Personaladministration
Lehrgang Sachbearbeiter Personal
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Was bedeutet Volkswirtschaft?
Der Fokus in der Volkswirtschaftslehre richtet sich auf die ganze Wirtschaft eines Landes, einer Region oder z.B. der EU.
Themen der Volkswirtschaft sind:
- Bedingungen des Wachstums einer Volkswirtschaft
- Gesetzmässigkeiten in der Entwicklung des Volkseinkommens
- Fragen der Beschäftigungslage
Was bedeutet Betriebswirtschaft?
Entwicklung eines einzelnen Betriebes / einer Unternehmung.
Was zeigt der Wirtschaftskreislauf auf?
Der Tausch von Gütern und Dienstleistungen gegen Geld wird in einem Kreislauf dargestellt. Auf der einen Seite stehen die Bedürfnisse von Konsumenten, die auf der anderen Seite von der Wirtschaft mit Gütern befriedigt werden.
Welche Bedürfnisse gibt es?
- Individuelle Bedürfnisse: jeder einzelne z.B. Freizeitaktivitäten --> Grundbedürfnisse und Wahlbedürfnisse
- Kollektive Bedürfnisse: alle haben die gleichen Bedürfnisse --> soziale Sicherheit
Die Wirtschaft stellt Güter bereit um diese Bedürfnisse zu decken.
Was gehört zum grossen / erweiterten Wirtschaftskreislauf?
- Staat: erhält Steuern, finanziert öffentliche Aufgaben, um das kollektive Bedürfnis nach Sicherheit zu decken
- Banken: verwalten Spargelder, die sie als Kredite zur Verfügung stellen, dafür erhalten sie Zinsen
- Ausland: Importe und Exporte
In welche drei Wirtschaftssektoren werden Industrie und Gewerbe in der Volkswirtschaftslehre eingeteilt?
- Primärer Sektor: Urproduktion --> Gütergewinnung (Ölförderung, Landwirtschaft, Fischerei)
- Sekundärer Sektor: Güterverarbeitung --> Güter werden verarbeitet (Industrie, Handwerk, Chem. Industrie, Energiewirtschaft)
- Tertiärer Sektor: Dienstleistungen --> Die verarbeiteten Güter werden verteilt (Handel, Gastgewerbe, Banken, Verkehr)
Wie nennt man ein verantwortungsbewusster Umgang mit Mitteln und dem Ziel ein optimales Verhältnis zwischen dem Einsatz der Mittel und dem Ergebnis (Output) zu erhalten.
Ökonomisches Prinzip
Welche drei Formen des ökonomischen Prinzip gibt es:
- Minimumsprinzip: Ein vorgegebenes Ergebnis soll mit möglichst geringem Mitteleinsatz erzielt werden. Oder ein bestehendes Bedürfnis soll mit möglichst geringem Mitteleinsatz befriedigt werden.
- Maximumsprinzip: Der Mitteleinsatz ist vorgegeben. Damit soll ein möglichst hohes Ergebnis erzielt werden resp. sollen möglichst viele Bedürfnisse befriedigt werden.
- Optimumsprinzip: Das Verhältnis zwischen Mitteleinsatz und Ergebnis soll möglichst ausgewogen sein, d.h. es soll ein möglichst hohes Ergebnis mit möglichst wenigen Mitteln erzielt werden. Bei diesem Prinzip handelt es sich um die Kombination des Minimum- und Maximumprinzips.
Mit welchen Funktionen befasst sich die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre?
- Primäre Funktionen: Materialwirtschaft, Produktion, Absatz, Marketing
- Sekundäre Funktionen: Unternehmensführung, Finanzierung, Investition, RW, Personal und Organisation
Die spezielle BWL befasst sich mit Abläufen/Problemen, die in bestimmten Wirtschaftszweigen vorkommen (Handel, industrie, Banken, Versicherungen etc.)
Welche Berührungspunkte gibt es zwischen VWL und BWL?
Einerseits sind zahlreiche Theorien der VWL für die Unternehmen aufschlussreich, z.B. die Entwicklung der Konjunktur.
Andererseits wirken sich die Aktivitäten in den Unternehmungen auf die Gesamtwirtschaft aus.
Die Umwelt beeinflusst das Unternehmen, aber das Unternehmen beeinflusst auch seine Umwelt. Welche vier verschiedenen Spähren gibt es?
- Technologische Spähre (neue Produktions- Herstellungsverfahren, Kommunikationsinstrumente etc.)
- Gesellschaftliche Spähre (Bedürfnis MA, Work-Life-Balance etc.)
- Ökologische Spähre (Natur, Umwelt, Ressourcen, Abfallentsorgung etc.)
- Ökonomische Spähre (Währung, Güter, Absatzmarkt etc.)
Welche Anspruchsgruppen haben Unternehmen?
Stake-Holders:
- Behörden, Öffentlichkeit (Sozialpartner, Arbeitsplätze, Medien)
- Kunden (faire Preise, Qualität, gute Dienstleistungen)
- Konkurrenz (fairer Wettbewerb, Kommunikation)
- Lieferanten (regelmässige Bestellungen, fristgerechte Zahlung, faire Preise)
- Mitarbeiter (Anstellungsbedingungen, Lohn, sicherer Arbeitsplatz, Sinn, Wertschätzung)
- Staat (Arbeitsplätze, Steuern, Arbeitsgesetz einhalten)
Share-Holder:
- Banken (Aktionäre, Geldgeber, Investitionen --> Zinsen, Ertrag)
In welche Stufen kann die Führung eines Unternehmens dargestellt werden:
1. Stufe: Vision / Leitbild --> Normatives Management
2. Stufe: Unternehmensverfassung, Struktur, Unternehmenspolitik, Strategie, Unternehmenskultur, Verhalten --> Strategisches Management
3. Stufe: Ziele, Massnahmen, Mittel --> Operatives Management
Was ist normatives Management?
Die Vision / Ideensammlung / Wunschbild einer Unternehmung --> Wie soll das Unternehmen aussehen ? Was soll das Unternehmen erreichen ?
klar formuliert in 1-3 Sätzen, lässt Spielraum offen. Z.B. Bill Gates' Vision: In jedem Haushalt ein PC.
Was ist Unternehmenspolitik (normatives Management)?
Diese wird aus der Vision abgeleitet. Sie legt grundlegende Ziele und Absichten fest und verbindet die externen Interessen mit den internen Zielen und Ansprüchen. Um die einzelnen Bereiche zu konkretisieren, werden zu diesem Zweck in Teilpolitiken unterteilt:
- Personalpolitik
- Verkaufspolitik
- Finanzpolitik
- Lieferantenpolitik
- Qualitätspolitik
- Umweltpolitik
Wie wird das Leitbild (normatives Management) ausformuliert?
Das Leitbild wird aus der Vision und der Unternehmenspolitik abgeleitet und für die diversen Anspruchsgruppen ausformuliert. Es macht in der Regel Aussagen zu:
- Beziehungen zu den Anspruchsgruppen: Welche Kundenbedürfnisse stehen im Zentrum?
- Finanzwirtschaftliche Ziele: Welche Art der Finanzierung streben wir an?
- Leistungswirtschaftliche Ziele: Welche Marktstellung streben wir an?
- Soziale Ziele: Welche Schwerpunkte setzen wir in Bezug auf die Mitarbeiterführung?
Was ist strategisches Management?
Die strategische Unternehmensführung befasst sich mit der mittel- bis langfristigen Ausrichtung des Unternehmens. Sie definiert eine konkrete Marschrichtung des Unternehmens und richtet sich in erster Linie an die Führungskräfte.
Auf dieser Ebene werden Strategien, Strukturen und Systeme definiert.
Damit ein Unternehmen Erfolg hat und die normativen Vorgaben und strategischen Ziele erreicht, müssen die Aspekte von den obersten Führungskräften gelebt und täglich umgesetzt werden. Nur wenn alle Führungskräfte und MA ihre Handlungen und Entscheide nach diesen gesamtunternehmerischen Zielen ausrichten, werden diese Ziele erreicht. Welche Instrumente stehen dafür zur Verfügung:
- Transparent defnieierte Prozesse
- Das Vorleben durch die Vorgesetzten
- Informationen an die MA
- Messbare Bereichsziele
- Richtlinien
Warum ist die Unternehmung eine Organisation?
Ein Unternehmen ist ein soziales System das gemeinsame Ziele verfolgt. Wenn dieses Unternehmen nicht nur aus einer Person besteht und zudem über eine Hierarchie verfügt, ist das Unternehmen eine Organisation.
Organisation = bewusst geschaffene Ordnung, mit der bestimmte Ziele erreicht werden sollen (Strukturen = Aufbau / Prozesse = Abläufe)
--> Organisation im Sinne einer Ordnungsfunktion
Die Unternehmung wird organisiert, d.h. Gestaltung steht hier im Vordergrund.
--> Organisaiton im Sinne einer Gestaltungsfunktion
Was bedeutet ein Unternehmen hat eine Organisation?
- Organigramm / Hierarchie (GL bis MA)
- Strukturen
- Prozesse
Was sind formale Strukturen und Abläufe?
Die bewusst gestaltete Organisation stellt formale Strukturen und Abläufe dar. --> Sichtbar nach Aussen
Was sind informelle Strukturen?
Diese bilden sich komplementär oder auch anstelle der formale Strukturen --> nicht sichtbar nach Aussen / zwischenmenschlich
Ursachen können sein:
- menschliche Eigenheiten z.B. Sympathien, gemeinsame Interessen)
- sozialer Status der Mitglieder der Unternehmung
- die zu lösende Aufgabe
- die Arbeitsbedingungen (z.B. Zeitdruck)
Was ist die Aufbauorganisation?
- Gliederung der Gesamtaufgabe einer Firma in Teilaufgaben
- Strukturierung der Unternehmung
- Organigramme, Stellenbeschreibungen sind dfür Hilfsmittel
Aufbau- und Ablauforganisation hängen sehr eng miteinander zusammen. Sie bedingen sich gegenseitig und bauen aufeinander auf.
Was ist Ablauforganisation?
- Festlegung der Abläufe, Prozesse
- Hilfsmittel sind Netzpläne, Flow-Charts, Balkendiagramme etc.
Aufbau- und Ablauforganisation hängen sehr eng miteinander zusammen. Sie bedingen sich gegenseitig und bauen aufeinander auf.
Was ist der Umfang von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung?
- Aufgabe: definiert im Stellenbeschrieb
- Kompetenzen: Recht und Befugnis haben Massnahmen zu ergreifen
- Verantwortung: Pflicht Erfüllung einer Aufgabe
Was ist die Definition von Arbeitsplatz?
Der physische Ort, an welchem eine Aufgabe ausgeführt wird.
Was ist die Definition von Stelle?
Kleinste Einheit in der Organisation. Eine Stelle (100% FTE) kann auch mehrere Arbeitsplätze umfassen. Sie kann von mehreren Personen besetzt werden (Job-Sharing).
Welche drei Stellenarten gibt es?
- Leitende Stellen, Führungsfunktionen
- ausführende Stellen
- Stabstelle / Zentralstelle --> beratende, unterstützende Instanz
Verschiedene Stellen werden zu einer Abteilung zusammengefasst, diese wird von einer Instanz geleitet.
Was ist wichtig bei der Bildung von Instanzen?
- Leitungsspanne (auch Kontroll-oder Führungsspanne) --> wieviel unterstellte MA
- Leitungstiefe --> Anzahl Hierarchiestufen
In einem Organigramm wird die gewählte Organisationsform dargestellt. Die verschiedenen Organisationstypen entstehen durch die Kombination von Leitung und Stellenbildung. Welche Formen der Leitung und welche Organisationsformen gibt es?
Formen der Leitung:
- Einlinien-Organisation
- Stab-Linien-Orgnistion
- Mehrlinienorgistion
Orgnistionsformen:
- Funktionle Organisation
- Divisionale Organisation
- Matrix-Organisation
Vor- und Nachteile der Stablinienorganisation:
Vorteile:
- klare Strukturen und Abläufe
- Entlastung Linieninstanzen durch Stäbe
Nachteile:
- Stäbe als "graue Mäuse"
- Konfliktpotenzial durch Trennung von Entscheidungsvorbereitung und -findung
- Gefahr von Wasserkopforganisation (bei zu grossen Stäben)
Vor- und Nachteile von Spartenorganisation oder Divisionale Organisation:
Vorteile:
- Bildung von Zentralstellen
- übersichtliche Organisationsstruktur
- Flexibilität
- Frontnähe (Nähe zu Markt und Kunden)
- schnelle Entscheidungen
- kurze Kommunikationswege
Nachteile:
- Gegeneinanderarbeiten der Divisionen
- Koordinationsprobleme
- Nichtausnützen von Synergien
- grosser Bedarf an Führungskräften
Vor- und Nachteile einer Matrixorganisation:
Vorteile:
- Motivation durch Partizipatione am Problemlösungsprozess
- umfassende Betrachtungsweise der Aufgaben
- direkte Verbindungswege, hohe Flexibilität
- Nutzung von Spezialwissen und rasche Reaktionsmöglichkeiten
- Entlastung der Leitungsspitze (Entscheidungsdelegation)
Nachteile:
- Kompetenzkonflikte (ev. Machtkämpfe)
- unklare Unterstellungsverhältnisse
- Gefahr von schlechten Kompromissen
- hohe Kooperationsfähigkeit gefordert
- hoher Kommunikationsbedarf
- hoher Informationsbedarf
Was sagt ein Organigramm aus:
- Hierarchie
- Abeilungen
- Organisationsform
- Leitungstiefe
- Leitungsspanne
- Formeller Dienstweg
- Stelle
- Anzahl MA, ev. Namen
- Funktionen, Titel, Verantwortungsbereich
Was sagt ein Organigramm nicht aus?
- Verantwortung / Kompetenzen
- Erfolg
- informelle Kanäle
- Prozesse / Strukturen
- Zielorientierung
- Kultur
Was ist operatives Management?
Innerhalb der strategischen Vorgaben erfolgt die operative Unternehmensführung, die sich in erster Linie an die Mitarbeitenden richtet. Diese ist grundsätzlich eher kurzfristig und befasst sich mit:
- Planung
- Organisation
- Umsetzung
- Kontrolle
Wie ist operatives Management aufgebaut?
Vision --> Unternehmenspolitik --> Personalpolitik --> Leitbild --> HR-Prozesse / HR-Instrumente
Die HR-Prozesse werden von der Personalpolitik abgeleitet und unterstützen die Erreichung der Unternehmensziele.
Was ist das Hauptziel des Personalmanagements?
Das Bereitstellen von Personal in der erforderlichen Qualität und Quantität, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort.
Welches sind die Aufgaben und Ziele der Personaladministration?
Aufgaben:
- Personaldaten erfassen, bewirtschaften und verarbeiten
- Systeme und Instrumente enwickeln und pflegen
Ziele:
- Personaldaten zur Gewährleistung der internen Kommunikation zur Verfügung stellen
- Abläufe und Schnittstellen zu interen und externen Stellen effizient sicherstellen
Schnittstellen: BuHa (z.B. Lohn), Finanzen (z.B. Spesen), IT (z.B, E-Mail-Account), Pensionskasse
Grundsatz: Vereinfachen, Vereinheitlichen und Vermeiden von mehrfachem Erfassen der selben Daten - im Sinne einer Dienstleistung am Kunden.
Wie hat sich die Personaladministration zu früher verändert?
früher: Verwaltungsdenken, Sammeln von Daten, Sortieren und Ablegen, Karteikarten, Löhne verarbeiten...
heute: Computersysteme, Datenbanken, E-Mail, vernetzte Systeme, Beratungs- und Betreuungsaufgaben, Personalmanagement, Prozess- und zielorientiertes Vorgehen -- >HR als Wertschöpfungscenter, HR als strategischer Partner
