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Cartes-fiches
Hauptkartei
- laufende und ruhende Kartei bilden zusammen die Hauptkarte
laufende Kartei
- KGs, welche noch nicht abgerechnet worden sind
ruhende Kartei
- KGs, die abgerechnet worden sind
Zeitmanagement
- Praxen, die über eine optimale Einschreibtechnik verfügen, laufen bedeutend ruhiger ab, was sich vorteilhaft auf das Arbeitsklima auswirkt
- Zeitmanagement unterliegt der regelmässigen internen Qualitätskontrollen
- Arzt und MPA müssen gemeinsam definieren, für welche Behandlungen wie viel Zeit eingeschrieben werden muss
- Einschreibetechnik muss bei Wechsel im Praxisteam überprüft und optimiert werden
- man sollte mindestens eine Stunde pro Woche für eine Teamsitzung reservieren
Pufferzonen
- für eine Optimierung der Einschreibetechnik sind Pufferzonen von grosser Bedeutung
- können mit administrativen Arbeiten genutzt werden, falls die Lücken nicht gefüllt werden
Klassifizierung von Aufgaben
- ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken, was wichtig ist und was zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden kann
- Aufgaben werden in vier verschiedenen Klassen unterteilt
A-Aufgaben
- Aufgaben, die wichtig und dringend sind (Notfälle, Patienten am Empfang, Praxistelefon, Sprechstundenassistenz)
B-Aufgaben
- Aufgaben, die wichtig sind, aber im Moment nicht dringend (Röntgen, Laborarbeiten, Post öffnen, Anmeldungen, z. B. Physiotherapie)
C-Aufgaben
- Aufgaben, die längerfristig wichtig sind, aber nicht dringend (Berichte schreiben, Medikamente kontrollieren, KGs versorgen)
D-Aufgaben
- Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (Pflanzen giessen, Patienten aufbieten, Materialauffüllen)
elektronische Agenda
- Vorteile für Praxis: übersichtliche Planung, Termine sind einfach zu ändern, Agenda kann von jedem Arbeitsplatz aus eingesehen werden, Termine lassen sich einfach auf Jahre zurückverfolgen, Statistiken sind einfach zu erstellen...
papiergeschützte Agenda
- sollte eine Jahres- und Monatsübersicht enthalten und pro Tag eine Seite / Doppelseite mit Zeiteinteilung aufweiden
- mehrspaltige Agenda: ermöglicht eine Übersicht für Sprechstunde, Labor, Röntgen, Therapie...
Recall
- Rückruf (Diabetiker, BD und Herz/Kreislauf-Patienten, Virus-Kontrolle...)
Konsultation
- Patient kann sich für eine Konsultation anmelden oder den Arzt um einen Hausbesuch bitten
- neue Patienten brauchen mehr Zeit als Patienten, die schon einmal in Behandlung waren oder Routinenpatienten
- Standartfragen vermeiden
Information für Patient
- neue Patienten / Patienten, die schon länger nicht mehr in der Praxis waren, sollen informiert werden (Sprechstundenzeiten, spezielle Untersuchungs- oder Therapiemöglichkeiten, Hausbesuche...)
Besuch
- wünscht ein Patient ein Besuch, muss abgeklärt werden, ob er nicht in die Sprechstunde gebracht werden kann (sinnvoll bei Patienten, welche für Wundversorgung oder Röntgen kommen)
Triage
- kommt aus dem Sanitätsdienst
- Erkennen und Sortieren der Fälle nach Dringlichkeit und Art der Störung
- drei Dringlichkeitsstufen: Notfall, dringlich, nicht dringlich
Notfall
- in diesem Fall muss direkt mit dem Arzt Kontakt aufgenommen werden (sofort)
- es geht um lebensbedrohliche Zustände, die eine sofortige Konsultation, einen sofortigen Besuch oder bei denen der Patient sogar direkt an das Spital verwiesen werden muss
- Konsultation / Besuch: sofort, ohne Rücksicht auf die Sprechstunde
dringlich
- in diesem Fall muss der Patient noch am selben Tag vom Arzt gesehen werden
- Konsultation: wenn möglich am selben Tag / so schnell wie möglich
- Besuch: am gleichen Tag
nicht dringlich
- Patient muss nicht am selben Tag vom Arzt gesehen werden
- Konsultation: innerhalb von 3 Tagen
- Besuch: nicht unbedingt am gleichen Tag notwendig
Koordination der Sprechstunden
- Hauptziele: lückenloses Arbeiten des Arztes und kurze Wartezeiten für Patienten
- MPA muss lernen, die richtigen Prioritäten zu setzen
das Personalienblatt
- Patient füllt die erwünschten Angaben auf dem Personalienblatt aus
- Praxislogo
- Patient kann auf Spezielles hingewiesen werden
- mit Unterschrift erklärt sich damit einverstanden, dass seine persönlichen Daten weitergegeben werden können (Praxis rechnet über ein aussenstehendes Büro ab, im Falle einer Betreibung wird ein Inkassobüro eingeschaltet) und dass das Formular korrekt ausgefüllt worden ist
- Personalienblatt wird in der KG archiviert
- MPA: kontrollieren, ob es vollständig, korrekt und leserlich ausgefüllt ist
die Versicherungskarte
- Name, Vorname
- Karten-Nr.
- BAG-Nr. der Krankenversicherung
- neue AHV-Nummer
- Geburtsdatum, Geschlecht
- Ablaufdatum der Karte
persönliche Gesundheitsdaten (freiwillig)
- Blutgruppe
- Impfungen
- Transplantationen
- Allergien
das Terminkärtchen
- Visitenkarte der Arztpraxis (mit Logo)
- MPA: korrekte (Datum, Wochentag, Agendaeintragung und Terminkärtchen müssen übereinstimmen), leserliche (Kugelschreiber, Druckbuchstaben, grosse Schrift, ev. Stempel Versicherungsausweis mitnehmen oder nüchtern) Eintragung
die Untersuchungsformulare / Statusblätter
- zum Erfassen von aktuellen Patienten-Befunde (Schwangerschafts-Verlaufkontrollen, Vorsorgeuntersuchungen bei Säuglingen, Check up...)
- MPA: Patientenetikette, beschriften, numerieren – kleine Untersuchungen wie Gewicht, Grösse, Visus... vorgängig durchführen
das Leistungsblatt
- dient zur Rechnungsstellung, ist individuell abgestimmt
- enthält die häufigsten TarMed-Positionen
- MPA: Beschriften (pro Krankheitsfall /Unfall – Personalien, Patientennummer), Eintragen (Datum, entsprechende Position / erbrachte Leistung ankreuzen, Medikamente), Ablegen (in entsprechende laufende KG)
das Arbeitsunfähigkeitszeugnis
- wird zur Bestätigung einer Arbeitsunfähigkeit ausgefüllt und darf nur auf Anordnung des Arztes herausgegeben werden
- Unterscheidung zwischen definitiven und provisorischem AUF-Zeugnis
- MPA: Arztzeugnis unter Verschluss halten, korrekt ausfüllen, abstempeln und vom Arzt unterschreiben lassen, im KG vermerken: Zeugnis ausgestellt am ... / Kopie in die KG legen
das Rezept
- in selbstdispensierenden Arztpraxen steht es dem Patienten frei, ob er sein Medikament direkt beim Arzt oder über eine Apotheke beziehen will
- für Medikamente, die auf Rezept bezogen werden, darf der Apotheker eine Beratungs- und Rezeptpauschale verrechnen (Bezugs- und Medi-Check)
- MPA kann Rezept erstellen, Arzt muss es aber unterschreiben
- MPA: Rezepte unter Verschluss aufbewahren, nur korrekt ausgefüllte Rezepte abgeben, verordnetes Medikament in KG vermerken / Kopie in KG legen
- Merke: Apotheker dürfen Generika abgeben, ausser es hat Vermerk aus medizinischen Gründen nicht substituierbar
das Betäubungsmittelgesetz
- Betäubungsmittel sind toxische, natürliche oder synthetisierte Substanzen, welche die Aktivität des Nervensystems beeinflussen (wiederholte Einnahme verursacht Gemüts- und Verhaltensstörungen und ständiges Bedürfnis)
- Betäubungsmittelgesetz (kontrolliert Herstellung, Abgabe, Bezug und Verwendung von Betäubungsmitteln)
- Betäubungsmittel und Rezeptblock müssen unter Verschluss aufbewahrt werden
- Betäubungsmittelausgaben und –Einkäufe sind im BTM-Journal zu protokollieren
- Weiss für Patient / Bezugsapotheke – rot für Krankenkasse (Patient mitgeben) – blau für Arzt (muss archiviert werden)
- 1 Monat gültig, darf nur einmal eingelöst werden
- es können maximal 3 Betäubungsmittel pro Rezept verordnet werden
- Name, Adresse, Unterschrift vom Arzt, Name, Vorname, Geburtsjahr vom Patient, vollständige Medikamentenangaben inkl. Dosierung, Datum der Ausstellung
der Laborbefundzettel
Blutbefund, Urinbefund
- MPA: Beschriften (Name, Vorname, Jahrgang des Patienten, jeder Laborbefund bekommt eine Nummer), Eintragen (Datum, ausgeführte Befunde), Ablegen (nach Einsicht des Arztes ordentliches Einordnen in der KG)
der Medikamentenverordnungszettel
- wertvolle Hilfe für Patienten mit komplizierten Medikamenteneinnahme / für Patienten, die auf Hilfe Dritter angewiesen sind
- MPA: nach jeder Behandlung sorgfältig, vollständig und leserlich ausfüllen (auch bei Medikamenten auf Rezept), Dosierung in KG eintragen / Kopie erstellen, mit Patienten die eingetragenen Angaben genau besprechen
der Überweisungszettel
- zweckmässig für eine kurze informative Überweisung ohne grossen administrativen Aufwand
- MPA: korrekt ausfüllen, Stempel und Unterschrift, dem Patienten mitgeben oder dafür Sorgen, dass das Formular rechtzeitig im Besitz des Empfängers ist, Kopie für KG erstellen
das Versandbegleitformular
- allgemein akzeptiertes Formular zum Anfordern / Verschicken von Unterlagen
- MPA: korrekt ausfüllen und richtig markieren, allfällige Beilagen nicht vergessen, Versand in der Patienten-KG oder auf Röntgenmappe vermerken
- Merke: immer Gruss mitschicken
Telefon
positives Gefühl vermitteln
- Zeiten der Telefonbedienung
- Anzahl Klingeltöne bis zur Entgegennahme des Anrufs
- Vermeidung von Besetztzeichen
- Begrüssungsformel am Telefon (Praxisname, Vor- und Nachname)
Emotionale Ebene
- Stimme
- Freundlichkeit
- Eingehen auf Anrufer
Telefonbeantworter / Telefonautomat
- Begrüssung
- Name, Praxis und Ortschaft
- Sprachtempo, Sprache (hochdeutsch)
- wie lange Praxis geschlossen bleibt, Grund der Abwesenheit
- Vertretung / Erreichbarkeit
- wichtige Mitteilung wiederholen (Adressen Vertretungen / Notfallarzt, Tel.)
- auf Möglichkeit des Hinterlassens einer Nachricht nach dem Pfeifton hinweisen
- Dank, Verabschiedung
- Lächeln, Text vorher aufschreiben, ruhige, ungestörte Atmosphäre
Callcenter
- betreut das Praxistelefon ähnlich wie die MPA am Empfang
- sämtliche Anrufe werden chronologisch nach Anrufdatum und –Uhrzeit aufgelistet, rapportiert und statistisch erfasst
Verhalten am Telefon
Telefonregeln
- deutlich und langsam in kurzen Sätzen sprechen
- relativ laut, aber nicht zu gleichförmig sprechen
- so sprechen, dass der Anrufer Ihr Lächeln hört
- dem Anrufer gut zuhören
- die nötigen Unterlagen bereithalten (Telefonjournal, Telefonnotizzettel)
Gesprächsteuerung durch gezielte Fragen
- offene Fragen (lassen verschiedene Antworten zu)
- geschlossene Fragen (können nur mit Ja oder Nein beantwortet werden)
Zahlungsverkehr
- tiers garant (Rechnung – Patient)
- tiers payant (Rechnung – Krankenkasse)
Zahlungsmittel
- Bargeld (Münzen, Banknoten – gesetzliche Zahlungsmittel)
- Geldersatz (Debit- und Kreditkarten, Schecks, Chips)
- Buchgeld