Organisation und Projektmanagement, compendio 4. Auflage 2014
Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute bzw. HWD edupool
Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute bzw. HWD edupool
Was ist ein Prozess bzw. welche Elemente beinhalten die Aufgabenkette?
Als Prozess bezeichnet man eine Vielzahl von Aufgaben. Dabei verarbeiten Menschen und/oder Maschinen bestimmte Inputs in einer vorgebenen Abfolge zu Outputs.
Ein Prozess dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen -> Wertschöpfung
Was ist eine Holding?
Ein Konzern, der sich an einem oder mehreren rechtlich selbstständigen Unternehmen auf Dauer beteiligt, selbst aber kein eigenes operatives Geschäft tätigt.
Welche Art von Kompetenz ist beim folgenden Beispiel die Rede?
- Als CEO-Assistent bestimmen Sie, was das Konzept für die Events der Handelsverteter beinhaltet.
Entscheidungskompetenz
Welche Art von Kompetenz ist beim folgenden Beispiel die Rede?
- Als CEO-Assistent dürfen Sie das Geschäftstelefon (Handy) auch für private Zwecke in der Freizeit benutzen.
Verfügungskompetenz
Welche der folgenden Aussagen sind richtig?
Welche drei Arten von Unternehmensprozessen gibt es?
- Führungsprozesse
- Leistungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
Welche Elemente beinhaltet das magische Dreieck und wie wird es intepretiert?
Zeit - Kosten - Qualität
Die Zielkonflikte dieser drei Komponenten werden auch als Trilemma der Prozessorganisation genannt.
Welche vier Konzepte zur Integration verschiedener Aufgaben gibt es?
- Jobrotation: regelmässiger Wechsel der Aufgabenbereiche, dient zur Abwechslung
- Jobenlargement: Aufgabenerweiterung, zusätzliche Aufgaben bekommen, die in der Art und in den Anforderungen ähnlich sind
- Jobenrichment: Aufgabenbereicherung, weitergehende Aufgaben, i.d.R. Entscheidungs- und Kontrollaufgaben
- Autonome Arbeitsgruppen: Gruppe kann selbständig die Aufgabenverteilung, Arbeitsverfahren, Zeiteinteilung, usw. festlegen. Lediglich Leistungsziele sind vorgegeben.
Welches sind die Aufgaben der Unternehmungsführung?
- Normatives Management (Ethische Richtlinien, Unternehmenskultur, Unternehmensleitbild)
- Strategisches Management (Vision, Strategische Ziele)
- Operatives Management (Lenkung der Prozesse, Mitarbeiterführung, Qualitätsmanagement)
Wie ist die Vorgehensweise bei einer Prozessentwicklung?
- Erheben (Ist-Prozess ermitteln)
- Analysieren (Ist-Prozess mit definierten Zielen vergleichen und auf Schwachstellen untersuchen)
- Modellieren (neue Prozesse definieren oder bestehende verbessern)
- Bewerten (Prozessalternativen vergleichen und beurteilen)
Wir kennen in der Organisaton das Prinzip der Einheit von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Erkläre die Bedeutung dieser Aussage.
Diese 3 Einheiten müssen im Einklang sein (kongruent).
kongruent = übereinstimmend
Wird die Stellenbildung auf die Aufgaben ausgerichtet, sprechen wir von einer freien Stellenbildung. Richtig oder falsch?
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen die Stelleninhaben bestimmte Instrument oder Sachmittel. Zähle typische Sachmittel auf, die in einem Unternehmen benötigt werden.
- PC
- Auftragsbearbeitungsprogramm
- Kundenkartei
- CRM (Customeer Relationsship Management)
- Telefon
- Handbücher
- Reglemente
- Produktionsmaschinen.
- ...
Zwischen den einzelnen Gestaltungsaspekten von Organisationen gibt es keinen Zusammenhang.
Zähle mindestens zwei Situationen auf, in denen eine Stellenbeschreibung eingesetzt wird.
- Stelleninserat
- Arbeitszeugnis
- Lohnwesen
- Führung
- ...
Das zentrale Element der Organisation ist die Aufgabe.
Spricht man von den Gestaltungsaspekten einer Organisation, sind Elemente, Beziehungen und Sachmittel gemeint.
Welches sind die Gestaltungsaspekte einer Organisation?
- Elemente
- Beziehungen
- Dimensionen
Die Arbeitsanalyse und -synthese sind die zwei wesentlichen Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation.
Zu den vielfältigen Aufgaben der Unternehmensführung gehört auch die Mitarbeiterführung. Dies ist vor allem eine Aufgabe des strategischen Managements.
Beschreibe, ob dies eine Gliederung nach Funktionen, Sparten oder Divisionen ist (siehe Bild).
Funktionen
Beurteile, ob die folgenden Aussagen richtig sind.
Der Anteil der formalen Regelungen oder Beziehungen ist in einem Unternehmen grösser als der Anteil der informalen Regelungen.
Die Aufbauorganisation beantwortet die Frage: Wie werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf die verschiedenen Stellen verteilt? Richtig oder falsch?
Die Aufgabenanalyse ist eine Technik zur Lösung von Organisationsproblemen.
Die Gestaltungsaspekte einer Organisation sind im Organisationswürfel abgebildet. Richtig oder falsch?
Die Hierarchie eines Unternehmens wird immer über die Leistungstiefe geprägt. Richtig oder falsch?
Eine gute Stellenbeschreibung zu erstellen ist aufwändig und beinhaltet sechs wesentliche Punkte. Bezeichne diese sechs Elemente.
- Bezeichnung der Stelle
- Aufgaben (kurze Beschreibung)
- Verantwortung (Aufgaben, für die der Stelleninhaber verantwortlich ist)
- Kompetenzen (Zuständigkeiten und Befugnisse)
- Hierarchische Stellung (Bezeichnung der Stellung in der Organisationsstruktur)
- Stellvertretung
Erkläre die Gestaltung der Unternehmensprozesse anhand der Wertkette nach Porter.
Sie umfasst alle betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens. Porter unterscheidet die wertschöpfenden Aktivitäten nach ihrem Einfluss auf den Leistungserstellungsprozess und gliedert sie in primäre und sekundäre Aktivitäen.
- primäre Aktivitäten: befassen sich mit der physischen Erstellung, dem Verkauf und der Übermittlung von Produkten und DL. Sind direkt an der Wertbildung (Wertschöpfungsprozesse) für Kunden beteiligt.
- sekundäre Aktivitäten: beeinflussen die Wertbildung (Wertschöpfungsprozesse) für Kunden indirekt. Unterstützen jedoch die primären Aktivitäten massgeblich.
Erkläre die zwei Ansätze der prozessorientierten Reorganisation.
- BPR (Business Processing Reengenering): Top-Down -> Verbesserungen/Neustrukturierungen kommen von GL aus.
- GPO (Geschäftsprozess Optimierung): Bottom-Up -> MA machen sich Gedanken und geben Verbesserungsvorschläge zur Optimierung von Prozessabläufen.
Es gibt drei Sichtweisen der Organisation in einem Unternehmen. Welche?
- Gestaltungsfunktion: Wie wird organisiert?
- Institution: Was ist eine Organisation?
- Ordnungsfunktion: Wer hat eine Organisation?
Es gibt verschiedene Arten von Aufgabengliederung. Nenne die vier Gliederungsprinzipien.
- Divisionale Gliederung (Gliederung nach Objekten: Produkte, Kundengruppen, ect.)
- Regionale Gliederung (Gliederung nach Raum: Schweiz, EU, Nordamerika, ect.)
- Funktionale Gliederung (Gliederung nach Aufgaben bzw. Verrichtungen: Ressourcenbezogene- und Leistungsbezogene Aufgaben)
- Phasengliederung (Gliederung nach den Phasen der Aufgabenerfüllung: Planung, Ausführung, Kontrolle)
Es gibt verschiedene Arten von Kompetenzen in einem Unternehmen. Zähle sie auf.
Leitungskompetenzen:
- Weisungskompetenz
- Kontrollkompetenz
- Richtlinienkompetenz
- Fremdentscheidungskompetenz
Umsetzungskompetenzen:
- Ausführungskompetenz
- Verfügungskompetenz
- Antragskompetenz
- Entscheidungskompetenz
Es gibt zwei Arten von äusserer Form von Hierarchie. Welche sind das?
- steile Hierarchie (es gibt viele Hierarchiestufen und somit eine ausgeprägte Leitungstiefe)
- flache Hierarchie (es gibt viele Leitungsstellen auf derselben Hierarchiestufe und somit eine ausgeprägte Leitungsbreite)
Grundsätzlich werden zwei Ansätze der prozessorientierten Reorganisation unterschieden. Nenne die zwei unterschiedlichen Ansätze und nenne ein Unterscheidungsmerkmal.
GPO = Geschäftsprozess-Optimierung ⇒ bottom up (permanente, schrittweise Prozessverbesserungen; evolutionäre Verbesserungsprozesse)
BPR = Business Process Reengeneering ⇒ top down (radikale Veränderung; neugestaltung der Prozesse; revolutionäre Verbesserungsprozesse)
In der hierarchischen Ordnung eines Unternehmens gibt es immer wieder Barrieren. Welche Arten von Barrieren kennst du?
- Hierarchiebarrieren (Entfremdung zwischen "oben und unten")
- Funktionsbarrieren (ausgeprägtes Bereichsdenken zwischen Organisationsbereichen führt dazu)
- Operative Inseln (Hierarchie- und Funktionsbarrieren verstärken sich gegenseitig -> fragmentierte Organisation, "Gärtchendenken")
In der Organisationslehre unterscheidet man aufgrund unterschiedlicher Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen zwischen unterschiedlichen Stellen. Wie nennt man das und welche Stellen gibt es?
Man nennt dies Rangstruktur oder auch die rangorientierte Stellenbildung.
- Leitungsstellen (werden auch als Instanzen genennt)
- Ausführende Stellen (erfüllen die Aufträge)
- Unterstützende Stellen (Stabsstellen, Assistenzstellen und DL-Stellen)
Innerhalb der Aufgabenanalyse ist die Selbstaufschreibung als Erhebungstechnik zulässig.
Innerhalb einer Spartenorganisation werden die autonomen Geschäftseinheiten von einer Gesamtleitungsstelle betreut. Für die Zielvorgaben werden in der Praxis jedoch drei Konzepte angewendet. Welche sind das?
- Profit-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind für ihre Gewinnziele selber verantwortlich)
- Cost-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind an Kostenziele gebunden, die sie einhalten müssen)
- Investment-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind für die Einhaltung der Kosten- und Gewinnziele verantwortlich und legen Investitionen selber fest)
Je tiefer der Organisationsgrad, desto flexibler/elastischer ist ein Unternehmen.
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Cartes-fiches
Beschreibe, ob dies eine Gliederung nach Funktionen, Sparten oder Divisionen ist (siehe Bild).
Funktionen
Beurteile, ob die folgenden Aussagen richtig sind.
Der Anteil der formalen Regelungen oder Beziehungen ist in einem Unternehmen grösser als der Anteil der informalen Regelungen.
Die Aufbauorganisation beantwortet die Frage: Wie werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf die verschiedenen Stellen verteilt? Richtig oder falsch?
Die Aufgabenanalyse ist eine Technik zur Lösung von Organisationsproblemen.
Die Gestaltungsaspekte einer Organisation sind im Organisationswürfel abgebildet. Richtig oder falsch?
Die Hierarchie eines Unternehmens wird immer über die Leistungstiefe geprägt. Richtig oder falsch?
Eine gute Stellenbeschreibung zu erstellen ist aufwändig und beinhaltet sechs wesentliche Punkte. Bezeichne diese sechs Elemente.
- Bezeichnung der Stelle
- Aufgaben (kurze Beschreibung)
- Verantwortung (Aufgaben, für die der Stelleninhaber verantwortlich ist)
- Kompetenzen (Zuständigkeiten und Befugnisse)
- Hierarchische Stellung (Bezeichnung der Stellung in der Organisationsstruktur)
- Stellvertretung
Erkläre die Gestaltung der Unternehmensprozesse anhand der Wertkette nach Porter.
Sie umfasst alle betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens. Porter unterscheidet die wertschöpfenden Aktivitäten nach ihrem Einfluss auf den Leistungserstellungsprozess und gliedert sie in primäre und sekundäre Aktivitäen.
- primäre Aktivitäten: befassen sich mit der physischen Erstellung, dem Verkauf und der Übermittlung von Produkten und DL. Sind direkt an der Wertbildung (Wertschöpfungsprozesse) für Kunden beteiligt.
- sekundäre Aktivitäten: beeinflussen die Wertbildung (Wertschöpfungsprozesse) für Kunden indirekt. Unterstützen jedoch die primären Aktivitäten massgeblich.
Erkläre die zwei Ansätze der prozessorientierten Reorganisation.
- BPR (Business Processing Reengenering): Top-Down -> Verbesserungen/Neustrukturierungen kommen von GL aus.
- GPO (Geschäftsprozess Optimierung): Bottom-Up -> MA machen sich Gedanken und geben Verbesserungsvorschläge zur Optimierung von Prozessabläufen.
Es gibt drei Sichtweisen der Organisation in einem Unternehmen. Welche?
- Gestaltungsfunktion: Wie wird organisiert?
- Institution: Was ist eine Organisation?
- Ordnungsfunktion: Wer hat eine Organisation?
Es gibt verschiedene Arten von Aufgabengliederung. Nenne die vier Gliederungsprinzipien.
- Divisionale Gliederung (Gliederung nach Objekten: Produkte, Kundengruppen, ect.)
- Regionale Gliederung (Gliederung nach Raum: Schweiz, EU, Nordamerika, ect.)
- Funktionale Gliederung (Gliederung nach Aufgaben bzw. Verrichtungen: Ressourcenbezogene- und Leistungsbezogene Aufgaben)
- Phasengliederung (Gliederung nach den Phasen der Aufgabenerfüllung: Planung, Ausführung, Kontrolle)
Es gibt verschiedene Arten von Kompetenzen in einem Unternehmen. Zähle sie auf.
Leitungskompetenzen:
- Weisungskompetenz
- Kontrollkompetenz
- Richtlinienkompetenz
- Fremdentscheidungskompetenz
Umsetzungskompetenzen:
- Ausführungskompetenz
- Verfügungskompetenz
- Antragskompetenz
- Entscheidungskompetenz
Es gibt zwei Arten von äusserer Form von Hierarchie. Welche sind das?
- steile Hierarchie (es gibt viele Hierarchiestufen und somit eine ausgeprägte Leitungstiefe)
- flache Hierarchie (es gibt viele Leitungsstellen auf derselben Hierarchiestufe und somit eine ausgeprägte Leitungsbreite)
Grundsätzlich werden zwei Ansätze der prozessorientierten Reorganisation unterschieden. Nenne die zwei unterschiedlichen Ansätze und nenne ein Unterscheidungsmerkmal.
GPO = Geschäftsprozess-Optimierung ⇒ bottom up (permanente, schrittweise Prozessverbesserungen; evolutionäre Verbesserungsprozesse)
BPR = Business Process Reengeneering ⇒ top down (radikale Veränderung; neugestaltung der Prozesse; revolutionäre Verbesserungsprozesse)
In der hierarchischen Ordnung eines Unternehmens gibt es immer wieder Barrieren. Welche Arten von Barrieren kennst du?
- Hierarchiebarrieren (Entfremdung zwischen "oben und unten")
- Funktionsbarrieren (ausgeprägtes Bereichsdenken zwischen Organisationsbereichen führt dazu)
- Operative Inseln (Hierarchie- und Funktionsbarrieren verstärken sich gegenseitig -> fragmentierte Organisation, "Gärtchendenken")
In der Organisationslehre unterscheidet man aufgrund unterschiedlicher Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen zwischen unterschiedlichen Stellen. Wie nennt man das und welche Stellen gibt es?
Man nennt dies Rangstruktur oder auch die rangorientierte Stellenbildung.
- Leitungsstellen (werden auch als Instanzen genennt)
- Ausführende Stellen (erfüllen die Aufträge)
- Unterstützende Stellen (Stabsstellen, Assistenzstellen und DL-Stellen)
Innerhalb der Aufgabenanalyse ist die Selbstaufschreibung als Erhebungstechnik zulässig.
Innerhalb einer Spartenorganisation werden die autonomen Geschäftseinheiten von einer Gesamtleitungsstelle betreut. Für die Zielvorgaben werden in der Praxis jedoch drei Konzepte angewendet. Welche sind das?
- Profit-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind für ihre Gewinnziele selber verantwortlich)
- Cost-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind an Kostenziele gebunden, die sie einhalten müssen)
- Investment-Center (die einzelnen Abteilungen (Divisionen) sind für die Einhaltung der Kosten- und Gewinnziele verantwortlich und legen Investitionen selber fest)
Je tiefer der Organisationsgrad, desto flexibler/elastischer ist ein Unternehmen.
Nenne die Grundform des Leitungssystems, welches hier gewählt wurde (siehe Bild).
Stablinienorganigramm
Nenne einen Nachteil dieser Organisationsform (siehe Bild).
- unübersichtlich bei komplexen Unternehmen
- Neigung zur Überschätzung der eigenen Funktion, mangelnde Gesamtschau
- erschwert bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Funktionen
Nenne einen Vorteil dieser Organisationsform (siehe Bild).
- übersichtlich mit klar erkennbarer Hierarchie
- Verhinderung von Doppelspurigkeiten bei Abläufen
Nenne Vor- und Nachteile einer Matrix-Organisation.
Vorteile:
- Innovationspotenzial bei gleichzeitig hoher Flexibilität
- rasche Reaktionsmöglichkeit dank bereichsübergreifenden Entschediungen
- hohe Identifikation der Beteiligten und dadurch qualitativ gute Umsetzungsergebnisse
Nachteile:
- Gefahr von Kompetenzkonflikten und Machtkämpfen
- hohe Anforderungen an die Kooperationsfähigkeit der Mitarbeitenden
Nenne zwei Beispiele von Stabsstellen.
- GL Assistent
- Sekretärin
- ...
Prozesse modellieren bedeutet, die einzelnen Aufgaben oder Teilprozesse in ihrer zeitlich-logischen Abfolge darzustellen. Richtig oder falsch?
Unternehmensprozesse werden allgmeien in drei Kategorien eingeteilt. Benenne die drei Kategorien und beschreibe je Kategorie ein Merkmal, woran man diese Prozesse erkennt.
Führungsprozesse: Dienen der übergeifenden strategischen Gestaltung von Leistungs- und Unterstützungsprozesse.
Leistungsprozesse: Direkte Beteiligung an der Wertschöpfung für Kunden.
Unterstützungsprozesse: Sind indirekt an der Wertschöpfung für Kunden beteiligt.
Was bedeutet der Begriff Verrichtung?
Das ist die eigentliche Ausführung der Aufgabe.
Was ist der Organisationsgrad? Wie wird er aufgeteilt?
Der Organisationsgrad steht für die zeitliche Dauer und die Stabilität organisatorischer Regelungen. Man unterscheidet dabei drei Ausprägungen:
- Hoch (organisiert): Dauerhaft gültige Ordnung (viele Regelungen, stark verankert, täglich angewendet)
- Mittel (improvisiert): Vorläufig gültige Ordnung (Regelungen mit vorläufigem, zeitlich befristetem Charakter)
- Tief (dispositiv): Einmalig gültige Ordnung (Regelungen für Einzelfälle, es besteht grosser Handlungsspielraum)
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
Effektivität: das Richtige tun, lässt sich anhand von Qualitätsüberlegungen beurteilen, konsequente Zielorientierung
Effizienz: etwas richtig tun, lässt sich anhand von Kosten-Nutzen-Überlegungen beurteilen (tiefe Prozess- und Fixkosten, möglichst schnelle Durchlaufzeiten, geringe Warte- und Lieferzeiten, usw.)
Was ist der Unterschied zwischen Optimierung und Erneuerung?
Optimierung (Evolution): vergleichsweise kleine Veränderungen, d.h. Feinabstimmung bestehenden Strukturen und Prozesse
Erneuerung (Revolution): radikale, tiefgreifende Veränderungen, d.h. grundlegend neue Strukturen und Prozesse geschaffen
Was ist ein Prozess bzw. welche Elemente beinhalten die Aufgabenkette?
Als Prozess bezeichnet man eine Vielzahl von Aufgaben. Dabei verarbeiten Menschen und/oder Maschinen bestimmte Inputs in einer vorgebenen Abfolge zu Outputs.
Ein Prozess dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen -> Wertschöpfung
Was ist eine Holding?
Ein Konzern, der sich an einem oder mehreren rechtlich selbstständigen Unternehmen auf Dauer beteiligt, selbst aber kein eigenes operatives Geschäft tätigt.
Welche Art von Kompetenz ist beim folgenden Beispiel die Rede?
- Als CEO-Assistent bestimmen Sie, was das Konzept für die Events der Handelsverteter beinhaltet.
Entscheidungskompetenz
Welche Art von Kompetenz ist beim folgenden Beispiel die Rede?
- Als CEO-Assistent dürfen Sie das Geschäftstelefon (Handy) auch für private Zwecke in der Freizeit benutzen.
Verfügungskompetenz
Welche der folgenden Aussagen sind richtig?
Welche drei Arten von Unternehmensprozessen gibt es?
- Führungsprozesse
- Leistungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
Welche Elemente beinhaltet das magische Dreieck und wie wird es intepretiert?
Zeit - Kosten - Qualität
Die Zielkonflikte dieser drei Komponenten werden auch als Trilemma der Prozessorganisation genannt.
Welche vier Konzepte zur Integration verschiedener Aufgaben gibt es?
- Jobrotation: regelmässiger Wechsel der Aufgabenbereiche, dient zur Abwechslung
- Jobenlargement: Aufgabenerweiterung, zusätzliche Aufgaben bekommen, die in der Art und in den Anforderungen ähnlich sind
- Jobenrichment: Aufgabenbereicherung, weitergehende Aufgaben, i.d.R. Entscheidungs- und Kontrollaufgaben
- Autonome Arbeitsgruppen: Gruppe kann selbständig die Aufgabenverteilung, Arbeitsverfahren, Zeiteinteilung, usw. festlegen. Lediglich Leistungsziele sind vorgegeben.
Welches sind die Aufgaben der Unternehmungsführung?
- Normatives Management (Ethische Richtlinien, Unternehmenskultur, Unternehmensleitbild)
- Strategisches Management (Vision, Strategische Ziele)
- Operatives Management (Lenkung der Prozesse, Mitarbeiterführung, Qualitätsmanagement)
