greift, wenn der Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz insolvent, d. h. zahlungsunfähig wird. Damit die Existenz der Mitarbeitenden nicht bedroht wird, haben betroffene Mitarbeitende Anspruch auf Insolvenzentschädigung, wenn sie keine Arbeitslosenentschädigung beziehen können, weil sie in ungekündigtem Arbeitsverhältnis stehen.
Wer muss das Gesuch für Insolvenzentschädigung einreichen? Wie ist das Verfahren?
Für die Einreichung eines Gesuchs um Insolvenzentschädigung sind die Mitarbeitenden verantwortlich.
Zuerst müssen Arbeitnehmende ausstehende Lohnforderungen beim Arbeitgeber geltend machen. Das heisst, sie fordern – am besten schriftlich und per Einschreiben – die Lohnzahlung. Wenn dies nicht zum Erfolg führt, machen sie ihre Forderungen beim Konkurs-/Betreibungsamt im Kanton des Unternehmenssitzes geltend. Spätestens 60 Tage nach der Veröffentlichung des Konkurses im SHAB muss ein Gesuch um Insolvenzentschädigung an die öffentliche Arbeitslosenkasse im Kanton des Unternehmenssitzes eingereicht werden. Hierzu stellen die Behörden ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
Wenn dem Gesuch entsprochen wird, erhält der Angestellte die Entschädigung direkt ausbezahlt.
Muss ein Unternehmen seine MA gegen Unfall versichern?
Unternehmen müssen sich entweder bei der SUVA oder bei einer anderen Versicherung gegen Unfälle versichern. . Gemäss UVG, Artikel 69, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl des Versicherers. Anmeldung der neuen MA erfolgt durch Jahresenddeklaration
Das UVG, Art. 66 I, regelt, welche Betriebe bei der SUVA versichert sind.
Bsp: industrielle Betriebe, Betriebe mit Bau- und Installationsgewerbe, Forstbetriebe, Optikergeschäfte, Bijouterie - und Schmuckgeschäfte etc.
Die anderen Unternehmen und Angestellten können sich nach UVG, Art. 68 I, bei einem anderen Versicherer versichern:
Bsp: private Versicherungsunternehmen, öffentliche Unfallversicherungskassen, Krankenkassen
Wie erfolgt die Beitragsabrechnung für die Unfallversicherung?
Die Lohnsumme wird einmal jährlich, nämlich im Januar, für das Vorjahr deklariert.
Wie ist das Verfahren bei einem Unfall eines MA?
Ereignet sich ein Unfall oder muss eine Berufskrankheit angemeldet werden, muss die Arbeitnehmerin umgehend die erforderlichen Informationen an den Arbeitgeber übermitteln. Der Arbeitgeber muss den Unfall unverzüglich der Versicherung melden. Dies erfolgt online (für SUVA z. B. über «Sunet») oder mittels eines Formulars.
Unterschieden werden dabei die «Bagatell-Unfallmeldung» und die «Unfallmeldung» resp. «Schadenmeldung». Die «Bagatell-Unfallmeldung» wird ausgefüllt, wenn keine Arbeitsunfähigkeit nach dem Unfall besteht oder diese inkl. Unfalltag höchstens 3 Kalendertage gedauert hat.
Folgende Angaben sind dabei relevant:
- Angaben zur verletzten Person, den Arbeitgeber und die Anstellung
- Angaben zum Unfall (Datum, Ort und Beschreibung) und zur Verletzung
- Angaben zur ärztlichen Behandlung
Das Original geht an die Versicherung, die Kopie bleibt beim Arbeitgeber. Zudem wird automatisch ein Apothekerschein ausgestellt, falls der Bezug von Medikamenten erforderlich ist.
Bei einem Unfall mit längerer Arbeitsunfähigkeit wird eine umfassendere «Unfallmeldung» ausgefüllt.
Pflicht des AG bei Austritt -> Hinweis auf Abredeversicherung. Mittels Formular oder online kann der AN die Versicherung verlängern
Muss ein AG eine Krankentaggeld versicherung abschliessen?
Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ist für Arbeitgeber grundsätzlich freiwillig. Einige Gesamtarbeits- und Normalarbeitsverträge (hauswirtschaftliche Arbeitnehmende) sehen den Abschluss einer solchen Versicherung vor.
Mit einer Krankentaggeldversicherung soll das Einkommen bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gesichert und verhindert werden, dass eine längere Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden für den Arbeitgeber zu einer finanziellen Last werden.
Welche Regel gilt für den Abschluss / die Leistung einer Krankentaggeldversicherung?
Die Arbeitgeber können mit einem frei gewählten Versicherer eine entsprechende Versicherung abschliessen und individuelle Regelungen vereinbaren, sofern die gesetzlichen Vorgaben (hälftige Prämienteilung, mind. 80% des versicherten Verdiensts während 720/730 Tagen) erfüllt sind.
Individuelle Regelungen können z. B. sein:
- Wartefristen (zwischen 0 und 360 Tagen)
- Höhe des Krankentaggelds (zwischen 80% und 100%)
Wie erfolgt die Abrechnung der Krankentaggeldversicherung?
Die Lohnsumme wird einmal jährlich, im Januar, für das Vorjahr deklariert. Die Versicherer stellen entsprechende Formulare oder Online-Tools zur Verfügung.
Zudem müssen die Detaillöhne gemeldet werden. Je nach Versicherer müssen weitere Angaben gemacht werden.
Was muss der AG bei Austritten von MItarbeitern bezüglich Krankentaggeldversicherung machen?
Informationspflicht
Der AG muss auf die Möglichkeit eines Übertritts von der Kollektiv- in die Einzel-Krankentaggeldversicherung hinweisen. Der Abschluss der Versicherung liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters. Sie kann mittels Formular oder online der Krankentaggeldversicherung des Arbeitgebers abgeschlossen werden.
Was für Möglichkeiten hat der AG für die Auswahl einer Vorsorgeeinrichtung für die MA?
- Anschluss an eine bestehende Vorsorgeeinrichtung, das können Sammeleinrichtungen einer Versicherung, einer Bank oder eines Berufsverbands sein
- Errichtung einer eigenen Vorsorgeeinrichtung
- Anschluss an die Auffangeinrichtung
Wenn der Arbeitgeber sich neu einer Vorsorgeeinrichtung anschliesst oder diese wechselt, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl der Einrichtung.
Wann müssen eintretende MA für die Pensionskasse angemeldet werden?
? Zeitnah nach dem Eintritt (10 bis max. 30 Tage) müssen die Mitarbeitenden bei der Vorsorgeeinrichtung angemeldet werden. Auch hier erfolgt dies online oder über ein Formular, das die Einrichtung zur Verfügung stellt. Folgende Angaben sind grundsätzlich erforderlich:
- Angaben zur versicherten Person
- Wahl Vorsorge-, allenfalls Zusatzplan
- Versicherungsbeginn
- Jahreslohn, Beschäftigungsgrad
- Etc.
Auch Mutationen, die einen Einfluss auf die berufliche Vorsorge haben, müssen zeitnah gemeldet werden. Zum Beispiel:
- Lohnänderungen
- Beschäftigungsgrad
- Adress- oder Zivilstandsänderungen
- Geburt von Kindern
- Tod rentenberechtigter Personen
- Austritt (inkl. Angaben zur Verwendung der Freizügigkeitsleistung) oder unbezahlter Urlaub
- Etc.
Wie erfolgt die Beitragsabrechnung für die Pensionskasse?
Die Lohndaten der Mitarbeitenden werden einmal jährlich an die Vorsorgeeinrichtung gemeldet, online oder über Formular. Oftmals lassen die Einrichtungen gegen Jahresende den Unternehmen eine «Lohnmeldeliste» zukommen, in der die (mutmasslichen) Löhne für das Folgejahr eingetragen werden können.
Die Vorsorgeeinrichtung schreibt die Beträge dem individuellen Konto gut, stellt jährlich einen Pensionskassenausweis aus und sendet diesen direkt an die Mitarbeitenden.
Welche Pflichten hat der AG bezüglich der Pensionskasse der MA?
- Korrekte Berechnung der Beiträge und Deklaration der Löhne
- Zeitnahe An- und Abmeldung von Mitarbeitenden
- Zeitnahe Meldung von Mutationen
- Meldung Arbeitsunfähigkeit oder unbezahlter Urlaub
Sowie den MA folgende Anliegen beantworten können
- Antrag für einen Einkauf von Leistungen
- Antrag auf Wohneigentumsförderung (WEF)
- Antrag auf Kapitalbezug
- Anmeldung Alters-, Hinterlassenen- oder Invalidenleistungen
Welche Informationspflicht hat der AG bei Austritt bezüglich Pensionskasse?
Er weist darauf hin, dass die Austrittsleistung an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen resp. in einer Freizügigkeitspolice angelegt werden muss.
Wann erfolgt die Meldung der Quellensteuer durch den AG?
Eine Meldung erfolgt erst mit Eintritt des Mitarbeiters und zwar mit der Anmeldung.
Wie erfolgt die Beitrabgsabrechnung der Quellensteuer?
Der Arbeitgeber reicht monatlich eine elektronische Abrechnung oder ein Formular beim kantonalen Steueramt ein. Mit dem Steueramt können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart werden.
Zudem werden für alle betroffenen Mitarbeitenden folgende Informationen ausgefüllt:
- Angaben zum Mitarbeiter (Name, Vorname, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum sowie Anzahl Kinder)
- Angaben zum Kanton (Wohnsitz des Arbeitnehmers und Arbeitsort)
- Daten zu Ein- oder Austritt resp. Tarif- oder Wohnsitzwechsel
- Satzbestimmende Leistung sowie steuerbare Bruttoleistung
- Angabe des Tarifs
- Angabe, ob Kirchensteuer bezahlt wird und zu welchem Steuersatz
- Steuerbetragstotal pro Mitarbeiter
Was für eine Pflicht hat der AG bezüglich der Quellensteuer?
Die erste Pflicht betrifft die Prüfung, ob eine Quellensteuerpflicht besteht und die Anmeldung der ausländischen Mitarbeitenden beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Die Steuerämter stellen entsprechende Formulare zur Verfügung, auch hier gibt es Online-Möglichkeiten.
Anmeldung wird unterzeichnet durch AN und AG -> muss spätestends 8 Tage nach Vertragsbeginn eingereicht werden (gilt auch bei Mutationen)
Nach der Anmeldung: AG legt Tarif fest und wendet diese an.
Dem Steueramt reicht der AG die Quellensteuerabrechnung fristgerecht + korrekt ein & bezahlt die in Rechnung gestellte Quellensteuern
Für diese Aufgabe erhält der AG eine Bezugsprovision. Diese bezieht er mit der monatlichen Abrechnung, die Provision beträgt 2% des Quellensteuerbetrages
Was für Kontroll- und Überwachungsaufgaben hat das HR in Bezug auf die Jahresendabrechnung?
- Zeitgerechte und korrekte Verarbeitung und Dokumentation
- Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und reglementarischen Rahmenbedingungen
- Einhaltung und Optimierung von Prozessen (Arbeitsschritte, Instrumente, Rollen)
- Funktionstüchtigkeit der Systeme (PIS, Zeiterfassung etc.)
- Laufende Abstimmung aller Transferkonten
- Abstimmungen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
- Etc.
Was wird in Bezug auf die Jahresendabrechnung mit "Revision" verstaden?
Eine Revision ist sozusagen eine Prüfung. Üblicherweise sind Unternehmen verpflichtet, durch eine externe Revisionsstelle eine jährliche Revision durchführen zu lassen. Hier werden die ordentliche (d. h. umfassende) und die eingeschränkte Revision unterschieden. Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.
Was wird bei einem Jahresabschluss von den Revisionen überprüft?
- Jahresrechnung: Erfolgsrechnung und Bilanz
- Deklaration aller Angaben (in der Lohnbuchhaltung geht es hier um Verbuchungen, Berechnungen, Deklarationen etc.)
- Punktuelle Überprüfung wichtiger Positionen (in der Lohnbuchhaltung können das z. B. Löhne, Sozialversicherungen und vertragliche Vereinbarungen mit dem Top Management sein)
Wenn eine Revision ansteht, ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Die Revisionsstelle zeigt in der Regel bei der Vorankündigung der Revision auf, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen. Eine Checkliste zur Vorbereitung einer Revision in der Lohnbuchhaltung könnte wie folgt aussehen.
Was ist ein IKS - im Zusammenhang mit der Jahresendabrechnung?
internes Kontrollsystem
Dient zur Sicherstellung, dass Prozesse , welche zur finanziellen Berichtserstattung führen, dokumentiert sind.
IKS dient dazu, dass Abläufe korrekt umgesetzt und überwacht werden.
Im Vordergrund steht die ordnungsgemässe Buchführung und finanzielle Berichtserstattung
Für das Unternehmen selbst werden folgende Ziele damit verfolgt:
- Sicherstellung der internen Prozesse
- Vermeidung resp. Aufdecken von Fehlern
- Erreichung der Unternehmensziele
Es gibt kein Standard-IKS, da jedes Unternehmen eigene Risiken, SChwerpunkte etc. hat
Welchen Personalaufwand gibt es? Welches sind die Konti?
Lohn-, Sozial- und übrigen Personalaufwand
- das Entgelt für Arbeitsleistung: Bruttolohn (= Lohnaufwand), wovon die Beiträge des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin (AN, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen abzuziehen sind und der Rest als Nettolohn ausgezahlt wird,
- den Sozialaufwand: Beiträge des Unternehmens als Arbeitgeber (AG, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen und
- den übrigen Personalaufwand: insbesondere Aufwand für Personalsuche (Stelleninserate, Honorare an Personalvermittlungen o. Ä.), für Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmenden, für Personalanlässe (z. B. Betriebsausflüge) usw.
Konti:
Nettolohn: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Bank, Post, Kasse (liquide Mittel)
AN-Beiträge: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
AG-Beiträge: Sozialaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
Übr. Personalaufwand: Übr. Personalaufwand oder mehrere Konten - Verb. L+L bzw. liquide Mittel
Welche beiden Informationsbedürfnisse müssen im Zusammenhang mit dem Personalaufwand befriedigt werden?
- Interne: z. B. der Mitarbeitenden oder des Personalmanagements
- Externe: der Sozialversicherungswerke, die über Lohnprozente finanziert werden (gesetzliche Vorschriften)
Welche Sozialversicherungen sind mit welcher Stelle abzurechnen?
- der Ausgleichskasse: Beiträge AHV / IV / EO / ALV / VKB und meistens auch FAK,
- der Unfallversicherung (SUVA oder private UV): Beiträge UV / BU sowie UV / NBU,
- der Personalvorsorgeeinrichtung: Beiträge PVE.
Ab welchem Alter unterliegen Erwerbseinkommen den Sozialversicherungs-Beiträgen?
Am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahrs beginnt die Beitragspflicht für AHV / IV / EO / ALV / UV / FAK und an die PVE für die berufliche Vorsorge bei Tod und Invalidität.
Am 1. Januar nach Vollendung des 24. Altersjahrs beginnt das Alterssparen bei PVE (berufliche Altersvorsorge).
Welche zwei Varianten gibt es zur Verbuchung von Nettolohn und ausgezahlten Kinderzulagen mit der Ausgleiskasse?
Variante 1: Nettolohn und Kinderzulage werden je als ein Auszahlungsbetrag auf dem Konto der liquiden Mittel (z. B. Bank) gegengebucht.
Variante 2: Die Kinderzulage wird mit dem Konto Lohnaufwand verrechnet. Im Lohnaufwand wird dafür der gesamte Auszahlungsbetrag an den AN (Nettolohn und Kinderzulage) erfasst, mit Gegenbuchung auf liquide Mittel (z. B. Bank).
Aus welchen Komponenten setzt sich der Lohn zusammen?
- Grundlohn (fester und Arbeitsanteil)
- Erfahrungs-/Dienstalteranteil
- Leistungsanteil
- Gesetzliche Zulagen
- Sozialanteil
- Ausserordentlicher Anteil
Welche Lohnarten werden unterscheidet?
- Zeitlohn
- Leistungslohn
- Akkordlohn (Geld-Akkord oder Zeit-Akkord)
- Erfolgsvergütung (Gewinnbeteiligung, Umsatzbeteiligung, Provision, Prämie oder Gratifikation)
Weitere Lohnarten sind Zulagen, Inkonvenienzen, Naturallohn oder Fringe Benefits.
Wann sind die Melde und Deklarationspflichten für die Sozialversicherungen?
Für die AHV erfolgt die Lohndeklaration jeweils per Jahresende. Sie muss im Januar des Folgejahres eingereicht werden. Hier unterscheidet man das vereinfachte und das ordentliche Verfahren.
Mit der AHV-Deklaration werden gleichzeitig die Deklarationen für FAK-Beiträge, die Arbeitslosenversicherung sowie die EO / MSE / VSE gemacht. Für die ALV-Deklaration werden wegen des maximal versicherten Lohns zwei Lohnsummen, nämlich die für ALV I und die für ALV II deklariert.
Für die UVG-Deklarationen (BU und NBU) ist massgebend, ob sich das Unternehmen bei der SUVA versichern muss oder einen privaten Anbieter wählen kann. Zudem können hier Zusatzversicherungen abgeschlossen werden. Die Lohndeklarationen erfolgen mit den entsprechenden Angaben ebenfalls im Januar für das vergangene Jahr. Neben der Lohnsummendeklaration werden die Detaillöhne pro Mitarbeiter gemeldet.
Eine Krankentaggeldversicherung ist freiwillig. Wenn ein Unternehmen eine entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, werden auch hier – wie bei der Unfallversicherungsdeklaration – die Lohnsummen und -details im Januar für das Vorjahr deklariert.
Und ebenso erfolgen die Deklarationen für die Pensionskassen. Da auch hier individuelle Vorsorgelösungen getroffen werden können, müssen unter Umständen zusätzliche Angaben gemacht werden.
Für die Quellensteuer erfolgen die Meldungen grundsätzlich monatlich.
