Selbstmanagement und Methodenkompetenz

Sie zeigen einen bestimmten Wunsch- oder Soll-Zustand, den man anstrebt.

1. Work-Life-Balance (Berufs- und Privatleben) berücksichtigen
2. Klare Ziele setzen: Zielinhalt, Zielausmass und Zieldauer
3. Auch utopische Ziele aufnehmen
4. Motivierende Ziele setzen
5. Flexibel bleiben
6. Positiv formulieren
7. Ziele visualisieren

• Was genau soll erreicht werden?
• Was muss mindestens, was kann maximal erreicht werden?
• Wann soll das Ziel erreicht sein?

anspruchsvoll & erreichbar

1. Mit den vorhandenen Mitteln direkt erreichbare Ziele
2. Nicht unmittelbar erreichbare Ziele
3. Ziele, die eher unwahrscheinlich zu erreichen sind

1. Planen: Klare Ziele definieren und alle Aktivitäten darauf ausrichten. Eine sorgfältige Planung legt den Grundstein für das Zeitmanagement.
2. Entscheiden: Sich auf jene Aktivitäten konzentrieren, die zielführend sind. Die Prioritäten richtig zu setzen und dementsprechend auch Aufgaben zu delegieren, ist eine Schlüsselanforderung an das Zeitmanagement von Führungspersonen.
3. Realisieren: Sich organisieren, zielorientiert die eigenen Aktivitäten ausführen und mit anderen Personen kommunizieren. Im Berufsalltag ist Zeitmanagement oftmals gleichzusetzen mit Stressmanagement, dem richtigen Umgang mit Zeitdruck.
4. Kontrollieren: Die erzielten Ergebnisse überprüfen. Das bedeutet auch im Zeitmanagement, sich durch Erfolge motivieren, bei Versäumnissen korrigierend eingreifen und aus Fehlern lernen.

• Gesamtziel
• Etappenziele: Monatsziele, Wochenziele, Tagesziele

SMART-Formel

• (S) Spezifisch und konkret (= specific): Sie haben einen eindeutigen Inhalt oder Ziel-gegenstand. Es darf keine Missverständnisse geben, worauf sich das Ziel bezieht.
• (M) Messbar (= measurable): Sie weisen einen möglichst eindeutigen Massstab oder Leistungsstandard aus, wie z. B. quantitativ als Zahlen, Mengen, Zeiteinheiten oder quali-tativ als Erreichungsgrad, Zufriedenheitswert usw.
• (A) Attraktiv und erreichbar (= achievable): Sie sollen motivieren und eine realistische Herausforderung sein. Dazu müssen die Ziele auf die Fähigkeiten und Leistungsmöglich-keiten der betreffenden Person zugeschnitten sein. Sie sollen weder unter- noch überfor-dern.
• (R) Resultatorientiert (= result-oriented): Sie beschreiben einen zu erreichenden Soll-Zustand oder ein anzustrebendes Soll-Verhalten und nicht Aktivitäten auf dem Weg dort-hin.
• (T) Termingebunden (= time-related): Sie müssen einen genauen Zeitpunkt oder Zeit-raum ausweisen, damit sich der Grad der Zielerreichung überprüfen lässt.

• Erinnerungsfunktion für bevorstehende Termine
• Warnung bei Terminüberschneidungen
• Aufgabenübertragung für noch nicht erledigte Aufgaben
• Suchfunktion für Namen, Orte, Begriffe usw.
• Druckfunktion für die Weiterverwendung in Papierform
• Individuelle Vorlagen für Kalender, Kategorisierungen usw.
• Workgroup-Funktionen für Termineinladungen, Kalenderfreigabe an andere usw.
• Synchronisationsfunktion mit Smartphones, Tablet-PC usw.

1. Aufgaben notieren
2. Länge (= Zeitdauer) abschätzen
3. Pufferzeiten reservieren (Geplantes 60% + Unvorhergesehenes 40%)
4. Entscheidungen treffen über Prioritäten
5. Nachkontrolle machen

• Unordnung: Sortieren, Ordnen, wegwerfen
• Unpünktlichkeit: Genug Zeit einberechnen (Zeitreserve) oder Bescheid geben.
• Informationsprobleme: Infos kanalisieren, ordnen, Abonnement löschen
• Routineaufgaben: hinterfragen, streichen oder deligieren
• Nicht «Nein» sagen: Später zu oder absagen, anderen zutrauen und deligieren
• Zeitpläne vollpacken: Zeitreserven einplanen
• Unterbrechungen: Unnötige Störungen ablehnen - automatische Benachrichtigungsoption
• Operative Hektik: Realistischen Zeitplan machen und Zeitreserven einplanen.
• Pendenzen aufschieben: Priorisieren und sofort erledigen oder deligieren
• Multitasking: Immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren

Eustress

Distress

Stress auslösende Faktoren

• Physikalische Stressoren: Lärm, Hitze, Kälte, intensives Licht, Luftdruckveränderungen usw.
• Physische Stressoren: Schmerzen, Hunger, Durst, Schlafentzug usw.
• Psychische Stressoren: Zeitdruck, Angst vor Arbeitsplatz-verlust, Prüfungsangst, finanzielle Sorgen usw.
• Soziale Stressoren: Ablehnung durch andere, Konkurrenzdenken, Einsamkeit, Beziehungsprobleme usw.

1. Ein positiver Start in den Tag durch ein Morgenritual
2. Regelmässige Pausen
3. Entspannungstechniken, Körpertraining und gesunde Ernährung

1. Warum? Notwendigkeit prüfen
2. Wozu? Ziel klären
3. Wer? Teilnehmerkreis bestimmen
4. Was? Themen bekannt machen

• Chronologisch
• Personenbezogen
• Aufgabenspezifisch
• Themenbezogen
• Art der Unterlage
• Numerisch
• Alphabetisch
• Örtlich

Die ABC-Analyse geht davon aus, dass die anfallenden Aufgaben unterschiedlich stark zur Ziel-erreichung beitragen: Einige müssen zwingend erfüllt werden, manche sollten erfüllt werden und andere können erfüllt werden, sind letztlich aber nicht entscheidend. 

1. Aufgabenkategorien 
2. Zeitplanung gemäss der ABC-Analyse 

• Welche Aufgaben sind sehr wichtig, welche weniger wichtig oder sogar unwichtig? Die Buchstaben A, B und C stehen für diese drei Aufgabenkategorien.
  
• A-Aufgabe
  Sehr wichtig für Zielerreichung, müssen selbst erledigt werden, dringend
• B-Aufgabe
  durchschnittlich wichtig für Zielerreichung, müssen nicht selbst erledigt werden, können auch auf späteren Zeitpunkt verschoben werden
• C-Aufgabe
  Vergleichsweise unwichtig für Zielerreichung, Aufgaben müssen nicht selbst gemacht werden, können problemlos auf späteren Zeitpunkt verschoben werden

Zum einfacher zuteilen, folgende Punkte hinterfragen:

1. Beitrag zur Zielerreichung
2. Auswirkungen auf andere Aufgaben
3. Tragweite der Nichterledigung
4. Nutzen der Erledigung

Bringen Sie Ihre Aufgaben in eine Rangfolge. Oben auf der Liste stehen die A-Aufgaben, es folgen die B-Aufgaben und am Schluss die C-Aufgaben.

Erfahrungsgemäss:

1. 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben
2. 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben
3. 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben 

Allerdings tragen die vergleichsweise wenigen A-Aufgaben zur Zielerreichung mehr bei als die viel zahlreicheren C-Aufgaben.
Als Faustregel für die Zeitplanung gilt deshalb eine Auftei-lung der Arbeitszeit auf die A-, B- und C-Aufgaben wie folgt:

1. A-Aufgaben: 65% der Arbeitszeit
2. B-Aufgaben: 20% der Arbeitszeit
3. C-Aufgaben: 15% der Arbeitszeit 

Im Alltag verursachen oft jene Aufgaben einen grossen Zeitdruck, die vermeintlich dringend, aber im Grunde genommen nicht besonders wichtig sind für die Zielerreichung.

Das Eisenhower-Prinzip hilft, die Prioritäten bei der Aufgabenerledigung richtig zu setzen, indem es sich auf die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit abstützt.

1. Wenig dringliche / wenig wichtige Aufgaben
    Der Papierkorb symbolisiert, was zu tun ist: Ignorieren Sie diese (unnötig)
2. Dringende / wenig wichtige Aufgaben
   Nicht zwingend Sie selbst gefordert, solche Aufgaben problemlos delegieren
3. Wichtige / nicht dringende Aufgaben
    Müssen erledigt werden, aber nicht sofort. Terminieren Sie diese (Zeit reservieren)
4. Wichtige / dringende Aufgaben
   «Muss-Aufgaben» dulden keinen Aufschub. Priorisieren & sofort selber erledigen

1. Rufen Sie E-Mails z. B. nur alle 2 bis 3 Stunden ab
2. Unterscheiden: Infos (Zum Lesen) und Aufgaben (zum Bearbeiten/Beantworten)
3. Lesen und beantworten Sie kurze E-Mails immer sofort (kurz = weniger als 2Min.)

 Die Delegation kann sowohl dauerhaft als auch einmalig erfolgen

1. Gründe: Entlastung, Zeitgewinn, Motivation Mitarbeiter, Nutzen Mitarbeiterwissen
2. Delegierbar: dringend, jedoch nicht wichtig ODER wichtig, jedoch nicht dringend, 
   Nicht delegierbar: alle Führungsaufgaben, heikle/vertrauliche Aufgaben, schwerwiegende Entscheidungen, Aufgaben die an Sie persönlich delegiert wurden
3. Delegationskriterien: Adressaten, Zeitpunkt, Verbindlichkeit, Kontrolle
4. Klare Aufträge mit 6 W-Fragen: Was? Wer? Warum? Wann? Wie? Womit?

Der Biorhythmus misst drei verschiedene Kräfteebenen:

1. den Körperrhythmus (alle körperlichen und willentlich angetriebenen Kräfte)
2. den seelischen Rhythmus (Gefühle, Stimmungen und schöpferische Kräfte)
3. den Geistesrhythmus (geistige Fähigkeiten)

 biorhythmischen Schwankungen: in denen ein Mensch produktive, leistungsstärkere und weniger produktive, leistungs-schwächere Phasen durchläuft. 

• Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen.
• Leistungsschwache Phasen überbrücken Sie am besten mit Routinearbeiten.
• Behalten Sie einen bestimmten Tagesrhythmus bei, der Ihnen entspricht. Achten Sie darauf, dass Sie jeweils etwa zur selben Zeit zu Bett gehen, aufstehen, essen usw. 

1. Im Zeitmanagement stellt das Ist beispielsweise die tatsächlich aufgewendete Zeit für die Aufgabenerfüllung und das Soll die ursprünglich dafür eingeplante Zeit dar. 
2. Zielabweichungen lassen sich durch den Soll-Ist-Vergleich ermitteln

Erfolgserlebnisse wirken motivierend: Wenn man weniger Zeit braucht als geplant z.B.

Abweichungen passieren oft, analysieren warum, kritisch hinterfragen (vlt. zu opimistisch geplant, prios falsch gesetzt etc.)

1. Die Auswertung liefert Hinweise darauf, wo Ihr Zeitmanagement «rund läuft» und wo es noch «harzt». Leiten Sie daraus möglichst konkrete Verbesserungsmassnahmen für die Zukunft ab. 
2. Kontrollieren Sie regelmässig Ihre Tagesplanung, indem Sie die geplanten Aktivitäten und auch die unvorhergesehenen Ereignisse detailliert erfassen, dazu die geplanten Soll-Zeiten und die tatsächlich aufgewendeten Ist-Zeiten. 

1. Nach der Erledigung von Aufgaben deren Zielerreichung kontrollieren, um Schlüsse daraus zu ziehen bzw. Verbesserungen für's nächste Mal.
2.  Dabei vergleichen Sie das tatsächlich erreichte Ist-Ergebnis mit dem geplanten Soll-Ergebnis. 
3. Bei grösseren Projekten oder umfangreichen Aufgaben empfiehlt sich eine regelmässige Zwischenkontrolle, sonst genügt eine Endkontrolle. 

Wenn Sie bei der Kontrolle Ihres Zeitmanagements immer wieder auf dieselben Probleme stossen, muss man etwas ändern:

• realistische Erwartungen an die eigene Veränderungsfähigkeit
• Mehr Erfolg erzielen Sie, wenn Sie sich schrittweise verbessern.

1. Sitzungen nach einem festen Turnus (regelmässig in festgelegtem Rythmus
   Bei diesen Sitzungen steht auch fest, wer daran teilnimmt. Eine formelle Einladung erübrigt sich meist, weil diese Sitzungen durch den Teilnehmerkreis selbst «organisiert» werden (meist durch Festlegen der nächsten Sitzung am Ende einer Sitzung). 
    
2. Ad-hoc-Sitzungen (kurzfristige Treffen, improvisiert, Länge & Themen variieren)
    
3. Formelle und einmalige Sitzungen
   Organisations-geschick des Sekretariats voll gefordert.
   Vereins- oder Aktionärsversammlungen, zu denen meist viele Personen einzuladen und für deren Organisation auch juristische Erforder-nisse zu beachten sind. 
    
4. Geschäftliche Sitzungen ausserhalb der geplanten Routine

1.  Dass die Teilnehmer Termine freimachen und evtl. Unterlagen vorbereiten können.
2. Voranzeigen sind für periodische Sitzungen fakultativ (aber oft nützlich); nötig sind sie.
3. Wenn Aktionäre, Vereinsmitglieder oder andere Teilnehmer wissen müssen, bis wann sie Anträge einreichen können; Wenn Unterlagen, Berichte, Zahlen zu erstellen sind usw. 

Bei vielen Teilnehmern lohnt sich eine schriftliche Terminumfrage

1. Die Traktanden (Traktandenliste=Tagesordnung) sind die Themen, die in einer Sitzung besprochen werden und über die meist Beschlüsse gefasst werden müssen.
2. Der Vorgesetzte legt einen Teil der Traktanden fest, aber auch Mitarbeiter können Traktanden einbringen. Bei formellen Sitzungen ist ein Redaktionsschluss für freie Traktanden anzukündigen, die eingeladenen Teilnehmer werden gebeten, ihre Diskussionswünsche bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Man kann die Vor-schläge dann sichten und zu einer bereinigten Traktandenliste, auch Tagesordnung genannt, zusammenfügen. 
3. Feste/Fixe (Jahresversammlungen etc.) & Freie (im Geschäftsleben mehrheitlich)
4.  Wenn man weiss, worüber man sprechen will, tut man dies gezielter und effizienter, die Gefahr des Im-Kreis-Herumredens ist etwas gebannt. 

Ort, Termin und die Traktanden.

•  Datum, Dauer der Sitzung/Tagung
• Art des Anlasses (Vortrag, Sitzung mit oder ohne Verpflegung, wenn ja, welcher Art)
• Anzahl der Teilnehmer
• Benötigte Hilfsmittel (Hellraumprojektor, Leinwand, Videokamera, Video-Abspielgerät und Bildschirm, Räume für Gruppenbesprechungen usw.)
• Vereinbarte Kosten
• Besonderes: Pausenkaffee, Begrüssungscocktail us