Projektmanagement

 1. Projektdefinition: - Grobplanung 

- Projektanalyse (Probleme und Potentiale) 

- Zielsetzung 

- Machbarkeitsstudie (Inhalt, Kosten, Ausmaß, Zeit) 

2. Projektplanung: - Feinplanung 

- Arbeitspakete (AP) (Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen) 

- GANT Chart 

- Ressourcen (Lohn- und Materialkosten) 

- PERT Diagramm (Verknüpfung zwischen einzelnen AP) 

3. Projektdurchführung: - Umsetzung der Planung 

- Kontrolle der Durchführung 

- feste Treffen 

- Überprüfung der Ziele am GANT Chart 

4. Projektabschluss: - Abnahme des Projekts 

 Beispiel: 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

für unser gemeinsames Projekt „Bau einer Flüchtlingsunterkunft“ lade ich Sie zum Kick-Off Meeting vom 1.04.16 bis zum 2.04.16 in den großen Besprechungsraum des Waldhotels in Wuppertal (Waldstraße 12, 42349 Wuppertal) ein. Beginn ist am 1.04.16 um 10.00Uhr. 

Bitte beachten Sie die angehängte Tagesordnung. 

Mit freundlichen Grüßen 

Paul Meier 

Projektleiter Flüchtlingsunterkunft 

Tagesordnung  

 1. 

Begrüßung 

10.00 – 10.30 

2. 

Vorstellung Arbeitsgruppen 

10.30 – 12.00 

2.1 

Arbeitsgruppe 1 

10.30 - 10.45 

2.2 

Arbeitsgruppe 2 

10.45 – 11.00 

2.3 

Arbeitsgruppe 3 

11.00 – 11.15 

2.4 

Arbeitsgruppe 4 

11.15 – 11.30 

3. 

gemeinsames Arbeitsessen 

12.00 – 13.00 

4. 

Erfahrungsbericht eines Flüchtlings aus Syrien 

13.30 – 14.00 

5. 

Ziele und Erwartungen Projektleitung 

14.00 – 14.30 

- fester Anfangs- und Endpunkt 

Bsp.: Jahr A, Kalenderwoche B – Jahr C Kalenderwoche D 

- festes Ziel und Ergebnisverantwortung definieren 

Bsp.: Planung eines Umbaus zur Flüchtlingsunterkunft zur Dauerunterbringung von 200 Flüchtlingen 

- jedes Projekt ist einmalig 

- klar definierte Ressourcen 

Bsp.: fester Finanz- und Personalplan 

- komplexe und interdisziplinär 

Bsp.: Zusammenarbeit von verschiedenen Handwerken und Gewerken 

- Stellung 

Der Bewerber muss sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine leitende Position handelt und sich gemäß seiner Qualifikation und seiner eigenen Einschätzung bewerben können. 

- Aufgaben 

Der Bewerber muss anhand der Stellenanzeige sehen, welche Aufgaben auf ihn zukommen, um vorher zu wissen, ob diese seinen Interesse und seiner beruflichen Qualifikation entsprechenden 

- Ziele 

Bewerber müssen wissen wohin das Projekt führen soll um einschätzen zu können, dass er es auch dahin führen kann 

- Befugnisse und Verantwortung 

Der Bewerber muss vorher wissen welche Befugnisse er hat und wofür er die Verantwortung hat um einzuschätzen zu können, ob er sich die Stelle zutraut oder nicht. 

- Anforderungen 

Müssen geleistet sein, damit der Bewerber abgleichen kann ob er diesen entspricht -> Selektionen der Bewerber schon vor der Bewerbung 

- Probleme 

Probleme müssen offenen genannt werden um dem Bewerber zu zeigen worauf er sich einlässt und damit er weiß ob er damit umgehen kann oder nicht (Bsp. „Stuttgart 21“ Kritik in der Öffentlichkeit 

- Termine und Verantwortlichkeiten 

Kontrolle möglich ob Zwischenziele erreicht werden und wer dafür verantwortlich ist (keine Ausreden möglich) 

- Festlegung Maßnahmen und Absprachen 

für Projektbeteiligte die währende des Meetings nicht anwesend waren bietet das einen guten Überblick 

- Termine 

Rechtsverbindlichkeit und Planung 

Einspruchsfrist 

Wenn etwas im Protokoll enthalten ist was z.B. fehlerhaft ist weiß derjenige dem es auffällt bis wann er dies melden kann. 

Brainstorming

Vorteile  geringe Kosten einfach Durchzuführen  Nachteile Ergebnis stark abhängig von Teilnehmern  Gruppendynamische Konflikte

635 Methode

Vorteile  direktes Feedback durch Weiterentwicklung der Idee, viele Ideen Nachteile schwierig zu realisieren fest definiertes Vorgehen, was die Kreativität unterdrücken kann 

6 Hüte

Vorteile mehrere Perspektiven werden betrachtet ,offene Diskussionen möglich 

Nachteile hoher Aufwand (Gruppe muss sich ausreichend mit dem Thema beschäftigt haben) ,Moderator muss geschult werden (Profi) 

Liste

Vorteile schnell , einfach Nachteile unübersichtlich

GANT Chart

Vorteile man sieht was parallele abläuft, einfach zu erstellen NAchteile keine Pufferzeit einthalten

Pert Diagramm

Vorteile  Pufferzeit Sichtbar   Nachteile aufwendig,  Hinzufügen im Nachhinein nicht problemlos möglich

zum Kiosk gehen 1

Getränk wählen 2

Getränk kaufen     3

Nach Hause gehen  4,5

Flasche öffnen  5

Trinken 5

- Arbeitspakete mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen 

- PERT Diagramm: Schnittstellen + Verbindungen der Arbeitspakete 

- GANT Chart: Zeitliche Visulisierung der Arbeitspakete 

- Ressourcen Zuordnung: Material- und Personalkosten