SB Projektmanagement 3
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Lernkarten
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Chronologisch ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Datum der Erstellung, des Eingangs, der Verarbeitung usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Chronologisch ".
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Datum der Erstellung, des Eingangs, der Verarbeitung usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Chronologisch ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Datum der Erstellung, des Eingangs, der Verarbeitung usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Personenbezogen ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiternamen usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Aufgabenspezifisch ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Führungs-, Administrations-, Marketingunterlagen usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Themenbezogen ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Produkte, Projekte, Aufträge usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Art der Unterlage".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Protokolle, Verträge, Anweisungen, Handbücher usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Numerisch Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Rechnungs-, Mitarbeiter-, Mehrwertsteuernummer usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Alphabetisch ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
A, B, C usw.
Unter den Ordnungskriterien für die Ablage von Unterlagen kennen wir "Örtlich ".
Erläutern Sie was wir darunter verstehen.
Büro, unterwegs, zu Hause, online usw.
Wie sollten digitale Ablagen geordnet sein?
Schaffen Sie bei Ihrer digitalen Ablage möglichst flache Zugriffsstrukturen. Tief verschach-telte Ordnerbäume sind unübersichtlich und erfordern (zu) viele Klicks beim Abspeichern und Aufrufen von Daten.
Wie sollte man E-mails speichern?
Lassen Sie die eingegangenen und die gesendeten E-Mails nicht ungeordnet liegen, sondern verschieben Sie diese in die dafür eingerichteten Ordner Ihres Ablagesystems. Um Ihren Post-eingang und die Gesendet-Ablage übersichtlich zu halten, verschieben Sie die nicht mehr gebrauchten E-Mails am besten in den «Papierkorb».
Soll ich meine Unterlagen in Ordnern, Hängemappen oder Archivschachteln aufbewahren? Bei der physischen Ablage ist die geeignete Ablageform zu finden. Ausserdem gibt es Unter-lagen, die physisch aufbewahrt werden müssen.
Für die Bestimmung des passenden Ablagesystems gelten u. a. welche Kriterien?
• Platzbedarf: maximale Übersicht bei minimalem Platzanspruch.
• Effizienter Zugriff: Hängemappen mit einer Loseblattablage für laufende Projekte oder Pendenzen ermöglichen mehr Flexibilität bei der Ablage und einen rascheren Zugriff als Ordner. Ausserdem lassen sich die darin geordneten Dokumente einfacher transportieren.
• Rechtliche Vorschriften: Es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ausgewählte geschäftsrelevante Unterlagen. Sie schreibt vor, dass solche Daten nicht ausschliesslich digital archiviert werden dürfen.
Soll ich meine Unterlagen in Ordnern, Hängemappen oder Archivschachteln aufbewahren? Bei der physischen Ablage ist die geeignete Ablageform zu finden. Ausserdem gibt es Unter-lagen, die physisch aufbewahrt werden müssen.
Für die Bestimmung des passenden Ablagesystems gelten u. a. welche Kriterien?
• Platzbedarf: maximale Übersicht bei minimalem Platzanspruch.
• Effizienter Zugriff: Hängemappen mit einer Loseblattablage für laufende Projekte oder Pendenzen ermöglichen mehr Flexibilität bei der Ablage und einen rascheren Zugriff als Ordner. Ausserdem lassen sich die darin geordneten Dokumente einfacher transportieren.
• Rechtliche Vorschriften: Es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ausgewählte geschäftsrelevante Unterlagen. Sie schreibt vor, dass solche Daten nicht ausschliesslich digital archiviert werden dürfen.
Viele der Tausenden Büroarbeitsplätze in der Schweiz sind nicht optimal eingerichtet. Das liegt zum einen daran, dass man sich nach wie vor zu wenig Gedanken darüber macht, wel-ches arbeitstechnisch und gesundheitlich gesehen eine effiziente Arbeitsplatzorganisation und eine körperbewusste Arbeitsplatzausstattung ist. Auch «äussere» Sachzwänge, wie z. B. Platzverhältnisse, Raumaufteilung oder finanzielle Möglichkeiten, erschweren eine opti-male Arbeitsplatzgestaltung.
Sie können diese Aussage erklären. Benennen Sie ein Beispiel dazu.
• Ralph arbeitet in einem Grossraumbüro, in dem die einzelnen Arbeitsplätze durch mobile Zwischenwände voneinander getrennt sind. Er bezeichnet sich als «kreativen Chaoten» und mag es, wenn sich auf seinem Tisch Unterlagen stapeln. • Vera ist eine bekennende «Leertischlerin», hasst es, wenn auf ihrem Arbeitstisch mehrere Doku-mente oder Arbeiten liegen, und führt ein perfekt strukturiertes Ablagesystem.
• Urs ist viel unterwegs und hat keinen fixen Arbeitsplatz. Wenn er am Unternehmenssitz arbeitet, loggt er sich morgens an einer dafür vorgesehenen Arbeitsstation ein; seine persönlichen Unter-lagen sind in einem mobilen Trolley untergebracht.
• Rebekka arbeitet mit ihren vier Mitarbeitenden zusammen in einem Teambüro. Sie legt grossen Wert auf eine persönliche Note in der Arbeitsplatzgestaltung und lässt ihrem Team darin viel Spiel-raum.
Ein ergonomisch gut gestalteter Arbeitsplatz soll ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten ermöglichen und den Menschen vor Gesundheitsschäden auch bei langfristiger Ausübung einer Tätigkeit schützen. Er trägt wesentlich zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit bei. Sie kennen einige wichtige Gesichtspunkte, die bei der ergonomi-schen Gestaltung des Büroarbeitsplatzes zu berücksichtigen sind.
Benennen Sie vier.
- Beleuchtung
- Computer
- Stuhl
- Raumklima
Unter der Ergonomische Büroarbeitsplatzgestaltung kennen wir "Beleuchtung".
Erläutern Sie einige Empfehlungen dazu.
• Empfehlungen Spezielle Leuchten für Bildschirmarbeitsplätze oder indirekte Decken-beleuchtung
• Spiegelung auf dem Bildschirm wegen künstlicher oder natürlicher Licht-quellen vermeiden
Unter der Ergonomische Büroarbeitsplatzgestaltung kennen wir "Computer".
Erläutern Sie einige Empfehlungen dazu.
• Bildschirm: oberer Rand des Bildschirms auf oder leicht unter Augen-höhe, senkrecht oder leicht nach vorn geneigt, Sichtdistanz ca. 60–80 cm
• Tastatur: ergonomische Tastatur, Unterarme waagrecht oder leicht aufwärtsgerichtet
• Maus: genügend Platz für Bedienung
Unter der Ergonomische Büroarbeitsplatzgestaltung kennen wir "Stuhl".
Erläutern Sie einige Empfehlungen dazu.
• Höhenverstellbar, sodass Füsse vollen Bodenkontakt haben
• In Höhe und Neigung verstellbare Rückenlehne
Unter der Ergonomische Büroarbeitsplatzgestaltung kennen wir "Raumklima".
Erläutern Sie einige Empfehlungen dazu.
• Regelmässige Frischluftzufuhr
• Büroraumtemperatur ca. 20 Grad Celsius
• Luftfeuchtigkeit: mindestens 40–45%, idealerweise 50–65%
Detaillierte Informationen und Checklisten zu Büroarbeitsplätzen und zur Arbeitsplatzgestaltung in anderen Bereichen finden Sie auf der Internet-Homepage der SUVA (Schweizerische Unfallversiche-rungsanstalt) unter: http://www.suva.ch.
Keine Frage
Der Bewegungsmangel beim ständigen Sitzen sowie gleichförmige Bewegungsabläufe füh-ren zu Verspannungen, Kopf- und Rückenschmerzen. Nutzen Sie regelmässige Pausen, um aufzustehen, umherzugehen und Streck- und Dehnungsübungen zu machen. Der Einsatz eines Stehpults, z. B. für die Arbeit am Computer, zum Telefonieren, für kurze Besprechungen usw., sorgt ebenfalls für mehr körperliche Bewegung.
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Zusammenfassung
Stress ist ein körperlicher und emotionaler Reaktionsprozess auf Belastungssituationen. Man unterscheidet zwischen zwei Arten. Welche?
dem Eustress als positiv und dem Distress als negativ empfundenen Stressgefühl.
Benennen Sie verschiedene Stressauslösende Faktoren.
• Physikalische, physische, psychische oder soziale Stressoren • Alltägliche Ärgernisse, Dauerbelastungen
Erläutern Sie "Stressverstärker".
Individuelle Bewertung des Stressors, abhängig u. a. von Persönlichkeit, Erziehung und Erfahrungen im Umgang mit Stress.
Erleutern Sie einige Auswirkungen des Stressempfindens.
• Physisch: körperliche Reaktionen
• Kognitiv: Gedanken
• Emotional: Gefühlsregungen
• Verhaltensreaktionen
Das Stressmanagement sieht drei Schutzmechanismen gegen Stress vor.
Benennen und erklären Sie diesen.
• Bewältigung: Einstellung ändern, Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)
• Prävention: Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds) • Externe Hilfe: im Krankheitsfall oder bei Burn-out
Wir kennen Massnahmen zur Stressprävention und -bewältigung.
Benennen Sie diese zu "Selbstorganosation".
• Belästigungen verringern (störungsfreie Zeit)
• Konzentration steigern (Unterbrechungen vermeiden)
• Operative Hektik vermeiden (Zeitreserven, am Vorabend planen)
Wir kennen Massnahmen zur Stressprävention und -bewältigung.
Benennen Sie diese zu "Kommunikation".
• Nutzen Information / Sitzung / Gespräch kritisch prüfen
• Sach- und adressatengerechten Kommunikationsweg wählen
• Umsichtige Vorbereitung der Sitzung / des Gesprächs
• Ziel- und zeitbewusste Durchführung der Sitzung / des Gesprächs
Wir kennen Massnahmen zur Stressprävention und -bewältigung.
Benennen Sie diese zu "Ablagesystem".
• Nutzen von Dokumenten / E-Mails kritisch prüfen
• Identische Ordnungskriterien für physische und digitale Ablage
• Effizienter Zugriff zu Unterlagen / Daten
Wir kennen Massnahmen zur Stressprävention und -bewältigung.
Benennen Sie diese zu "Arbeitsplatz".
• Effiziente Arbeitsplatzorganisation
• Körperbewusste Ausstattung
Wir kennen Massnahmen zur Stressprävention und -bewältigung.
Benennen Sie diese zu "Bewältigung".
• Positiver Start in den Tag (Morgenritual)
• Regelmässige Pausen
• Entspannungstechniken • Körpertraining, gesunde Ernährung
Sie wollen Ihre Chefin von den Vorteilen einer «stillen Stunde» überzeugen. Nennen Sie min-destens zwei Argumente, die dafür sprechen.
Argumente für eine «stille Stunde»:
• Erstens schwankt die menschliche Leistungsbereitschaft über den Tag hinweg. Um mög-lichst effizient zu arbeiten, empfiehlt es sich deshalb, während eines persönlichen Leis-tungshochs ungestört zu sein. Da die meisten Menschen ihr absolutes Leistungshoch im Lauf des Vormittags haben, ist es sinnvoll, beispielsweise zwischen 9:30 Uhr und 11:00 Uhr auf Kontakte zwischen den Kollegen zu verzichten.
• Zweitens verkürzt sich die Zeit, die man für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt, wenn man ungestört dranbleiben kann.
Ein bekanntes Sprichwort lautet: «Was ich nicht weiss, macht mich nicht heiss!»
Beschreiben Sie anhand eines Beispiels, was dieses Sprichwort für den effizienten Umgang mit Informationen bedeuten könnte.
(Kommentar) Ihre Beispiele für «Was ich nicht weiss, macht mich nicht heiss!» sollten auf die Effizienz im Zeitmanagement ausgerichtet sein. Ein paar Anregungen für solche Beispiele:
• E-Mail-Flut: Viele Mitarbeitende «ertrinken» in E-Mails, die sie täglich erhalten. Diese zu lesen, bedeutet einen beträchtlichen Zeitaufwand. Daher sollte man alle unwichti-gen E-Mails sogleich in den Papierkorb verschieben und sich gar nicht erst mit ihnen befassen.
• Interne Mitteilungen, Sitzungsprotokolle «zur Kenntnis» u. Ä.: Wer mit zu vielen Informa-tionen konfrontiert wird, liest diese sowieso nicht mehr aufmerksam. Daher gehört zu einem guten Informationsmanagement, sich genau zu überlegen, wer was zu welchem Zeitpunkt wirklich braucht.
• Prospekte, Zeitschriften, Fachpublikationen: Es spart Zeit und Geld, wenn man sich auf die massgeblichen Informationsquellen abstützt und diese dafür sorgfältig liest.
Drei Freunde unterhalten sich über den Stress bei der Arbeit. Welche Stressoren sprechen sie in ihren Schilderungen an?
A] Jonas: «Manchmal habe ich das Gefühl, ich sei der Depp vom Dienst, wie man so schön sagt! Ich helfe meinen Teamkollegen ja wirklich gerne aus, aber in letzter Zeit landen immer mehr Pendenzen auf meinem Tisch. Daran bin ich selber schuld, denn ich kann einfach weniger gut Nein sagen als andere!»
B] Didier: «In meinem Job bist du ständig auf Achse, das gefällt mir. Aber mit zunehmendem Alter scheine ich die jeweiligen Zeitumstellungen immer schlechter wegzustecken, und deshalb empfinde ich die vielen Flüge nach Amerika und in den Fernen Osten mittlerweile wirklich als stressig.»
C] Simon: «Die für unsere Branche angekündigte Entlassungswelle hat nun auch unser Unter-nehmen erfasst. Ich darf gar nicht daran denken, dass auch ich davon betroffen sein könnte, ausgerechnet jetzt, wo wir endlich unseren Traum vom eigenen Haus verwirklichen konnten! So gebe ich im Moment alles für meinen Job und leiste entsprechend viele Überstunden.»
A] Sozialer Stressor: Jonas kann schlecht Nein sagen. Dahinter steckt womöglich die Angst vor Ablehnung. B] Physikalischer Stressor: Ständige Rhythmuswechsel durch die Zeitverschiebungen bedeu-ten für Didier zunehmend einen körperlichen Stress.
C] Psychischer Stressor: Simon quält die Angst vor einem Arbeitsplatzverlust und den damit verbundenen finanziellen Problemen.
Keine Frage
Die Kontrolle gibt Ihnen Gewissheit darüber, wie weit Sie inzwischen vorangekommen sind oder wie gut Sie die geplanten Ziele erreicht haben. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement regelmäs-sig überprüfen, können Sie nötigenfalls die Korrekturmassnahmen noch rechtzeitig treffen oder aber wertvolle Erkenntnisse für die künftige Planung gewinnen. Schliesslich heisst es nicht umsonst: Aus Fehlern lernt man am meisten.
Beispiel:
Rebekka plante für das Kundengespräch von heute Morgen eine Stunde ein. Tatsächlich hat es dann rund zwei Stunden gedauert, weil der Kunde mit mehreren Punkten in der Offerte zunächst nicht ein-verstanden war. Nach langer und harter Verhandlung konnte Rebekka schliesslich den Vertrag mit ihm doch noch erfolgreich abschliessen.
Bei der Kontrolle ihrer Tagesplanung gesteht sich Rebekka ein, dass sie sich auf dieses Kunden-gespräch zu wenig gründlich vorbereitet hat. Aufgrund der Vorgespräche lagen die umstrittenen Punkte in der Offerte eigentlich auf der Hand. Demzufolge hätte Rebekka mit dem Kunden effizienter verhandeln können, wenn sie sich vor dem Gespräch mehr Gedanken dazu gemacht hätte, wie sie den Kunden trotzdem überzeugen könnte.
In diesem Kapitel stellen wir die Aktivitäten- und die Ergebniskontrolle als zwei einfache, aber hilfreiche Instrumente für den Soll-Ist-Vergleich Ihres Zeitmanagements vor. Ausserdem zei-gen wir auf, warum es die Kontrolle als Grundlage für die Zeitplanung und für konkrete Ver-besserungen braucht.
Wann brauchen wir den Soll-Ist-Vergleich?
Zielabweichungen lassen sich durch den Soll-Ist-Vergleich ermitteln: Im Zeitmanagement stellt das Ist beispielsweise die tatsächlich aufgewendete Zeit für die Aufgabenerfüllung und das Soll die ursprünglich dafür eingeplante Zeit dar. Optimal ist natürlich, wenn Sie gleich viel oder weniger Zeit brauchen als geplant. Solche Erfolgserlebnisse wirken motivierend auf künftige Leistungen. Oft werden Sie jedoch Abwei-chungen im Zeitaufwand feststellen. Analysieren Sie in solchen Fällen, warum es zu den Abweichungen gekommen ist, und hinterfragen Sie Ihr Vorgehen selbstkritisch. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie zu optimistisch geplant oder die Prioritäten falsch gesetzt haben.
Was verstehen wir unter der Aktivitätenkontrolle?
Kontrollieren Sie regelmässig Ihre Tagesplanung, indem Sie die geplanten Aktivitäten und auch die unvorhergesehenen Ereignisse detailliert erfassen, dazu die geplanten Soll-Zeiten und die tatsächlich aufgewendeten Ist-Zeiten.
Halten Sie vor Augen wie eine Formular für Aktivitätenkontrolle aussehen könnte.
S187 folgt
Für die Auswertung der Aktivitätenkontrolle sind die welche Fragen hilfreich:
• Habe ich alle geplanten Aufgaben erledigen können?
• Was hat mich daran gehindert, eine oder mehrere Aufgaben nicht oder noch nicht voll-ständig zu erledigen?
• Wie habe ich die Zeitreserven für Unvorhergesehenes genutzt?
• Welche Unterbrechungen hätte ich vermeiden können?
• Welche Prioritäten hätte ich anders setzen sollen?
• Welche Aufgaben hätte ich besser delegiert, anstatt sie selber zu erledigen?
• Habe ich Aufgaben übereilt erledigt, die ich hätte gezielter angehen sollen?
Ihre Antworten liefern Hinweise darauf, wo Ihr Zeitmanagement «rund läuft» und wo es noch «harzt». Leiten Sie daraus möglichst konkrete Verbesserungsmassnahmen für die Zukunft ab. Machen Sie analog zur Tageskontrolle regelmässig auch eine Wochen-, Monats- und Jahres-kontrolle Ihres Zeitmanagements.
Die definierten Ziele bilden die Grundlage für die Zeitplanung. Sie drücken einen Soll-Zustand aus, den Sie erreichen wollen. Es ist daher naheliegend, dass Sie nach der Erledigung von Aufgaben deren Zielerreichung kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das tatsächlich erreichte Ist-Ergebnis mit dem geplanten Soll-Ergebnis.
Bei grösseren Projekten oder umfangreichen Aufgaben empfiehlt sich eine regelmässige Zwischenkontrolle, sonst genügt eine Endkontrolle.
Wie könnte das Formular für die Ergebniskontrolle aussehen?
S187 unten folgt
