TK Organisation und Projektmanagement Kp.5
Prozessorganisation
Prozessorganisation
Was ist Prozessorganisation?
Die Planung zeitlich logischer Abfolge von Aufgaben
Welches sind die Merkmale eines Prozesses?
- Input
- Prozess, Aufgabenabfolge
- Output
Was ist der Unterschied zwischen Input und Output?
- Input: Wird zur Durchführung eines Prozesses benötigt und von einem Lieferanten zur Verfügung gestellt.
- Output: Das Ergebniss eines prozesses und wird dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Was ist ein Prozess?
Eine Aufgabenabfolge
Was bedeutet Prozesse modellieren?
Es bedeutet die einzelnen Aufgaben in in ihrer zeitlich logischen Abfolge darzustellen.
Welche 4 typischen Prozesseigenschaften gibt es?
- Komplexität: Anzahl der verknüpften Aufgaben? Wie komplex sind die Beziehungen zwischen den Aufgaben?
- Konstanz: Immer gleiche Aufgabenerfüllung odeer unterschiedlich?
- Determiniertheit: Wie gut bekannt ist der Prozess? Wie zuverlässig sind die Informationen für die Aufgabenerfüllung?
- Wiederholungshäufigkeit
Welche Folgebeziehungen gibt es?
Unverzweigte- und verzweigte Beziehung
Beschreibe was auf dem Bild zusehen ist!
Eine Unverzweigte Folgebeziehung, Kette.
Welche zwei verzweigten Folgebeziehungen werden unterschieden?
- Folgen: UND Verzweigungen, UND Verknüpfungen
- Bedingungen: ODER Verzweigungen, ODER Verknüpfungen, ODER Rückkopplung
Beschreibe was auf dem Bild zusehen ist!
- UND-Verzweigung: Zwei Teilaufgaben werden parallel erledigt, wird durch Punkt gekennzeichnet
- UND-Verknüpfung: Paralell verlaufende àste könne sich wieder vereinigen, notwendig wenn mStückprozesse nur Teilergebnisse bringen
- ODER-Verzweigung: Entweder-Oder z.B. Lagerbestand ok? Ja oder Nein, Darstellung mit Raute
- ODER-Verknüpfung: Möglich, dass alternative Äste wieder zusammengeführt werden, wird mit Pfeil dargestellt
- ODER-Rückkopplung: Verzweigung oder Verknüpfung die wieder vor die Bedingungsfrage zurückführt
Was ist bei der Analyse von Schnittstellen zubeachten?
- Welche organisatorischen Einheiten arbeiten zusammen
- Wo und welche Informationenn werden ausgetauscht?
Welche Ziele verfolgt die Prozessorganisation?
- Kundenorientierung: Kundenzufriedenheit, erbrachte leistung muss für den Kunden einen Wert darstellen
- Konzentration auf die Wertschöpfung: Jede Aufgabe muss wertschöpfend sein
- Effekitivtät der Prozesse: Werden die Erwartungen des kunden erfüllt?
- Minimierung der Schnittstellen: Durchgängige Prozesse, Schnittstellenmanagement
Was beschreibt das magische Dreieck der Prozessorganisation?
Den Zielkonflikt zwischen Zeit, Kosten und Qualität oder Trilemma der Prozessorganisation.
Wie kann das Trilemma der Prozessorganisation gelöst werden?
In dem man Gewichtungen vornimmt und einen der Situation angepassten Kompromiss anstrebt.
z.B. die gewünschte Qualität in kürzestmöglicher Durchlaufzeit zu erreichen.
Beschreibe den Konflikt Zeit-Qualität!
Qualität sicherzustellen braucht Zeit, das erhöht allerdings die Durchlaufzeit.
Beschreibe den Konflikt Kosten-Zeit!
Geringe Durchlaufzeiten erhöhen die Kosten da es zusätzliche Ressourcen benötigt um den Produktionsprozess zu beschleunigen.
Beschreibe den Konflikt Qualität-Kosten!
Hohe Qualität verursacht höhere Kosten durch Fehlerverhütung und Qualitätskontrollen. Qualitätsmanagement soll diese höheren Kosten durch geringe Fehlerkosten kompensieren.
Welche zwei Ansätze der Prozessreorganisation unterscheiden wir?
Geschäftsprozess-Optimierung GPO
- laufende Verbesserung bestehender Prozesse, Vorgehen bottom up
Bussines Process Reengineering BPR
- radikale Veränderung / Neugestaltung der Prozesse, Vorgehen top down
Was ist das Hauptziel des BPR und welchem Grundsatz folgt es?
Ziel ist es die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.
Structure follows process follows strategy
Welche Risiken bestehen bei einer Reorganisation nach dem BPR?
- Hohes Umsetzungsrisiko, da nicht auf bestehenden Strukturen aufgebaut werden kann
- Grosses Konfliktpotenzial, weil die Machtstruktur verändert wird und sich damit Ängste und Wiederstand regen.
- Hohes Erfolgsrisiko, da der Nutzen gegenüber den Reorganisationskosten schwer abschätzbar ist.
Welche vier Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
- Auslagern in einen anderen Prozess, wenn Prozessschritte dort besser durchführbar sind.
- Parallelisieren, wenn Prozessschritte keine Inhaltlichen Abhängikeiten aufweisen und daher nicht aufeinander folgen müssen.
- Zusammenlegen, wenn Prozessschritte von einer Stelle durchführbar sind.
- Weglassen, wenn Prozessschritte keinen Kundennutzen erzeugen.
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Cartes-fiches
Was ist Prozessorganisation?
Die Planung zeitlich logischer Abfolge von Aufgaben
Welches sind die Merkmale eines Prozesses?
- Input
- Prozess, Aufgabenabfolge
- Output
Was ist der Unterschied zwischen Input und Output?
- Input: Wird zur Durchführung eines Prozesses benötigt und von einem Lieferanten zur Verfügung gestellt.
- Output: Das Ergebniss eines prozesses und wird dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Was ist ein Prozess?
Eine Aufgabenabfolge
Was bedeutet Prozesse modellieren?
Es bedeutet die einzelnen Aufgaben in in ihrer zeitlich logischen Abfolge darzustellen.
Welche 4 typischen Prozesseigenschaften gibt es?
- Komplexität: Anzahl der verknüpften Aufgaben? Wie komplex sind die Beziehungen zwischen den Aufgaben?
- Konstanz: Immer gleiche Aufgabenerfüllung odeer unterschiedlich?
- Determiniertheit: Wie gut bekannt ist der Prozess? Wie zuverlässig sind die Informationen für die Aufgabenerfüllung?
- Wiederholungshäufigkeit
Welche Folgebeziehungen gibt es?
Unverzweigte- und verzweigte Beziehung
Beschreibe was auf dem Bild zusehen ist!
Eine Unverzweigte Folgebeziehung, Kette.
Welche zwei verzweigten Folgebeziehungen werden unterschieden?
- Folgen: UND Verzweigungen, UND Verknüpfungen
- Bedingungen: ODER Verzweigungen, ODER Verknüpfungen, ODER Rückkopplung
Beschreibe was auf dem Bild zusehen ist!
- UND-Verzweigung: Zwei Teilaufgaben werden parallel erledigt, wird durch Punkt gekennzeichnet
- UND-Verknüpfung: Paralell verlaufende àste könne sich wieder vereinigen, notwendig wenn mStückprozesse nur Teilergebnisse bringen
- ODER-Verzweigung: Entweder-Oder z.B. Lagerbestand ok? Ja oder Nein, Darstellung mit Raute
- ODER-Verknüpfung: Möglich, dass alternative Äste wieder zusammengeführt werden, wird mit Pfeil dargestellt
- ODER-Rückkopplung: Verzweigung oder Verknüpfung die wieder vor die Bedingungsfrage zurückführt
Was ist bei der Analyse von Schnittstellen zubeachten?
- Welche organisatorischen Einheiten arbeiten zusammen
- Wo und welche Informationenn werden ausgetauscht?
Welche Ziele verfolgt die Prozessorganisation?
- Kundenorientierung: Kundenzufriedenheit, erbrachte leistung muss für den Kunden einen Wert darstellen
- Konzentration auf die Wertschöpfung: Jede Aufgabe muss wertschöpfend sein
- Effekitivtät der Prozesse: Werden die Erwartungen des kunden erfüllt?
- Minimierung der Schnittstellen: Durchgängige Prozesse, Schnittstellenmanagement
Was beschreibt das magische Dreieck der Prozessorganisation?
Den Zielkonflikt zwischen Zeit, Kosten und Qualität oder Trilemma der Prozessorganisation.
Wie kann das Trilemma der Prozessorganisation gelöst werden?
In dem man Gewichtungen vornimmt und einen der Situation angepassten Kompromiss anstrebt.
z.B. die gewünschte Qualität in kürzestmöglicher Durchlaufzeit zu erreichen.
Beschreibe den Konflikt Zeit-Qualität!
Qualität sicherzustellen braucht Zeit, das erhöht allerdings die Durchlaufzeit.
Beschreibe den Konflikt Kosten-Zeit!
Geringe Durchlaufzeiten erhöhen die Kosten da es zusätzliche Ressourcen benötigt um den Produktionsprozess zu beschleunigen.
Beschreibe den Konflikt Qualität-Kosten!
Hohe Qualität verursacht höhere Kosten durch Fehlerverhütung und Qualitätskontrollen. Qualitätsmanagement soll diese höheren Kosten durch geringe Fehlerkosten kompensieren.
Welche zwei Ansätze der Prozessreorganisation unterscheiden wir?
Geschäftsprozess-Optimierung GPO
- laufende Verbesserung bestehender Prozesse, Vorgehen bottom up
Bussines Process Reengineering BPR
- radikale Veränderung / Neugestaltung der Prozesse, Vorgehen top down
Was ist das Hauptziel des BPR und welchem Grundsatz folgt es?
Ziel ist es die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.
Structure follows process follows strategy
Welche Risiken bestehen bei einer Reorganisation nach dem BPR?
- Hohes Umsetzungsrisiko, da nicht auf bestehenden Strukturen aufgebaut werden kann
- Grosses Konfliktpotenzial, weil die Machtstruktur verändert wird und sich damit Ängste und Wiederstand regen.
- Hohes Erfolgsrisiko, da der Nutzen gegenüber den Reorganisationskosten schwer abschätzbar ist.
Welche vier Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
- Auslagern in einen anderen Prozess, wenn Prozessschritte dort besser durchführbar sind.
- Parallelisieren, wenn Prozessschritte keine Inhaltlichen Abhängikeiten aufweisen und daher nicht aufeinander folgen müssen.
- Zusammenlegen, wenn Prozessschritte von einer Stelle durchführbar sind.
- Weglassen, wenn Prozessschritte keinen Kundennutzen erzeugen.
