Projektmanagement Grundlagen

Angestrebter Soll-Zustand oder erwünschte Wirkung, beschreibt künftige Ergebnisse, welche mit dem Projekt erreicht werden sollen.

• Koordination: Ausgangslage für sämtliche anfallenden Aufgaben
• Steuerung: Leitplanken / Orientierung für Prozess und Zusammenarbeit
• Motivation: Motivation, Ziele zu erreichen / Akzeptanz bei Stakeholdern
• Lösungssuche: Soll-Zustand àwegweisend für Entwicklung von Lösungen
• Entscheidungsfindung: Beurteilungskriterien für Lösungsvarianten (Welche Variante erfüllt mein Ziel am besten?)
• Erfolgskontrolle: Ergebnisse lassen sich Messen (Soll-Ist-Vergleich)

1. Ziele ermitteln
2. Ziele analysieren
3. Ziele klassifizieren
4. Ziele operationalisieren
5. Ziele gewichten
6. Zielentscheid herbeiführen
7. Ziele kommunizieren

An Projektergebnissen sind mehrere Stakeholder interessiert und jeder hat andere Vorstellungen.

-> Projektumfeldanalyse um Interessen und Erwartungen zu ermitteln und gemeinsame Ansprüche herausfiltern

Um möglichst alle relevanten Ziele zu ermitteln, braucht es weitere Abklärungen / Analysen:

• Unternehmerische Rahmenbedingungen und Ist-Situation analysieren
• Unternehmensstrategie und –ziele berücksichtigen
• Projektziele parallel laufender Projekte einfordern
• Anforderungen des Qualitätsmanagements aufnehmen
• Gesetzliche Anforderungen beachten
• Verträge prüfen (Lieferanten, Kooperationspartner...)
• (SWOT)

Fünf Fragen helfen bei der Analyse der Ziele:

• Handelt es sich wirklich um ein Ziel?
• Beziehen sich die Ziele auf das Projekt?
• Kommen dieselben Ziele mehrmals vor? (Somit bestimmte Ziele überflüssig?)
• Handelt es sich um Muss- oder Kann-Ziele?
• Gibt es Zielkonflikte, weil sich Ziele konkurrenzieren oder wiedersprechen?

Sieben Kriterien, zum Beurteilen ob ein  Ziel „echt“ oder „unecht“ ist:

• Liegt in der Zukunft
• Ist vorstellbar (Kontext- und Personenbezogen)
• Ist realistisch
• Kann nur durch aktives Handeln erreicht werden
• Wird bewusst angestrebt
• Will erreicht werden
• Ist lösungsneutral formuliert (WAS und nicht WIE)

Ziele eliminieren, welche nicht zum Projektauftrag passen oder sich durch das Projekt nicht erreichen oder beeinflussen lassen.

Prüfen, ob Ziele doppelt oder mehrfach vorkommen. Es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, weshalb sämtliche Ziele vorsichtig geprüft werden müssen.

-> Redundante Ziele zu einem einzigen Ziel zusammenfassen oder überflüssige Ziele streichen

Muss-Ziele müssen unbedingt erreicht werden (gesetzliche Vorgaben, Unternehmensziele, zwingende Vorgaben.)

•  Eindeutige Formulierung, damit sofort klar ist, ob sie erfüllt sind oder nicht (erfüllt / nicht erfüllt)
• K.o.-Kriterien

Kann-Ziele können mehr oder weniger gut erfüllt sein, ohne dass dadurch die Lösung infrage gestellt würde. -->unterschiedlich starke Gewichtung

Es werden oft Ziele definiert, welche sich kokurrenzieren oder sogar direkt widersprechen. = Zielkonflikt

Instrument zur Aufdeckung von Zielkonflikten: Zielbeziehungsmatrix

 Umgang mit Zielkonflikten:

• Zwei Muss-Ziele stehen in Konkurrenz: Starker Konflikt. Muss unbedingt bereinigt werden. -->Ein Muss-Ziel in ein Kann-Ziel umwandeln
• Zwei Kann-Ziele stehen in Konkurrenz: Schwacher Konflikt. Kann meistens bereinigt werden, indem die Ziele unterschiedlich stark gewichtet (Prioritäten)
• Muss- und Kann-Ziel in Konkurrenz: Muss-Ziel gewinnt

Kann-Ziele: Unterscheidung in System- und Vorgehensziele = Detailliertere Gewichtung

Muss-Ziele: Keine Untergliederung. Separat neben Zielstruktur aufgeführt. à Besonderer Stellenwert

Systemziele beziehen sich auf die erwartete Lösung und dienen als Beurteilungskriterien für Lösungsvorschläge.

Sie sind in folgende 3 Untergruppen geglidert

• Wirtschaftliche Ziele: Maximale Investition, Anforderungen an Wirtschaftlichkeit
• Leistungsziele: Anforderungen an Funktionen und Leistungen
• Personelle Ziele: Vom Projekt direkt und indirekt betroffene Personen mit menschlichen Bedürfnissen

Vorgehensziele sind Etappenziele zur Erreichung der Systemziele bezüglich der erwarteten Qualität, Leistung, Kosten und Zeit.

• Repräsentieren den Entwicklungsfortschritt eines Projekts
• Wichtige Grundlage für Projektplanung
• Dienen Auftraggeber und Projektleiter

Die Zielsruktur gibt Auskunft über die Art und Dringlichkeit der Ziele

= Ziele messbar machen, damit sich die Zielerreichung eindeutig beurteilen lässt

Operationalisierte Ziele dienen auch dazu, Lösungsvorschläge vergleichen zu können. =Entscheidungshilfe, welche Variante weiterverfolgt wird

Führungsinstrument: Projektteam arbeitet motivierter, wenn genau klar ist, worum es geht, und worauf es ankommt. àZieldefinitionsprozess dokumentieren und für alle transparent

Klarer Beurteilungsmassstab für Zielerreichung: Qualitativer oder quantitativer Massstab

• Vergleich von Lösungsvarianten: Kriterium „Wie gut erreicht?“
• Zielmassstab hat keinen Grenzwert
• Projekterfolgskontrolle: Kriterium „Erreicht oder nicht erreicht?“
• Zielmassstab hat einen Grenzwert
• Kann auch dem Vergleich von Lösungsvarianten dienen

• Muss-Ziele werden nicht gewichtet, da sie zwingend sind
• Häufig werden nur Systemziele gewichtet (Vorgehensziele nach Projektende meist nicht mehr relevant)
• Kann-Ziele gewichten, bevor Lösungsvarianten vorliegen
• Subjektiver Vorgang, unabhängig von gewählten Methoden, da immer von Interessen der involvierten Personen abhängig
• Auftraggeber entscheidet letztlich über Gewichtung
• Frosch- und Vogelperspektive berücksichtigen (Bei grosser Abweichung àUrsachen untersuchen)

Die Zieldokumentation wird idealerweise im Verlauf der Zieldefinition erstellt. àLückenlos und systematisch: Jederzeit für jedermann nachvollziehbar

Aufbau der Zieldokumentation:

• Auftrag
• Projektziele
• Ansprüche aller Stakeholder
• Zielanalyse
• Zielstruktur

Die Zieldokumentation ist in der Initialisierungsphase ein Bestandteil des Projektauftrags und muss daher von den Entscheidungsträgern genehmigt werden.

--> Anpassung der Ziele im Projektverlauf: Angepasste Zieldokumentation wieder genehmigen lassen

Ziele in einem Kick-off Meeting (Projektstart-Sitzung) präsentieren.

Ziele im Projektverlauf immer wieder an Erinnerung rufen:

• Ziele für alle sichtbar an Wand des Sitzungszimmers
• Bei jeder Sitzung auf Ziele hinweisen
• Bei jeder Sitzung den Projektfortschritt anhand erreichter Ziele prüfen
• Zielerreichung belohnen und allen Beteiligten mitteilen

• Zeitlich befristet: Anfang und Ende klar definiert
• Komplexität: Viele Faktoren, welche untereinander in einer Wechselbeziehung stehen, müssen berücksichtigt werden.
• Einmaligkeit: Spezifische Bedingungen, Ausgangslage und Zielsetzung sind einmalig. (noch nie in dieser Kombination vorhanden)
• Begrenzte Ressourcen: Ressourcen wie Personal, Sachmittel, finanzielle Mittel usw. sind nur begrenzt vorhanden.
• Innovativ: Das Resultat des Projekts hat i.d.R. Neuigkeitswert.(In Bezug auf eigene Unternehmung)
• Risikobehaftet: In jedem Projekt entsteht in irgendeiner Form etwas Neues, daher kann man sich nicht oder nur teilweise auf Erfahrungswerte stützen und geht daher Risiken ein.

• Projektinhalt: Investitions- , F&E-, Organisations-, IT- und Marketingprojekte
• Grösse und Umfang: Klein, mittel oder gross
• Komplexität: Hoch, mittel oder gering
• Laufzeit: Kurz-, mittel- oder langfristig
• Strategische Bedeutung: Wichtigkeit für das Unternehmen
• Reichweite: Regional, national, international bzw. Abteilung, Unternehmen, Konzern
• Stellung des Kunden bzw. Auftraggebers: Interne und externe Projekte

Projektmanagement verfolgt das Ziel, ein Projekt von der ersten Idee bis zum Abschluss aus Sicht des Auftraggebers führbar zu gestalten und die Wahrscheinlichkeit für den Projekterfolg möglichst hoch zu halten.

Aus Sicht des Unternehmens mit Blick auf alle Projekte

Institutionalisierung des Projektmanagements und das Multiprojektmanagement (Management aller Projekte im Unternehmen)

Aus Sicht des Einzelprojekts

Alle Methoden, Techniken und Prozesse, die das Führen und Abwickeln eines Projekts unterstützen.

• Nur die Sicht des Einzelprojekts ist Prüfungsrelevant!

• Projektinitialisierung
• Projektplanung
• Projektsteuerung (Projekt-Controlling)
• Projektführung
• Projektmarketing
• Projektinformation und –dokumentation
• Projektabschluss

Soll dieses Projekt verwirklicht werden oder sollten andere Projekte Vorrang haben?

Projektidee so konkretisieren und mit Informationen anreichern, dass eine Entscheidungsgrundlage Vorliegt.

Endet mit einem Projektauftrag / Projektfreigabe.

Was alles muss getan werden, um den Projektauftrag zu erfüllen und folglich das Projektziel zu erreichen?

Im Projektstrukturplan (PSP) werden die projektbezogenen Aufgaben bestimmt.

Daraus ergeben sich weitere planerische Elemente, insbesondere die Zeit-, die Kosten- und die Ressourcenplanung.

Die Projektplanung liefert die Grundlage für die Projektsteuerung und für das Erreichen der Projektziele.

Wie bleiben wir auf dem geplanten Kurs?

Die Projektsteuerung dient dazu, das Projekt gemäss der Projektplanung auf Kurs zu halten oder – wenn das nicht (mehr) realistisch ist – den Anstoss für eine Planungsanpassung zu geben. Dazu müssen alle relevanten Informationen zum Projektstatus erhoben und mit den Planwerten verglichen werden. Bei Abweichungen werden deren Ursachen untersucht und situationsgerechte Steuerungsmassnahmen ergriffen.

Bei der Projektsteuerung geht es nicht nur um die Vergangenheit und Gegenwart, sondern auch um die Zukunft.               -> Risikoanalyse

Wie gehen wir mit betroffenen Menschen konstruktiv um?

Projektführung bedeutet vor allem, das Projektteam so gut arbeitsfähig zu machen, dass es eine optimale Gesamtleistung erbringt und den Projekterfolg sichert.

• Jedes Teammitglied soll seine individuellen Fähigkeiten bestmöglich einbringen können
• Persönliche Motivation wird dank anspruchsvoller Ziele und Aufgaben und der damit verbundenen Anerkennung gefördert.
• Vertrauensvolles und kooperatives Arbeitsklima  und Zusammenhalt mit gemeinsamen Werten und Verhaltensregeln.
• Konstruktiver Umgang mit kritischen Situationen und Konflikten

Ausgeprägte Leadership-Fähigkeiten sind nötig, um vertrauensvolle und konstruktive Beziehungen mit dem Projektteam und weiteren involvierten Personen (Anspruchsgruppen + Stakeholder) zu gestalten.

Wie verschaffen wir dem Projekt den besten Rückenwind?

Alle Aktivitäten, die auf den „Verkauf“ des Projekts ausgerichtet sind, werden als Projektmarketing bezeichnet.

= Akzeptanz des Projekts fördern + Weg zum Projekterfolg ebnen

Zentrale Marketingaufgabe: Stakeholdermanagement

Interessen und Beeinflussungsmöglichkeiten der relevanten Zielgruppen (Stakeholder) eines Projekts werden ermittelt, um daraus zweckdienliche Kommunikationsmassnahmen für die einzelnen Stakeholder abzuleiten.

Wie gehen wir mit Informationen professionell um?

Die Informationsbedürfnisse der Projektbeteiligten und Entscheidungsgremien sind angemessen zu befriedigen. Typischerweise wird dazu ein projektbezogenes Informationskonzept entwickelt.

Inhalt der Projektdokumentation:

• Projektverlauf: Wird festgehalten, wodurch die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sichergestellt ist.
• Inhaltliche Arbeitsergebnisse: in Form von Lösungskonzepten, Evaluationsberichten usw.

Eine gute Projektdokumentation verringert die Abhängigkeit von den am Projekt mitwirkenden Schlüsselpersonen.

Wie beenden wir das Projekt zweckmässig?

Beim Projektabschluss fallen alle Aufgaben an, die das ordnungsgemässe Beenden des Projekts und die formale Übergabe an den Auftraggeber betreffen. (Bsp. Auflösen Projektteam, Übergabe Resultat, usw.)

Darauf erfolgt auch ein Rückblick auf den Projektverlauf. Es werden die „Lessons learned“ ermittelt: wertvolle Erkenntnisse, die für weitere Projekte genutzt werden können.

• Projektleiter
• Projektidee / Projektumfeld
• Topmanagement
• Projektteam
• Methodik
• Kommunikation
• Information

Der Projektleiter gestaltet die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Projektteam.

Er braucht:

• Die Fähigkeit, auf die Beteiligten und ihre Bedürfnisse einzugehen, ihnen respektvoll, offen und wertschätzend zu begegnen und mit ihnen vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.
• Persönliche Akzeptanz schaffen mit Führungsqualitäten

Ein Projektleiter muss eher als ein Generalist wirken und weniger als ein Fachspezialist. àSoziale und persönliche Kompetenz sind wichtiger als die Fachkompetenz

Muss sein Team aktiv unterstützen, ist aber auch auf Unterstützung des Auftraggebers angewiesen.

Jedes Projekt ist in ein bestimmtes Umfeld mit seinen Ansprüchen und Erwartungen eingebettet.

Daher ist es sehr wichtig, eine sorgfältige Projektumfeldanalyse zu machen. Dabei werden alle denkbaren Wechselwirkungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld ermittelt und analysiert.

Sind folgende Voraussetzungen im Bereich (Projektidee / Projektumfeld) erfüllt, stehen die Zeichen für deinen Projekterfolg günstig und das Projektteam kann sich entfalten:

• Auftraggeber setzt sich für das Gelingen des Projekts ein
• Promotoren und Sponsoren unterstützen das Projekt altiv
• Vom Projekt direkt oder indirekt Betroffene werden aktiv miteinbezogen, zielgerichtet informiert und engagieren sich folglich auch dafür
• Es wird ein aktives Stakeholdermanagement betrieben

Das Topmanagement hat die oberste Entscheidungskompetenz über das Projekt und dessen Rahmenbedingungen. Es muss seine Rolle als „Promotor“ des Projekts bewusst wahrnehmen und den Projekterfolg fördern.        

Eine passive Haltung (gegenüber Projekt, Entscheidungen usw.) hemmen oder verunmögliche den Projekterfolg.

Probleme:

• Häufig zu grosse Distanz zwischen Topmanagement und restlichem Projektteam
• Projekt-Beteiligte werden unzureichend in Entscheidungsprozesse eingebunden
• Entscheidungen nicht immer transparent

Ein optimales Projektteam wird so zusammengestellt, dass möglichst alle Interessen am Projektergebnis optimal vertreten sind. Das Wir-Gefühl ist sehr wichtig, damit dein produktives Zusammenarbeiten möglich ist.

Der Teambildungsprozess ist daher eine wichtige Aufgabe des Projektleiters.

Das methodische Vorgehen...

...bildet eine Art Leitplake für alle Beteiligten

...verhinert ein chaotisches und ineffizientes Vorgehen

...vermindert das Risiko von zufälligen oder willkürlichen Entscheidungen

... verbessert die Qualität der erzielten Resultate und somit auch die Erfolgschancen

Projektlösungen führen vielfach zu tiefgreifenden Veränderungen, die sich unmittelbar auf die tägliche Arbeit und Arbeitsabläufe auswirken. Daher ist eine ist eine sorgfältige und umsichtige Kommunikation  und die Beziehungspflege mit allen Stakeholdern sehr wichtig.

Für jedes Projekt sollte daher ein umfassendes Kommunikations- oder Stakeholdermanagementkonzept vorliegen.