SB Projektmanagement 3
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Flashcards
Wie geht man bei der erstellung eines Protokolls praktisch vor?
Wie geht man praktisch vor? Man macht sich während der Sitzung Notizen, die das Wesent-liche festhalten, und formuliert die Schlussfassung dann nach der Sitzung in Ruhe. Achten Sie bei der Schlussfassung auf eine übersichtliche grafische Gestaltung: hervorheben durch Unterstreichen, Fettschrift; gliedern durch Absätze und Einzüge usw.
Das Protokollieren stellt Anforderungen, man wird nur mit einiger Übung zum «Meister». Haben Sie Geduld mit sich selbst und holen Sie sich am Anfang Unterstützung: Suchen Sie sich eine Vertrauensperson im Teilnehmerkreis aus und bitten Sie sie, sich ebenfalls Notizen zu machen, um dann im Gespräch die wirklich wichtigen Aussagen herauszuarbeiten. Durch Vergleich und Diskussion kann man hier viel lernen und in kurzer Zeit grosse Fortschritte erzie-len. Oder vereinbaren Sie mit dieser Person, dass sie Ihnen ein Zeichen gibt, wenn etwas «unter allen Umständen ins Protokoll muss» (Handzeichen!). Bitten Sie ferner den Sitzungslei-ter, er möge am Ende jedes Traktandums eine Zusammenfassung des Wesentlichen machen, so wie er es sich im Protokoll wünscht, und dazu auch die Namen der Votanten nennen, die Ihnen vielleicht noch nicht geläufig sind.
Nach kurzer Zeit werden Sie immer sicherer im Protokollieren und auch Spass daran bekom-men. Wer das Protokoll führt, verfolgt eine Sitzung sehr wach – man macht viele Beobach-tungen und ist auf dem Laufenden.
Protokolle sind oft vertrauliche Dokumente. Sie gehen in erster Linie an die ..... und entschuldigte Abwesende, erst in zweiter Linie an .... .
- Sitzungsteilnehmer
- einen weiteren Kreis von Interes-sierten
(Administratives: «danach» Ist eine Sitzung vorüber, das Protokoll geschrieben, fängt die Nachbearbeitung an. Was gehört dazu?
Versand des Protokolls Viele Protokolle sind vertraulich und gehen daher nur an die Sitzungsteilnehmer, manchmal aber auch an Personen, die über den Inhalt informiert sein müssen. Ihr Kreis ist zu klären – auf keinen Fall wahllos und unüberlegt Protokolle verschicken.
Keine Frage
.
Die Sitzungsergebnisse führen oft zu Aktivitäten (eigentlich will man mit der Kommunikation ja das Handeln effizienter gestalten).
Was für Aktivitäten.
• die Sitzungsteilnehmer selbst haben bestimmte Arbeiten zu erledigen (Kosten klären, Kon-takte aufnehmen, ein Inserat entwerfen usw.),
• es entstehen Aufträge an Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter (es sind Informationen zu sam-meln, z. B.: In welchem Bereich gibt es am meisten Beschwerden, oder: Wie liessen sich Kosten einsparen? usw.),
• oft ergeben sich auch Aufträge an Aussenstehende (Informationen bei einem Steuerbera-ter einholen usw.).
Die Sitzungsergebnisse führen oft zu Aktivitäten (eigentlich will man mit der Kommunikation ja das Handeln effizienter gestalten):
• die Sitzungsteilnehmer selbst haben bestimmte Arbeiten zu erledigen (Kosten klären, Kon-takte aufnehmen, ein Inserat entwerfen usw.),
• es entstehen Aufträge an Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter (es sind Informationen zu sam-meln, z. B.: In welchem Bereich gibt es am meisten Beschwerden, oder: Wie liessen sich Kosten einsparen? usw.),
• oft ergeben sich auch Aufträge an Aussenstehende (Informationen bei einem Steuerbera-ter einholen usw.).
Es ist wichtig, solche Aufträge weiterzuleiten. Wie?
• durch Versand des Protokolls an die beauftragte Person,
• durch Versand von Protokollauszügen, die nur die zu erledigende(n) Aufgabe(n) enthal-ten,
• mit einem Brief, in dem der Protokollentscheid weitergegeben wird, oder • durch mündliche Information.
Wir kennen den Umgang mit Sitzungsgelder und andere Vergütungen.
Erläutern Sie.
Wenn Sitzungsteilnehmer Anrecht auf Sitzungsgeld haben (kommt z. B. in Kommissionen von Branchenverbänden vor, wenn selbständig Erwerbende einen halben oder ganzen Tag frei-stellen müssen für das Treffen; auch in manchen Vereinen werden der Präsident, die Vor-standsmitglieder, der Kassier durch ein Sitzungsgeld für ihren Einsatz entschädigt), ist ihr Name an die Buchhaltungsabteilung oder die zuständige Stelle für Sitzungsgelder weiterzu-leiten. Auch Reisespesen für externe Teilnehmer sind abzurechnen.
Wo/ von wem, geschieht die Genehmigung des Protokolls?
Meist wird ein Protokoll in der nächsten Sitzung genehmigt. Es kann aber auch sein, dass ein anderes Gremium das Sitzungsprotokoll genehmigen muss, z.B. bei ad hoc eingesetzten Arbeitsgruppen oder Kommissionen, die einem Vorstand unterstellt sind.
Wo werden Protokolle aufbewahrt?
Für die Ablage gelten ganz unterschiedliche Regelungen. Die Teilnehmer legen Protokolle in ihren persönlichen Akten ab; ausserdem ist eine zentrale Ablage im Sekretariat nötig. In vie-len Firmen werden die Protokolle auch nach Jahrgang gebunden – man kann dann bequem nachschlagen.
Zusammenfassung:
Sitzungen sind vorzubereiten. Besonderes .....
Organisationsgeschick erfordern Sitzungen ausserhalb der Routine
Welche Voraussetzungen werden getroffen bei schwer zusammenzubringende Teilnehme?
Durch eine Voranzeige wird das Finden eines Termins für schwer zusammenzubringende Teilnehmer erleichtert und die inhaltliche Vorbereitung der Sitzung eingeleitet: Es wird ein Redaktionsschluss für Anträge bekannt gegeben; evtl. werden Aufträge zum Erstellen von Berichten, Dokumentationen, zum Zusammentragen von Zahlenmaterial usw. übermittelt.
Wie geschehen die einladungen zur Sitzung?
Termine lassen sich telefonisch abstimmen, wenn wenige Teilnehmer einzuladen sind; sind es viele, lohnt sich die schriftliche Anfrage (Alternativen zur Auswahl stellen, einfache Vor-lage z. B. zum Ankreuzen).
Was verstehen wir unter Traktanden und was wird in einer Traktandenliste festgehalten?
Die Traktanden, d. h. die Tagungs- oder Sitzungsthemen, sind in einer Traktandenliste fest-zuhalten (gilt grundsätzlich für jede Sitzung und für feste wie wechselnde Traktanden).
Zur Organisation von Sitzungen gehört das Einholen der Traktanden (mit Redaktions-schluss) und ihre Bereinigung in einer verbindlichen Liste, auch .... genannt.
Tagesordnung
Zu jeder wichtigen Sitzung mit nicht konstanter Teilnehmerrunde sollte wie eingeladen werden?
schriftlich
Zu jeder wichtigen Sitzung mit nicht konstanter Teilnehmerrunde sollte schriftlich eingeladen werden. In die Einladung gehören ...
(7P)
1. Datum und Zeit (voraussichtliche Dauer).
2. Ort (wenn nicht allgemein bekannt, mit präziser Adresse und Telefonnummer).
3. Kreis der Teilnehmer oder namentliche Aufzählung der Eingeladenen.
4. Traktanden (Themen) oder Programm.
5. Unterlagen zu den Traktanden.
6. Eine Einleitung und ein Schluss (Begrüssung und Begründung der Einladung; positiver Schlusssatz).
7. Talon (falls Anmeldung erforderlich ist).
Es sind alle organisatorischen Vorbereitungen zu treffen, die einen reibungslosen Sitzungs-verlauf gewährleisten. Wie z.b. ?
Reservationen, Organisation von Hilfsmitteln, Verpflegung, Reisen usw.
Protokollieren heisst?
Protokollieren = schriftliches Festhalten der wesentlichen Inhalte von Sitzungen und Besprechungen.
Man unterscheidet folgende Protokollarten.
(2P)
1. Protokoll über den Gesprächsverlauf (entweder alle Einzelvoten mit Namen oder Zusam-menfassung der wesentlichen Voten ohne Namen), sog. Kurzprotokoll. 2. Beschlussprotokoll (nur gefasste Beschlüsse).
Erläutern Sie kurz den Aufbau des Protokolls.
Aufbau: Gleich bleibende Angaben am Anfang und am Ende. Mittelteil: eigentlicher Proto-kollinhalt in leicht verständlicher Sprache und klar gegliedert.
Als administrative Arbeiten im Nachgang von Sitzungen fallen an...
Protokoll genehmigen lassen / Protokoll versenden / Beschlüsse und Aufträge weiterleiten / Spesen abrechnen / Protokoll sicher aufbewahren.
Repetitionsfragen S198 - 200 folgen
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