SMIK Selbstmanagement & Interne Kommunikation

1. unnötige Fremdwörter vermeiden
2. keine veralteten und schwerfälligen Formulierungen verwenden
3. Überflüssiges weglassen
4. Wiederholungen vermeiden
5. Verben statt Nomen benutzen
6. keinen Unsinn schreiben
7. Superlative und Übertreibungen vermeiden
8. den Konjunktiv vermeiden
9. Verben im Präsens und Perfekt und in der Aktivform verwenden
10. Schachtelsätze auflösen
11. "Sie"-gerichtet schreiben

• Ablauf des Geschehens
• Struktur vom Tag
• ist kostbares Gut (Luxus), das nicht gespeichert werden kann
• das Aufeinanderfolgen der Ereignisse

Es geht darum,

• zu lernen, die Zeit besser zu planen
   
• zu wissen, wo im Alltag Prioritäten gesetzt werden müssen
   
• zu erkennen wo "Zeitfresser" liegen und wie sie gezielt eliminiert werden können
   
• zu lernen, wie die Energiebilanz verbessert und der Arbeitsalltag optimiert werden kann

• Helfersyndrom
   
• Gefühlt unentbehrlich (unersetzlich) zu sein
   
• Angst jemanden zu verletzen oder egoistisch zu sein
   
• Angst nicht mehr geliebt zu werden
   
• überrumpelt werden
   
• Abhängigkeitsverhältnis

• Wunsch oder Anliegen prüfen
   
• bei innerlicher Ablehnung, sofort NEIN sagen
   
• um Bedenkzeit bitten
   
• bei Sofortentscheid: Denken - Überlegen - Sachverhalt wiederholen - Pause - Dann: Nein sagen
   
• kurze und sachliche Begründung der Ablehnung (keine Rechtfertigung oder Ausreden)
   
• Alternative empfehlen (Namen vorschlagen)
   
• klar, freundlich bestimmt sein

Man muss die Zeit einteilen und Prioritäten setzen.

• Dringlichem
  → termingebunden, müssen termingerecht erledigt werden
   
• Wichtigem
  → sind ertragreich, wertvolle Aufgaben (grossen Beitrag zum Erfolg)

• Eisenhower-Prinzip
   
• Pareto-Prinzip
   
• Alpen-Methode nach Seiwert
   
• ABC-Analyse nach Seiwert
   
• Parkinsons Gesetz

Mit Hilfe der Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit die anstehenden Aufgaben in 4 Prioritäten-Bereiche einteilen:

A-Aufgaben: Hohe Priorität

hohe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit → sofort und selber erledigen

B-Aufgaben: Mittlere Priorität

hohe Wichtigkeit, niedrige Dringlichkeit → planen und selber erledigen

C-Aufgaben: niedrige Priorität

niedrige Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit → delegieren oder bei Gelegenheit bald erledigen

D-Aufgaben: keine Priorität

niedrige Wichtigkeit und niedrige Dringlichkeit → liegenlassen

Mit 20% des Aufwandes 80% der Ergebnisse erreichen.

→ mit 20% des Aufwandes für die A- und B-Aufgaben kann man 80% des Erfolges erreichen.

→ Prioritäten in A- und B-Aufgaben setzen und sich auf wenige aber entscheidende Aufgaben konzentrieren.

A Alle Aufgaben aufschreiben

L Länge zur Erledigung schätzen

P Pufferzeiten einplanen (nur 60% verplanen)

E Entscheide welche Prioritäten

N Nachkontrolle was erledigt wurde

Man teilt die Aufgaben in drei Klassen und empfiehlt eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit:

A-Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben = 65% der Zeit
→ am Morgen erledigen

B-Aufgaben = wichtige Aufgaben = 20% der Zeit
→ am Nachmittag erledigen

C-Aufgaben = weniger wichtige Aufgaben = 15% der Zeit
→ am späten Nachmittag erledigen

Die Zeit die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variert entsprechend der Zeit die uns zur Verfügung steht.

→ wir neigen dazu, die ganze Zeit die uns zur Verfügung steht zu verbrauchen. Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, umso mehr Zeit brauchen wir für dessen Erledigung.

Innere Störungen

• Störunen, die psychologisch bedingt sind
  • Unlust
  • Übermüdung
  • Ängste, Sorgen
  • Schwatzhaftigkeit

• Störungen, die wir selbst verursachen
  • Unordnung am eingenen Arbeitsplatz
  • Schlechte Zeiteinteilung
  • Langsamkeit, Weitschweifigkeit
  • Scheinbarkeit
  • Üngenügende Fertigkeiten (z.B. am PC)
  • keine standardisierte Dokumente

Äussere Störungen

• Störungen durch Personen
  • durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, unangemeldete Besuche
  • Telefonanrufe
  • E-Mails
  • Smalltalk mit Kollegen (zu häufig und lange)
  • unnötige Termine
     
• Störungen durch Reize
  • schlecht klimatisiertes Büro
  • Luftzug
  • Geräusche und Lärm
  • Visuelle Reize (Sonne, Licht)
  • Gerüche (Parfüm, Nahrung)
  • Kleidung (unbequem)

• Planungshorizont berücksichtigen
   
• schriftlich planen 
   
• ca. 10 Minuten Zeit pro Tag nehmen
   
• am Vorabend planen
   
• ökonomisches Prinzip beachten

detaillierte Bestandesaufnahme von Störungen und Zeitfressern

• Aktivitätenliste führen
• Zeiterfassungsbögen
• Vergleich von einem Arbeitstag - Sonntag
• Vergleich über mehrere Tage

• schriflicher Tagesplan am Vorabend erstellen
  • nach Prioritäten geordnet
  • Pufferzeiten für Unvorgesehenes einplanen (1h/Tag)
  • erledigte Punkte gleich streichen
     
• regelmässig eine Auszeit nehmen (blockieren)
   
• mit einem professionellen Planungssystem arbeiten (Termin und Pendenzen notieren)
   
• Speditive Leitung von Sitzungen
   
• schneller Lesen
   
• rasche Konfliktlösungen führen
   
• delegieren von C-Aufgaben
   
• Zeit für unvorhergesehens einplanen (Pufferzeiten)
   
• Angefangenes zuerst fertigmachen
   
• Auftanken in Form von Pausen und gesunder Ernährung

Dies ist ein geistiger, körperlicher und seelischer Erschöpfungszustand, der schleichend auftritt und sich über Wochen, Monate oder Jahre hinziehen kann.

Vereinfacht: Batterie oder Energietank ist leer.

• Lustlosigkeit
• Gereiztheit
• Gefühle des Versagens
• Niedergeschlagenheit
• Gleichgültigkeit (mangelndes Interesse Beruf/Hobby)
• Stimmungsschwankungen

• Permanente Müdigkeit
• Schlafstörungen
• Konzentrationsstörungen
• Kopfschmerzen

• sozialer Rückzug
• hohe Fehlerquoten
• Depression

• visuelle Lerntyp

lernt mit Skizzen, Grafiken, Mindmaps und farblicher Kennzeichnung

• auditive Lerntyp

lernt duch zuhören. Ideal: Gespräche, Hörbücher, Vorträge, ruhige Umgebung (keine Nebengeräusche).

• kommunikative Lerntyp

braucht Austausch, lernt durch Diskussionen und Gespräche

• motorische Lerntyp

lernt am besten, indem er Handlungsabläufe selber durchführt und nachvollzieht, eigenständige Erfahrungen sammelt.

SQ3R-Lesemethode

Survey (Überblick)
Question (Fragen)
Read (Lesen)
Recite (Rekapitulieren)
Review (Rückblick)

• Survey (Überblick)
  • sich zuerst eine Überblick verschaffen
  • sich geistig vorbereiten, wie wichtig der Text ist
     
• Question (Fragen)
  • konkrete Fragen an den Text formulieren
  • überlegen, was mich im Text erwartet
     
• Read (Lesen)
  • Text lesen im Hinblick auf mögliche Antworten
  • Wichtige Aussagen markieren
     
• Recite (Rekapitulieren)
  • das Lesen regelmässig unterbrechen
  • Antworten auf das gelesene überlegen → Notizen machen
     
• Review (Rückblick)
  • Das Gelesene mit eigenen Worten zusammenfassen
  • die bereits gemachten Notizen ergänzen und überprüfen
  • so erhält man einen Gesamtüberblick

Inhalt: Was ist wirklich wichtig? Was muss vom Text wirklich behalten werden?

Format: Wie soll die Zusammenfassung aussehen (Aufbau, Umfang, Seitenformat usw.)?

Eigene, möglichst einfache Sätze: Keine Abschnitte oder Texte übernehme, sondern eigene einfache Sätze oder Stichwörter.

Beschränken: keine unwichtigen Details, nur entscheidende Aussagen

Spätere Nachfrage: Platz frei lassen für spätere Nachfragen

Schematische Darstellung: bei komplexen Inhalten, Zusammenhänge schematisch darstellen (Grafiken, Mindmap usw.)

In Mindmaps werden die Gedanken und Aspekte zu einem Thema grafisch visualisiert.

• Sofort wiederholen
   
• Mehrmals wiederholen
   
• Sinnvoll einteilen
   
• Mehrfach abspeichern
   
• Sofort kontrollieren
   
• Pause einschalten

Interne Kommunikation umfasst sämtliche Kommunikations- und Informationsbeziehungen im Unternehmen: zwischen Management und Mitarbeiter sowie zwischen den Beschäftigten untereinander.

Informationen über:

• die Unternehmensziele
• ein Ereignis wie z. B. eine Umstrukturierung
• eine Idee, den Arbeitsplatz zu verbessern
• eine Abteilung, wie das neue Rechenzentrum
• ein Projekt, wie eine anstehende Rationalisierung
• eine neue Aufgabe
• Fehlentwicklungen am Markt und im Unternehmen
• Pläne der Geschäftsleitung
• neue Anforderungen am Markt
• die Entwicklung der Arbeitsplätze

1. Tätigkeit korrekt auszuführen

2. die Koordination zu fördern

3. Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu stärken

4. Konflikte zu regeln

5. Zufriedenheit und Motivation zu erhöhen

6. das Betriebsklima zu verbessern

In erster Linie die Mitarbeiter.

• Top-Führungskräfte
• mittleres und unteres Kader (Führungskräfte)
• Mitarbeiter:
  • aus der Zentrale
  • von Filialen im In-/Ausland
  • mit befristeten Verträgen oder Werkstudenten
  • in der Produktion / Vertrieb / Administration

Persönliche Kommunikation:

• Mitarbeitergespräche
• Teamsitzungen / Meetings
• Konferenzen / Tagungen
• Mitarbeitergruppen / Netzwerke

Schriftliche Kommunikation:

• Mitarbeiterzeitung
• Plakate
• Schwarzes Brett
• Flugblätter
• Rundschreiben
• persönlicher Brief

Elektronische Kommunikation:

• Online-Newsletter
• Intranet
• Web-Chats
• E-Mail

Events:

• Betriebsfeiern
• Firmenausflüge
• Kick-Offs
• Ausstellungen
• Führungen

Ziele: / Instrumente:

Führung der Mitarbeiter ⇒ Mitarbeitergespräch
Vertrauen ⇒ Mitarbeitergespräch
Identifikation, Wir-Gefühl ⇒ Mitarbeiterzeitung, Events
Zusammenarbeit ⇒ Events, MA-Gruppen
Motivation, Wertschätzung ⇒ Events, persönliches Gespräch, persönlicher Brief
Wissensvermittlung, Information ⇒ Mitarbeiterzeitung, Online-Newsletter, Meetings, Konferenzen, Rundschreiben
Verhaltensänderung beim MA ⇒ Persönliches Gespräch, perönlicher Brief
Leistungssteigerung ⇒ Mitarbeitergespräch

Eine Konferenz ist die Zusammenkunft von Personen zur Beratung, Lösungsfindung und Beschlussfassung eines gemeinsamen Problems. Teilnehmer können auch externe Pesonen sein.

• rechtzeitige Einladung der Teilnehmer inkl. der erforderlichen Informationen
   
• Ziel und Traktanden vorbereiten und Teilnehmer über Agenda informieren
   
• Versand von Unterlagen und Hinweis auf mitzubringende Unterlagen
   
• Raum organisieren und notwendige Technik bereitstellen

• Begrüssung / Einführung
• Hauptteil
• Abschluss

1. Konferenzbeginn

• pünktlicher Beginn
• Begrüssung und Eröffnungsformel
• Info über Protokoll

2. Konferenzverlauf

• richtet sich nach der Tagesordnungspunkte
• verläuft in 2 Phasen:
  • Erörterungsphase
  • Beschlussfassung

3. Behandlung der Beschlüsse

• Beschlüsse werden im Wortlaut und nach Abstimmungsresultat notiert
• Festlegen wie die Beschlüsse behandelt/umgesetzt werden sollen
• Klärung wie die Umsetzung  der Beschlüsse dokumentiert und kontrolliert wird

4. Beendigung und Nachbereitung

• Zusammenfassung der Ergebnisse
• Klärung ob Teilnehmer Ergebnisprotokoll und Teilnehmerliste erhalten sollen
• Dank für Mitarbeit und Verabschiedung

• Erörterungsphase
  Anprache und Diskussion des entsprechenden Tagesordnungspunktes mit anschliessender Zusammenfassung durch Konferenzleiter
   
• Beschlussfassung

Es handelt sich um eine Zusammenkunft von Personen (interne/externe), die in einem speziellen Themenbereich arbeiten.
Dauert in der Regel 1 Tag.

Synonym: Konferenz

• Vorträge zu aktuellen Forschungsthemen und Weiter- und Neuentwicklungen
   
• Firmenaustellung
   
• gemütliches Beisammensein
   
• Posterpräsentationen

Zusammenkunft vn mehreren Personen im kleinen Rahmen (Kollegenkreis), die meist in regelmässigen Abständen stattfinden und 30 bis 90 Minuten dauern.