Personaladministration
Lehrgang Sachbearbeiter Personal
Lehrgang Sachbearbeiter Personal
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Cartes-fiches
Welche Ziele verfolgen wir mit einer umfassenden und guten Einführung von neuen MA und welche Vorteile bringt das mit sich?
- gut für das Team (Eingliederung)
- schneller selbständig
- weniger Kontrollaufwand
- MA ist motiviert und zufrieden
- Arbeitsqualität und Quantität steigert sich
- MA identifiziert sich schneller mit dem Unternehmen
- weniger Überzeit
- Betriebsklima wird lockerer / besser
Welche 5 Phasen der Einführung / des Eintritts gibt es und was geschieht in der Phase (ohne Details)?
- Phase: Vor dem 1. Arbeitstag: Vertrag schreiben, Vertrag unterschrieben zurück
- Phase: Am 1. Arbeitstag: Eintritts-Checkliste / Einführungsplan
- Phase: Am Ende der 1. Woche: Feedback-Gespräch 5-10 Min.
- Phase: Am Ende des 1. Monats: Feedback-Gespräch
- Phase: Am Ende der Probezeit / spätestens am letzten Arbeitstag der Probezeit: Probezeitgespräch, ist der MA / ist die Firma zufrieden --> Beurteilung, Schwachstellen abdecken
Was geschieht in der 1. Phase der Einführung / des Eintritts:
Vor dem 1. Arbeitstag: die Federführung für die Vorbereitungsarbeiten liegt bei der PA. Dies bedeutet nicht, dass sie alle Arbeiten selber erledigt. Sie ist aber zuständig für deren Koordination
- Vertrag unterschreiben, beide Parteien
- Stellenbeschreibung überprüfen und abgeben
- VG und Kollegen über bevorstehenden Eintritt informieren und erste Infos zur Person weitergeben
- Unterlagen, die nützlich sein können, sammeln und abgeben/verschicken, damit sie vor STellenantritt studiert werden können
- Erfolgt der Stellenantritt erst nach geraumer ZEit, Zwischenkontakte herstellen (z.B. Hauszeitung zustellen, Geburtstagskarte senden, Einladung fürs Firmenfest schicken...)
- Eintrittstag vormerken und auch der Empfangsperson Zeit und Ort bekannt geben
- Arbeitsplatz vorbereiten, Hilfsmittel bereitstellen
- Götti auswählen und informieren
- Einführungsprogramm erstellen
- Akten bereitstellen z.B. Organigramm, Telefonverzeichnis, Reglemente
Was geschieht in der 2. Phase der Einführung / des Eintritts:
Am 1. Arbeitstag: dieser ist für beide Seiten äusserst wichtig. Die Vorbereitungsarbeiten sind nun abgeschlossen. Folgendes Programm ist denkbar:
- Freundliche Begrüssung durch die Empfangsperson
- Begleitung des neuen MA in die PA
- Vermitteln von ersten Informationen und Erledigen administrativer Angelegenheiten durch die PA
- Begleitung durch die Abteilung zum VG
- Einführungsplan besprechen
- Arbeitsplatz und Hilfsmittel zeigen
- Ev. Arbeitskleidung überreichen
- Durch die Räumlichkeiten führen, zeigen wo Kaffeeautomat, Toilette, Kopiergerät, Fax etc. sind
- Götti und neue Kollegen vorstellen, mit denen der neue MA direkt zu tun haben wird
- Rundgang durch den Betrieb
- Gemeinsames Mittagessen
- Zeit geben, seinen Arbeitsplatz einzurichten und ev. erste kleinere Aufgaben geben
- Am Ende des 1. Arbeitstages kurzes Gespräch über die ersten Eindrücke und Verabschiedung
Was geschieht in der 3. Phase der Einführung / des Eintritts:
Nach Ablauf der 1. Woche
- Direkter Vorgesetzter und Mitarbeiter, kurzes Gespräch 5-10 Minuten
- Nachfragen wie es dem MA gegangen ist. Wie er sich fühlt
- Wie wurde er ins Team integriert
- Gibt es Wünsche / Erwartungen
- Zeigt Wertschätzung / Interesse am neuen MA
Was geschieht in der 4. Phase der Einführung / des Eintritts:
am Ende des 1. Monats:
- Nachfragen nach Befindlichkeit
- Gut eingelebt?
- Zufriedenheit mit der Einarbeitung, Unklarheiten, offene Fragen, Unsicherheiten
- Gibt es bereits Aufgaben die selbständig erledigt werden können
- Wo besteht Handlungsbedarf
- Wo und wi kann MA unterstützt werden
- ERwartungen an Arbeitsstelle getroffen?
- Wann findet das nächste Gespräch statt
- Feedback vom AG an den MA
- evtl. Fragen die auch informellt geklärt werden können (dazwischen) z.B. wie läufts?
Was geschieht in der 5. Phase der Einführung / des Eintritts:
Probezeitgespräch: Die Probezeit dauert gemäss OR drei Monate, Zeit für eine Zwischenbilanz. Basis der Standortbestimmung ist der Probezeitbericht. Er gibt Auskunft über die Leistungen und das Verhalten des neuen MA in der Einführungszeit und wird im Probezeitgespräch erläutert. Sinnvoll ist es, wenn sich der Inhalt des Probezeitgesprächs am Mitarbeitergespräch resp. an der Mitarbeiterqualifikation anlehnt Dann sollten auch die gegenseitigen ERwartungen und Bedürfnisse für die weitere Zusammenarbeit darin Platz haben, ebenso wie ein Rückblick zur Einführungszeit.
- MA entscheidet ob er bleiben will
- Unternehmen entscheidet ob er den MA behalten möchte
- Zusammenarbeit und Feedback unter Teamkollegen / Teamleiter
- Qualität / Quantität
- Weiterbildungsbedarf
- Einarbeitung ? Wie eingelebt?
- Prozesse verstanden
- Verbesserungsmöglichkeiten (beide Seiten)
- Besteht noch Bedarf an Unterstützung / Mentoring
- Erlebt der MA das Arbeitsklima die Firmenkultur wie am 1. Tag
- Deckt sich die Arbeit / Tätigkeiten mit dem ausgeschriebenen Stelleninserat?
Was geschieht in der Phase der Einarbeitungszeit:
Die Einarbeitungszeit beginnt mit dem Eintrittstag. Verantwortlich für die Einarbeitung ist der Linienvorgesetzte. Die PA unterstützt die Arbeit der VG und Instruktoren bei Koordinations- und Kontrollaufgaben. Weiter kann die PA z.B. einen Einführungstag für alle Neueintretenden organisieren.
Mit der Einarbeitung soll erreicht werden, dass sich der neue MA in seinem Arbeitsbereich auskennt und auch über das Unternehmen gut Bescheid weiss. Das alles beinhaltet die umfassende Weitergabe von Informationen über:
- das Unternehmen
- die Produkte
- die Organisation
- die Arbeitsabläufe / Prozesse
- die Rechte und Pflichten
- die Aufgaben, die Verantwortung und die Kompetenzen
Was für nützliche Hilfsmittel gibt es zur Gestaltung von Einführungsvorbereitungen des Eintritts?
- Checkliste
- Einführungsprogramm für MA
- Götti / Gotte --> Begleitperson (gleichgestellter oder Vorgänger der Stelle)
- Handbuch
- Welcome-Day
- Betriebsbesichtigung
- gemeinsame Kaffeepause / Mittag
Wie soll die Einarbeitung gestaltet werden?
- kompletter Prozess erklären
- mittels Checkliste von grossem Prozess inkleinen Prozess erklären
- genügend Zeit für die Anlehre miteinberechnen: Hier gilt Qualität nicht Quantität
- Notiz machen --> darauf hinweisen, dass eigene Abläufe in eigenen Worten festgehalten werden
- MA in die Prozesse miteinbeziehen
Warum gibt es eine Probezeit?
Testen Qualität und Quantität
Kündigungszeit ist der einzige Unterschied zwischen Probezeit und norm. Arbeit
Ist man nicht überzeugt oder hat ein schlechtes Bauchgefühl während der Probezeit dann unbedingt enden während der Probezeit.
Was steht im Gesetz betreffend Probezeit?
OR 335b normale AG bis max. 3 Monate, bis zu 12 Monate möglich z.B. beim Bund
Das AV kann während der Probezeit jederzeit mit einer Kündigungsfrist von sieben Tagen gekündigt werden; als Probezeit gilt der erste Monat eines neuen AV.
Durch schriftliche Abrede, NAV oder GAV können Abweichende Vereinbarungen getroffen werden; die Probezeit darf jedoch auf höchstens drei Monate verlängert werden.
Bei einer effektiven Verkürzung der Probezeit infolge Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen geseztlichen Pflicht erfolgt eine entsprechende Verlängerung der Probezeit.
Welche Elemente sind wichtig während der Probezeit:
- Einarbeitung
- Einführungsprogramm durchziehen (Beweisgrundlage)
- bisherige Erfahrungen einbringen lassen, auch um Prozesse zu verbessern --> Firmenblindheit
- Schulungsbedarf klären und allenfalls planen
- laufendes Feedback
- laufend Kontakt halten (HR mit Linie und evtl. MA)
- Wertschätzung zeigen --> MA mal freundlich entgegen kommen
- Integration sicherstellen (einladen zu Meetings, Veranstaltungen, Anlässen)
- Vorstellung innerhalb der Firma gewährleisten
- Arbeiten lassen und Erfolge erleben lassen --> kleinere Arbeiten am Anfang
Was gibt es zur Beendigung während der Probezeit zu beachten:
Mit der erfolgreich erfüllten Probezeit ist die Entwicklung eines MA auf keinen Fall abgeschlossen. Die Entwicklung dauert eigentlich während der gesamten Beschäftigungsdauer an. Ziel der Einführungsphase ist nur die richtigen Grundsteine zu legen, dass der MA seine späteren Ziele erreichen und auch raschmöglichst effizient und effektiv arbeiten kann.
Es dauert ca. 1 Jahr bis die Rekrutierung abgeschlossen ist. Die Kommunikation zwischen den Parteien ist von grösster Bedeutung.
Welche Diagramm-Formen gibt es?
- Kreis- Kuchendiagramm (Prozente, Anzeigen von Anteil / Menge, Titel Legende)
- Punkte oder Linien-Diagramm (z.B. Vergleich von Monaten, mit x und y Achse, benötigen Titel und Legende)
- Säulen- Balken- Diagramm (mit x und y Achse und Titel, Legende)
Was sind die chronologischen Abläufe in der Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt?
- Selektion / Gewinnung (durch Personalmarketing)
- Vorbereitung Eintritt
- Eintritt
- Begleitung / Betreuung / Personalentwicklung
- Vorbereitung Austritt
- Austritt
Was sind die chronologischen Abläufe in der Personaladministration vom Eintritt bis zur Probezeit?
- Selektion Gewinnung
- Vertragserstellung (Arbeitsvertrag, Arbeitsbewilligungen, Anstellungsbedingungen, Eintrittsvorbereitungen, Personalstamm-Daten)
- 1. Arbeitstag / Eintritt
- Probezeit
- Ende Probezeit (Probezeitgespräch, Verlängerung Probezeit, Übergang in festes Anstellungsverhältnis, Auflösung)
Was wird im Arbeitsvertrag geregelt?
- Unterscheidung GAV / EAV
- Rechte und Pflichten zwischen AG und AN werden im Vertrag geregelt
- Vertrag kann formfrei abgeschlossen werden (Schriftlichkeit empfehlenswert)
- Bedingung ist gegenseitiger übereinstimmender Wille
- Lehrvertrag und Handelsreisenden-Vertrag (Aussendienst) müssen schriftlich sein
Was ist die Informationspflicht bei Arbeitsverträgen?
OR 330b
- Wurde das AV auf unbestimmte Zeit oder für mehr als 1 Monat eingegangen, so muss der AG spätestens einen Monat nach Beginn des AVden AN schriftlich informieren über:
- die Namen der Vertragsparteien
- das Datum des Beginns des AV
- die Funktion des AN
- den Lohn und allfällige Lohnzuschläge
- die wöchentliche Arbeitszeit
- Werden Vertragselemente, die nach Absatz 1 mitteilungspflichtig sind, während des AV geändert, so sind die Änderungen dem AN spätestens einen Monat nachdem sie wirksam geworden sind, schriftlich mitzuteilen.
Welche minimalen Anforderungen gehören in einen Arbeitsvertrag?
- Vertragsparteien
- Funktion
- Eintrittsdatum
- Pensum
- befristet - unbefristet
- monatlicher Lohn (brutto) x 12 oder x 13 oder Jahreslohn
- Arbeitsort (bei Unternehmen mit div. Standorten)
- Gerichtsstand bei Streitigkeiten
- Verweise auf Reglemente bilden integrierten Bestandteil des Vertrages
Welche Zusatzinformationen werden im Arbeitsvertrag geregelt (Anstellungsgrundlagen)?
- Ferienregelungen
- Arbeitszeitreglemente
- Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall
- Absenzenregelung inforolge Krankheit, Unfall, Militärdienst, Zivildienst etc.
- Mutterschaftsregelungen
- Spesenregelungen / Bonusprogramme (Incentives) / Benefits
- Sorgfaltspflicht / Treuepflicht
- Personalvorsorge
- Erfindungen (gehören der Firma)
- Haftung des AN z.B. Materialien und Geräte
- Konkurrenzverbote
- Mitwirkungselemente
- Mitarbeiterbeteiligungen (Aktien, Stock Options etc.)
- etc.
Welche Zusatzinformationen werden oft ergänzend zum Arbeitsvertrag festgehalten?
Anstellungsgrundlagen sind oft integrierender Bestandteil des Anstellungsvertrages und sind separat geregelt (z.B. in internen Reglementen, separatem Ordner "Anstellungsgrundlagen" oder in einem GAV.
Anstellungsgrundlagen müssen nicht zwingend im Vertrag ausformuliert sein. Ein Hinweis / Verweis (.. gelten als integrierte Bestandteile etc.) genügt.
Was ist ein Personalhandbuch und was sind mögliche Inhalte?
Ein Instrument der PA (Nachschlagewerk, First Level Support).
Zur täglichen Arbeit der Personalmitarbeitenden gehört es, Fragen über Regelungen und Bedingungen zu beantworten. zB. detaillierte Antworten welche in den Reglementen nicht klar sind.
Damit dort wo Ermessungsspielraum vorhanden ist, immer von gleichen Überlegungen ausgegangen wird, lohnt es sich, ein Handbuch zusammen zu stellen, an welchem man sich orientieren kann.
Mögliche Inhalte:
- Leitbild und Personalpolitik
- Zusammenarbeit, Führung und Information
- Reglemente, Anstellungsbedingungen
- Personalsuche und -auswahl
- Lohnsystem
- Personal- und Organisationsentwicklung
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Soziales und Dienstleistungen
Erstellung und Aktualisierung durch die PA. Z.B. Telefonlisten, Organigramme (Online einfacher z.B. Intranet anstatt gedruckte Form).
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch und was sind mögliche Inhalte?
Allgemein gültige Informationen für alle MA.
Erstellung und Aktualisierung durch die PA, idealerweise zusammen mit einem Vertreter der Mitarbeitenden.
Mögliche Gliederung:
- Vorstellung des Unternehmens
- Reglemente, Anstellungsbedingungen
- Leistungen und Versicherungen
- Aus- und Weiterbildung
- Zusammenarbeit, Kommunikation
- Organisatorisches
- Persönliche Unterlagen und Formulare
Was ist der Unterschied zwischen einer Zielvereinbarung und einer Mitarbeiterbeurteilung?
Zielvereinbarung: Vereinbarung von Zielen zwischen MA und VG zur zielorientierten Arbeitsausrichtung. Es können Leistungs-, Arbeits- wie auch Verhaltensziele vereinbart werden. Vereinbarungsprozess ist zukunftsorientiert.
MA-Beurteilung: Qualifikation, Beurteilung der Leistung, des Engagements und des Verhaltens eines MA während einer bestimmten Periode. MA-Beurteilung ist vergangenheitsorientiert.
Praxis: Kombination beider Instrumente
Warum gibt es eine MA-Beurteilung?
- Weiterentwicklung
- Bonus
- Schwachstellen verbessern --> laufende und stetige Verbesserung
- Motivation
- Lohn-Neu-Beurteilung
- Fördert Gesprächskultur zwischen MA und VG
- gezielte Massnahmen planen
- jemanden individuell fördern
- Selbst- und Fremdbeurteilung
- Potential erkennen
- Know-How erweitern
Auf was hat eine MA-Beurteilung einen direkten Einfluss?
- Motivation des MA
- Fähigkeiten des MA
- Lebens- und Arbeitssituation des MA
- ev. Lohn des MA
= Einfluss auf die Arbeitsleistung und Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit
Welche Schwierigkeiten gibt es im Zusammenhang mit der MA-Beurteilung und Zielvereinbarung?
- Hemmschwelle bei schwierigen Gesprächen
- Uneinigkeiten / Konflikte
- keine ungeraden Wahlmöglichkeiten bei Kreuzchen-System
- könnte Kündigung auslösen --> schlechte Kritik positiv verkaufen --> konstruktive Kritik
- falsche Einschätzung des MA / des VG
- zuwenig Zeit für das Gespräch
- Gesprächstechnik ist nicht gut (VG nicht geschult)
- Verurteilen statt beurteilen
- Zielformulierung (Ziele müssen messbar sein)
- Zielvorgaben machen anstatt zusammen vereinbaren
Welche Merkmale von Zielen gibt es?
- Die vereinbarten Ziele sollen ehrgeizig, anspruchsvoll, erreichbar und herausfordernd sein.
- Ziele müssen griffig (klar) formuliert werden, damit sie überprüfbar / messbar sind, und klare Aussagen enthalten zu
- Qualität
- Quantität
- zeitlicher Rahmen
- Unklare, zu wenig genau definierte Ziele rächen sich spätestens dann, wenn es um deren Bewertung geht
- Da werden Meinungsverschiedenheiten produziert, die vermieden werden können.
Wie gestaltet sich die Verbindllichkeit von Zielen?
- Ziele werden verbindlich vereinbart und dürfen unter dem Jahr grundsätzlich nicht verändert oder angepasst werden
- Ziele werden nur dann angepasst, wenn sich die Rahmenbedingungen vollkommen und auf unvorhersehbare Weise verändert haben
- Das Umfeld und spezielle Umstände bei der Leistungserbringung sind in der Leistungsbeurteilung zu berücksichtigen
- meistens innerhalb eines Jahres
Welche Möglichkeit gibt es Ziele zu formulieren?
z.B. mit der SMART Formel
S pezifisch = Ziele müssen klar und eindeutig definiert und positiv beschrieben sein --> ich gehe jede Woche 3x laufen
M essbar = Quantität und Qualität muss messbar sein -->
A ngemessen = Ziele müssen angemessen, anspruchsvoll und erreichbar sein
R esultatorientiert = Ziele beschreiben Resultate, die erreicht werden sollen und sie sollen von Belang (relevant) also Mehrwert generieren
T erminiert = klare Terminvorgabe bis wann das Ziel erreicht werden muss
z.B. ich laufe jede Woche 3 Mal 30 Minuten, esse viel Obst und Gemüse, nehme dabei 0.5 kg ab und habe mein Idealgewicht in einem Jahr erreicht.
Was ist ein Personaldossier?
Das Personaldossier ist ein Informationsinstrument, in dem sämtliche Unterlagen, die bei der Entstehung, dem Verlauf und der Beendigung des Anstellungsverhältnisses anfallen, abgelegt werden.
Dadurch wird es zu einem unverzichtbaren Instrument für personelle Entscheide.
Wie kann ein Personaldossier aufgebaut werden?
z.B. Stammdatenblatt zuvorderst, Bewerbung zu hinterst und dazwischen chronologisch, aktuellstes zuoberst
Mögliche Gliederung:
- Bewerbungsunterlagen: Dossier, Notizen Vorstellungsgespräch, Anforderungsprofil, Stellenbeschreibung
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vereinbarungen, Arbeitsbewilligung
- Mitarbeitergespräche: Probezeitbericht, Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen
- Laufbahn: Entwicklung, WEiterbildung, Beförderungen
- Finanzielles: Lohnentwicklung, DArlehen
- Korrespondenz: Bestätigungen, Informationen
- Absenzen: Fehlzeiten, Gleitzeiten, Mehrzeiten
- Austrittsunterlagen: Notizen Austrittsgespräch, Zeugnis
Welche Rechte hat der MA betreffend seinem Personaldossier?
- darf das Dossier jederzeit anschauen, alle Informationen, welche über ihn gesammelt werden und vorhanden sind
- falls falsche Unterlagen vorhanden sind, darf er verlangen, dass diese vernichtet oder korrigiert werden
- unrechtmässig beschaffte Unterlagen müssen vernichtet werden wenn der MA es verlangt
- keine Einsicht in Entwicklungspläne, zukünftige Planung (Karriere- und Personalplanung)
Wie lange müssen gemäss OR Unterlagen im Personaldossier aufbewahrt werden?
OR Art. 962 schreibt vor:
- Geschäftskorrespondenz während 10 Jahren (Verträge, Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Buchhaltungsbelege)
- Übrige Unterlagen während 5 Jahren
- Bei Austritt eines MA bleiben alle Unterlagen im Dossier, welche 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, resp. für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses und die Erteilung von Referenzauskünften benötigt werden
Welche Dokumente werden im Personaldossier bis 10 Jahre nach Austritt aufbewahrt in der Praxis?
- Arbeitsvertrag mit Beilagen, GEhaltserhöhungen, Beförderungen
- Anträge und Beschlüsse der Fremdenpolizei z.B. Arbeitsbewilligung
- Stellenbeschreibungen (für ZEugnis)
- Vereinbarungen über persönliche Gesuche z.B. unbez. Urlaub, Ausbildungsunterstützung
- Kündigungsschreiben und weitere Austrittsdokumente
- Angabe über Krankheiten / Absenzen
- Zwischenzeugnisse
- Dokumente über Diszipliinarmassnahmen, Verwarnungen
- Bestätigungen über Weiterbildungen
Welche Unterlagen aus dem Personaldossier können beim Austritt vernichtet werden?
- Bewerbungsschreiben, Lebenslauf
- Diplome und Fähigkeitszeugnisse
- Schul- und Abschlusszeugnisse
- Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber
- Internesw Anstellungsgesuch, Personalbedarfsmeldung
- Notizen über das Bewerbungsinterview
- Graphologische Gutachten, Tests und Testauswertungen, Referenzauskünfte
- Strafregisterauszug
- Probezeitbericht
Warum macht man Beförderungen und was gibt es dabei zu beachten?
- als Motivation
- für gute Leistungen
- auf Antrag des VG
- Nachwuchs für höhere STufen
- aufgrund Qualifikation und erbrachte Leistungen
- Hierarchie --> Unterschriftenregelung
- Unterschrift muss rechtskräftig sein z.B. bei Banken oder kleineren Firmen für Geschäftsabschlüsse (Unterschriftsberechtigung)
Was ist der Unterschied bei der Unterschriftsberechtigung in kleineren und grösseren Firmen?
Bei kleineren Firmen braucht es bald einen Handelsregistereintrag, bei ganz grossen Firmen wird die Unterschriftsberechtigung eher mit einer Unterschriftenregelung gemacht
Was ist Vollmacht / Handlungsvollmacht?
- kein Eintrag im Handelsregister
- Einfach Vollmacht für einmalige Geschäfte z.B. mit der Bank
- Handlungsvollmacht i.V. (in Vertretung als Unterschriftsberechtigung) : regelmässige Handlungen im eigenen Aufgabenbereich z.B. Einkauf
