Projektmanagement BFH
KW 45
KW 45
Welche 4 Teilschritte gibt es beim Projektstart?
(1) Projekt-Impuls
- Kann aus verschiedenen Bereichen kommen: intern/extern
- Ergebnis: Projektantrag für Initialisierungsphase
(2)Antragsprüfung
- Vollständigkeit & Richtigkeit
- Unterschiedliche Bewertungen
(z.B. passt es in die Unternehmensstrategie, bracht es dafür ein Projekt, ist das Projekt überhaupt möglich)
- Festlegen Prioritäten
- Auftraggeber & Projektleiter bestimmen
(3) Initialisierungs-Phase
- Ausgangspunkt: Auftrag für Initialisierungsphase
- Klare Basis für Projektauftrag schaffen
- «Sieben» der Vorhaben
(4) Projektfreigabe
- Entscheid über Projektauftrag
- Checkfragen
! WICHTIG: An alle Aufgaben neutral hingehen. Nicht schon die Lösung im Kopf haben!!
Welche logisch aufgeteilten Geschäftsprozesse gibt es beim Projektstart?
- Ideenfindungsprozess
- Problemabgrenzungsprozess
- Zielfindungsprozess
- Problemlösungsprozes
Aufgaben in der Initalisierungsphase
-
Projektantrag
Zweck?
Abgrenzung Projekt / Projektantrag?
Zweck:
-Klärung, ob Projektidee in einem Projekt umgesetzt werden kann.
-Freigabe der benötigten Mittel für die Initialisierungsphase [Bewilligung von einer oder mehreren übergeordneten Instanzen]
Abgrenzung Projekt / Projektantrag:
Streng definiert sind Projektantrag und damit verbundene Arbeiten nicht Gegenstand des Projekts
Welchen Inhalt muss ein Projektantrag aufweisen?
▶ Projektantragskopf
▶ Kurze Beschreibung
▶ Grund des Vorhabens
▶ Nutzen
▶ Kosten
▶ Nichtrealisierung
▶ Organisatorische Auswirkungen
▶ Risiken, Komplexität, Intensität, Stärken, Schwächen, Chancen
▶ Organisatorischer Umfang
▶ Nächste Schritte
▶ Unterschriften
Welche Checkfragen sollte man sich beim Projektantrag stellen?
▶ Ist der Projektauftrag vollständig?
▶ Ist der Projektauftrag mit dem Projektantrag konsistent?
▶ Entsprechen die geforderten finanziellen Mittel dem Portfolio-Finanzmittelplan?
▶ Haben die beteiligten Personen die benötigten Fachkompetenzen und die notwendige Zeit?
▶ Entsprechen die Systemziele den Wünschen des Auftraggebers?
Umfeldanalyse
▶ Projektumfeld: Umfeld, in dem das Projekt durchgeführt wird, welches das Projekt beeinflusst und vom Projekt beeinflusst wird.
▶ Interessengruppen (Stakeholder): Betroffene und/oder Beteiligte, Personen und Gruppen die Interessen am Projekt haben oder entwickeln
▶ Projektumfeld-Analyse: Zusammenstellung und Analyse der wichtigen Einflussfaktoren und der Wechselwirkungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld.
Stakeholderanalyse
▶ Wichtigste Anspruchsgruppen sowie deren Hauptanliegen und Einflussmöglichkeiten identifizieren
▶ Dazu stellen wir die folgenden Fragen:
- Welche Anspruchsgruppen gibt es (d.h. wer ist vom Projekt betroffen, und wer kann es beeinflussen)?
- Welches sind deren Werthaltungen und worin bestehen deren Hauptanliegen?
- Wie können die Anspruchsgruppen auf uns Einfluss nehmen? Wie stark ist ihre Machtposition?
- Welche Möglichkeiten gibt es, für die wichtigsten Anspruchsgruppen Nutzen zu stiften?
Schritte einer Stakeholderanalyse
▶ Stakeholder bzw. –gruppe identifizieren
▶ Auftrag oder Bezug zum Projekt
▶ Ziele des Stakeholders
▶ Anforderungen & Erwartungen an das Projekt / Projektteam
▶ Einfluss
▶ Interessen
▶ Bewertung & Kategorisierung
▶ Handlungsbedarf festlegen
Stakeholdermap erarbeiten
4 Schritte nennen
1. Alle Stakeholder im richtigen Bereich positionieren
2. Grösse der Kreise entweder für Einfluss oder Anzahl der Personen
3. Stakeholderbeziehungen erarbeiten (Symbole nutzen)
4. Karte betrachten und Plausibilitätskontrolle durchführen
Ziel und Risiken der Umfeldanalyse
Ziel
• Stakeholder zufrieden stellen UND Projektergebnisse zufriedenstellend
Risiko
• Die Stakeholder sind zwar zufrieden aber die Projektkosten
wurden überschritten
• Zufriedenstellendes Vorwärtskommen im Projekt aber die
Stakeholder fühlen sich nicht involviert oder ernst genommen
!Es gilt die richtige Balance zu finden!
Kommunikationsplan
▶ Geregelter Austausch von Informationen
▶ Optimierung des Informations- & Kommunikationsflusses
▶ Schaffung von Transparenz und Klarheit im Projekt
▶ Förderung und Steuerung der Kommunikation durch regelmäßige Meetings
▶ Planung von Kommunikationsstrukturen:
- Welche Meetings, Workshops,... gibt es?
- Wer nimmt daran teil?
- Was wird dabei besprochen?
- Wann finden sie statt?
- Wie oft finden sie statt?
▶ Stakeholderanalyse ist Grundlage für Kommunikationsplan
Machbarkeitsanalyse
▶ Ist das Projekt realistisch machbar?
▶ Zu prüfende Aspekte
- Organisatorische Machbarkeit
- Terminliche Machbarkeit
- Technische und fachliche Machbarkeit
- Wirtschaftliche Machbarkeit => Wirtschaftlichkeitsanalyse
- Weitere wie: kulturelle, politische, religiöse, infrastrukturelle, juristische, ethische, etc.
Entscheidungsunterstützung, bevor viel Zeit und Geld investiert wird
-
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Cartes-fiches
Welche 4 Teilschritte gibt es beim Projektstart?
(1) Projekt-Impuls
- Kann aus verschiedenen Bereichen kommen: intern/extern
- Ergebnis: Projektantrag für Initialisierungsphase
(2)Antragsprüfung
- Vollständigkeit & Richtigkeit
- Unterschiedliche Bewertungen
(z.B. passt es in die Unternehmensstrategie, bracht es dafür ein Projekt, ist das Projekt überhaupt möglich)
- Festlegen Prioritäten
- Auftraggeber & Projektleiter bestimmen
(3) Initialisierungs-Phase
- Ausgangspunkt: Auftrag für Initialisierungsphase
- Klare Basis für Projektauftrag schaffen
- «Sieben» der Vorhaben
(4) Projektfreigabe
- Entscheid über Projektauftrag
- Checkfragen
! WICHTIG: An alle Aufgaben neutral hingehen. Nicht schon die Lösung im Kopf haben!!
Welche logisch aufgeteilten Geschäftsprozesse gibt es beim Projektstart?
- Ideenfindungsprozess
- Problemabgrenzungsprozess
- Zielfindungsprozess
- Problemlösungsprozes
Aufgaben in der Initalisierungsphase
-
Projektantrag
Zweck?
Abgrenzung Projekt / Projektantrag?
Zweck:
-Klärung, ob Projektidee in einem Projekt umgesetzt werden kann.
-Freigabe der benötigten Mittel für die Initialisierungsphase [Bewilligung von einer oder mehreren übergeordneten Instanzen]
Abgrenzung Projekt / Projektantrag:
Streng definiert sind Projektantrag und damit verbundene Arbeiten nicht Gegenstand des Projekts
Welchen Inhalt muss ein Projektantrag aufweisen?
▶ Projektantragskopf
▶ Kurze Beschreibung
▶ Grund des Vorhabens
▶ Nutzen
▶ Kosten
▶ Nichtrealisierung
▶ Organisatorische Auswirkungen
▶ Risiken, Komplexität, Intensität, Stärken, Schwächen, Chancen
▶ Organisatorischer Umfang
▶ Nächste Schritte
▶ Unterschriften
Welche Checkfragen sollte man sich beim Projektantrag stellen?
▶ Ist der Projektauftrag vollständig?
▶ Ist der Projektauftrag mit dem Projektantrag konsistent?
▶ Entsprechen die geforderten finanziellen Mittel dem Portfolio-Finanzmittelplan?
▶ Haben die beteiligten Personen die benötigten Fachkompetenzen und die notwendige Zeit?
▶ Entsprechen die Systemziele den Wünschen des Auftraggebers?
Umfeldanalyse
▶ Projektumfeld: Umfeld, in dem das Projekt durchgeführt wird, welches das Projekt beeinflusst und vom Projekt beeinflusst wird.
▶ Interessengruppen (Stakeholder): Betroffene und/oder Beteiligte, Personen und Gruppen die Interessen am Projekt haben oder entwickeln
▶ Projektumfeld-Analyse: Zusammenstellung und Analyse der wichtigen Einflussfaktoren und der Wechselwirkungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld.
Stakeholderanalyse
▶ Wichtigste Anspruchsgruppen sowie deren Hauptanliegen und Einflussmöglichkeiten identifizieren
▶ Dazu stellen wir die folgenden Fragen:
- Welche Anspruchsgruppen gibt es (d.h. wer ist vom Projekt betroffen, und wer kann es beeinflussen)?
- Welches sind deren Werthaltungen und worin bestehen deren Hauptanliegen?
- Wie können die Anspruchsgruppen auf uns Einfluss nehmen? Wie stark ist ihre Machtposition?
- Welche Möglichkeiten gibt es, für die wichtigsten Anspruchsgruppen Nutzen zu stiften?
Schritte einer Stakeholderanalyse
▶ Stakeholder bzw. –gruppe identifizieren
▶ Auftrag oder Bezug zum Projekt
▶ Ziele des Stakeholders
▶ Anforderungen & Erwartungen an das Projekt / Projektteam
▶ Einfluss
▶ Interessen
▶ Bewertung & Kategorisierung
▶ Handlungsbedarf festlegen
Stakeholdermap erarbeiten
4 Schritte nennen
1. Alle Stakeholder im richtigen Bereich positionieren
2. Grösse der Kreise entweder für Einfluss oder Anzahl der Personen
3. Stakeholderbeziehungen erarbeiten (Symbole nutzen)
4. Karte betrachten und Plausibilitätskontrolle durchführen
Ziel und Risiken der Umfeldanalyse
Ziel
• Stakeholder zufrieden stellen UND Projektergebnisse zufriedenstellend
Risiko
• Die Stakeholder sind zwar zufrieden aber die Projektkosten
wurden überschritten
• Zufriedenstellendes Vorwärtskommen im Projekt aber die
Stakeholder fühlen sich nicht involviert oder ernst genommen
!Es gilt die richtige Balance zu finden!
Kommunikationsplan
▶ Geregelter Austausch von Informationen
▶ Optimierung des Informations- & Kommunikationsflusses
▶ Schaffung von Transparenz und Klarheit im Projekt
▶ Förderung und Steuerung der Kommunikation durch regelmäßige Meetings
▶ Planung von Kommunikationsstrukturen:
- Welche Meetings, Workshops,... gibt es?
- Wer nimmt daran teil?
- Was wird dabei besprochen?
- Wann finden sie statt?
- Wie oft finden sie statt?
▶ Stakeholderanalyse ist Grundlage für Kommunikationsplan
Machbarkeitsanalyse
▶ Ist das Projekt realistisch machbar?
▶ Zu prüfende Aspekte
- Organisatorische Machbarkeit
- Terminliche Machbarkeit
- Technische und fachliche Machbarkeit
- Wirtschaftliche Machbarkeit => Wirtschaftlichkeitsanalyse
- Weitere wie: kulturelle, politische, religiöse, infrastrukturelle, juristische, ethische, etc.
Entscheidungsunterstützung, bevor viel Zeit und Geld investiert wird
