Projektmanagement

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Diese Lernkarten bieten einen umfassenden Überblick über Projektmanagement auf Universitätsniveau. Sie decken Themen wie Projektphasen, Zielsetzung, Teamarbeit, Konfliktmanagement und Ressourcenplanung ab. Besonders nützlich sind sie für Studierende und Berufstätige, die sich mit der Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten auseinandersetzen möchten. Die Karteikarten vermitteln praktische Instrumente und Methoden, die in verschiedenen Projektphasen eingesetzt werden können.

Flashcards

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Students

1

Language

German

Category

Career Studies

Level

University

Created / Updated

03.02.2018 / 10.05.2018

Nenne die (8) Schritte des Zielentwicklungsprozesses.

Zielideen sammeln
Zielhierarchie aufbauen
Priorisieren nach Muss-, Soll- und Kann-Zielen
Beeinflussung von Zielen/Zielkonflikte feststellen
Ziele messbar machen
Ziele zeitlich in das Projekt einordnen
Qualitätsprüfung durchführen
Zielkommunikation starten

Was macht die Projektleitung?

führen des Teams (soz. Kompetenz)
fachliche Leitung
Analyse, Planung, Controlling

Was ist die Aufgabe der Teammitglieder? Wo liegen Probleme?

führen das Projekt durch
sind für einzelne Arbeitspakete zuständig
kommen aus verschiedenen Fachbereichen
unklare Rollen-/Kompetenzaufteilung --> Rollenkonflikte

Projektantrag: Die neun W-Fragen

Wer sind wir? (Rechtsform, Organisationsform des Antragstellers)
Warum wollen wir etwas tun? (Ausgangssituation/ Problemlage/ Bedarf)
Wen sprechen wir an? (Zielgruppe)
Was wollen wir erreichen? (Projektziele)
Was wollen wir tun? (Welche Leistungen, Maßnahmen, Interventionen sind geplant?)
Wie wollen wir arbeiten? (Methodik, Arbeitsformen)
Wo wollen wir arbeiten? (Standorte, Raumbedarf)
Wer wird beteiligt? (Personalbedarf, Kooperationspartner)
Womit wollen wir arbeiten? (Sachmittel, Finanzierung)

Wer fördert Projekte?

Firmen, Industrie
Privatpersonen, Stiftungen
Wohlfahrtsverbände, kirchliche Träger
Sozialversicherungsträger
Städte, Gemeinden, Kommunen
Universitäten, Schulen, KITA
Vereine, (Fach-)Verbände
Einrichtungen, Institutionen, Gesellschaften
Bundesministerie

Nenne die drei Punkte der Ressourcenplanung.

Personalplanung (Mitarbeiter, Projektpartner)
Materialplanung (Sachmittel: Rohstoffe etc.)
Betriebsmittelplanung (Maschinen, EDV…)

Was kann ich tun, falls mir die geplanten Ressourcen nicht ausreichen?

eingeplante Pufferzeiten nutzen
Überstunden/Nachtschichten
Auslagerung von Aktivitäten (Praktikanten)
Projektverlängerung (Kosten? Auswirkung auf andere Projekte?)

Was ist das Ziel der Qualitätsentwicklung?

Durch kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Abläufen und Organisationen eine Verbesserung der (gesundheitlichen) Ergebnisqualität erreichen.

Was beinhaltet die Planungsqualität?

Ziel und Bedarfsbestimmung
Zielgruppenbestimmung
Konzeption der Intervention

Was beinhaltet die Prozessqualität?

Durchführung

Was beinhaltet die Ergebnisqualität?

Evaluation

Was bedeutet Controlling? Und welches Instrument hilft mir dabei?

steuern, planen, kontrollieren, überwachen

PDCA-Zyklus

In welchen Projektphasen findet Controlling statt?

In der Planungsphase und der Aktionsphase

In welchen Projektphasen findet Evaluationsforschung statt?

Definitions-, Planungs- und Aktionsphase

Erkläre Goal Attainment Skaling (GAS)

Mit Hilfe der Zielerreichungsskala wird überprüft, ob das Ziel erreicht wurde wie erwartet, mehr als erwartet oder weniger als erwartet.

Nenne die 5 K´s einer guten Projektkultur.

Know-how
Klarheit
Konsequenz
Koordination
Kommunikation

Nenne die (5) Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman.

PHASE: Forming (Zusammenkommen, Orientierung, Antesten)
PHASE: Storming (Krisen, Konflikt, innere Kämpfe)
PHASE: Norming (Regeln finden, Solidarität, Teamverbundenheit)
PHASE: Performing (Produktiv sein, Leistung bringen)
PHASE: (Adjourning): (Auflösungsphase)

Nenne die drei Schritte des Konfliktmanagements.

Orientierungsphase Schritt 1: Prä-Diagnose (Konflikttypen, Eskalationsgrade)

Konfliktbehandlungsphase Schritt 2: professionelle Diagnose (Befragung der Betroffenen, ggfs. Mediatoren)

Konsolidierungsphase Schritt 3: Problemlösung, Arbeit an sozialen Beziehungen

Die fünf Phasen der Konfliktspirale (mit Verhalten - und Lösungen)

Phase 1: Anfangs-und Orientierungsphase (Wohlwollen - konstr. Feedback)

Phase 2: Irritationsphase (unvorteilhaftes Verhalten - konstr. Feedback, Klärung)

Phase 3: Konfliktphase (neg. Bild von anderen - Konfliktgespräche)

Phase 4: Phase der Feindseligkeit (Zusammenarbeit belastet - Mediation von außen)

Phase 5: Kriegsphase (andere Partei ist Feind - Trennung, Kündigung)

Welche Arten von Teams gibt es?

(Arbeits)gruppe: Aufgaben nicht gemeinsam, sondern in Schritten nacheinander
Pseudo-Team: strebt keine gemeinschaftliche Leistung an
Potenzielles Team: gemeinsame Ziele, keine gemeinsame Verantwortung
Echtes Team: gemeinsame Ziele, gegenseitige Verantwortung
Hochleistungsteam: ausgeprägtes Engagement und Bewusstsein der verschiedenen Rollen im Team

Was ist ein Projekt?

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Ein zeitlich befristetes Vorhaben, das keine Routinetätigkeit ist.

Was sind die Merkmale eines Projekts?

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zeitlich befristet
neuartig, einmalig
bereichsübergreifend, interdisziplinär
definierte Ziele
systematisches Arbeiten
definierter Kostenrahmen (personelle, materielle und zeitliche Vorgaben)

Was sind die Kennzeichen des Projektmanagements?

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schriftlicher Projektauftrag
Projektleitung und Projektteam
Startsitzung (Kick off)
schriftliche Projektdefinition
schriftliche Projektplanung mit konkret terminierten Aufgabenpaketen
konitinuierliche Dokumentation
Meilensteine zum Ist-Soll-Abgleich des Projektfortschritts
offizieller Projektabschluss mit Reflexion und Abschlussbericht

Worauf basiert effizientes Projektmanagement?

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passenden strukturellen Voraussetzungen der Organisation
Fachkenntnissen der Projektbeteiligten
korrekter Anwendung der Methoden
guter Teamarbeit innerhalb der Projektgruppe

Nenne die Kernelemente eines effizienten PM.

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kontrolliertes Erreichen von Zielen
Schaffen klarer Zuständigkeiten
Dokumentation aller Abläufe, um Transparenz/Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten
interdisziplinäres und paralleles Arbeiten
frühzeitige Einbindung aller am Projekt Beteiligten
ausgewogene Steuerung von Zeit, Kosten und Ergebnis
effiziente Nutzung von Arbeitsmitteln

.

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.

Nenne die drei zentralen Ziele (Projektziele-Pyramide)

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Terminziele (Projektende)
Kostenziele (Projektkosten)
Sachziele (Qualität)

Gleichberechtigte Steuerung von Zei, Kosten und Ergebnis.

Nenne die Hauptaufgaben des PM.

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Analyse
Zielentwicklung
Projektplanung
Projektkontrolle und Projektsteuerung (von Terminen, Kosten, Qualität)

Nenne die Querschnittsaufgaben des PM.

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Kommunikation
Organisation
Mitarbeiterführung, Teamwork
Projektmarketing (Öffentlichkeitsarbeit nach innen und außen)

Nenne die vier Phasen eines Projekts.

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Definitionsphase (Vorbereitung)
Planungsphase
Aktionsphase (Durchführung)
Abschlussphase (Rückblick/Reflexion)

Was wird in der Definitionsphase gemacht? Mit welchen Instrumenten?

Problemanalyse (was soll verändert werden?) durch: Befragung, Arbeitsplatzanalyse, Gesundheitszirkel
Zielanalyse (was will ich/Auftraggeber?)
Voraussetzungen klären
Rahmenbedingungen
Projektantrag formulieren

Instrumente:

Situationsanalyse (Stärken/Schwächen? Rahmenbedingungen)
Umfeldanlyse (Stakeholder? Finanzierung? Leitung?)

Welche Fragen helfen mir bei der Stakeholder-/Umfeldanalyse?

Wer ist am Projekt beteiligt?
Interessen/Erwartungen/Einflüsse?
Welche Reaktionen sind zu erwarten?
wie kann ich den Herausforderungen begegnen?

Was beinhaltet die Planungsphase?

Überblick erstellen
Aufgaben strukturieren
Aktivitäten koordinieren
Aufgabenverteilung im Team

Nenne die Kriterien der Zielformulierung.

Nenne die Kriterien der ZielformulierungProjektziele sollen SMART formuliert und schriftlich fixiert werden.

S - spezifisch (klar erkennbar, eindeutig)

M - messbar (überprüfbar)

A - ausführbar (selbst erreichbar)

R - realistisch

T - terminiert (festgelegter Start- und Endpunkt)

Welche Instrumente helfen mir in der Planungsphase?

Strukturplan (alle Aufgabenpakete (Haupt- und Teilaufgaben) ohne Terminierung) Top-down oder Bottom-up
Phasenplan (Meilensteine=was soll am Ende einer Phase erledigt sein?)
Ablaufplan (alle Aufgabenpakete in Reihenfolge mit Terminierung)
Finanzplan

Erkläre das Instrument Projektauftrag.

Bindeglied zwischen Auftraggeber und ProjektleiterIn.
Legitimationsbasis für das weitere Vorgehen.
Vertragscharakter (durch Unterschrift)
verbindlich für alle Beteiligten
fordert zum konkreten Handeln auf

Was passiert in der Aktionsphase?

Projektdurchführung und Evaluation

Was beinhaltet die Abschlussphase?

Ergebnisdarstellung
Abschlussbericht
Reflexion Projektverlauf
Publikationen

Zielhierarchie

Grobziele (Vision)

Feinziele

Operationalisierung

Nenne drei Zielarten mit Beispiel.

Muss-Ziel (z.B. Budget) muss erfüllt werden, sonst ist Projekt gescheitert
Soll-Ziel (z.B. Leistungsvorgaben) sollten weitestgehend erreicht werden; wenn nicht, ist Projekt aber nicht gescheitert
Kann-Ziel (z.B. optische Gestaltung) wünschenswert, aber ohne Auswirkung auf Projekt

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Flashcards

Die fünf Phasen der Konfliktspirale (mit Verhalten - und Lösungen)

Phase 1: Anfangs-und Orientierungsphase (Wohlwollen - konstr. Feedback)

Phase 2: Irritationsphase (unvorteilhaftes Verhalten - konstr. Feedback, Klärung)

Phase 3: Konfliktphase (neg. Bild von anderen - Konfliktgespräche)

Phase 4: Phase der Feindseligkeit (Zusammenarbeit belastet - Mediation von außen)

Phase 5: Kriegsphase (andere Partei ist Feind - Trennung, Kündigung)

Welche Arten von Teams gibt es?

(Arbeits)gruppe: Aufgaben nicht gemeinsam, sondern in Schritten nacheinander
Pseudo-Team: strebt keine gemeinschaftliche Leistung an
Potenzielles Team: gemeinsame Ziele, keine gemeinsame Verantwortung
Echtes Team: gemeinsame Ziele, gegenseitige Verantwortung
Hochleistungsteam: ausgeprägtes Engagement und Bewusstsein der verschiedenen Rollen im Team

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