Projektkosten und -wirtschaftlichkeit / Projektüberwachung und -steuerung

? Aufwand reduzieren ? Kapazität erhöhen ? Termine verschieben

? Aufgaben / Leistungen vereinfachen oder weglassen ? Bestehende Lösungen / Komponenten verwenden ? Ersatz- oder Überganslösungen prüfen ? Durch Auftraggeber geforderte Mehrleistung abwehren ? Auf Perfektionismus verzichten

? Prioritätenänderungen von weniger dringlichen Aufgaben ? Andere interne Stellen miteinbeziehen ? Extern-Vergabe ? Temporäres Personal beiziehen ? Überzeit anordnen ? Effizienz erhöhen z.B. durch Motivation der Mitarbeiter

? Abhängigkeiten im Projektablauf überprüfen ? Einführung / Realisierung in Etappen ? Ursachen der Verzögerungen eliminieren

? Laufende Übersicht über die Kostensituation und -entwicklung ? Abweichungen erkennen und korrigieren ? Bereitstellung von Kosteninformationen für neue Projekte

? Fundierte, aussagekräftige Projektkalkulation ? Struktur Soll-Ist-Kosten ? Zweckmässiges Erfassungssystem für Zeit und Kosten

? Periodisches Erfassen der Ist-Kosten ? Aktuelle Auswertung der Ist-Daten ? Interpretation der Abweichungen ? Restaufwandschätzungen

? Gleiche Ursachen wie bei Terminüberschreitung ? Teuerung ? Fehlende Überwälzung der Mehrkosten an externe Partner ? Verrechnungs- und Buchungsfehler

? Gleiche Möglichkeiten wie bei Terminsteuerung ? Kostenbewusstsein bei allen Projektbeteiligten fördern ? Lieferanten aufgrund wirtschaftlicher Kriterien aussuchen ? Bestehende Lösungen / Standard Lösungen einsetzen, Gebot 0 beachten

? Konzeptoptimierung zur Erhöhung des Nutzens ? Konzentration auf die wichtigsten Anforderungen (80:20 Regel) ? Verkürzung der Projektdauer, dadurch früherer Ertrag ? Ausbreitung der Lösung auf andere Bereiche / Anwender

? Auftragserteilung und -erläuterung ? Übersicht über den Fortschritt und die Probleme in den einzelnen Aufgabenpaketen ? Festlegung allfällig nötiger (Korrektur)-Massnahmen ? Effizientes Lösen von Problemen ? Förderung informeller Kontakt im Team

? Projektleiter als Sitzungsleiter

? Teilprojektleiter evtl. auch ausgewählte Projektmitarbeiter

? Evtl. Vertreter des Projektausschusses

? Information der am Projekt beteiligten Stellen über Projektstand und allfällige Abweichungen

? Bildet Grundlage für wichtige Projektentscheide bezüglich Vorgehen, Änderungen, Personaleinsatz etc.

? Periodische Zwischenberichte

? Berichte beim Erreichen von Projektetappen

?Projekt-Abschlussbericht

? Projektstand

? Abwicklungen / Probleme und deren Ursachen

? Konsequenzen

? Massnahmen / notwendige Entscheide

? Aufträge mit Verantwortung und Terminen

?==> alle diese Punkte bezüglich Sachinhalt, Termine, Kosten / Nutzen

? Knappe, prägnante Formulierungen

? Periodizität dem Stand und der Situation des Projektes anpassen

? Detailierungsgrad anpassen an Führungsstufe

? Restriktiver Verteiler

? Regelung der Berichterstattung bei Projektbeginn festlegen

? "intern" im Projektteam verursachte Änderungen

? "extern" durch den Auftraggeber verursachte Änderungen

? Klares Pflichtenheft zu Projektbeginn

? Kompetenzen für die Genehmigung von Änderungen eindeutig festlegen

? Auswirkungen von Änderungen sorgfältig abschätzen

? Redaktionsschluss festlegen

? Änderungen übersichtlich dokumentieren und Betroffene informieren

? Überwälzung der Mehrkosten auf Verursacher

? Vorgehensprozedere für Änderungen (Change Prozess)

? Projektbesprechungen

? Protokolle

? Pendenzenliste (offene Punkte-Liste)

? Änderungsformulare

? Systematische und unabhängige Beurteilung des Projektes oder von Teilen davon

? Beurteilung technischer Belange oder Planungsaspekte

? Gesamtheitlicher Überblick und Standortbestimmung

? Erkennen von Chancen oder auch Risiken sowie von Verbesserungsmöglichkeiten

? Die einmaligen und die wiederkehrenden Kosten ? Die quantitativen und die qualitativen Aspekte

? Verteilung der Investition auf die zu erwartende Abschreibungsdauer (Life cycle)

? Dann, wenn die Nutzungsmöglichkeiten auf ein festes Datum ausläuft, z.B. wegen gesetzlicher Vorschriften ? Dann, wenn teure Überbrückungslösungen notwendig werden

? Eine zweckmässige Projektstrukturierung ? Die Berücksichtigung aller Kostenelemente ? Realistische Aufwandschätzungen ? Eine übersichtliche Dokumentation der kalkulierten Werte

? Nach Projektstruktur bearbeitende Stelle, evtl. Mitarbeiter ? Nach Zeitperioden Monate, Geschäftsjahre

? Vergleich mit früherem Projekt ? Detailkalkulation (Vorkalkulation) ? Standard-Preislisten ? Vorabklärungen / Offerten einholen bei externen Leistungen ? Schätzmethoden (Multiplikator-, Gewichtungs-, Analogiemethode, Delphi – Cocomo - u.a. Methoden) für Aufwandschätzung

? Genaue Spezifikation und Strukturierung des Projektes ? Verbindliche Abmachungen treffen ? Interne Spezialisten (Controller) beiziehen ? Alle Kostenelemente berücksichtigen ? Risiken einkalkulieren ? Künftige Teuerung einrechnen ? Puffer / Reserve berücksichtigen

? Quantitative Beurteilung ? Qualitative Beurteilung

? Statische Methoden ? Dynamische Methoden

? Kostenvergleichsrechnung ? Erfolgsvergleich ? Rentabilitätsvergleich ? Statischer Pay-back

? Gegenwartswertmethode ? Projektinterner Ertragssatz ? Dynamischer Pay-back ? Annuitätenmethode

? Nutzwertanalyse

? Termine ? Sachzielerreichung ? Kosten / Wirtschaftlichkeit

? für die Projektsteuerung

? Abweichungen erkennen und Ausmass abschätzen ? Ursachen feststellen ? weitere Entwicklung und Konsequenzen beurteilen ? Massnahmen einleiten

? Definition der Instrumente und Methoden zur Projektdokumentation, Projektführung, Projektüberwachung und Projektsteuerung ? Planung der Kontrollen

? Intensive Auseinandersetzung des Auftraggebers mit der Zielsetzung des Auftrags ? Klare Zielvorgabe an den Auftragnehmer ? Möglichkeit einer effektiven Soll-Ist-Kontrolle

? Sachziele (zu erfüllende Spezifikationen, Funktionen, Lieferungen) ? Klare Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Aufträgen ? Endtermin, evtl. Zwischentermine ? Kostenvorgabe

? Auftragnehmer exakt definieren, eine verantwortliche Person/Stelle ? Wichtige interne und alle externe Aufträge immer schriftlich formulieren ? Erwartetes Resultat möglichst genau beschreiben ? Erledigungs- / Liefertermin fixieren ? Randbedingungen und Richtlinien festhalten ? Bestätigung des Auftragnehmers einholen