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Selbstmanagement und Methodenkompetenz

Lebensziele & Lebensplan Zeitplanung Entscheiden & Prioritäten setzen Zeitplanung realisieren Kontrollieren Sitzungen organisieren & protokollieren

Lebensziele & Lebensplan Zeitplanung Entscheiden & Prioritäten setzen Zeitplanung realisieren Kontrollieren Sitzungen organisieren & protokollieren

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N. T.
Étudier
N. T.
Diese Karteikarten bieten einen umfassenden Überblick über Selbstmanagement und Methodenkompetenz auf Universitätsniveau. Sie konzentrieren sich auf die Planung und Durchführung von Sitzungen, Zeitmanagement, sowie die Definition und Erreichung von Zielen. Die Lernkarten behandeln auch die Identifikation und Bewältigung von Stressoren sowie die Erstellung von Protokollen. Besonders nützlich sind sie für Studierende und Berufstätige, die ihre Produktivität und Effizienz steigern möchten, indem sie lernen, Aufgaben effektiv zu priorisieren, Ziele klar zu definieren und Stress zu managen.
Cartes-fiches
44
Utilisateurs
5
Langue
Allemand
Catégorie
Marketing
Niveau
Université
Créé / Mis à jour
20.02.2019 / 21.01.2022
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Cartes-fiches

Pareto-Prinzip

  • Was ist es?
  • Was heisst es? / Was sagt es aus?
  • Wozu dient es?

  • Das Verhältnis 20 : 80 (taucht auch in der Betriebswirtschaft auf)
  • Das Pareto-Prinzip erleichtert die Prioritätensetzung.
  • z.B. stellen Unternehmen fest, dass 20% ihrer Kunden 80% des Umsatzes erbringen oder dass 20% der Lagerartikel 80% des Lagerwerts ausmachen.
     
  • Bezogen auf das Zeitmanagement sagt das Pareto-Prinzip Folgendes aus: In 20% der aufge-wendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht. Umgekehrt gilt: In den übrigen 80% der Zeit werden nur 20% der Ergebnisse erreicht. 

ABC-Analyse

  • Was ist die Theorie dahinter?

Die ABC-Analyse geht davon aus, dass die anfallenden Aufgaben unterschiedlich stark zur Ziel-erreichung beitragen: Einige müssen zwingend erfüllt werden, manche sollten erfüllt werden und andere können erfüllt werden, sind letztlich aber nicht entscheidend. 

  1. Aufgabenkategorien 
  2. Zeitplanung gemäss der ABC-Analyse 
  1. Welches sind die Aufgabenkategorien?
  2. Wofür stehen sie? Beschreibe Kategorisierung

  • Welche Aufgaben sind sehr wichtig, welche weniger wichtig oder sogar unwichtig? Die Buchstaben A, B und C stehen für diese drei Aufgabenkategorien.
  • A-Aufgabe
    Sehr wichtig für Zielerreichung, müssen selbst erledigt werden, dringend
  • B-Aufgabe
    durchschnittlich wichtig für Zielerreichung, müssen nicht selbst erledigt werden, können auch auf späteren Zeitpunkt verschoben werden
  • C-Aufgabe
    Vergleichsweise unwichtig für Zielerreichung, Aufgaben müssen nicht selbst gemacht werden, können problemlos auf späteren Zeitpunkt verschoben werden

Zum einfacher zuteilen, folgende Punkte hinterfragen:

  1. Beitrag zur Zielerreichung
  2. Auswirkungen auf andere Aufgaben
  3. Tragweite der Nichterledigung
  4. Nutzen der Erledigung

Wie ist die Zeitplanung gemäss der ABC-Analyse?

Bringen Sie Ihre Aufgaben in eine Rangfolge. Oben auf der Liste stehen die A-Aufgaben, es folgen die B-Aufgaben und am Schluss die C-Aufgaben.

Erfahrungsgemäss:

  1. 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben
  2. 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben
  3. 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben 

Allerdings tragen die vergleichsweise wenigen A-Aufgaben zur Zielerreichung mehr bei als die viel zahlreicheren C-Aufgaben.
Als Faustregel für die Zeitplanung gilt deshalb eine Auftei-lung der Arbeitszeit auf die A-, B- und C-Aufgaben wie folgt:

  1. A-Aufgaben: 65% der Arbeitszeit
  2. B-Aufgaben: 20% der Arbeitszeit
  3. C-Aufgaben: 15% der Arbeitszeit 

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Im Alltag verursachen oft jene Aufgaben einen grossen Zeitdruck, die vermeintlich dringend, aber im Grunde genommen nicht besonders wichtig sind für die Zielerreichung.

Das Eisenhower-Prinzip hilft, die Prioritäten bei der Aufgabenerledigung richtig zu setzen, indem es sich auf die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit abstützt.

Je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe gibt es vier Möglichkeiten der Bewertung und auch der Reihenfolge bei der Erledigung, nenne diese

  1. Wenig dringliche / wenig wichtige Aufgaben
     Der Papierkorb symbolisiert, was zu tun ist: Ignorieren Sie diese (unnötig)
  2. Dringende / wenig wichtige Aufgaben
    Nicht zwingend Sie selbst gefordert, solche Aufgaben problemlos delegieren
  3. Wichtige / nicht dringende Aufgaben
     Müssen erledigt werden, aber nicht sofort. Terminieren Sie diese (Zeit reservieren)
  4. Wichtige / dringende Aufgaben
    «Muss-Aufgaben» dulden keinen Aufschub. Priorisieren & sofort selber erledigen

Prioritäten setzen bei E-Mails:

Die Möglichkeit, E-Mails jederzeit und überall zu empfangen, verführt uns dazu, sie immer als dringlich zu betrachten und entsprechend schnell zu bearbeiten

Tipps gem. Eisenhower-Prinzip bei Emails?

  1. Rufen Sie E-Mails z. B. nur alle 2 bis 3 Stunden ab
  2. Unterscheiden: Infos (Zum Lesen) und Aufgaben (zum Bearbeiten/Beantworten)
  3. Lesen und beantworten Sie kurze E-Mails immer sofort (kurz = weniger als 2Min.)

Aufgaben delegieren

  1. Gründe?
  2. Was kann delegiert werden/was nicht?
  3. Delegationskriterien
  4. Wie erteilt man klare Aufträge?

 Die Delegation kann sowohl dauerhaft als auch einmalig erfolgen

  1. Gründe: Entlastung, Zeitgewinn, Motivation Mitarbeiter, Nutzen Mitarbeiterwissen
  2. Delegierbar: dringend, jedoch nicht wichtig ODER wichtig, jedoch nicht dringend, 
    Nicht delegierbar: alle Führungsaufgaben, heikle/vertrauliche Aufgaben, schwerwiegende Entscheidungen, Aufgaben die an Sie persönlich delegiert wurden
  3. Delegationskriterien: Adressaten, Zeitpunkt, Verbindlichkeit, Kontrolle
  4. Klare Aufträge mit 6 W-Fragen: Was? Wer? Warum? Wann? Wie? Womit?

  • Was ist der Biorythmus?
  • Was misst er?

Der Biorhythmus misst drei verschiedene Kräfteebenen:

  1. den Körperrhythmus (alle körperlichen und willentlich angetriebenen Kräfte)
  2. den seelischen Rhythmus (Gefühle, Stimmungen und schöpferische Kräfte)
  3. den Geistesrhythmus (geistige Fähigkeiten)

 biorhythmischen Schwankungen: in denen ein Mensch produktive, leistungsstärkere und weniger produktive, leistungs-schwächere Phasen durchläuft. 

Persönliche Leistungskurve berücksichtigen bei Prioritätensetzung

  • Wie?

  • Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen.
  • Leistungsschwache Phasen überbrücken Sie am besten mit Routinearbeiten.
  • Behalten Sie einen bestimmten Tagesrhythmus bei, der Ihnen entspricht. Achten Sie darauf, dass Sie jeweils etwa zur selben Zeit zu Bett gehen, aufstehen, essen usw. 
  1. Was ist der Soll-Ist-Vergleich?
  2. Wofür?

  1. Im Zeitmanagement stellt das Ist beispielsweise die tatsächlich aufgewendete Zeit für die Aufgabenerfüllung und das Soll die ursprünglich dafür eingeplante Zeit dar. 
  2. Zielabweichungen lassen sich durch den Soll-Ist-Vergleich ermitteln

Erfolgserlebnisse wirken motivierend: Wenn man weniger Zeit braucht als geplant z.B.

Abweichungen passieren oft, analysieren warum, kritisch hinterfragen (vlt. zu opimistisch geplant, prios falsch gesetzt etc.)

  1. Wozu die Aktivitätenkontrollie?
  2. Wie macht man diese?

  1. Die Auswertung liefert Hinweise darauf, wo Ihr Zeitmanagement «rund läuft» und wo es noch «harzt». Leiten Sie daraus möglichst konkrete Verbesserungsmassnahmen für die Zukunft ab. 
  2. Kontrollieren Sie regelmässig Ihre Tagesplanung, indem Sie die geplanten Aktivitäten und auch die unvorhergesehenen Ereignisse detailliert erfassen, dazu die geplanten Soll-Zeiten und die tatsächlich aufgewendeten Ist-Zeiten. 

  1. Wozu eine Ergebniskontrolle?
  2. Was vergleicht man?
  3. Wie oft?

  1. Nach der Erledigung von Aufgaben deren Zielerreichung kontrollieren, um Schlüsse daraus zu ziehen bzw. Verbesserungen für's nächste Mal.
  2.  Dabei vergleichen Sie das tatsächlich erreichte Ist-Ergebnis mit dem geplanten Soll-Ergebnis. 
  3. Bei grösseren Projekten oder umfangreichen Aufgaben empfiehlt sich eine regelmässige Zwischenkontrolle, sonst genügt eine Endkontrolle. 

Verhaltensmuster ändern:

  • Wie?

 

Wenn Sie bei der Kontrolle Ihres Zeitmanagements immer wieder auf dieselben Probleme stossen, muss man etwas ändern:

  • realistische Erwartungen an die eigene Veränderungsfähigkeit
  • Mehr Erfolg erzielen Sie, wenn Sie sich schrittweise verbessern.

Nenne die 5 Arten von Sitzungen und beschreibe kurz

  1. Sitzungen nach einem festen Turnus (regelmässig in festgelegtem Rythmus
    Bei diesen Sitzungen steht auch fest, wer daran teilnimmt. Eine formelle Einladung erübrigt sich meist, weil diese Sitzungen durch den Teilnehmerkreis selbst «organisiert» werden (meist durch Festlegen der nächsten Sitzung am Ende einer Sitzung). 
     
  2. Ad-hoc-Sitzungen (kurzfristige Treffen, improvisiert, Länge & Themen variieren)
     
  3. Formelle und einmalige Sitzungen
    Organisations-geschick des Sekretariats voll gefordert.
    Vereins- oder Aktionärsversammlungen, zu denen meist viele Personen einzuladen und für deren Organisation auch juristische Erforder-nisse zu beachten sind. 
     
  4. Geschäftliche Sitzungen ausserhalb der geplanten Routine

  1. Wozu eine Voranzeige?
  2. Nötig bei periodischen Sitzungen?
  3. Was will man damit erreichen?

  1.  Dass die Teilnehmer Termine freimachen und evtl. Unterlagen vorbereiten können.
  2. Voranzeigen sind für periodische Sitzungen fakultativ (aber oft nützlich); nötig sind sie.
  3. Wenn Aktionäre, Vereinsmitglieder oder andere Teilnehmer wissen müssen, bis wann sie Anträge einreichen können; Wenn Unterlagen, Berichte, Zahlen zu erstellen sind usw. 

Wie findet man den «gemeinsamen» Termin? 

Bei vielen Teilnehmern lohnt sich eine schriftliche Terminumfrage

  1. Was sind Traktanden?
  2. Wie sammelt/bereinigt man diese?
  3. Es wird zwischen zwei Arten unterschieden - welche?
  4. Wofür?

  1. Die Traktanden (Traktandenliste=Tagesordnung) sind die Themen, die in einer Sitzung besprochen werden und über die meist Beschlüsse gefasst werden müssen.
  2. Der Vorgesetzte legt einen Teil der Traktanden fest, aber auch Mitarbeiter können Traktanden einbringen. Bei formellen Sitzungen ist ein Redaktionsschluss für freie Traktanden anzukündigen, die eingeladenen Teilnehmer werden gebeten, ihre Diskussionswünsche bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Man kann die Vor-schläge dann sichten und zu einer bereinigten Traktandenliste, auch Tagesordnung genannt, zusammenfügen. 
  3. Feste/Fixe (Jahresversammlungen etc.) & Freie (im Geschäftsleben mehrheitlich)
  4.  Wenn man weiss, worüber man sprechen will, tut man dies gezielter und effizienter, die Gefahr des Im-Kreis-Herumredens ist etwas gebannt. 

Was enthält die Einladung?

Ort, Termin und die Traktanden.

Bei Raum-Reservierung (extern) - Welche Infos sind anzugeben?

  •  Datum, Dauer der Sitzung/Tagung
  • Art des Anlasses (Vortrag, Sitzung mit oder ohne Verpflegung, wenn ja, welcher Art)
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Benötigte Hilfsmittel (Hellraumprojektor, Leinwand, Videokamera, Video-Abspielgerät und Bildschirm, Räume für Gruppenbesprechungen usw.)
  • Vereinbarte Kosten
  • Besonderes: Pausenkaffee, Begrüssungscocktail us

Protokoll

  1. Wer führt? Wann wird dies bestimmt?
  2. Was hält es fest? Wofür?
  3. Welche Arten gibt es?
  4. Was gehört in jedes Protokoll?

  1. Vor oder dann zu Beginn einer Sitzung, Besprechung, Tagung ist zu bestimmen, wer das Pro-tokoll führt. 
  2. Das Protokoll hält den Verhandlungsablauf oder nur die gefassten Beschlüsse schriftlich fest. Seine Funktion: Erinnerungsstütze, manchmal Beleg. Mündlich Besprochenes wird nachvollziehbar. 
  3. Beschluss- und Kurzprotokoll
  4. die Namen der An- und der Abwesenden
    der Name des Vorsitzenden
    Ort, Datum, oft Beginn und Ende der Sitzung
    Liste der Traktanden (auch wenn nicht alle behandelt werden)

Kurzprotokoll

  1. Was fasst es zusammen?
  2. Welche zwei Formen vom Kurzprotokoll gibt es?
  3. Wann kommt das Kurzprotokoll in Frage?

  1. Verhandlungsablauf -  Unwichtige Beiträge und Nebensächlichkeiten lässt es weg
  2. Jedes wichtige Votum zu einem Traktandum wird einzeln zusammengefasst und mit dem Namen des Votanten vermerkt. 
    UND
    Die wesentlichen Voten zu einem Traktandum werden zusammengefasst – ohne Namensnennung der Votanten. 
  3. Das Kurzprotokoll kommt in Frage, wenn Themen beraten oder Beschlüsse gefasst werden, die sich auf lange Zeit auswirken, die Überlegungen, die dazu geführt haben sind erfasst. Man kann so auf ein Protokoll zurückgreifen und feststellen, wie man früher einen ähnlichen Fall behandelt hat oder welche Beweggründe seinerzeit zu einer heute gültigen Regelung geführt haben.

Beschlussprotokoll 

  1. Was enthält es?
  2. Wann wird diese Art gewählt?
  3. Warum entstehen Mischformen? Wie?

  1. Pro Traktandum werden lediglich die Beschlüsse festgehalten.
  2. Diese Form wählt man, wenn die einzelnen Diskussionsbeiträge für den weiteren Protokolleinsatz unwichtig sind. 
  3. Will man in einem Beschlussprotokoll eine besonders wichtige Begründung für einen Beschluss erwähnen, so kann man dies ohne weiteres tun. Es entsteht so eine Mischform von Kurz- und Beschlussprotokoll. 

  1. Was beinhaltet der gleichbleibende Einleitungsteil jedes Protokolls?
  2. Was wird im eigentlichen Inhalt festgehalten?
  3. Was gehört zu den gleichbleibenden Schlussangaben?

  1. Titel «Protokoll»,
    Art der Sitzung
    Zeit und Ort, oft auch Beginn und Ende
    Name des Vorsitzenden
    Teilnehmer (auch die nur zeitweise wegen eines einzelnen Traktandums Anwesenden) und Abwesende
    Traktanden.
  2.  die Voten oder Beschlüsse, die Einblick in den wesentlichen Verlauf der Verhandlung geben. Wichtig: Termine und Zuständigkeiten von Personen für die Erledigung von Aufträgen sind festzuhalten.
  3. Datum der Protokollerstellung
    Name, evtl. Unterschrift des Protokollführers und oft auch des Vorsitzenden. 

Was sind Ziele?

Sie zeigen einen bestimmten Wunsch- oder Soll-Zustand, den man anstrebt.

Welche 7 Punkte sollte man beim Formulieren von Lebenszielen beachten?

  1. Work-Life-Balance (Berufs- und Privatleben) berücksichtigen
  2. Klare Ziele setzen: Zielinhalt, Zielausmass und Zieldauer
  3. Auch utopische Ziele aufnehmen
  4. Motivierende Ziele setzen
  5. Flexibel bleiben
  6. Positiv formulieren
  7. Ziele visualisieren

Wenn Ziele klar definiert sind - sind folgende 3 Fragen beantwortet:

  • Was genau soll erreicht werden?
  • Was muss mindestens, was kann maximal erreicht werden?
  • Wann soll das Ziel erreicht sein?

Motivierende Ziele sind _ & _

anspruchsvoll & erreichbar

Welche 3 Kategorien von Zielen gibt es?

  1. Mit den vorhandenen Mitteln direkt erreichbare Ziele
  2. Nicht unmittelbar erreichbare Ziele
  3. Ziele, die eher unwahrscheinlich zu erreichen sind

Nenne die 4 Hauptaufgaben des (Zeit-)Managements

  1. Planen: Klare Ziele definieren und alle Aktivitäten darauf ausrichten. Eine sorgfältige Planung legt den Grundstein für das Zeitmanagement.
  2. Entscheiden: Sich auf jene Aktivitäten konzentrieren, die zielführend sind. Die Prioritäten richtig zu setzen und dementsprechend auch Aufgaben zu delegieren, ist eine Schlüsselanforderung an das Zeitmanagement von Führungspersonen.
  3. Realisieren: Sich organisieren, zielorientiert die eigenen Aktivitäten ausführen und mit anderen Personen kommunizieren. Im Berufsalltag ist Zeitmanagement oftmals gleichzusetzen mit Stressmanagement, dem richtigen Umgang mit Zeitdruck.
  4. Kontrollieren: Die erzielten Ergebnisse überprüfen. Das bedeutet auch im Zeitmanagement, sich durch Erfolge motivieren, bei Versäumnissen korrigierend eingreifen und aus Fehlern lernen.

Welche Arten von Ziele gibt es?

  • Gesamtziel
  • Etappenziele: Monatsziele, Wochenziele, Tagesziele

Welche Formel hilft bei der formulierung der Ziele?

SMART-Formel

SMART-Formel

  • (S) Spezifisch und konkret (= specific): Sie haben einen eindeutigen Inhalt oder Ziel-gegenstand. Es darf keine Missverständnisse geben, worauf sich das Ziel bezieht.
  • (M) Messbar (= measurable): Sie weisen einen möglichst eindeutigen Massstab oder Leistungsstandard aus, wie z. B. quantitativ als Zahlen, Mengen, Zeiteinheiten oder quali-tativ als Erreichungsgrad, Zufriedenheitswert usw.
  • (A) Attraktiv und erreichbar (= achievable): Sie sollen motivieren und eine realistische Herausforderung sein. Dazu müssen die Ziele auf die Fähigkeiten und Leistungsmöglich-keiten der betreffenden Person zugeschnitten sein. Sie sollen weder unter- noch überfor-dern.
  • (R) Resultatorientiert (= result-oriented): Sie beschreiben einen zu erreichenden Soll-Zustand oder ein anzustrebendes Soll-Verhalten und nicht Aktivitäten auf dem Weg dort-hin.
  • (T) Termingebunden (= time-related): Sie müssen einen genauen Zeitpunkt oder Zeit-raum ausweisen, damit sich der Grad der Zielerreichung überprüfen lässt.

Was sind Typische Funktionen von Zeitmanagement-Softwares?

  • Erinnerungsfunktion für bevorstehende Termine
  • Warnung bei Terminüberschneidungen
  • Aufgabenübertragung für noch nicht erledigte Aufgaben
  • Suchfunktion für Namen, Orte, Begriffe usw.
  • Druckfunktion für die Weiterverwendung in Papierform
  • Individuelle Vorlagen für Kalender, Kategorisierungen usw.
  • Workgroup-Funktionen für Termineinladungen, Kalenderfreigabe an andere usw.
  • Synchronisationsfunktion mit Smartphones, Tablet-PC usw.

ALPEN Methode für die Tagesplanung

  1. Aufgaben notieren
  2. Länge (= Zeitdauer) abschätzen
  3. Pufferzeiten reservieren (Geplantes 60% + Unvorhergesehenes 40%)
  4. Entscheidungen treffen über Prioritäten
  5. Nachkontrolle machen

Nenne mögliche Zeitfallen

  • Unordnung: Sortieren, Ordnen, wegwerfen
  • Unpünktlichkeit: Genug Zeit einberechnen (Zeitreserve) oder Bescheid geben.
  • Informationsprobleme: Infos kanalisieren, ordnen, Abonnement löschen
  • Routineaufgaben: hinterfragen, streichen oder deligieren
  • Nicht «Nein» sagen: Später zu oder absagen, anderen zutrauen und deligieren
  • Zeitpläne vollpacken: Zeitreserven einplanen
  • Unterbrechungen: Unnötige Störungen ablehnen - automatische Benachrichtigungsoption
  • Operative Hektik: Realistischen Zeitplan machen und Zeitreserven einplanen.
  • Pendenzen aufschieben: Priorisieren und sofort erledigen oder deligieren
  • Multitasking: Immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren

Wie nennt man positiv empfundenen Stress?

Eustress

Wie nennt man negativ empfundenen Stress?

Distress

Was sind Stressoren?

Stress auslösende Faktoren

Nenne Faktoren die bei uns Stress auslösen

  • Physikalische Stressoren: Lärm, Hitze, Kälte, intensives Licht, Luftdruckveränderungen usw.
  • Physische Stressoren: Schmerzen, Hunger, Durst, Schlafentzug usw.
  • Psychische Stressoren: Zeitdruck, Angst vor Arbeitsplatz-verlust, Prüfungsangst, finanzielle Sorgen usw.
  • Soziale Stressoren: Ablehnung durch andere, Konkurrenzdenken, Einsamkeit, Beziehungsprobleme usw.

Étudier