Projektmanagement

• Projektinhalt: Investitionsprojekte (Bauvorhaben); Forschung- und Entwicklungsprojekte (medizinische Forschung); Organisationsprojekte (Neugründung, Fusion); IT- und Marketingprojekte (neue Software, Entwicklung neuer Software Kundenumgebung, Kundenevents, Verkauf - Sonderaktion).
• Grösse und Umfang
• Komplexität
• Laufzeit
• Strategische Bedeutung
• Reichweite (Regional, Weltweit etc. bzw. Abteilung, Konzern).

• Projektleiter: Rahmenbedingungen schaffen; Akzeptanz ist entscheidend; alle notwendigen Kompetenzen vorhanden.
• Topmanagement: Haben die Entscheidungskompetenz über das Projekt; wichtig sind zeitnahe Entscheide; müssen die Projektbeteiligten miteinbeziehen,
• Projektteam: Wir - Gefühl; Teambildung muss durch den Projektleiter aktiv unterstützt werden; Eigenmotivation.
• Methodik: Leitplanken (weil Erfahrungswerte eben gerade fehlen) sind wichtig (z.B. monatlicher Rapport betreffend Projektstand).
• Kommunikation: Ängste abbauen, Werbung, Informationskonzept, Informationsaustausch zwecks Zusammenarbeit.
• Information: Informationsfluss, Informationskonzept (sonst: Motivationsverlust, Effizienzverlust, verunsicherte Benutzer).
• Projektidee / Projektumfeld: Zentral; das Projektumfeld muss die Idee akzeptieren; betriebliches Umfeld und erweitertes Projektumfeld (Technologie, Rechtliche Normen, Stakeholder Ansprüche, Ökonomie, Zeitliche Rahmenbedingungen) à Projektumfeldanalyse.

• Methodisches Vorgehen
  • Einheitliches Vorgehen
  • Transparenz
  • Meilensteine
  • Unterstützung der Projektleitung bei der Projektplanung- und Steuerung
  • Überblick bewahren trotz Detailarbeit

Methodisches Vorgehen für den gesamten Projektverlauf.

1) Vorstudie

2) Grobkonzept

3) Detailkonzept

4) Realisierung

5) Einführung

6) Erhaltung

Vorstudie: Gibt es wirtschaftlich, sozial und politisch vertretbare Lösungsvarianten?

Typische Aufgaben: Informationen sammeln, wichtigste Funktionen der Lösung ermitteln, grobe Lösungsvarianten entwerfen, Realisierbarkeit prüfen.

Typische Ergebnisse: Problemkategorien, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Lösungsvarianten

Bemerkung: In dieser Phase wird grundsätzlich entschieden, ob das Projekt durchgeführt wird.

Grobkonzept: Globales Lösungskonzept aufgrund der gewählten Vorstudienvariante.

Typische Aufgaben: Qualitätsanforderungen ermitteln und beschreiben, Lösungsvarianten bewerten, Empfehlung für eine Lösungsvariante erarbeiten.

Typische Ergebnisse: konkretisierte Ziele, Unterprojekte, Globale Lösungen und Schnittstellen zwischen den Projekten.

Bemerkung: Pflichtenheft und Evaluation

Detailkonzept: Vollständige und Ausführungsreise Pläne aller Teilprojekte

Typische Aufgaben: Zusätzliche Informationen beschaffen und analysieren, Ausführungsreife Pläne erstellen, Einführung planen.

Typische Ergebnisse: Einführungsstrategie, Netzpläne, Definitives Budget.

Bemerkung: Das Detailkonzept sollte vollständig beendet sein, bevor mit der nächsten Phase begonnen wird.

Realisierung: Schlüsselfertiges System bzw. einzuführende Lösung

Typische Aufgaben: Pläne in arbeitsfähige Lösungen umsetzen, Tests, bauliche Massnahmen, Vergabe von Fremdaufträgen

Typische Ergebnisse: Umgesetzte Pläne, Testberichte, Dokumentationen

Bemerkung: Vor allem bei IT Projekten sind die Tests von entscheidender Bedeutung

Einführung: Übergabe an die Benutzer. "Schlüssel" wird übergeben.

Typische Aufgaben: Information der indirekt Betroffenen, Schulung der direkt Betroffenen, Unterstützung der Anwender.

Typische Ergebnisse: Durchgeführte Schulungen, eingerichtete Hotline, Erfolgskontrolle

Bemerkung: Zusatzaufwand für Benutzer ist einzuplanen.

Erhaltung: System bzw. Lösung am Leben erhalten.

Typische Aufgaben: Überwachung der Funktionsfähigkeit der Lösung, Schlussbericht erstellen, Décharge einholen, Projektorganisation auflösen

Typische Ergebnisse: Erfolgskontrolle, Nachschulungen, Korrekturen, Anpassungen

Bemerkung: Für Erweiterungen oder grössere Modifikationen ist ein neues Projekt zu beantragen.

Derm Phasenzyklus ermöglicht methodische Vorgehen in den einzelnen Planungsphasen, bestehend aus sechs Schritten die mindestens einmal durchlaufen werden, um das jeweilige Phasenziel zu erreichen.

1) Auftrag: Zwingender Beginn jeder neuen Phase. Verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

2) Erhebung / Analyse: Relevante Informationen für die Erhebung des Ist-Zustandes werden gesammelt (Interview, Beobachtungen) und geordnet. Aber noch nicht bewertet.

3) Würdigung / Zielrevision: Kritische Beurteilung des Ist - Zustandes. Stärken und Schwächen (Gegenwart) und Chancen und Risiken (Zukunft) stehen im Vordergrund. (evtl. Überarbeitung der Ziele und neuer Auftrag.

4) Lösungssuche: Zwei Teilaufgaben

• Konzeptentwurf: Sammeln von Lösungsvarianten. Kann auch der Ist-Zustand sein
• Konzeptanalyse: Würdigung der Lösungsvarianten vom Konzeptentwurf. Lösungsvarianten ausschalten die Mussziele oder Restriktionen verletzen.

5) Bewertung: Zielerreichungsgrad derjenigen Varianten die Mussziele und Restriktionen einhalten.

6) Auswahl: Definitiver Entscheid.

• Koordination
• Motivation
• Lösungssuche
• Entscheidungsfindung
• Erfolgskontrolle