Personalassistentin
Lohnadministration und Jahresendabrechnung
Lohnadministration und Jahresendabrechnung
Was für Möglichkeiten hat der AG für die Auswahl einer Vorsorgeeinrichtung für die MA?
- Anschluss an eine bestehende Vorsorgeeinrichtung, das können Sammeleinrichtungen einer Versicherung, einer Bank oder eines Berufsverbands sein
- Errichtung einer eigenen Vorsorgeeinrichtung
- Anschluss an die Auffangeinrichtung
Wenn der Arbeitgeber sich neu einer Vorsorgeeinrichtung anschliesst oder diese wechselt, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl der Einrichtung.
Wann müssen eintretende MA für die Pensionskasse angemeldet werden?
? Zeitnah nach dem Eintritt (10 bis max. 30 Tage) müssen die Mitarbeitenden bei der Vorsorgeeinrichtung angemeldet werden. Auch hier erfolgt dies online oder über ein Formular, das die Einrichtung zur Verfügung stellt. Folgende Angaben sind grundsätzlich erforderlich:
- Angaben zur versicherten Person
- Wahl Vorsorge-, allenfalls Zusatzplan
- Versicherungsbeginn
- Jahreslohn, Beschäftigungsgrad
- Etc.
Auch Mutationen, die einen Einfluss auf die berufliche Vorsorge haben, müssen zeitnah gemeldet werden. Zum Beispiel:
- Lohnänderungen
- Beschäftigungsgrad
- Adress- oder Zivilstandsänderungen
- Geburt von Kindern
- Tod rentenberechtigter Personen
- Austritt (inkl. Angaben zur Verwendung der Freizügigkeitsleistung) oder unbezahlter Urlaub
- Etc.
Wie erfolgt die Beitragsabrechnung für die Pensionskasse?
Die Lohndaten der Mitarbeitenden werden einmal jährlich an die Vorsorgeeinrichtung gemeldet, online oder über Formular. Oftmals lassen die Einrichtungen gegen Jahresende den Unternehmen eine «Lohnmeldeliste» zukommen, in der die (mutmasslichen) Löhne für das Folgejahr eingetragen werden können.
Die Vorsorgeeinrichtung schreibt die Beträge dem individuellen Konto gut, stellt jährlich einen Pensionskassenausweis aus und sendet diesen direkt an die Mitarbeitenden.
Welche Pflichten hat der AG bezüglich der Pensionskasse der MA?
- Korrekte Berechnung der Beiträge und Deklaration der Löhne
- Zeitnahe An- und Abmeldung von Mitarbeitenden
- Zeitnahe Meldung von Mutationen
- Meldung Arbeitsunfähigkeit oder unbezahlter Urlaub
Sowie den MA folgende Anliegen beantworten können
- Antrag für einen Einkauf von Leistungen
- Antrag auf Wohneigentumsförderung (WEF)
- Antrag auf Kapitalbezug
- Anmeldung Alters-, Hinterlassenen- oder Invalidenleistungen
Welche Informationspflicht hat der AG bei Austritt bezüglich Pensionskasse?
Er weist darauf hin, dass die Austrittsleistung an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen resp. in einer Freizügigkeitspolice angelegt werden muss.
Wann erfolgt die Meldung der Quellensteuer durch den AG?
Eine Meldung erfolgt erst mit Eintritt des Mitarbeiters und zwar mit der Anmeldung.
Wie erfolgt die Beitrabgsabrechnung der Quellensteuer?
Der Arbeitgeber reicht monatlich eine elektronische Abrechnung oder ein Formular beim kantonalen Steueramt ein. Mit dem Steueramt können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart werden.
Zudem werden für alle betroffenen Mitarbeitenden folgende Informationen ausgefüllt:
- Angaben zum Mitarbeiter (Name, Vorname, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum sowie Anzahl Kinder)
- Angaben zum Kanton (Wohnsitz des Arbeitnehmers und Arbeitsort)
- Daten zu Ein- oder Austritt resp. Tarif- oder Wohnsitzwechsel
- Satzbestimmende Leistung sowie steuerbare Bruttoleistung
- Angabe des Tarifs
- Angabe, ob Kirchensteuer bezahlt wird und zu welchem Steuersatz
- Steuerbetragstotal pro Mitarbeiter
Was für eine Pflicht hat der AG bezüglich der Quellensteuer?
Die erste Pflicht betrifft die Prüfung, ob eine Quellensteuerpflicht besteht und die Anmeldung der ausländischen Mitarbeitenden beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Die Steuerämter stellen entsprechende Formulare zur Verfügung, auch hier gibt es Online-Möglichkeiten.
Anmeldung wird unterzeichnet durch AN und AG -> muss spätestends 8 Tage nach Vertragsbeginn eingereicht werden (gilt auch bei Mutationen)
Nach der Anmeldung: AG legt Tarif fest und wendet diese an.
Dem Steueramt reicht der AG die Quellensteuerabrechnung fristgerecht + korrekt ein & bezahlt die in Rechnung gestellte Quellensteuern
Für diese Aufgabe erhält der AG eine Bezugsprovision. Diese bezieht er mit der monatlichen Abrechnung, die Provision beträgt 2% des Quellensteuerbetrages
Was für Kontroll- und Überwachungsaufgaben hat das HR in Bezug auf die Jahresendabrechnung?
- Zeitgerechte und korrekte Verarbeitung und Dokumentation
- Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und reglementarischen Rahmenbedingungen
- Einhaltung und Optimierung von Prozessen (Arbeitsschritte, Instrumente, Rollen)
- Funktionstüchtigkeit der Systeme (PIS, Zeiterfassung etc.)
- Laufende Abstimmung aller Transferkonten
- Abstimmungen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
- Etc.
Was wird in Bezug auf die Jahresendabrechnung mit "Revision" verstaden?
Eine Revision ist sozusagen eine Prüfung. Üblicherweise sind Unternehmen verpflichtet, durch eine externe Revisionsstelle eine jährliche Revision durchführen zu lassen. Hier werden die ordentliche (d. h. umfassende) und die eingeschränkte Revision unterschieden. Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.
Was wird bei einem Jahresabschluss von den Revisionen überprüft?
- Jahresrechnung: Erfolgsrechnung und Bilanz
- Deklaration aller Angaben (in der Lohnbuchhaltung geht es hier um Verbuchungen, Berechnungen, Deklarationen etc.)
- Punktuelle Überprüfung wichtiger Positionen (in der Lohnbuchhaltung können das z. B. Löhne, Sozialversicherungen und vertragliche Vereinbarungen mit dem Top Management sein)
Wenn eine Revision ansteht, ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Die Revisionsstelle zeigt in der Regel bei der Vorankündigung der Revision auf, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen. Eine Checkliste zur Vorbereitung einer Revision in der Lohnbuchhaltung könnte wie folgt aussehen.
Was ist ein IKS - im Zusammenhang mit der Jahresendabrechnung?
internes Kontrollsystem
Dient zur Sicherstellung, dass Prozesse , welche zur finanziellen Berichtserstattung führen, dokumentiert sind.
IKS dient dazu, dass Abläufe korrekt umgesetzt und überwacht werden.
Im Vordergrund steht die ordnungsgemässe Buchführung und finanzielle Berichtserstattung
Für das Unternehmen selbst werden folgende Ziele damit verfolgt:
- Sicherstellung der internen Prozesse
- Vermeidung resp. Aufdecken von Fehlern
- Erreichung der Unternehmensziele
Es gibt kein Standard-IKS, da jedes Unternehmen eigene Risiken, SChwerpunkte etc. hat
Welchen Personalaufwand gibt es? Welches sind die Konti?
Lohn-, Sozial- und übrigen Personalaufwand
- das Entgelt für Arbeitsleistung: Bruttolohn (= Lohnaufwand), wovon die Beiträge des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin (AN, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen abzuziehen sind und der Rest als Nettolohn ausgezahlt wird,
- den Sozialaufwand: Beiträge des Unternehmens als Arbeitgeber (AG, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen und
- den übrigen Personalaufwand: insbesondere Aufwand für Personalsuche (Stelleninserate, Honorare an Personalvermittlungen o. Ä.), für Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmenden, für Personalanlässe (z. B. Betriebsausflüge) usw.
Konti:
Nettolohn: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Bank, Post, Kasse (liquide Mittel)
AN-Beiträge: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
AG-Beiträge: Sozialaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten
Übr. Personalaufwand: Übr. Personalaufwand oder mehrere Konten - Verb. L+L bzw. liquide Mittel
Welche beiden Informationsbedürfnisse müssen im Zusammenhang mit dem Personalaufwand befriedigt werden?
- Interne: z. B. der Mitarbeitenden oder des Personalmanagements
- Externe: der Sozialversicherungswerke, die über Lohnprozente finanziert werden (gesetzliche Vorschriften)
Welche Sozialversicherungen sind mit welcher Stelle abzurechnen?
- der Ausgleichskasse: Beiträge AHV / IV / EO / ALV / VKB und meistens auch FAK,
- der Unfallversicherung (SUVA oder private UV): Beiträge UV / BU sowie UV / NBU,
- der Personalvorsorgeeinrichtung: Beiträge PVE.
Ab welchem Alter unterliegen Erwerbseinkommen den Sozialversicherungs-Beiträgen?
Am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahrs beginnt die Beitragspflicht für AHV / IV / EO / ALV / UV / FAK und an die PVE für die berufliche Vorsorge bei Tod und Invalidität.
Am 1. Januar nach Vollendung des 24. Altersjahrs beginnt das Alterssparen bei PVE (berufliche Altersvorsorge).
Welche zwei Varianten gibt es zur Verbuchung von Nettolohn und ausgezahlten Kinderzulagen mit der Ausgleiskasse?
Variante 1: Nettolohn und Kinderzulage werden je als ein Auszahlungsbetrag auf dem Konto der liquiden Mittel (z. B. Bank) gegengebucht.
Variante 2: Die Kinderzulage wird mit dem Konto Lohnaufwand verrechnet. Im Lohnaufwand wird dafür der gesamte Auszahlungsbetrag an den AN (Nettolohn und Kinderzulage) erfasst, mit Gegenbuchung auf liquide Mittel (z. B. Bank).
Aus welchen Komponenten setzt sich der Lohn zusammen?
- Grundlohn (fester und Arbeitsanteil)
- Erfahrungs-/Dienstalteranteil
- Leistungsanteil
- Gesetzliche Zulagen
- Sozialanteil
- Ausserordentlicher Anteil
Welche Lohnarten werden unterscheidet?
- Zeitlohn
- Leistungslohn
- Akkordlohn (Geld-Akkord oder Zeit-Akkord)
- Erfolgsvergütung (Gewinnbeteiligung, Umsatzbeteiligung, Provision, Prämie oder Gratifikation)
Weitere Lohnarten sind Zulagen, Inkonvenienzen, Naturallohn oder Fringe Benefits.
Wann sind die Melde und Deklarationspflichten für die Sozialversicherungen?
Für die AHV erfolgt die Lohndeklaration jeweils per Jahresende. Sie muss im Januar des Folgejahres eingereicht werden. Hier unterscheidet man das vereinfachte und das ordentliche Verfahren.
Mit der AHV-Deklaration werden gleichzeitig die Deklarationen für FAK-Beiträge, die Arbeitslosenversicherung sowie die EO / MSE / VSE gemacht. Für die ALV-Deklaration werden wegen des maximal versicherten Lohns zwei Lohnsummen, nämlich die für ALV I und die für ALV II deklariert.
Für die UVG-Deklarationen (BU und NBU) ist massgebend, ob sich das Unternehmen bei der SUVA versichern muss oder einen privaten Anbieter wählen kann. Zudem können hier Zusatzversicherungen abgeschlossen werden. Die Lohndeklarationen erfolgen mit den entsprechenden Angaben ebenfalls im Januar für das vergangene Jahr. Neben der Lohnsummendeklaration werden die Detaillöhne pro Mitarbeiter gemeldet.
Eine Krankentaggeldversicherung ist freiwillig. Wenn ein Unternehmen eine entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, werden auch hier – wie bei der Unfallversicherungsdeklaration – die Lohnsummen und -details im Januar für das Vorjahr deklariert.
Und ebenso erfolgen die Deklarationen für die Pensionskassen. Da auch hier individuelle Vorsorgelösungen getroffen werden können, müssen unter Umständen zusätzliche Angaben gemacht werden.
Für die Quellensteuer erfolgen die Meldungen grundsätzlich monatlich.
Welche internen und externen Einflussfaktoren gibt es für die Lohngestaltung?
Die wesentlichen externen Einflussfaktoren sind
- die Branche und die Konkurrenzsituation,
- der Standort oder bei Filialbetrieben die unterschiedlichen Standorte,
- die Konjunkturlage und
- die Gesetze.
Interne Einflussfaktoren sind
- die lohnpolitischen Grundsätze,
- die finanziellen Möglichkeiten und Zukunftsaussichten des Unternehmens,
- die personelle Situation (Fluktuation, Führungskräfte, Anforderungen, Bildungsstand usw.) und
- die Funktion.
Was sind Hygienefaktoren?
Bezug auf Frederick Herzberg (amerik. Psychologe)
Faktoren, welche im Arbeitsleben als selbstverständlich betrachtet werden (Fallen diese weg, wirkt sich dies demotivierend)
Beispiele
- Unternehmenspolitik
- Organisation
- Arbeitsbedingungen
- Beziehungen zu Gleichgestellten, Unterstellten und Vorgesetzten
- Arbeitssicherheit
- Führungsstil
- Einfluss der Arbeit auf das Privatleben
- … und eben, der Lohn
Wo steht der Lohn in der Bedürnispyramide von Abraham Masow?
1. Stufe -> Physiologische Bedürfnisse (Lohn isst Voraussetzung, um Grundbedürfnisse zu decken)
2. Stufe -> Sicherheitsbedürfnisse (Bsp. Altersvorsorge)
Der Lohn ist nicht oben eingestuft (Selbstverwirklichung oder Wertschätzung)
Was sind die Erwartungen des AG bezüglich Lohnzahlung?
Bedürfnissen des Arbeitnehmers gerecht zu werden, diesen mit Anreizen zu besseren Leistungen zu motivieren und dadurch auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu sein.
Vordergrund = gesamtunternehmerische Ziele und nicht, dass der grösste Kostenfaktor die Löhne sind
Wie ist der Zusammenhang von Vision, Unternehmen, Leitbild und Mission?
Was für Instrumente werden für die Unterstützung der Umsetzung lohnpolitischer Grundsätze verwendet?
Reglement, Formulare, Lohnsystem, Lohnmodell
Welches sind die Ziele der Lohnpolitik?
- Leistungsanreiz für die Mitarbeitenden
- Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen
- Optimierung der Lohnkosten
- Gewinnung und Erhaltung guter Mitarbeitenden
- generell die Lohngerechtigkeit
Was bedeutet LAMOUR und was ist es?
Eine Formel, mit allen Faktoren, welche bei der Lohnfindung resp. Lohnpolitik eine Rolle spielen
Jeder Buchstabe dieses Wortes bildet den Anfangsbuchstaben eines Faktors, der erfüllt sein muss, damit das Ziel einer möglichst umfassenden Lohngerechtigkeit erreicht wird:
- Leistung -> Instrument: Qualifikation -> Stellt sicher: Leistungsgerechtigkeit
- Anforderung -> Instrument: Arbeitsplatzbewertung -> Stellt sicher: Anforderungsgerechtigkeit
- Marktkonformität -> Instrument: Lohnvergleich -> Stellt sicher: Konkurrenzfähigkeit
- Organisationsabsicht -> Instrument: Strategie -> Stellt sicher: Erwünschte Wirkung
- Unternehmensmöglichkeit -> Instrument: Bilanz, Erfolgsrechnung -> Stellt sicher: Finanzierbarkeit
- Recht und Ethik -> Instrument: Recht /Gesetze, ethische Grundwerte -> Stellt sicher: Rechtskonformität, soziale Gerechtigkeit
Wie oft wird die Leistung der Mitarbeiter beurteilt und wie erfolgt die Beurteilung?
In der Regel 1x jährlich als Mitarbeiter / Qualifikationsgespräch
Welche Kriterien werden in einem Mitarbeiter / Qualifikationsgespräch
In erster Linie
- Qualität und
- Quantität.
Weitere Aspekte können sein
- Persönliches Verhalten gegenüber Führungskräften, Kolleginnen und Kundinnen
- Zusammenarbeit
- Umgang mit Sachwerten
- Einhalten von Vorschriften
- Flexibilität bezüglich Einsatz, Aufgabengebiet etc.
- Selbstverantwortung
- Lernbereitschaft
- Analytische Kompetenzen etc.
& je nach Funktion
- Führungserfolg
- Unternehmerisches, vernetztes Denken und Handeln
Welche Risiken bei einer Leistungsbeurteilung gbit es?
- Subjektivität von Führungskräften wie beispielsweise «Ängstliche» oder überaus harte Führungskräfte oder Führungsschwäche der Führungskräfte oder Lohngeschenke (d. h. z. B., die Führungskraft möchte einem Mitarbeiter aus sozialen Gründen einen höheren Lohn bezahlen, obwohl seine Leistung dies nicht erlaubt)
- Mitarbeitende kennen die Anforderungen nicht, die an sie gestellt werden
- Die Ziele sind nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet oder nicht eindeutig formuliert.
- Etc.
Risiken können z. B. wie folgt reduziert werden:
- Mit dem System
- Durch den Prozess
Wie können Risiken durch das System reduziert werden?
- Klar verständliche Kriterien, die keinen Interpretationsspielraum lassen
- Beurteilung wird von der Führungskraft detailliert begründet
- 4-Stufen-Modell, d. h. eine gerade Anzahl von Bewertungsstufen, z. B.
A Erwartungen übertroffen
B Erwartungen erfüllt
C Erwartungen teilweise erfüllt
D Erwartungen nicht erfüllt
Durch dieses Modell ist eine vorsichtige Führungskraft, die Gefahr läuft, ihre Mitarbeitenden «in der Mitte» einzustufen, gezwungen, sich für eine Positionierung zu entscheiden.
Wie können Risiken durch den gesamten Prozess reduziert werden?
- Verantwortung der Leistungsbewertung liegt beim direkten Vorgesetzten
- nächsthöhere Führungskraft bewertet die Bewertung (objektive Betrachtung - Bewertung soll aber nicht komplett geändert werden)
- MA erhalten Einsicht in das Verfahren (Hilfsmittel: Digitalisierung des Bewertungsprozesses)
- standardisiertes Feedback der MA an die Führungskraft
- Personalabteilung unterstützt bei Bedarf und überwacht den Vorgang
Welchen Einfluss kann die Leistung auf den Lohn haben?
- Lohnerhöhung
- keine Veränderung des Lohns
- Prämie, Bonus
Was ist eine Arbeitsplatzbewertung?
Damit der Grundlohn aller MItarbeitenden festgelegt werden kann, wird jeder einzelne Arbeitsplatz bewertet
Arbeitsplatzbewertung = Funktionsbewertung / Stellenbewertung
Das Verfahren zeigt die Quantifizierung der Arbeitsschwierigkeit - Verhältnis zwischen den Anforderungen im Betrieb von einfach bis sehr schwierig
Welche Verfahren bei der Arbeitsplatzbewertung gibt es (ohne Unter-Verfahren)?
Summarische Verfahren (Gesamtanforderungen werden verglichen und nach Rängen eingereiht)
Positiv: Sind günstig, einfach verständlich, eignen sich für kleinere Unternehmen mit wenig unterschiedlichen Arbeitsplätzen
Negativ: keine Auskunft über spezifischen Anforderungen der Tätigkeiten, Gefahr subjektiv zu sein
Analytische Verfahren (einzelne Faktoren mit Punkte bewertet und eingeordnet)
Welche summarische Verfahren gibt es?
Rangfolgeverfahren
Kriterien/Aufgaben (Arbeitsschwierigkeit, Arbeitsumfang, Verantwortung, Kenntnisse etc.) werden als Ganzen nach Schwierigkeitsgrad gewichtet und einem Rang zugeordnet.
Katalogverfahren (Lohngruppenverfahren)
Kriterien/Aufgaben werden wieder als Ganzen abhängig vom Schwierigkeitsgrad in eine Lohngruppe (Lohnklasse) eingeordnet.
Welche analytische Verfahren gibt es?
Rangreiheverfahren
Merkmale werden einzeln gegliedert. Kriterien sind umfassend und sehr unterschiedlich (= erzielt objektive Bewertung). Mögliche Kriterien:
- Fachkenntnisse
- Physische Anforderungen, manuelle Geschicklichkeit, Konzentration und Sorgfalt
- Geistige Anforderungen
- Verantwortung
- Emotionale und soziale Anforderungen
- Beeinträchtigungen, z. B. Unfallgefährdung oder erschwerte Kommunikation
Damit die Anforderungen pro Stelle definiert werden können, werden Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile und Befragung von Vorgesetzten + MA bezogen. Die Anforderungen werden alle einzeln nach dem Schwierigkeitsgrad eingestuft
Stufenwertverfahren
4 Schritte:
1. Merkmalgruppen bilden und Bewertungskriterien definieren (z. B. fachliches Können, geistige und körperliche Belastung, Verantwortung)
2. Anforderungsstufen festlegen für die einzelnen Kriterien (z.B. Stufe 1: keine Weiterbildung 10 Punkte, Stufe 2: Besuch einzelner Kurse ohne Abschluss 20 Punkte)
3. Gewichten der einzelnen Kriterien (z.B. Nice to have: 10 Punkt, Wichtig: 20 Punkte)
4. Festlegen des Funktionswerts
Welches ist das älteste System und welche weiteren Systeme gibt es?
Genfer Schema (Gegenüberstellung von Kenntnissen und Belastungen)
Weitere Systeme
- BWI (Betriebswirtschaftliches Institut der ETH Zürich)
- REFA (Reichsausschuss für Arbeitsstudien)
- HAY Group – vorwiegend für Führungskräfte
- ABAKABA (Analytische Bewertung von Arbeitstätigkeiten nach Katz und Baitsch) –
Unter welchen Voraussetzungen ist ein Lohnvergleich aussagekräftig?
- Analyse in einem für das eigene Unternehmen relevanten Arbeitsmarkt (z. B. Branche resp. Berufsgruppe)
- Berücksichtigung verschiedener Berufe und Lohnklassen
- Kenntnis und Berücksichtigung von individuellen Bedingungen (z. B. regionale Unterschiede oder unterschiedliche lohnpolitische Grundlagen)
- Aktualität des Lohnvergleichs (z. B. wegen saisonaler oder konjunktureller Schwankungen)
Lohnvergleich sollte alle 1 bis 2 Jahre durchgeführt werden
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Cartes-fiches
Wozu dient die FAK (Familienausgleichskasse)? Was muss beachtet werden?
Die Familienzulagen werden mit den Beiträgen der Arbeitgeber und allenfalls der Kantone finanziert. Die Art und Höhe der Familienzulagen werden in kantonalen Gesetzen geregelt.
Beitragspflichtige Personen: Wie bei der AHV
Beiträge: Je Familienausgleichskasse und Reglement individuelle Beitragssätze
Basis: Massgebendes Einkommen
AN muss nichts bezahlen
Was ist eine Quellensteuer?
Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die nicht vom Steuerpflichtigen selbst entrichtet wird. Der Arbeitgeber zieht den geschuldeten Betrag vor der Lohnauszahlung ab und liefert ihn direkt ab. Dieser Quellensteuer unterliegen vor allem ausländische Arbeitnehmende, die nicht im Besitz einer Niederlassungsbewilligung (C) sind.
Wie kann der Abzug für die Quellensteuer berechnet werden?
Um den entsprechenden Abzug berechnen zu können, benötigt der Arbeitgeber grundsätzlich dieselben Informationen wie für die Erstellung eines Lohnausweises:
1. Angaben des AG
Firmenanschrift
Zuständige Person
usw.
2. Angaben des AN
Personalien mit Angaben der anspruchsberechtigten Wohn / Aufenthaltsgemeine und Wohnsitzkanton, AHV-Nr, Beginn & Ende der Bescheinigungsdauer
Bruttolohn
Zivilstand
Anzahl Kinder sowie unterstützende Personen
Zugehörigkeit zu einer Kirche (Für Kirchensteuer)
Zusätzliche Hinweise wie Nebenerwerb oder Grenzgänger
3. Steuerunterlagen
Abrechnungsformular
Tariftabellen
Die Unterlagen können bei kantonalen Steuerämtern bezogen oder auf der Webseite heruntergeladen werden. Der AG haftet bei den Steuerämtern als Schuldner (nicht AN)
Darf der AN einen Vorschuss verlangen?
Art. 323 IV OR
Abs. 1
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer nach Massgabe der geleisteten Arbeit den Vorschuss zu gewähren, dessen der Arbeitnehmer infolge einer Notlage bedarf und den der Arbeitgeber billigerweise zu gewähren vermag.
AG mit Liquiditätsproblemen muss den Vorschuss nicht gewähren. AG kann Begründung der Notlage anfordern.
Darf der AG einen Teil des Lohnes zurück behalten?
Art. 323a I OR
Sofern es verabredet oder üblich oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist, darf der Arbeitgeber einen Teil des Lohnes zurückbehalten.
Höhe liegt bei max. 10% und gesamthaft nicht mehr als einen Wochenlohn
Was sind die drei Spezialfälle der Lohnabrechung?
1. Lohnpfändung
AG erhält von Betreibungsamt eine Lohnpfändungsanzeige. ZB Monatliche Pfändung unter Berücksichtigung des Existenzminimums
2. Lohnverrechnung
Forderungen gegenüber den AN wird vom Lohn abgezogen
Art. 323b 2 OR
Art 323b 3 OR
3. Lohnabtretung
Art 325 2 OR
Lohnforderungen dürfen unter gewissen, familienrechtlichen Umständen abgetreten werden. Aus anderen Gründen darf der Lohn nicht abgetreten werden. Bsp. Leasingunternehmen übergibt Abtretungserklärung -> AG darf den Lohn nicht abtreten !
Was für weitere Abzüge in Vereinbarung mit den AN gibt es?
- Miete oder Mietkaution für eine Betriebswohnung
- Abzüge für den Berufsverband
- Darlehensrückzahlung
- Verrechnung von intern bezogenen Leistungen (Personaleinkauf oder Ähnliches)
- Parkplatzmiete
- Usw.
Was ist der Nettolohn?
Von der Summe sämtlicher Bar-, Natural- und Nebenbezüge werden die davon abhängigen Sozialleistungen abgezogen. Das ergibt den Nettolohn.
Folgen keine weiteren Zulagen oder Abzüge, entspricht der Nettolohn dem Auszahlungsbetrag.
Was ist die Form der Lohnauszahlung?
Der Lohn kann bar, mittels Check oder auf ein von den Mitarbeitenden genanntes Konto ausbezahlt werden.
In welcher Währung erfolgt die Lohnauszahlung?
Art. 323b I OR
Der Geldlohn ist dem Arbeitnehmer in gesetzlicher Währung … auszurichten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist; …
Das heisst, die Auszahlung erfolgt in Schweizer Franken, unabhängig vom Wohnort des Arbeitnehmers.
Muster einer Monatslohnabrechnung
Wie sieht ein Beispiel einer Monatsabrechnung aus, wenn der AN während dem Monat ausgetrete ist?
Wie sieht eine Monatsabrechnung mit Stundenlohn aus?
Könnne mehrere Lohnausweise erstellt werden?
Es ist prinzipiell unzulässig, den Mitarbeitenden mehrere Lohnausweise auszustellen. In einem solchen Fall muss auf allen Lohnausweisen ersichtlich sein, wie viele Lohnausweise ausgestellt wurden («Lohnausweis 1 von 3»).
Kann der AN einen ausserordentlichen Lohnausweis während dem Jahr verlangen?
Ja, z. B. wegen Kantonswechsels
Muss ein Lohnausweis unterschrieben sein?
Der Lohnausweis muss nur unterschrieben werden, wenn er nicht vollautomatisiert erstellt wurde.
Was muss im Lohnausweis geschrieben sein?
- AN-Daten (Name und Adresse, 13-stellige Sozialversicherungsnr.)
- Beginn & Ende der Bescheinigungsdauer
- Firmenanschrift
- Name der verantwortlichen Person mit Telefonnr.
- alle Ziffern von 1 - 15 und A - G
Was muss NICHT im Lohnausweis geschrieben sein?
- SBB-Halbtaxabonnemente
- Reka-Check-Vergünstigungen bis CHF 600.– pro Jahr, bei höheren Vergünstigungen ist nur die Differenz steuerbar (analog Sozialversicherungen).
- Übliche Naturalgeschenke bis CHF 500.– pro Ereignis, bei teureren Geschenken ist der gesamte Betrag steuerbar (ebenfalls analog Sozialversicherungen).
- Private Nutzung z. B. eines Geschäftshandys, eines Laptops etc.
- Gratisparkplatz am Arbeitsort.
- Gutschriften von Flugmeilen, diese sollen jedoch für geschäftliche Zwecke eingelöst werden.
Nennen Sie drei Themen aus dem OR im Zusammenhang mit dem Lohn.
Ferien, Verhinderung der Arbeitsleistung, Vorschuss, Lohnrückbehalt, Lohnpfändung und -abtretung.
Sie reduzieren Ihr Arbeitspensum von 100 auf 70%. Nennen Sie die Konsequenzen, die diese Änderung hat, und zwar für
A] die Leistungen, die Sie beziehen,
B] Ihre persönliche Situation.
A] die Leistungen, die Sie beziehen,
- Reduziertes Einkommen
- Geringere Rentenbildung (AHV / IV / EO, BVG)
- Geringerer Versicherungsschutz (NBU / BU, BVG)
- Eventuell geringere Zulagen (sofern sie prozentual auf den Grundlohn berechnet werden)
B] Ihre persönliche Situation.
- Kaufkraft sinkt
- Eventuell finanzielle Schwierigkeiten, Lebensgewohnheiten ändern
- Identifikation mit der Arbeit und Motivation können sich verändern (erhöhen, wenn die Reduktion auf eigenen Wunsch erfolgte, sinken bei unfreiwilliger Reduktion)
- Dadurch kann sich in gleichem Masse die Arbeitsleistung verändern
Richtig oder falsch ?
Eine Mitarbeiterin erhält zu ihrer Hochzeit den Betrag von CHF 500.–. Von diesem Betrag ziehen Sie die üblichen Sozialleistungen ab.
Falsch; gemäss AHVV Artikel 8 gehören «Zuwendungen des Arbeitgebers beim Tod Angehöriger von Arbeitnehmern, an Hinterlassene von Arbeitnehmern, bei Firmenjubiläen, Verlobung, Hochzeit oder Bestehen von beruflichen Prüfungen» nicht zum massgebenden Lohn.
Richtig oder falsch ?
Bei einer monatlichen anteilsmässigen Auszahlung des 13. Monatslohns dividiert man den Monatslohn durch 12.
Falsch; der 13. Monatslohn entspricht dem durchschnittlichen Monatslohn.
Richtig oder falsch ?
Das Lohnguthaben bei Austritt am 18. November berechnet man wie folgt: Monatslohn: 21.75 · 18
Falsch; rechnet man bis zum 18. November mit 18 Tagen, handelt es sich hier um Kalendertage. Deshalb wird der Monatslohn durch 30 Kalendertage dividiert.
Richtig oder falsch ?
Ein Mitarbeiter, der krank ist, erhält keine Spesenentschädigung.
Richtig, die Spesen haben einen direkten Bezug zur Arbeitsleistung - somit zum Einsatz
Wer muss bei der AHV/IV angemeldet werden?
Angemeldet werden müssen folgende Personen, die in einem Unternehmen arbeiten:
- Arbeitnehmende ab dem Kalenderjahr, in dem sie den 18. Geburtstag feiern
- Arbeitnehmende ab dem ordentlichen Rentenalter für Einkommen von mehr als CHF 1 400.– pro Monat
- Arbeitnehmende, deren Lohn über CHF 2 300.– pro Jahr liegt
- Arbeitnehmende mit einem Jahreslohn unter CHF 2 300.–, wenn sie dies explizit wünschen
Wo muss man die Anmeldung für AHV/IV machen?
Die Anmeldung erfolgt an die für den Arbeitgeber zuständige Ausgleichskasse. Das kann eine Verbandskasse, der der Arbeitgeber angehört, sein oder aber die kantonale Ausgleichskasse. Hier ist der Sitz des Unternehmens ausschlaggebend.
Über die Plattform «easygov» (www.easygov.swiss) kann nicht nur die Anmeldung bei einer Ausgleichskasse durchgeführt werden. Hier können weitere Erfassungen erfolgen, z. B.:
- Unternehmensgründung
- Handelsregistereintrag
- Anmeldung bei der Unfallversicherung (zusätzlich zur Anmeldung bei der Ausgleichskasse für AHV/IV/EO)
- Bestellung Betreibungsauskünfte
- Lohndeklaration SUVA
- Melden von meldepflichtigen Stellen
Wann muss die Anmeldung für AHV/IV angemeldet werden?
AN verfügt bereits über Sozialversicherungsnummer = Anmeldung erfolgt bis zum 30. Januar nach dem Eintritt des Mitarbeiters, und zwar mit der Beitragsabrechnung
AN verfügt über keine Sozialversicherungsnummer = die Anmeldung muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Eintritt erfolgen
Welche Abrechnungsvarianten für AHV/IV gibt es?
Vereinfachte Variante
Lohnsumme eines Unternehmens liegt bei weniger als CHF 200'000 pro Jahr ? -> Beiträge werden 1x jährlich erhoben
Ordentliche Abrechnung
Lohnsumme liegt bei über CHF 200'000 pro Jahr? -> monatliche Teilzahlungen. Bei wesentlichen Änderungen im Laufe des Jahres (Lohnsumme ändert sich über 10%) Meldung an Ausgleichskasse notwendig
Wie wird die AHV/IV abgerechnet?
Lohnsumme wird 1x jährlich (bis zum 30.01.) für das Vorjahr deklariert
Ausgleichskasse stellt Abrechnungsformular zur Verfügung. Formular beinhaltet folgende Angaben:
- Firmenangaben und Abrechnungsnummer sowie Angaben zu Kontaktpersonen, Zahlungsverbindungen etc.
- Angaben, ob im Abrechnungsjahr und im darauffolgenden Jahr beitragspflichtige Löhne ausbezahlt wurden resp. werden.
- Angaben zu den Gesellschaften, bei denen die berufliche Vorsorge und die obligatorische Unfallversicherung abgeschlossen sind.
- Lohndeklaration für jeden einzelnen Angestellten
- Lohnsummendeklaration, die folgende Lohnsummen beinhaltet:
- AHV-/IV-/EO-pflichtige Lohnsumme
- FAK-pflichtige Lohnsumme
- ALV-I-pflichtige Lohnsumme
- ALV-II-pflichtige Lohnsumme
- für Landwirtschaftsbetriebe muss die FLG[1]-pflichtige Lohnsumme angegeben werden, und zwar für mitarbeitende Familienangehörige
- voraussichtliche Lohnsumme für das Folgejahr
Daten können elektronisch übermittelt werden über "einheitliche Lohnmeldeverfahren" ELM. Anschliessend werden die Einkomen den inidividuellen Konten der AN gutgeschrieben
Wer ist für die Anmeldung für AHV/IV zuständig?
AG
Anmeldung für Altersrente jedoch erfolgt durch AN. Gilt auch für
- Rentenvorausberechnung
- Einkommensteilung im Scheidungsfall (das sogenannte Splitting)
- IV-, Hinterlassenenrente
- Betreuungsgutschriften
- Hilflosenentschädigung
- Hilfsmittel
- Etc.
Wie erfolgt die Anmeldung für FAK?
Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse erfüllt (AHV/IV)
Mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse werden die FAK-pflichtigen Lohnsummen gemeldet. Die Beitragssätze sind unterschiedlich
- Zwischen 0.7% und 3.5%, je nach Kasse und Kanton – bezahlt durch den Arbeitgeber
- 0.3% im Kanton Wallis – bezahlt durch die Arbeitnehmenden
- 2% in der Landwirtschaft – bezahlt durch den Arbeitgeber
Was sind die Pflichten des AG in Bezug auf die FAK?
AG bezahlt Familienzulagen an AN
AG meldet beitrags- und leistungsrelevante Informationen an Familienausgleichskasse (AN müssen die Infos an AG geben)
- Änderungen von persönlichen Verhältnissen z. B. Geburt oder Tod eines Kindes, Wegzug eines Kindes aus der Schweiz oder Veränderungen im Zusammenhang mit der Ausbildung des Kindes, aber auch Scheidung oder Trennung usw.
- Änderung von beruflichen Verhältnissen z. B. Aufnahme resp. Aufgabe der Erwerbstätigkeit, Wechsel der Arbeitsstelle in einen anderen Kanton
- Änderung von finanziellen Verhältnissen. Dies gilt für Nichterwerbstätige, wenn sich die Einkommensverhältnisse ändern oder bei Aufnahme einer Erwerbstätigkeit.
Wie erfolgt die Anmeldung für EO, MSE, VSE?
Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse erfüllt.
Mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse werden die Informationen gemeldet.
Wie wird die EO abgerechnet? Pflicht des AG
Dienstleistende Person (AN) erhält Meldekarte. Einige Punkte muss AN ausfüllen (Familienstand, Angaben zur Person etc.) und gibt diese anschl. an AG. Auch der AG muss einige Punkte angeben (Lohnfortzahlung, Lohnangaben, Auszahlung an AN oder AG etc.)
Ergänzungsblätter bei
- Pflegekindern
- mitarbeitende Familienmitglieder in Landwirtschaftsbetrieb
Wie wird die MSE abgerechnet? Pflicht des AG
AN übergibt ausgefülltes Anmeldungsformular an AG.
Anmeldung kann bis 5 Jahre nach Niederkunft nachgereicht werden. Anschl. kein Anspruch auf Entschädigung.
Weitere Dokumente werden benötigt: Geburtsschein
Wie wird die VSE abgerechnet? Pflicht des AG
AN kann frühestens am 1. Tag nach dem Vaterschaftsurlaub die Anmeldung für Vaterschaftsentschädigung vornehmen - innerhalb von 5 Jahren möglich.
Anmeldeformular muss ausgefüllt an AG gegeben werden
Weitere Dokumente: Nachweis des Zivilstandesamts (zivilrechtliches Verhältnis zwischen Kind und Vater belegt)
pro AG 1 Formular
Wie erfolgt die Anmeldung für ALV?
Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse erfüllt.
Ebenso gilt mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse die Lohnsumme für ALV I und ALV II als gemeldet.
Was ist der Prozess bei einer Arbeitslosigkeit?
Arbeitslose Person meldet sich beim RAV -> Antrag auf Arbeitslosenentschädigung
Die Person erhält "Arbeitgeberbescheinigung", welche sie an alle AG der letzten zwei Jahre übergeben muss (Bescheinigung kann online abgerufen werden)
Folgende Unterlagen muss der AG beilegen und an arbeitslose Person weiterleiten
- Kündigungsschreiben
- Lohnabrechnung der letzten 12 Monate
- Allenfals Unterlagen zu ausgericheten Renten / Pensionen sowie finanzielle Leistungen bezüglich Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Was hat der AG für eine Pflicht im Zusammenhang mit dem RAV?
Stellenmeldepflicht
der AG muss Stellen, welche der stellenmeldepflicht unterliegen, dem RAV melden (mündlich i.O.)
Wie ist der Prozess bei Anmeldung für Kurzarbeit?
muss vom AG 10 Tage vor Beginn derselben bei der kantonalen Amtsstelle (des Unternehmenssitzes) schriftlich angemeldet werden. Ausnahme: wenn kurzfristiges unvorhersehbares Ereignis, auch 3 Tage vor Beginn i.O.
Auf dem entsprechenden Formular sind im Wesentlichen folgende Informationen erforderlich:
- betroffener Betrieb(steil)
- Personalbestand und Anzahl betroffener Arbeitnehmenden
- Dauer und voraussichtlicher Arbeitsausfall in Prozent
- Weitere Angaben, wie z. B. geplante Betriebsferien, Angaben zur Ausgleichskasse etc.
- Verschiedene Angaben zum Unternehmen und zur Kurzarbeit, wie beispielsweise die Veränderung der Auftragslage
Eine Voranmeldung ist auch online über eService des SECO möglich. Zudem müssen verschiedene Dokumente beigelegt werden:
- Organigramm
- Kopie des Handelsregisterauszugs
- Formular «Zustimmung zur Kurzarbeit»
AN, welche von der Kurzarbeit betroffen sind, können diese ablehnen. Schriftliche Zustimmung der AN wird benötigt. -> dann müsste der AG weiterhin der normale Lohn bezahlen
Arbeitslosenversicherung informiert, ob und für welche Dauer die Kurzarbeit genehmigt wurde
Antrag auf Kurzarbeitsentschädigung muss bei der Arbeitslosenkasse eingereicht werden.
