PM
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Flashcards
Was ist ein Projekt?
Ein zeitlich befristetes Vorhaben, das keine Routinetätigkeit ist.
Was sind die Merkmale eines Projekts?
- zeitlich befristet
- neuartig, einmalig
- bereichsübergreifend, interdisziplinär
- definierte Ziele
- systematisches Arbeiten
- definierter Kostenrahmen (personelle, materielle und zeitliche Vorgaben)
Was sind die Kennzeichen des Projektmanagements?
- schriftlicher Projektauftrag
- Projektleitung und Projektteam
- Startsitzung (Kick off)
- schriftliche Projektdefinition
- schriftliche Projektplanung mit konkret terminierten Aufgabenpaketen
- konitinuierliche Dokumentation
- Meilensteine zum Ist-Soll-Abgleich des Projektfortschritts
- offizieller Projektabschluss mit Reflexion und Abschlussbericht
Worauf basiert effizientes Projektmanagement?
- passenden strukturellen Voraussetzungen der Organisation
- Fachkenntnissen der Projektbeteiligten
- korrekter Anwendung der Methoden
- guter Teamarbeit innerhalb der Projektgruppe
Nenne die Kernelemente eines effizienten PM.
- kontrolliertes Erreichen von Zielen
- Schaffen klarer Zuständigkeiten
- Dokumentation aller Abläufe, um Transparenz/Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten
- interdisziplinäres und paralleles Arbeiten
- frühzeitige Einbindung aller am Projekt Beteiligten
- ausgewogene Steuerung von Zeit, Kosten und Ergebnis
- effiziente Nutzung von Arbeitsmitteln
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Nenne die drei zentralen Ziele (Projektziele-Pyramide)
- Terminziele (Projektende)
- Kostenziele (Projektkosten)
- Sachziele (Qualität)
Gleichberechtigte Steuerung von Zei, Kosten und Ergebnis.
Nenne die Hauptaufgaben des PM.
- Analyse
- Zielentwicklung
- Projektplanung
- Projektkontrolle und Projektsteuerung (von Terminen, Kosten, Qualität)
Nenne die Querschnittsaufgaben des PM.
- Kommunikation
- Organisation
- Mitarbeiterführung, Teamwork
- Projektmarketing (Öffentlichkeitsarbeit nach innen und außen)
Nenne die vier Phasen eines Projekts.
- Definitionsphase (Vorbereitung)
- Planungsphase
- Aktionsphase (Durchführung)
- Abschlussphase (Rückblick/Reflexion)
Was wird in der Definitionsphase gemacht? Mit welchen Instrumenten?
- Problemanalyse (was soll verändert werden?) durch: Befragung, Arbeitsplatzanalyse, Gesundheitszirkel
- Zielanalyse (was will ich/Auftraggeber?)
- Voraussetzungen klären
- Rahmenbedingungen
- Projektantrag formulieren
Instrumente:
- Situationsanalyse (Stärken/Schwächen? Rahmenbedingungen)
- Umfeldanlyse (Stakeholder? Finanzierung? Leitung?)
Welche Fragen helfen mir bei der Stakeholder-/Umfeldanalyse?
- Wer ist am Projekt beteiligt?
- Interessen/Erwartungen/Einflüsse?
- Welche Reaktionen sind zu erwarten?
- wie kann ich den Herausforderungen begegnen?
Was beinhaltet die Planungsphase?
- Überblick erstellen
- Aufgaben strukturieren
- Aktivitäten koordinieren
- Aufgabenverteilung im Team
Nenne die Kriterien der Zielformulierung.
Nenne die Kriterien der ZielformulierungProjektziele sollen SMART formuliert und schriftlich fixiert werden.
S - spezifisch (klar erkennbar, eindeutig)
M - messbar (überprüfbar)
A - ausführbar (selbst erreichbar)
R - realistisch
T - terminiert (festgelegter Start- und Endpunkt)
Welche Instrumente helfen mir in der Planungsphase?
- Strukturplan (alle Aufgabenpakete (Haupt- und Teilaufgaben) ohne Terminierung) Top-down oder Bottom-up
- Phasenplan (Meilensteine=was soll am Ende einer Phase erledigt sein?)
- Ablaufplan (alle Aufgabenpakete in Reihenfolge mit Terminierung)
- Finanzplan
Erkläre das Instrument Projektauftrag.
- Bindeglied zwischen Auftraggeber und ProjektleiterIn.
- Legitimationsbasis für das weitere Vorgehen.
- Vertragscharakter (durch Unterschrift)
- verbindlich für alle Beteiligten
- fordert zum konkreten Handeln auf
Was passiert in der Aktionsphase?
Projektdurchführung und Evaluation
Was beinhaltet die Abschlussphase?
- Ergebnisdarstellung
- Abschlussbericht
- Reflexion Projektverlauf
- Publikationen
Zielhierarchie
Grobziele (Vision)
Feinziele
Operationalisierung
Nenne drei Zielarten mit Beispiel.
- Muss-Ziel (z.B. Budget) muss erfüllt werden, sonst ist Projekt gescheitert
- Soll-Ziel (z.B. Leistungsvorgaben) sollten weitestgehend erreicht werden; wenn nicht, ist Projekt aber nicht gescheitert
- Kann-Ziel (z.B. optische Gestaltung) wünschenswert, aber ohne Auswirkung auf Projekt
Was macht der Auftraggeber?
Er entscheidet über Rahmenbedingungen, Ressourcen, Initiierung, Verlauf, ...
Nenne die Schritte vom Projektauftrag bis zur Projektplanung.
- Projektauftrag
- Projektdefinition
- Projektplanung
- Projektstrukturplan
- Projektphasenplan
- Projektablaufplan
Nenne die (8) Schritte des Zielentwicklungsprozesses.
- Zielideen sammeln
- Zielhierarchie aufbauen
- Priorisieren nach Muss-, Soll- und Kann-Zielen
- Beeinflussung von Zielen/Zielkonflikte feststellen
- Ziele messbar machen
- Ziele zeitlich in das Projekt einordnen
- Qualitätsprüfung durchführen
- Zielkommunikation starten
Was macht die Projektleitung?
- führen des Teams (soz. Kompetenz)
- fachliche Leitung
- Analyse, Planung, Controlling
Was ist die Aufgabe der Teammitglieder? Wo liegen Probleme?
- führen das Projekt durch
- sind für einzelne Arbeitspakete zuständig
- kommen aus verschiedenen Fachbereichen
- unklare Rollen-/Kompetenzaufteilung --> Rollenkonflikte
Projektantrag: Die neun W-Fragen
- Wer sind wir? (Rechtsform, Organisationsform des Antragstellers)
- Warum wollen wir etwas tun? (Ausgangssituation/ Problemlage/ Bedarf)
- Wen sprechen wir an? (Zielgruppe)
- Was wollen wir erreichen? (Projektziele)
- Was wollen wir tun? (Welche Leistungen, Maßnahmen, Interventionen sind geplant?)
- Wie wollen wir arbeiten? (Methodik, Arbeitsformen)
- Wo wollen wir arbeiten? (Standorte, Raumbedarf)
- Wer wird beteiligt? (Personalbedarf, Kooperationspartner)
- Womit wollen wir arbeiten? (Sachmittel, Finanzierung)
Wer fördert Projekte?
- Firmen, Industrie
- Privatpersonen, Stiftungen
- Wohlfahrtsverbände, kirchliche Träger
- Sozialversicherungsträger
- Städte, Gemeinden, Kommunen
- Universitäten, Schulen, KITA
- Vereine, (Fach-)Verbände
- Einrichtungen, Institutionen, Gesellschaften
- Bundesministerie
Nenne die drei Punkte der Ressourcenplanung.
- Personalplanung (Mitarbeiter, Projektpartner)
- Materialplanung (Sachmittel: Rohstoffe etc.)
- Betriebsmittelplanung (Maschinen, EDV…)
Was kann ich tun, falls mir die geplanten Ressourcen nicht ausreichen?
- eingeplante Pufferzeiten nutzen
- Überstunden/Nachtschichten
- Auslagerung von Aktivitäten (Praktikanten)
- Projektverlängerung (Kosten? Auswirkung auf andere Projekte?)
Was ist das Ziel der Qualitätsentwicklung?
Durch kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Abläufen und Organisationen eine Verbesserung der (gesundheitlichen) Ergebnisqualität erreichen.
Was beinhaltet die Planungsqualität?
- Ziel und Bedarfsbestimmung
- Zielgruppenbestimmung
- Konzeption der Intervention
Was beinhaltet die Prozessqualität?
Durchführung
Was beinhaltet die Ergebnisqualität?
Evaluation
Was bedeutet Controlling? Und welches Instrument hilft mir dabei?
steuern, planen, kontrollieren, überwachen
PDCA-Zyklus
In welchen Projektphasen findet Controlling statt?
In der Planungsphase und der Aktionsphase
In welchen Projektphasen findet Evaluationsforschung statt?
Definitions-, Planungs- und Aktionsphase
Erkläre Goal Attainment Skaling (GAS)
Mit Hilfe der Zielerreichungsskala wird überprüft, ob das Ziel erreicht wurde wie erwartet, mehr als erwartet oder weniger als erwartet.
Nenne die 5 K´s einer guten Projektkultur.
- Know-how
- Klarheit
- Konsequenz
- Koordination
- Kommunikation
Nenne die (5) Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman.
- PHASE: Forming (Zusammenkommen, Orientierung, Antesten)
- PHASE: Storming (Krisen, Konflikt, innere Kämpfe)
- PHASE: Norming (Regeln finden, Solidarität, Teamverbundenheit)
- PHASE: Performing (Produktiv sein, Leistung bringen)
- PHASE: (Adjourning): (Auflösungsphase)
Nenne die drei Schritte des Konfliktmanagements.
Orientierungsphase Schritt 1: Prä-Diagnose (Konflikttypen, Eskalationsgrade)
Konfliktbehandlungsphase Schritt 2: professionelle Diagnose (Befragung der Betroffenen, ggfs. Mediatoren)
Konsolidierungsphase Schritt 3: Problemlösung, Arbeit an sozialen Beziehungen
