SB Projektmanagement 3
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Flashcards
Welche Fragen sind für die Auswertung der Ergebniskontrolle hilfreich.
• Wie hoch ist der Grad der Zielerreichung?
• Weshalb habe ich nicht alle Ziele erreicht oder einzelne Ziele nicht vollständig erreicht?
• Welche Abweichungen gibt es zwischen dem Soll- und dem Ist-Ergebnis?
• Worauf sind die Abweichungen zurückzuführen?
• Welche Schlussfolgerungen ziehe ich aus der Ergebniskontrolle für eine nächste Planungsphase?
Die Kontrolle der Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahrespläne bildet eine wichtige Grundlage für die weitere Zeitplanung. Warum?
Welche Fragen sollten dazu beantwortet werden?
Die Kontrolle der Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahrespläne bildet eine wichtige Grundlage für die weitere Zeitplanung. Was Sie noch nicht oder noch nicht vollständig erledigen konn-ten, müssen Sie als Pendenzen für die nächste Planungsperiode vormerken.
Legen Sie dabei immer auch Rechenschaft über die Gründe für die unerledigten Aufgaben ab und setzen Sie die Prioritäten dafür bewusst noch einmal neu. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen:
• Warum konnte oder wollte ich diese Aufgabe nicht wie geplant erledigen?
• Wie wichtig sind die noch nicht erledigten Pendenzen?
• Welche Vorkehrungen muss ich treffen, damit ich die Pendenzen in der nächsten Pla-nungsperiode erledige?
• Worauf muss ich besonders achten, damit ich nicht immer wieder in dieselben Zeitfallen gerate?
• Was muss ich an meinem Zeitmanagement grundsätzlich verbessern?
Wenn Sie bei der Kontrolle Ihres Zeitmanagements immer wieder auf dieselben Probleme stossen, denken Sie vielleicht: «Wie man es richtig machen müsste, das wissen wir alle. – Gesagt ist aber noch lange nicht getan!» Das stimmt. Zwischen den Zielen, die wir uns setzen, und deren Umsetzung gibt es einige Stolpersteine. Immer wieder stossen wir an Grenzen, wenn wir versuchen, Gewohnheiten aufzugeben und Verhaltensmuster zu durchbrechen. Selbst dann, wenn diese unseren Absichten zuwiderlaufen und uns letztlich schaden.
Daher ist es wichtig, realistische Erwartungen an die eigene Veränderungsfähigkeit zu haben. Versuchen Sie nicht, auf Biegen und Brechen gegen Ihre «Natur» anzukämpfen und von heute auf morgen alles ganz anders zu machen. Die Gefahr ist gross, dass Sie das nicht schaffen und frustriert in die alten Verhaltensmuster zurückfallen.
Mehr Erfolg erzielen Sie, wenn Sie sich schrittweise verbessern. Eignen Sie sich dazu bestimmte Techniken oder Fähigkeiten an, die Ihnen helfen, in heiklen Situationen anders als gewohnt zu handeln.
Benennen Sie ein Beispiel dazu.
Ralph ist spontan, begeisterungsfähig und rasch für einen überdurchschnittlichen Arbeitseinsatz zu gewinnen. Doch fällt es ihm im Berufsalltag schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Seine oft chaotische Arbeitsweise stört ihn. Trotz aller Bemühungen wird Ralph die Aufgaben wohl nie nur sachlich-nüchtern beurteilen. Er kann sich jedoch schrittweise disziplinieren, indem er sich z. B. angewöhnt, jeden Morgen konsequent eine Viertelstunde für die Tagesplanung und Prioritätensetzung zu verwenden, 40% seines Tags für Unvor-hergesehenes und für Unterbrechungen frei zu halten, seine E-Mails nicht laufend abzurufen usw.
Zusammenfassung:
Die Kontrolle des Zeitmanagements hat zwei Funktionen.
Welche?
• Soll-Ist-Vergleich zwischen den Soll- und Ist-Zeiten bzw. zwischen den Zielen und den erreichten Ergebnissen durchführen und Gründe für Abweichungen ermitteln.
• Grundlagen für die weitere Planung und für Veränderungen schaffen.
Als Hilfsmittel für den Soll-Ist-Vergleich dienen zwei kontrollen.
Welche?
Aktivitäten- und die Ergebniskontrolle
Kontrolle kann motivierend wirken!» Erläutern Sie in wenigen Sätzen, was damit im Zeitma-nagement gemeint ist.
Die Kontrolle macht einem bewusst, welche Aufgaben man schon erledigt hat. Solche Erfolgserlebnisse wirken motivierend.
Adrian nimmt eine Aktivitätenkontrolle vor. Nachfolgend finden Sie einen Ausschnitt davon. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen:
A] Wie schätzen Sie Adrians Zeitplanung an diesem Vormittag ein? Begründen Sie Ihre Ein-schätzung in einigen Sätzen.
B] Wo sehen Sie Optimierungsmöglichkeiten? Machen Sie einen konkreten Vorschlag.
Diagramm S189 folgt
A] Einschätzung der Zeitplanung von Adrian:
• In den rund 4 Stunden (250 Minuten) am Vormittag hat er insgesamt 140 Minuten an Auf-gaben mit Priorität A (Projekt XY) gearbeitet und 80 Minuten an solchen mit Priorität B. Das sind ca. 55% der Zeit für A- und 30% für B-Prioritäten. Diese Werte entsprechen in etwa der ABC-Prioritätensetzung.
• Die Arbeit am Projekt XY hat er mehrmals unterbrochen und dafür schliesslich 30 Minuten länger gebraucht als geplant (125 statt 95 Minuten). Hier gibt es Verbesserungspotenzial.
B] Optimierungsmöglichkeiten: Adrian sollte sich während einer wichtigen Arbeit (A-Priorität) möglichst nicht unterbrechen lassen.
• Den Anruf von D. (C-Priorität) nicht entgegennehmen und die Unterlagen nicht sogleich selber kopieren, sondern den Anruf umleiten lassen und das Kopieren delegieren. Damit hätte er mindestens 25 Minuten gespart.
• Den Maileingang (B-Priorität) unmittelbar nach der Tagesplanung oder erst nach Abschluss der Projektarbeit XY bearbeiten.
• Die Besprechung und Bearbeitung der Kundenreklamation S. (B-Priorität) erst nach Abschluss der Projektarbeit XY einplanen.
Eine Sitzung hat gute Aussichten auf Erfolg, wenn die richtigen Leute daran teilnehmen und wenn sie wissen, worum es geht, sich in die Themen vorher bereits einarbeiten. Dies setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus. Für die organisatorische Vorbereitung ist in der Regel das Sekretariat zuständig. Die folgende Grafik zeigt, welche Arbeiten dabei anfallen können.
Halten Sie eine Überblicksgrafik – "Schritte für die Sitzungsorganisation" vor Augen
S190 folgt
Eine Sitzung hat gute Aussichten auf Erfolg, wenn die richtigen Leute daran teilnehmen und wenn sie wissen, worum es geht, sich in die Themen vorher bereits einarbeiten. Dies setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus. Für die organisatorische Vorbereitung ist in der Regel das Sekretariat zuständig. Die folgende Grafik zeigt, welche Arbeiten dabei anfallen können.
Halten Sie eine Überblicksgrafik – "Schritte für die Sitzungsorganisation" vor Augen
S190 folgt
Eine Sitzung hat gute Aussichten auf Erfolg, wenn die richtigen Leute daran teilnehmen und wenn sie wissen, worum es geht, sich in die Themen vorher bereits einarbeiten. Dies setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus. Für die organisatorische Vorbereitung ist in der Regel das Sekretariat zuständig. Die folgende Grafik zeigt, welche Arbeiten dabei anfallen können.
Halten Sie eine Überblicksgrafik – "Schritte für die Sitzungsorganisation" vor Augen
S190 folgt
Es gibt verschiedene Arten von Sitzungen, die auch verschieden vorzubereiten sind.
Erläutern Sie Sitzungen nach einem festen Turnus.
Sie werden regelmässig in einem festgelegten Rhyth-mus abgehalten.
• wöchentliche Arbeitssitzungen (meist an einem bestimmten Wochentag), • monatliche Arbeitsgruppensitzungen (z. B. immer am letzten Mittwoch des Monats), • vierteljährliche Kommissions-, Personal- oder Betriebskommissionssitzungen, • Jahresversammlungen usw.
Steht bei der "Sitzungen nach einem festen Turnus" fest wer daran teilnimmt? Wann wird dies abgeklärt?
Bei diesen Sitzungen steht auch fest, wer daran teilnimmt. Eine formelle Einladung erübrigt sich meist, weil diese Sitzungen durch den Teilnehmerkreis selbst «organisiert» werden (meist durch Festlegen der nächsten Sitzung am Ende einer Sitzung).
Wer nimmt an "Ad-hoc-Sitzungen" teil?
Ad-hoc-Sitzungen sind kurzfristig einberufene Treffen, die improvisiert, «aus dem Augen-blick» heraus entstehen. Wer daran teilnimmt, ihre Länge und ihre Themen hängen von der Situation ab.
Wann erfolgen Formelle und einmalige Sitzungen.
Für diese beiden Sitzungstypen ist das Organisations-geschick des Sekretariats voll gefordert. Bei den formellen Sitzungen handelt es sich um Vereins- oder Aktionärsversammlungen, zu denen meist viele Personen einzuladen und für deren Organisation auch juristische Erforder-nisse zu beachten sind.
Die andere Gruppe sind geschäftliche Sitzungen ausserhalb der geplanten Routine.
Was verstehen wir unter einer Voranzeige?
Die Voranzeige Sie ist oft der erste organisatorische Schritt. Mit einer Voranzeige wird erreicht, dass die Teil-nehmer
• Termine freimachen und • evtl. Unterlagen vorbereiten können – das Terrain wird vorbereitet.
Voranzeigen sind auch sinnvoll als ...
Voranzeigen sind auch sinnvoll als Erinnerungsstütze für Sitzungen, die bereits vor längerer Zeit festgelegt wurden. Im Fall von periodischen Sitzungen in längeren Zeitabständen genügt es, die Teilnehmer mit einem Telefonanruf oder einer kurzen internen Notiz daran zu erinnern.
Wie sieht eine Sitzungsvoranzeige aus, die sich an externe Personen wendet?
Sie kann tele-fonisch oder schriftlich sein, in Form eines Fax, E-Mails oder eines Briefs. Inhaltlich geht es darum, den Zweck der Sitzung zu umreissen und die Teilnehmer zu bitten, einen bestimmten Termin freizuhalten.
Voranzeigen sind für periodische Sitzungen fakultativ (aber oft nützlich); nötig sind sie,
• wenn Aktionäre, Vereinsmitglieder oder andere Teilnehmer wissen müssen, bis wann sie Anträge einreichen können; • wenn Unterlagen, Berichte, Zahlen zu erstellen sind usw.
Terminumfragen: Wie findet man den «gemeinsamen» Termin?
«Es ist leichter, Flöhe zu hüten, als eine Sitzung für fünf viel beschäftigte Personen zu organi-sieren.» Sie werden bald ebenso denken, wenn Sie Terminumfragen machen müssen. Wie geht man am besten vor? Bei wenigen Teilnehmern versucht man, über Telefonanrufe herauszufinden, welcher Termin allen oder zumindest der Mehrheit und vor allem den wichtigsten Personen (Referent usw.) passt; bei vielen Teilnehmern lohnt sich eine schriftliche Umfrage.
Was verstehen wir unter Traktanden?
Die Traktanden sind die Themen, die in einer Sitzung besprochen werden und über die meist Beschlüsse gefasst werden müssen. Es gibt feste (fixe) Traktanden, bei den Jahresversamm-lungen von Vereinen z. B. die Abnahme des Protokolls der Vorjahresversammlung, die Prü-fung des Jahresberichts über die Tätigkeit im Berichtsjahr, die Verabschiedung der Jahres-rechnung und des Budgets.
Ausser den fixen gibt es freie Traktanden.
Erläutern Sie.
Ausser den fixen gibt es freie Traktanden – im Geschäftsleben sind sie in der Mehrzahl; sie ergeben sich aus der laufenden Tätigkeit und wechseln ständig. Der Vorgesetzte legt einen Teil der Traktanden fest, aber auch Mitarbeiter können Traktanden einbringen.
Bei formellen Sitzungen wie Vereins- und Aktionärsversammlungen ist ein Redaktionsschluss für freie Traktanden anzukündigen, d. h. was?
die eingeladenen Teilnehmer werden gebeten, ihre Diskussionswünsche bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Man kann die Vor-schläge dann sichten und zu einer bereinigten Traktandenliste, auch Tagesordnung genannt, zusammenfügen.
Für welche Sizingen sollte man eine Teaktandenliste vorbereiten?
Auch für jede andere Sitzung (ausser für das Ad-hoc-Treffen) ist eine Traktandenliste vorzu-bereiten. Wenn man weiss, worüber man sprechen will, tut man dies gezielter und effizienter, die Gefahr des Im-Kreis-Herumredens ist etwas gebannt.
Wie geschieht eine Einladung/ Terminierung einer Sitzung?
Bei turnusmässig wiederkehrenden Sitzungen werden die Daten für die nächste(n) Sit-zung(en) laufend durch die Teilnehmer festgelegt; eine Einladung erübrigt sich. Ganz anders ist die Situation bei Sitzungen, die speziell einberufen werden (für Besprechun-gen mit Geschäftspartnern oder mit einem Berater in juristischen Fragen, Werbefragen usw.) oder im Fall von Vereins- oder Generalversammlungen und anderen Gremien, wo die schrift-liche Einladung oft in den Statuten oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die schriftliche Einla-dung schafft für alle klare Verhältnisse. Sie enthält Ort, Termin und die Traktanden.
Normale interne Sitzungen mit begrenztem Teilnehmerkreis lösen kaum administrative Arbei-ten aus. Man trifft sich in einem Büro oder Sitzungszimmer.
Es gibt aber Sitzungen und Zusammenkünfte (Tagungen, Kurse, Versammlungen, Kon-gresse), die einen bestimmten Rahmen brauchen, oft nur schon aus dem Grund, weil sich mehr Personen treffen, als in einem Sitzungszimmer Platz finden. Dann sind Reservationen vorzunehmen: im eigenen Personalrestaurant, in einem Hotel, in einer Schule, einem Weiter-bildungs- oder Tagungszentrum usw. Man fragt zuerst telefonisch an, ob die Räume zur gewünschten Zeit frei sind, und reserviert dann schriftlich (Auftrag für eine Dienstleistung).
In der Reservation sind zu erwähnen ...
• Datum, Dauer der Sitzung/Tagung;
• Art des Anlasses (Vortrag, Sitzung mit oder ohne Verpflegung, wenn ja, welcher Art);
• Anzahl der Teilnehmer;
• benötigte Hilfsmittel (Hellraumprojektor, Leinwand, Videokamera, Video-Abspielgerät und Bildschirm, Räume für Gruppenbesprechungen usw.);
• vereinbarte Kosten; • Besonderes: Pausenkaffee, Begrüssungscocktail usw.
Wer miss das Protokoll führen?
Vor oder dann zu Beginn einer Sitzung, Besprechung, Tagung ist zu bestimmen, wer das Pro-tokoll führt.
Was haltet das Protokoll fest?
Das Protokoll hält den Verhandlungsablauf oder nur die gefassten Beschlüsse schriftlich fest. Seine Funktion: Erinnerungsstütze, manchmal Beleg. Mündlich Besprochenes wird nachvollziehbar.
Gibt es gesetzlich vorgeschriebene Protokolle?
Für manche Versammlungen, z. B. der Aktionäre einer AG, ist ein Protokoll gesetzlich vorge-schrieben; Vereine und Verbände verlangen es in den Statuten. Im Geschäftsalltag sind Pro-tokolle nützlich, weil man damit Besprochenes und Beschlossenes dokumentiert und für alle zugänglich macht. Nebenbei: Wörtliche Protokolle gibt es nur noch im Gericht und in der Politik.
Der Protokollführer muss wissen, ob er ein Protokoll über .... oder den zu führen hat.
- Beschlüsse (Beschlussprotokoll)
- Verhandlungsverlauf (Kurzprotokoll)
Der Protokollführer muss wissen, ob er ein Protokoll über Beschlüsse (Beschlussprotokoll) oder den Verhandlungsverlauf (Kurzprotokoll) zu führen hat. In jedes Protokoll gehören ....
• die Namen der An- und der Abwesenden;
• der Name des Vorsitzenden;
• Ort, Datum, oft Beginn und Ende der Sitzung; • Liste der Traktanden (auch wenn nicht alle behandelt werden).
Wie kurz sollte man das Protokoll verfassen?
Das Wichtigste ist die verständliche, klare und unverfälschte Zusammenfassung der Ver-handlung. Das Protokollieren ist eine kleine Kunst – man soll nicht zu ausführlich, aber auch nicht zu kurz sein. Das Wesentliche ist zu erfassen.
Was fasst das Kirzprotokoll zusammen?
Es fasst den Verhandlungsablauf zusammen. Unwichtige Voten (Beiträge) und Nebensäch-lichkeiten lässt es weg. Es gibt zwei Formen des Kurzprotokolls:
• Jedes wichtige Votum zu einem Traktandum wird einzeln zusammengefasst und mit dem Namen des Votanten vermerkt. • Die wesentlichen Voten zu einem Traktandum werden zusammengefasst – ohne Namensnennung der Votanten.
Wann kommt das Kurzprotokoll in frage?
Das Kurzprotokoll kommt in Frage, wenn Themen beraten oder Beschlüsse gefasst werden, die sich auf lange Zeit auswirken, z. B. Statuten, Richtlinien, Reglemente, denn es gibt nicht nur die Beschlüsse wieder, sondern auch die Überlegungen, die dazu geführt haben. Man kann so auf ein Protokoll zurückgreifen und feststellen, wie man früher einen ähnlichen Fall behandelt hat oder welche Beweggründe seinerzeit zu einer heute gültigen Regelung geführt haben. Wer die Beweggründe kennt, dem fällt es leicht, die entsprechenden Bestimmungen zu begreifen und anzuwenden.
Das Kurzprotokoll ist besonders anspruchsvoll, weil der Protokollführer zu was imstande sein muss?
• das Wesentliche aus den Äusserungen zu ziehen und • es unverfälscht und für den Leser verständlich wiederzugeben.
Was verstehen wir unter dem Beschlussprotokoll?
Pro Traktandum werden lediglich die Beschlüsse festgehalten. Diese Form wählt man, wenn die einzelnen Diskussionsbeiträge für den weiteren Protokolleinsatz unwichtig sind. Will man in einem Beschlussprotokoll eine besonders wichtige Begründung für einen Beschluss erwähnen, so kann man dies ohne weiteres tun. Es entsteht so eine Mischform von Kurz- und Beschlussprotokoll.
Wie sollte ein protokoll geschrieben allgemein sein?
Noch etwas zum Protokollstil. Schreiben Sie eine flüssige Protokollsprache, verfallen Sie nicht in einen schwerfälligen, umständlichen Stil, der das Lesen und Verstehen erschwert. Schreiben Sie, wo immer es geht, in der aktiven Form; verwenden Sie einfache, geläufige Wörter und kurze, klare Sätze. Aber kürzen Sie nicht allzu radikal: Im Kürzen von Aussagen liegt eine Gefahr der Verfälschung. Ungewollte Verfälschungen können auch durch falsche Wortwahl entstehen. Ein verfälschtes Protokoll kann beanstandet und zurückgewiesen wer-den. Grund genug also, die Formulierungen kritisch auf sachliche und sprachliche Richtigkeit zu überprüfen.
Wie ein korrekt aufgebautes Protokoll aussieht, sehen Sie auf der folgenden Seite. Es besteht aus einem feststehenden einleitenden Teil, dem Sitzungsinhalt und bestimmten, gleich bleibenden abschliessenden Angaben:
Zum gleich bleibenden Einleitungsteil gehören ...
• Titel «Protokoll»,
• Art der Sitzung,
• Zeit und Ort, oft auch Beginn und Ende,
• Name des Vorsitzenden,
• Teilnehmer (auch die nur zeitweise wegen eines einzelnen Traktandums Anwesenden) und Abwesende, • Traktanden.
Bei Versammlungen, in denen Wahlen durchgeführt werden, sind was zu erfassen?
die Namen der Stimmenzähler und die Namen oder die Anzahl der stimmberechtigten Anwesenden anzufüh-ren; die Namen können über eine Präsenzliste, die herumgegeben wird, erfasst werden.
Bei Versammlungen, in denen Wahlen durchgeführt werden, sind zudem die Namen der Stimmenzähler und die Namen oder die Anzahl der stimmberechtigten Anwesenden anzufüh-ren; die Namen können über eine Präsenzliste, die herumgegeben wird, erfasst werden.
Zum Inhalt gehören je nachdem die Voten oder Beschlüsse, die Einblick in den wesentlichen Verlauf der Verhandlung geben. Wichtig: Termine und Zuständigkeiten von Personen für die Erledigung von Aufträgen sind festzuhalten.
Zu den gleich bleibenden Schlussangaben gehören ...
• Datum der Protokollerstellung,
• Name, evtl. Unterschrift des Protokollführers und oft auch des Vorsitzenden.
Halten Sie ein "Beispiel eines Protokolls" vor Augen.
S195 folgt
