Personaladministration
Lehrgang Sachbearbeiter Personal
Lehrgang Sachbearbeiter Personal
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Flashcards
Welche Zeichnungsberechtigungen gibt es?
- Vollmacht / Handlungsvollmacht
- Prokura
- Direktoren / Geschäftsführer
Allgemeine Beschränkungen der Vollmachten sind gemäss Gesetz möglich. Z.B. Erteilen einer Kollektivunterschrift oder Filialunterschrift (d.h. auf eine Zweigniederlassung beschränkt) zu zweit.
Was ist Prokura / ProkuristIn ?
- Zwei Personen müssen unterschreiben (meistens, dient zur Kontrolle)
- ppa. / pp
- Eintrag ins Handelsregister
- Allenfalls beschränkt auf Zweigniederlassung
- Zur Veräusserung und Belastung von Grundstücken, wenn explizit dazu ermächtigt
Welche Zeichnungsberechtigungen benötigen Direktoren / Geschäftsführer?
- Eintrag ins Handelsregister
- Umfassendste aller Vollmachten
- Kann alle Geschäfte tätigen, die der Zweck der Unternehmung mit sich bringt
Wie geht der Prozess bei der Zeichnungsberechtigung für eine Prokura?
- Beförderungsantrag (intern)
- Verhandlung im Verwaltungsrat, Beschluss im Verwaltungsratsprotokoll (intern)
- Notarielle Beglaubigung in Anwaltskanzelie (extern)
- Anmeldung im Handelsregister mit Personalien des MA (extern)
- Publikation im Handelsregisteramtsblatt (extern)
- Informieren ProkuristIn und Firma, ev. neuer Vertrag mit neuer Funktion und Gratulationsschreiben (intern)
Welche Mutationen im Zusammenhang mit HR-Einträgen im Handelsregister benötigen einen erneuten VR-Beschluss ?
- Löschen der Zeichnungsberechtigung (Prokurist, Direktor)
- VR-Mitglied
- Je nachdem interne Versetzung
Welche Aufgaben führen Personalmitarbeitende im Zusammenhang mit einer Lohnerhöhung aus?
- Linienberatungen --> Gründe aufzeigen (nicht persönlich entscheiden)
- Benchmark / Quervergleich machen / Budget checken
- Lohnbestätigung
- Personaldossier ablegen
- Lohnbuchhaltung melden
- Pensionskasse melden
- ev. Stellenbeschreibung anpassen / Funktionsbeschreibung anpassen, ev. auch das Organigramm
Wer hat Anspruch auf Kinderzulagen?
Jedes Kind bis zum 16. Altersjahr, bis zum 25. Altersjahr wenn in Ausbildung.
Gilt für:
- Kinder, die im Familienregister als Kinder eingetragen sind
- Pflegekinder (unentgeltliche Aufnahme)
- aussereheliche Kinder, sofern für diese durch Urteil oder aussergerichtlichem Vergleich Unterhaltsbeiträge zu zahlen sind.
Wie ist die Rangordnung für den Bezug von Familienzulagen?
- erwerbstätige Person
- Obhut
- Wohnsitz
- Arbeitskanton
- höheres Erwerbseinkommen
Frauen haben den gleichen Anspruch wie Männer, es kommt auf die Rangordnung an, wer die Zulagen erhält.
Was hat der Arbeitgeber betreffend Kinderzulagen mit der Ausgleichskasse zu tun?
- Jeder Betrieb, der AN beschäftigt, muss sich einer AK anschliessen
- In der Schweiz gibt es x-verschiedene Ausgleichskassen
- Beiträge des AG an AK werden aufgrund der gesamten AHV-Lohnsumme des Betriebes gerechnet (%-Satz), auch wenn niemand der Angestellten Kinder hat
- Die Leistungen der AK an den AN sind nicht AHV/IV/EO-pflichtig und sind unpfändbar
Warum macht der AG Suchtprävention für seine MA?
- Die Firma ist für die physische (Sicherheitsmassnahmen) und psychische (kein Mobbing, Burn-Out...) Gesundheit seiner MA verantwortlich --> Fürsorgepflicht
- Untersuchungen zeigen, dass zwischen 5-10% der Belegschaft suchtgefährdet oder süchtig ist
- Leistungs- und Arbeitsverhalten sowie Team-Klima werden durch Suchtproblematiken beeinflulsst
- die vier grössten Probleme sind Drogensucht, Alkoholsucht, Medikamentensucht und Spielsucht
Wie ist das vorgehen wenn ein Verdacht besteht das ein MA süchtig ist?
Oft werden in Grossbetrieben sogenannte Suchtkonzepte erarbeitet. Darin finden Personalfachleute, VG und auch MA Anhaltspunkte und Leitlinien, wie sich die Firma in solchen Situationen verhält und welche Massnahmen einzuleiten sind.
zB.
- Gespräch zwischen MA und VG, evtl. HR --> delikat, Ich-Botschaften z.B. uns ist aufgefallen, dass...
- Entziehungskur, ev. Finanzierung durch Firma, gewähren für Ferien oder unbezahlter Urlaub
- Schriftliche Vereinbarung
- NAchsorgevereinbarungen / Therapievereinbarungen (Stichproben, ärztliches Gutachten...)
- Kündigung ? wenn Entziehung nicht funktioniert
Wie ist der Prozess in der Suchtprävention?
--> Direkter VG sammelt Fakten und beobachtet
--> Erstgespräch über Beobachtungen (VG mit MA)
--> Keine Besserung
--> Zweitgespräch mit Vorschlag Fachbehandlung (VG, HR, Sozialberatung etc.)
--> wenn keine Zustimmung, Schriftliche Verwarnung, falls dann immer noch keine Zustimmung folgt die Entlassung
--> wenn Zustimmung, Fachliche Abklärung, schr. Vereinbarung und Behandlung
--> Wiederaufnahme Arbeit
Wann werden Verwarnungen ausgesprochen?
- bringt die Arbeitsleistung nicht (Qualität oder Quantität)
- Verstoss gegen Sicherheitsvorschriften
- Probleme im Team
- regelmässige Verspätungen
- Viele Absenzen
- Verhalten
- Kleidungsvorschriften
Wie sieht ein mögliches Vorgehen einer Verwarnung im 3-Stufen-Modell aus?
- Gespräch zwischen VG und MA
- Gespräch / mündl. Verwarnung zwischen VG, MA und nächsthöherem VG
- Gespräch / schr. Verwarnung unter Mitwirkung von HR
Welche Punkte in der täglichen HR-Arbeit beeinflusst ein Arbeitspensumswechsel?
- Aufgaben reduzieren
- Zeiterfassung anpassen / Arbeitszeitmodell
- Pensionskasse
- Vertragsanpassung --> Lohn / BG
- Ferien anpassen
- MA unter 8h im Durchschnitt informieren wegen NBU
Welche gesetzlichen Bestimmungen gibt es zu berücksichtigen bei der Arbeitszeitregelung?
- wöchentliche Arbeitszeit
- Grenzen der Tagesarbeitszeit
- Überzeitarbeit
- Ausgleich ausfallender Arbeitszeit
- Pausen
- Nach-/Sonntags- und Schcihtarbeit
--> Die Einteilung der Arbeitszeit liegt in der Kompetenz des Arbeitgebers.
Welche Arbeitszeitmodelle gibt es?
- Fixierte Arbeitszeit z.B. 8-12 / 14-18
- Gleitende Arbeitszeit (Rahmen, Blockzeiten)
- Jahresarbeitszeit (Jahres-Soll)
- Teilzeitarbeit
- Job-Sharing
- Schichtarbeit
- Kurzarbeit (Überstunden müssen auf 0 sein)
- (Bandbreitenmodell)
- (Home-Office)
- (Lebensarbeitszeit)
- (Vertrauensarbeitszeit, Elternzeit, Urlaube, Zeitautonome Arbeitsgruppen sind nicht wirklich Arbeitszeitmodelle)
Welches Arbeitszeitmodell passt zu welchem Unternehmen?
Dies ist je nach Branche verschieden. Aber es gibt vier Anspruchsgruppen, welche bei der Arbeitszeitgestaltung in den Unternehmen berüchsichtigt werden müssen:
- Kunden --> Produkte müssen zeitgerecht geliefert werden
- Mitarbeitende --> persönliche Bedürfnisse
- Arbeitgeber --> optimale Auslastung der Anlage / Unternehmensziele effizient erreichen
- Staat --> Arbeitsgesetz muss eingehalten werden und die Ruhezeit, sowie Sonderbestimmungen für Schwangere und Minderjährige
Welche Inhalte werden in Arbeitszeitreglemente geregelt?
- Einleitung --> Ziel, Zweck, Geltungsbereich
- Sollzeiten / Blockzeiten / Schichtzeiten / Überzeiten
- Pausen
- Ferien / Feiertage
- Absenzen / bezahlte Feiertage
- Überzeit / Kompensation / Vorholzeiten
- Schutzbestimmungen (Schwangere, Minderjährige)
- Nichteinhalten der Regelungen (z.B. Stempeln für Andere)
- per wann tritt die Regelung in Kraft
- Zeiterfassung generell (z.B. Erfassung)
Muss es eine Zeiterfassung geben in einem Unternehmen?
Gemäss ArG müssen Dauer und Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein.
Welche vier Faktoren haben Einfluss auf die Arbeitszeit?
- Wandel in den Werthaltungen
- Wandel im Arbeitsmarkt
- Wandel in der Technologie
- Wandel in der Wirtschaft
Welche allgemeinen Betreuungsaufgaben, als Teil der Personaladministration gibt es?
- Gratulationsschreiben
- Jubilaren
- Geburtstage
- Zeugnisse schreiben
- Zwischenverdienst
- Bewilligungen
- Kinderzulagen
- Lohnabrechnungen
- MA-Gespräch
- Aus- und WEiterbildung planen
- Fragen zu Sozialversicherungen beantworten
- Unfallmeldungen / Krankmeldungen
- Mutationen
- Personalanlässe org.
- Bonuszahlungen
- Jahresendarbeiten
- Aus- / Eintrittsgespräche
- Beratungen
- ...
Was für Mutationsaufgaben gibt es in der Personalbetreuung imn Allgemeinen?
- Heirat
- Scheidung
- Geburt (Kinderzulagen)
- Todesfall
- Umzug / Adressänderungen
- Veränderungen NAtionalität
- Abschluss von Aus- und WEiterbildungen
- Ablauf Arbeitsbewilligung
- Ferienbezug / Führung Feriensaldi
- Krankheits- und Unfallmeldungen / Führen von Absenzstatistiken
- Überstunden / Überzeit
- Lohnpfändungen
- Darlehensvereinbarungen
- Einkauf in PK
- etc.
In welcher Situation soll die Unternehmen Darlehen an MA abgeben?
Für Ausbildung oder finanzielle Schwierigkeiten. Eher Abgabe an langjährige MA, zu welchen Vertrauen da ist. Meistens wird ein Betrag von max. 20'000 gegeben. Die Rückzahlung kann in Tranchen sein, diese dürfen jedoch das Existensminimum nicht unterschreiten.
Was gehört in einen Darlehensvertrag?
- schriftlich
- Dauer
- Betrag
- Darlehensgeber
- Darlehensnehmer
- Rückzahlungskonditionen
- ev. Zins
- Rückzahlung bei Kündigung
Was ist zu tun in der Personalbetreuung bei einem Todesfall eines aktiven MA?
- kondolieren
- VG und Arbeitskollegen informieren
- Todesanzeige wenn gewünscht
- bei Beerdigung anwesend wenn gewünscht
- Kranz wenn gewünscht
- Hilfe anbieten / informieren über Versicherungen / PK
- Lohnnachgenuss berechnen
- Pensionskasse Todesfall melden
- AHV melden
- falls unterschriftsberechtigt im Handelsregister löschen lassen
- Mutation im System
Welche vier Kriterien sind zu beachten bei einer Mitarbeiterinformation?
- Verständlich: dass es jeder MA versteht
- Vollständig: nichts verstecken
- Objektiv: Wahrheit / sachlich
- Rechtzeitig: zeitnah, zum rechten Zeitpunkt
--> Die Information sollte demnach sachlich, kurz, verständlich und keine Unwahrheiten oder Beschönigungen (aber positiv formuliert) sein.
Warum ist die MA-Information so wichtig?
Es erhöht die Motivation und verbessert die Leistung der Mitarbeitenden. Die Informationen müssen Funktionsstufen und adressatengerecht sein.
Rechtzeitige bedarfsgerechte Information schafft ein gutes Betriebsklima, wo sich ein MA ernst genommen, wichtig und als Teil des Ganzen fühlen kann.
- Information zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Form
- Zielorientierte Information (AIDA, GIULIO)
- sachliche wahre und verständliche Informationspolitik schafft Vertrauen und verhindert Gerüchte und Verunsicherungen
Welches sind die Ziele von Informationen?
Leitsätze, Richtlinien --> Selbständiges Handeln
Dienstleistunge, Produkte --> Kundenorientiertes Handeln
Erfolge und Rückschläge --> Impulse oder Antrieb für Handeln
Organisation --> Voraussetzung für Handeln
Anstellung --> Basisinformationen
Welche Informations Hilfsmittel gibt es?
- persönlich zB. in grosses Sitzungszimmer oder Aula
- Anschlagbrett, je nach Wichtigkeit
- Intranet
- MA-Brief
- via Lohnabrechnung
- Zirkulationsschreiben
- Firmenzeitung
- via Team-Sitzung
- Top Down über VG, jeweils eine Stufe runter (Schwierigkeit, dass die Information korrekt unten ankommt)
- MAG
- Grossanlässe, Events, je nach Thema
- an einer Schulung
- Tag der offenen Tür
- Sprechstunden
Für was dienst eine schriftliche MA-Befragung und welche Regeln sind zu beachten?
Damit der Informationsfluss nicht zur einseitgen Befehlsausgabe verkommt, müssen die MA die Gelegenheit erhalten, sich zur Unternehmenspolitik, zu den Arbeitsbedingungen und über das Betriebsklima äussern zu können.
Regeln:
- Anonym
- freiwillig
- genug Zeit
- vorher informieren mit dem Ziel
- Massnahmen und Ziele daraus ableiten
- auch negative Erlebnisse mitteilen
Mit welchen Fragen kann man herausfinden ob es bei der MA-Information in einer Firma Verbesserungspotential gibt?
- Bleibt im Arbeitsablauf genügend Zeit für MA-Gespräche?
- Sind strukturelle Voraussetzungen vorhanden (regelmässige Abteilungsbesprechungen)?
- Ermöglicht das Arbeitsklima ein offenes Kommunikationsverhalten?
- Wird kommunikatives Fehlverhalten zum Thema gemacht (kritisches Feedback)?
- Werden in unserem Betrieb die Regeln des Aktiven Zuhörens angewandt?
- Meinen wir, was wir sagen?
- Vermeiden wir doppelbödige, indirekte Aussagen?
- Halten die VG ihre Meinung zurück und lassen zunächst die MA zu Worte kommen?
- Überwiegen bei uns beschreibende Äusserungen die wertenden Beurteilungen?
- Erlaubt unsere Unternehmenskultur mutige und pointierte Stellungnahme zu heiklen Themen?
- Sind die MA fähig zu konstruktiver Konfliktkultur?
Wie ist der Prozess in der Kommunikation?
Mittels Medium gibt der Sender eine Botschaft an den Empfänger, dieser gibt dem Sender eine Rückmeldung.
Welche Gründe können Kündigungen durch den AG sein?
- bringt Leistung nicht
- Delikt, Stempeln, sex. Belästigung
- Langzeitkrank
- nicht erreichen der Ziele
- Stellenabbau
- wirtschaftliche Gründe / strukturelle Anpassung
- Verhalten des MA
- Frühpensionierung
- Betriebsschliessung
--> ordentliche Pensionierung; Arbeitsverhältnis endet (muss aber im Vertrag oder im Reglement stehen)
Welche Gründe gibt es für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer?
- Stellenwechsel
- Unzufriedenheit am Arbeitsplatz
- neue Herausforderung
- Weiterentwicklung / Weiterbildung
- Frühpensionierung
- Arbeitsweg
- Schwangerschaft / Mutterschaft
- Arbeitsinhalt
- Mobbing
- Arbeitszeit
- Unterforderung
- Überforderung
- Arbeitsklima
- sich selbständig machen
- Lohn
Welche Auflösung von Arbeitsverhältnissen sind weder von AG noch von AN beeinflussbar?
- Insolvenz / Konkurs
- Ordentliche Pensionierung
- befristete Verträge / Lehrvertrag
- Ablauf der Bewilligung
- Todesfall
- Invalidität über 730 Tage
Welche besondere Form von Auflösungsvereinbarung gibt es und was ist Sinn und Zweck? Was wird definiert?
Aufhebung des Arbeitsvertrags im Einverständnis beider Vertragsparteien.
Sinn und Zweck: Gefahr bei Kündigung, dass MA krank wird während der Kündigungsfrist --> Abfindung in der Höhe des Lohnes der Kündigungsfrist ist eine Möglichkeit oder früher aufhören z.B. bei Antritt einer neuen Stelle oder AG und AN sind nicht zufrieden.
Definiert wird per wann und der Betrag (Abfindung). Kein Lohn, keine Kündigungsfrist, keine Taggelder mehr.
Was ist eine Änderungskündigung?
Der bestehende Arbeitsvertrag wird aufgelöst und gleichzeitig wird ein neuer, geänderter Vertrag angeboten. Wenn die neuen Vertragskonditionen nicht akzeptiert werden, tritt die Kündigung in Kraft.
Ist für Änderungen zu ungunsten des MA, z.B.
- Lohn
- Arbeitspensum
- höhere Arbeitszeit
- weniger Ferientage
- schlechter gestellte Versicherungen
Welche Kündigungsfristen gibt es gemäss OR Art 335b?
- Während der Probezeit jederzeit (auch am letzten Tag der Kündigungsfrist) mit einer Kündigungsfrist von 7 Kalendertagen
- im 1. Dienstjahr: 1 Monat
- im 2. - 9. Dienstjahr: Monate
- über 9 Dienstjahre: 3 Monate
- Lehrvertrag: Einverständnis der kantonalen Behörde muss vorhanden sein (wichtiger Grund)
Welches sind die negativen Faktoren einer Kündigung?
- Know--How geht verloren
- Image
- ca. 1 Jahresgehalt Zusatzkosten
- Bezugsperson geht verloren
- persönliches Interesse geht verloren (Abstellgleis)
