Projektmanagement

• welche Stakeholder sind betroffen
• inwiefern sind sie vom Projekt betroffen
• welches Interesse haben sie am Projekt - welche Widerstände, Erwartungen haben sie
• lassen sich die Projektziele mit den Interessen der Stakeholder vereinbaren

• Auftraggeber (Einzelperson oder Gremium)
• Entscheider  (Lenkungsgremium)
• Kunden = Anwender bzw. Nutzer
• Sponsoren = Projektförderer z.B. einflussreiche Personen im Unternehmen
• Opinionleader
• Öffentlichkeit

Einfluss - Interessen Matrix

Wer was an wen, wann wie und wo kommuniziert.

Gedruckt:

Prozesshandbuch / Prozessname bzw. Logo/ Projektstatusberichte / Motivationsposter

Gesprochen visuell / audiovisuell:

Kick Off Meetings / Versammlungen / Workshops / Präsentationen / Videos / Podcasts

Events / After work Events

Andere Formen:

eigener Projektraum / Informations- Beratungsdienste

Gedruckt:

Presseberichte / Projektberichte / Roadmaps / Newsletter / Internetauftritte

Gesprochen visuell Audiovisuell:

Tagungen / Roadshows / Präsentationen / Videos / Potcasts / Eröffnungsfeste

Andere Formen:

Lobbying / Schul und Universitätsbesuche / Sponsoring

Schaffen einer vertrauensvollen Atmosphäre durch regelmässiges Informieren, dadurch in das Projekt aktiv einbinden und mit den notwendigen Entscheidungsgrundlagen versorgen. Klarheit über die Projektrisiken schaffen und eine Strategie dafür festlegen.

Kick Off Meeting: Spielregeln für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Administration in der Dokumentation festlegen

Regelmässige Sitzungen mit dem Projektteam einberufen

zusätzliche informelle Treffen mit einzelnen Projektmitarbeitenden

den Kunden zum Verbündeten machen druch regelmässige Berichterstattung zum Projektverlauf - falls interne - optimale Unterstützung durch das Management sicherstellen

Berührungsängste abbauen durch Begutachtung von Teilergebnissen (Bsichtigungen etc)

Kundenvertreter ins Projektteam und inden Projektausschuss aufnehmen

PR Konzept erstellen - analyse welche Meilensteine sind besonder attraktiv für die Öffentlichkeit

bei umstrittenen Projekten mit PR Fachleuten zusammenarbeiten

geschlossen nach aussen auftreten - Meinungsverschiedenheiten nicht nach aussen tragen

1. ein Projekt braucht einen Namen
2. ein Projekt braucht die Unterstützung der Geschäftsleitung
3. ein Projekt muss bekannt gemacht werden
4. ein Projekt muss Anreize und Perspektiven bieten
5. ein Projekt braucht ein "Wir" Gefühl
6. ein Projekt braucht eine Stimme nach aussen

1. Projektidee
2. Projektantrag
3. Antragsprüfung
4. Entscheid
5. Projektauftrag
6. Projektfreigabe

• Reine Linienorganisation:

Vorteile: klare Linien = Zuständigkeiten

für kleinere u. mittlere Projekte

• Stab Linienorganisation

mit Stabstellen als Hilfstellen (haben keine Entscheidungs u. Weisungsbefugniss, sind lediglich beratend z.B. Sekretariat)

• Matrix Projektorganisation:

zweilinien Organisation

Ermöglicht eine höhere Flxibilität, birgt aber das Risiko der Doppelunterstellung

• Organigramm
• Funktionsdiagramm
• Stellenbeschrieb/Stellenplan

eine Instanz hat nicht nur fachliche Aufgaben, sie nimmt auch Führungsaufgaben wahr

Wer macht was

z.B. nach

• Objekten: Dach / Wände / Keller / Fassade
• Funktionen: Heizung / Elektrik / Mauerwerk / Sanitärinstallationen
• Projektphasen: Vorstudie / Grobprojekt / Detailprojekt / Ralisierung / Einführung / Erhaltung

1. Lenkung
2. Führung
3. Ausführung

Projekt - Teilprojekt 1.0 / 2.0 /3.0 - Teilaufgabe 1.1./1.2 / 2.1/2.2/3.1/3.2 - Arbeitspaket 1.1.1 / 1.2.1 / etc.

• die Delphi-Methode: Systematische Befragung von mind. zwei Fachspezialisten
• Analogieverfahren: (Erfahrung) Vergleich der Vorgangdauer mit früheren Ist-Werten von Projekten
• Beta-Methode: die Kombination von optimitischer, normaler und pessimistischer Schätzung

• Projektinhalt (Investition, Produktion, Organisation)
• Grösse und Umfang
• Komplexität (hoch, mittel, gering)
• Laufzeit (kurz, mittel, lang)
• Reichweite (regional, überregional)
• Auftraggeber

• aus der Sicht des Unternehmens  - Blick auf alle Projekte = institutioniseierung des Prjektmanagements
• aus der Sicht des Einzel-Projektes - Methodik, Technik u. Prozesse 

1. Projektinitialisierung
2. Projektplanung
3. Projektsteuerung
4. Projektführung und Stakeholder Management
5. Stakeholdermanagement
6. Information und Dokumentation
7. Projektabschluss

Bearbeiten wir die richtigen Projekte?

• Projektideen strategisch beurteilen
• Prioritäten im Projektportfolio setzen
• Projektaufträge formulieren

Wie berarbeiten wir das Projekt fachgemäss?

• Projektorganisation bilden
• Projektaufgaben strukturieren
• Meilensteine definieren
• Ressourcen Einsatz planen

• Projektstatus ermitteln und überprüfen
• Soll- ist Vergleiche durchführen
• Steuerungs- und Korrekturmassnahmen entwickeln

Wei gehen wir mit den betroffenen Menshen konstruktiv um?

• Projektteams führen und motivieren
• die vom Projekt betroffenen Personen mit einbeziehen
• Konflikte konstruktiv nutzen

Wie verschaffen wir dem Projekt den besten Rückenwind?

• Beziehungen mit Stakeholdern gestalten
• für das Projekt werben
• mit Entscheidern kooperieren

• Informationsbedürfnisse ermitteln
• Informationsfluss konzipieren
• Entscheidungen dokumentieren

• Projektorganisation auflösen
• Schlussbericht verfassen
• Lessons Learned refklektieren

1. Topmanagement
2. Projektteam
3. Methodik
4. Kommunikation
5. Information
6. Projektidee/Projektumfeld

• schafft die richtigen Rahmenbedingungen
• muss von Projektteam akzeptiert werden
• verfügt über die notwendigen Kompetenzen

sind Entscheidungsträger

wichtig ist, dass Management Entscheidungen zeitnah trifft

Informationsfluss zwischen Projektleitung und GL ist deshalb wichtig

Projektteam muss zu einem Team zusammen wachsen

langsamer Prozess der durch den Projektleiter geförder werden sollte

• Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, dass zuvor noch nicht so abgewickelt wurde -deshalb Leitplanken um Chaos vor zu greifen

Planung

• Vorstudie
• Grobkonzept
• Detailkonzept

Ralisierung + Umsetzung

• Ralisierung
• Einführung
• Erhaltung

Grobe Lösungsvarianten ermitteln und detailliert beschreiben

Bsp: Lösungsskizzen, Ziele Bauherr konkretisiert

1. Auftrag/Vertrag: Verbindliche Vereinbarungen
2. Erhebung / Analyse: Sammeln und Odnen der einzelnen relevanten Informationen
3. Würdigung / Zielrevision: Stärken/Schwächen sowie Chancen/Risiken beurteilen
4. Lösungssuche: Lösungen sammeln und Lösungsvarianten würdigen
5. Bewerten: Lösungsvarianten vergleichen u. beurteilen
6. Auswahl:: Definitiver Entscheid zur verfolgenden Lösung

Die Idee entsteht als eine Reaktion auf einen Zustand.