Projektmanagement

a MUSS                               b SOLL                  c KANN

a wenn das Ziel nicht erreicht oder eingehalten wird, dann gilt das Projekt insgesamt oder in Teilen gescheitert

b drückt aus, das ein bestimmtes Verhalten/Ziel geboten, ausdrücklich gewünscht is; für den Fall, dass die Zielerreichung nicht möglich ist, muss mit dem Auftraggeber Rücksprache gehalten werden; Änderungen sind dann ggf. möglich

c nice to have, Zusatzziele, die das Ergebnis verbessern helfen, diese Teilziele können zuerst gestrichen werden

(Ziele operationalisieren messbar + überprüfbar machen)

Lastenheft

Anforderungen des Auftraggebers

Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Anforderungen an Lieferungen und Leistungen für den Auftragnehmer.

Pflichtenheft

Realisierungsvorgaben des Projektleiters

Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben auf Basis der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts

Definition nach ICB 3.0

Das  Projektumfeld ist die Umgebung,

• In der ein Projekt geplant (definiert), durchgeführt (realisier), bewertet (evaluiert) wird
• die mit ihren Einflussfaktoren auf ein Projekt einwirkt
• die vom Projekt wechselseitig beeinflusst wird

Chancen-/Risikopotential für das Projekt

Die Projektumfeldanalyse dient der Identifikation von Chancen- und Risikopotentialen als positive oder negative Einflussgrößen im Projekt

-Handlungsträger = Stakeholder = Sozialfaktoren

- Handlungsobjekte = Sachfaktoren

-Schnittstellen zum Projektumfeld

Sozialfaktoren

Sozio-kulturelles Umfeld

Einzelpersonen z.B.  ProjektleiterIn, ein einflussreicher Politiker, Leiterin Personalwesen

Personengruppen z.B. Interdisziplinär zusammengesetztes Projektteam, Abteilung Recruiting

Institutionen z.B. Behörden, Vereine, CBM GmbH

Sachfaktoren

natürliches Umfeld

Unser Planet die Erde, oder geographisches Umfeld Niedersachsen incl. Der Stadt Bremen

technisches Umfeld

Betrachtung der Infrastruktur, Schienenwege, Autobahnen, Industrieanlagen, Flughafengelände

ökonomisches Umfeld

Betrachtungen wirtschaftlicher Einflussgrößen

rechtlich-politisches Umfeld

Betrachtung der Staatsform, Gesetze, Normen Richtlinien

Definition nach ICB 3.0

Stakeholder  (interest parties oder Handlungsträger) sind

• Einzelpersonen, Personengruppen, Institutionen

können die Ziele der Organisation bzw. des Projektes beeinflussen oder davon beeinflusst werden

• die an einem Projekt beteiligt sind (direkt oder indirekt, als interne oder externe Personen)
• von Aufgaben oder Auswirkungen eines Projektes betroffen sind

an einem Projekt berechtigtes Interesse haben

Stakeholdermanagement

= Bestandteil des Projektmanagements

systematisches Stakeholdermanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements

= Erfolgsfaktor

Stakeholdermanagement ist ein Erfolgsfaktor für einen optimalen Projektstart und für eine effektive (wirkungsvolle) und effiziente (wirtschaftliche) Projektdurchführung. Stakeholdermanagement ist ein wesentliches Arbeitspaket der PM-Funktion im PSP. Stakeholdermanagement betrachtet Einflussnahmemöglichkeiten der Stakeholder auf die Projektziele und richtet danach seine Kommunikationsstrategien aus.

Stakeholder sind bei allen Themen des Projektmanagements über den gesamten Projektlebenszyklusinvolviert – INITIALISIERUNG – DEFINITION – PLANUNG – STEUERUNG – ABSCHLUSS

Häufig sind diese Personen/-gruppen nach Abschluss des Projektes auch Nutzer oder Betroffene des entstandenen Projektgegenstandes. Deshalb gilt: Ein gutes Stakeholdermanagement fördert ein exzellentes Projektmanagement und damit exzellente Projekte.

1. Identifikation Klassifizierung

aller potenziellen Stakeholder mittels intuitiver Kreativitätstechniken z.B. Brainstorming, Brainwriting grobe Gliederung und Clusterung z.B. nach internen/externen Kunden, Mitarbeitern, Auftraggeber, Lieferanten

                2. Information und Analyse Visualisierung

Informationsbeschaffung und Teilanalysen z.B. nach Erwartungen/Befürchtungen, Einstellung zum Projekt, Einflussmöglichkeiten                                  grafische Veranschaulichung der Ergebnisse z.B. in einem 9-Feld-Portfolio mit Promotoren, Hoppern und Opponenten

                3. Aktionsplanung Strategien und Maßnahmen

Ableitung von geeigneten Kommunikationsstrategien un –maßnahmen, Projektmarketing/Umfeldbeziehungen gestalten

Strategien: partizipativ, diskursiv, restriktiv        Stakeholder-Maßnahmen-Matrix: w-Fragen

                4. Monitoring Kenntnisstand + Interessensänderung

Betrachtung möglicher Veränderungen im Projektverlauf und der Eignung von getroffenen Maßnahmen. Regelmäßige Überprüfung des Kenntnisstandes über die Interessenslage der Stakeholder im Projektverlauf

1. Der Vorgang besitzt eine Dauer und hat einen definierten Anfangs- und Endzeitpunkt
2. Ein Ereignis hat die Dauer 0

1. Normalfolge oder Ende : Anfang – Der Anfang eines Vorgangs hängt vom Ende des Vorgängers ab
2. Anfangsfolge oder Anfang : Anfang –Der Anfang eines Vorgangs hängt vom Anfang des Vorgängers ab
3. Endfolge oder Ende : Ende – Das Ende eine Vorgangs hängt vom Ende des Vorgängers ab

1. Wartezeit zwischen Prozessen bei denen keine Ressourcen gebunden sind.
2. Wartezeit durch Beginn oder Ende des Nachfolgers

Bei der Vorwärtsberechnung werden die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte ermittelt und man erhält dadurch die Gesamtdauer.

Rückwärts werden die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte ermittelt. Die ermittelten Werte dienen als Basis zur Errechnung der Puffer

Hat kein Puffer, spiegelt die Gesamtdauer wieder und ist der längste Weg

1. Gesamtpuffer ist die Zeitreserve die man nutzen kann ohne die SAZ des Nachfolgers zu gefährden
2. Freipuffer ist die Zeitreserve die man nutzen kann ohne die FAZ des Nachfolgers zu gefährden

1. Netzplan für Ablaufplan
2. Balken für Terminplan

Ziele, Team, Budget, Termine, Org.Form

Klar definierte Ziele, temporäres Team, festgelegtes Budget, def. Start-/Ende-Termine, festgelegte Organisationsform

a  Neuartig, b  einmalig, c komplex, d interdisziplinär

a Neues, noch nie dagewesenes Produkt, oder neuartige Prozesse für das Projektpersonal

b Auch einzigartig in der Zusammensetzung des Teams, der zeitlichen und anderen Rahmenbedingungen

c in der ständigen Veränderung der Zusammensetzung der vielen unterschiedlichen Elemente, deren Funktion und Abhängigkeit

d Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachpersonen aus unterschiedlichen Fachbereichen

Klassifikationen externe Prjekte, interne Projekte

a externer Auftraggeber = Vertrag         b interner Auftraggeber = Auftrag

a wenn der Auftraggeber und der Auftragnehmer aus unterschiedlichen Unternehmen kommen, dann wird ein Projekt-Vertrag geschlossen

b wenn AG und AN aus dem gleichen Unternehmen kommen, dann wird ein Projekt-Auftrag erteilt

a neue Organisationsform          b Optimierung einer bestehenden OF

a Schaffung einer neuen Organisationsform mit aufbau- und ablauforganisatorischen Einheiten

b Optimierung einer bestehenden OF oder einzelner aufbau-/ablauforganisatorischer Einheiten (Umstrukturierung)

a neue Produkte, Prozesse        b Optimierung von Produkteigenschaften

a Entwicklung von neuen Produkten oder Prozessen

b Optimierung einzelner Produkteigenschaften (Verbesserung der Funktionalität, der Qualität,…)

a Bau von Investitionsanlagen  b Kauf, Beschaffung von Investitionsgütern

a z.B. von Fabriken, Bürogebäuden, Maschinen

b z.B. von Maschinenparks, Bürogebäuden, Hard-/Software, Geschäftsausstattungen

Objektorientierte Klassifikation

Betrachtung der Objekte (Ergebnisse, Leistungen), die im Projekt erstellt werden

a Input für die Projektplanung                 b Bedürfnisse befriedigen

a Ohne valide (rechtskräftige) Anforderungen an das zu erstellende Projektergebnis entstehen keine Projektziele, die Investitionen rechtfertigen. Eine systematische Planung kann nur von den klaren Projektzielen ausgehen.

b Projektziele sollen den interessierten Parteien(Stakeholdern) von Nutzen sein

Ergebnis + Prozesse                                                                                                                    Ziel: DIN 69900ff

Ein zu realisierendes Vorhaben, Ergebnis und/oder ein zu realisierender Prozess

G A B E

GEDANKE  Ziele sind die gedankliche Vorwegnahme eines zukünftigen, gewünschten Zustandes,

AKTION der durch proaktives Handeln erreicht werden soll,

BEDÜRFNIS zum Zwecke der Materiellen und ideellen Bedürfnisbefriedigung

ENTWICKLUNG als Bestandteil eines Entwicklungsprozesses

Projektziel:DIN69901-5:2009

Gesamtheit von Einzelzielen

Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden. Quantitative und qualitative Festlegung des Projektinhaltes und der einzuhaltenden Realisierungsbedingungen, z.B. Kosten und Dauer, in Zielmerkmalen mit meist unterschiedlichen Zielgewichten(z.B. Muss-und Kann-Ziele)

Vereinbarte Endresultate abliefern

Die vereinbarten Endresultate, unter besonderer Berücksichtigung der Deliverables, sollen im vorgeschriebenen zeitlichen Rahmen, mit dem vereinbarten Budget und innerhalb verträglicher Risikoparametern abgeliefert werden.

a SMART                             b weitere

a spezifisch, messbar, akzeptabel(sozial ausführbar), realistisch(sachlich erreichbar und bedeutsam), terminiert

b eindeutig, nicht widersprüchlich, schriftlich festgehalten, verbindlich vereinbart

a Termine           Prozessziel(Vorgehens-)

b Kosten             Prozessziel(Vorgehens-)

c Leistung           Ergebnis-Ziel                                     Lieferungen und Leistungen, Produkte,

Liefergegenstände