PM

- Entscheid Make or buy

- welche möglichen Lösung zielen in die Richtung, die wir verfolgen

In Hauptstudie werden Ziele detaillierter aufgelistet. Daraus entsteht Zielkatalog, unser Anforderungskatalog an Produkt = Pflichtenheft:

- Produkteinsatz
- Anforderungen
- Lieferkonditionen
- weitere Produktedaten
- DL
- Anbieterinfo

Pflichtenheft wird anschliessend möglichen Anbietern zugestellt.

Pflichtenheft an Anbieter wurde verschickt. Bei Bund, Kanton, Gemeinde, Bund muss man z.T. Aufträge öff. ausschreiben.

Verschiedene Angebote werden einander gegenübergestellt.

Bewrbungsdokument enthält zum vergleichen der Angaben die Nutzwertanalyse.

Wer Muss-Kriterien nicht erfüllt, scheidet gleich aus.

Sobald Nutzwertanalyse + Produktevaluation abgeschlossen ist, liegt Produktvorschlag vor (Milestone)

Bestellung von Produkt.

Achten auf Zahlungs- und Lieferbedingungen von Lieferant.

Im Zusammenhang mit Projektmanagement entstehend Verträge nach OR.

Arbeitsvertrag OR 319-343

Auftrag OR 394-406

Werkvertrag OR 363

- Abmachung zu einer Anstellung in Unternhemen 

- GAV, Normalarbeitsvertrag, Lehrvertrag

- Im Normalfall unbefristet

- Unselbständig (Arbeitnehmer handelt im Auftrag und Haftung von Arbeitgeber)

- keine Erfolgsgewährleistung (Beauftragte und Arbeitnehmer sind zur bestmöglichen Arbeit verpflichtet aber ohne Erfolgsgarantie)

- Vertragspartner stellt materielles oder geistiges Werk her

- Auftragnehmer arbeitet so lange am Objekt, bis das gewünschte Ziel erreicht ist

- Selbständig (Unternehmer bearbeiten Werke/Dienste nach eigenem Wissen + Können)

- Werksersteller garantiert für Erfolg um Werklohn zu erhalten

Bei Auftrag wird gewisse DL erbracht. Man wird gegen Honorar tätig ohne Erfolg zu garantieren.

- Selbständig (Unternehmer bearbeiten Werke/Dienste nach eigenem Wissen + Können)

Kaufvertrag (OR 184):
Abmachung wird abgeschlossen (Ware gegen Geld)

Leasing (nicht im OR):
Innominatsvertrag (ohne ausdrückliche Gesetzesregelung). Vergleichbar mit Mietvertrag und anschliessendem Kaufrecht nach bestimmten Frist.

Lizenzvertrag (nicht im OR):
Mit der Miete erhält man Ware oder Objekt (z.B. Hardware od. Büroräume). Lizenzverträge sind auch Innominatsverträge.

Dokumente müssen jederzeit Aussagen und Abmachungen belegen können. 

Für alle MA verbidnliches Dokumentationskonzept:

- wer dokumentiert
- was/wie wird dokumentiert
- wo befindet sich Ablage
- wie lange Aufbewahrungsfrist

Sitzungen immer kurz protokollieren (Beschlussprotokoll), damit Abmachungen klar sind.

Protokoll hält Informationen von Besprechungen fest.

- Vollprotokoll / Wortprotokoll
- Verhandlungsprotokoll
- Kurzprotokoll
- Beschlussprotokoll

Für Projektmanagement sind Kurzprotokoll und Beschlussprotokoll am besten geeignet.

Hilft, richtige Information im richtigen Moment und der aktuellsten Version zu erhalten.

Auffindbarkeit von Infos:
- für alle zugreifbar
- aktuelle Version und nach vertraulichkeit geschützt

Struktur:
- sind Ablage und Dokumente klar strukturiert (einheitlich)

Stand und Datum

Projektleiter:
- sind alle Dokumente als Sicherheitskopie abgelegt
- Ist Projektleiter im Besitz aller Originaldokumente

Idendifizierbarkeit durch Kopf- und Fusszeile

- Brainstorming

- Brainwriting (jeder muss zuerst seine Ideen zu Papier bringen)

- MindMap

- Kärtchentechnik (jeder Teilnehmer erhält Kärtchen, welche mit Ideen od. Anforderungen durch jeden Einzelnen beschriftet werden)

- Fragebogen (kurz, konkret, keine Suggestivfragen)

- Interview (Unstrukturiertes und Strukturiertes I.)

- Beobachtung und Selbstaufschreibung (achten auf richtigen Zeitpunkt der Erhebung)

- Auswertung von Daten (z.B. direkt aus System, wie Rechnungen etc)

Im Kriterienkatalog werden tiefere Ebene, resp. Ziele, dargestellt und kann als Basis für Nutzwertanalyse dienen. 

Projektkosten: alle Kosten, welche durch Führung und Bearbeitung des Projekts verursacht werden (Personalaufwand + Betriebsaufwand)

Investitionskosten: Kauf und wertvermehrende Anpassung am Produkt.

Betriebskosten: laufende Betrieb bei Miete oder Leasing (Betriebsaufwand)

Subjektiver Projektnutzen:

Der Projektleiter läuft immer Gefahr zu meinen, dass "sein" Projekt reibuslos abläuft. Durch SWOT-Analyse oder auch im Risikomanagement können Gefahren eingeschätzt werden.

Betriebswirtschaftlich durch Break even-Berechnung:

Die Nutzschwelle ist der Punkt (break-even-point), bei welchem Ertrag erstmals den Aufwand übersteigt.

Klassische Nutzschwellenberechnung:

Fixe Kosten

Variable Kosten

Deckungsbeitrag (Bruttogewinn - Aufwand/Einstandspreis)

• Zeitlich befristet! (klarer Anfang + klares Ende)
• Komplexe Aufgabe (sonst kein Projekt)
• Einmaligkeit (Vorhaben wurde vorher so noch nie oder länger nicht durchgeführt)
• Begrenzte Ressourcen (personell, finanziell)
• Innovation (etw. Neues wird erarbeitet)
• Risiko

• Projektinitialisierung
  Ist Projekt sinnvoll, realistisch? Ist Projektauftrag bewilligt?
• Projektplanung
  Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung?
• Projektsteuerung (Controlling, Budget)
  Sind wir mit unserem Projekt auf dem richtigen weg? Sind wir im Budget? Gibt es Risiken?
• Projektführung
  Leitungsarbeit im Projekt (Methoden-, Handlungs-, Sozialkompetenz)
• Stakeholdermanagement 
  Wer sind Anspruchsgruppen?
• Information und Dokumentation
  Schriftlich. Entscheidungen und Arbeiten müssen nachvollziehbar sein. Ablagestruktur. Informationsfluss.
• Projektabschluss
  Lösungen werden Autraggeber präsentiert. Projektteam wird aufgelöst.
• Reflektion im Team
  Was war nutzbringend und was überflüssig?Was kann ich beim nächsten Projekt vermessern.

• Projektleitung: macht Strukturen, überwacht Termine. Hat klare Aufgabe, Kompetenz + Verantwortung. 
• Projektteam: Wissen. Leute müssen in Projekt delegiert werden. Teamzusammensetzung und Wir-Gefühl muss stimmen.
• Autfraggeber: Geldgeber (gibt Auftrag + Kompetenz). Muss hinter dem Projekt stehen können.
• Arbeitstechniken: Wie gehen wir vor, welche Methode? Sachen müssen belegbar sein. Argumente bringen.
• Informationsfluss: Wer wird wann informiert? Wird in einem Kommunikationskonzept festgelegt.
• Projektumfeld: Einflüsse innere (Auftraggeber zieht sich zurück, Teammitglieder erfüllen Aufgabe nicht) + äussere (gesetzliche Rahmenbedinungen ändern sich), Widerstände, Unterstützung

Projektorganisation muss in die Hierarchi (Organigramm) des Unternehmens eingebunden werden (S. 15ff):

1. Stab-Projektorganisation (kleinere Projekte)
   Projektleiter (intern) wird bestimmt und das Team wird aus den betroffenen Abteilungen zusammengestellt
2. Matrix-Projektorganisation (aufwendiges Projekt od. intern niemand als Projektleiter geeignet)
   Projektleiter (inern angestellt oder extern Auftragsvergabe) wird bestimmt. Bei kleineren Projekten, wenn Fachwissen nicht vorhanden.
3. Reine Projektorganisation (bei grossen Unternehmen existieren eigene Abteilungen, welche sich nur mit der Entwicklung, z.B. Bankensoftware, befassen).

Initialisierung (zählt nicht als Projektstufe)

Vorstudie --> Hauptstudie  -->  Detailstudie --> Realisierung  --> Einführung

Planungsphase                                            --> Umsetzungsphase

= Eigentliches Projekt

Erhaltung

Betrieb

Milestones nach jeder Projektstufe

Initialisierung --> Vorstudie --> Hauptstudie --> Umsetzung

Bei jeder Projektphase wird wird der Planungszyklus mind. einmal durchgearbeitet:

1. Auftrag = Go-Entscheid, Auftraggeber gibt grünes Licht
2. Erhebung/Analyse = welche Infos benötigen wir, wo stehen wir? Infos werden eingeholt (Interviews, Fragebogen)
3. Würdigung/Beurteilung = SWOT-Analyse, Resultate werden beurteilt
4. Lösungsentwürfe = Lösungen werden gesammelt/erarbeitet
5. Lösungsbewertung = Lösungen werden gegenübergestellt
6. Lösungsauswahl = beste Lösung wird vorgeschlagen und in Präsentation dem Auftraggeber vorgestellt. 

Mind. am Ende jeder Projektphose ein Milestone notwendig.

Projektstrukturplan: strukturiert Gesamtheit der Arbeiten nach Gliederungskriterien um Übersicht über Projekt und seine Arbeiten zu behalten

Arbeitspakete: Teilaufträge aus dem Projekt, welche ein MA oder eine Gruppe als Auftrag erhält und helfen kann, Budget im Griff zu behalten.

Der Entscheid für das Vorgehensmodell ist wichtig. Er stellt die weichen WIE Projekt bearbeitet wird?

5-Phasen oder 3-Phasen-Modell.

5-Stufiges-Vorgehensmodell: 

Initialisierung - Vorstudie - Hauptstudie - Detailstudie - Realisierung - Einführung - Erhaltung

3-Stufiges-Vorgehensmodell:

Initialisierung - Vorstudie - Hauptstudie - Umsetzung

Hermes:

Initialisierung - Konzept - Realisierung - Einführung (inkl. Milestones) wurde von der schw. Bundesverwaltung entwickelt und ist ein rein schweizerisches Modell.

Wasserfallmodell:

In der Softwareentwicklung verbreitet. Resultate einer Phase bilden immer Vorgaben für nächste Phase.

V-Modell:

Gesamtlösung wird in Etappen aufgeteilt.

Spiralmodell:

Für Kleinprojekte wichtig. Prototyp wird erstellt, welcher aufgrund der Angaben des Abnehmers laufend verbessert wird bis Resultat stimmt. Ich starte mit einem Prototyp. z.B. ein Rezept machen, testen, verbessern so lange bis es stimmt.

Schwellenmodell:

Auf Türschhwelle wird spontan entsch., in welche Richtung wir uns bewegen. Unkoordiniert.

• Grobe Situationsanalyse
• Grobziele
• Anspruchsgrupen definieren
• Projektantrag ist unterzeichnet
• Hauptziele sind bekannt
• Grösste Risiken sind bekannt
• Anspruchsgruppen / Stakeholder sind erkannt und definiert
• Ungefähre Kosten festgelegt

• Information für Durchführung erheben
• Projektteam vervollständigt
• Anspruchsgruppen und deren Ansprüche erheben
• Kick off vorbereiten + durchführen
• Wesentliche Ziele sind bekannt
• Grobe Lösungsvarianten entworfen (Machbarkeit, Wirtschaftlich und gemäss Zielen Auftraggeber)
• Empfehlung für die besten zu verfolgenden Lösungsansätze

• Untersuchung verfeinern
• Muss- und Kannziele beurteilen / Zielkatalok ist detailliert
• Lösungsvarianten erarbeiten + Kosten/Nutzen bewerten
• Realisierbarkeit prüfen
• Empfehlung für beste Variante abgeben
• Präsentation Resultate
• Die idealste zur verfolgende (einzige) Lösung ist bestimmt

• Aufteilen Arbeiten in Teilsysteme oder Arbeitspakete
• Informationen bis ins letzte nötige Detail erheben
• Funktionale Anforderung + Ziele nochmals prüfen und verfollständigen
• Präsentation der Resultate
• Alle Details für die Umsetzung sind bekannt, allenfalls die möglichen Anbieter bestimmt
• Angebote eingeholt + bewertet
• Umsetzung ist geplant

• Arbeitspakete werden in Auftrag gegeben, Aufträge an Lieferanten erteilt
• Installation HW/SW
• Produkt anpassen und Tests durchführen
• Benutzerdokumentation erstellen
• Einführungskonzept erstellen
• Präsentation der Resultate und Einführungsempfehlung an Entscheidträger
• Alle "Dinge" sind fertig und bereit, der Plan für die Einführung steht

• Betroffene werden im Detail informiert und kennen Vorgehen bei Einführung
• Einladung und Infos an Betroffene
• Schulung und Support 
• Präsentation der Resultate und Freigabe für scharfe Nutzung durch Auftraggeber-Entscheid$
• Schulungen und letzte Tests (oder Durchführung bei Anlässen) sind erfolgt

• Lehren aus Projekt werden dokumentiert
• Abnahme durch Auftraggeber
• Projektteam auflösen
• Projektabschluss

Es werden Grobziele (Hauptziele) festgelegt. Daraus entstehen am Schluss ca. 2-10 Projektkernziele.

Projektziele werden aufgeteilt in 

• Systemziele / Muss- und Kannziele (WAS soll erreicht werden / was soll z.B. neues System können)
• Vorgehensziele / Muss- und Kannziele (WIE soll vorgegangen werden)